La Clave para Manejar tu Correo: no se Chequea, se Procesa

Mirar qué hay de nuevo en el Email, o más familiarmente “chequearlo”, no implica hacer nada productivo con él. Suele fomentar las distracciones, multitarea, dejar cosas para luego, calentar la cabeza, ponerte con cosas indebidas, o interrumpir el flujo de ideas o la actividad en la que estabas. Tenemos que empezar a procesar más que chequear.

El proceso de Procesar

Procesar es la actividad de leer, analizar, decidir y asignar a cada email una acción o una tarea. Y todo eso ocurre en unos pocos segundos. Cuando leo un mensaje, decido qué es y qué hay hacer con él, y le asigno una acción:

  1. Si es una tarea de cierto tamaño o para otro momento, anoto la tarea en mi lista de tareas y archivo el mensaje. SIEMPRE anotando la fecha límite.
  2. Si es una tarea pequeña de sólo un minuto la hago en ese instante y archivo el mensaje.
  3. Si me envían información o datos de una tarea, los saco del Email para otra aplicación (como Evernote o tu gestor de tareas si lo permite).
  4. Si me proponen una cita (reunión, comida…) lanzo mi agenda y la anoto en el acto.
  5. Si me confirman o me dan un ok archivo o borro el mensaje.

UN EMAIL = ACCIÓN

5 detalles clave

Hay por tanto muchas diferencias con el típico chequeo que se hace de reojo y mientras se está en otra actividad (una reunión, una comida o en medio de una tarea). Hay cinco aspectos a los que les doy importancia:

  • En sí es una tarea más: no es una actividad a la que recurro cuando me pica la curiosidad o cuando no sé qué hacer. Es algo que tiene principio y fin, y que se hace como otras tareas. He de elegir bien el momento del día en el que lo voy a hacer.
  • Es una tarea repetitiva: así que me interesa fijarle un tiempo máximo, un número tope de repeticiones, e intentaré que cada día dure lo menos posible. (Las repetitivas tienden, sin que te des cuenta, a devorar el tiempo de otras cosas.)
  • Ha de convivir con otras tareas: que el procesado nunca afecte a otras tareas o actividades de mayor peso en tus resultados. Que el hecho de repetir algo diariamente 3, 4 ó 6 veces, no te lleve a darle más importancia que a tus tareas clave.
  • Requiere atención: al procesar, elimina distracciones, cierra otras aplicaciones (salvo las que necesites para anotar información del Email), y céntrate al 100% en ello. Haz esa tarea y sólo esa tarea.
  • Requiere ritmo y agilidad: cuanto antes termines el procesado, antes te pondrás a trabajar. Porque procesar no es trabajar, sino prepararte para trabajar. Más tiempo con tus mensajes significa menos energía para cosas de mayor peso. Hazlo rápido.

Chequear es rápido, cómodo y a veces algo a lo que recurrimos cuando no sabemos qué hacer (fíjate si no en una cola de gente esperando). Además satisface un rincón muy humano: la curiosidad. Pero a la larga, genera malos hábitos y adicciones. Ni de lejos es tan útil, eficaz y productivo como el procesado: una tarea que hace que los emails que recibes se combinen mejor en tu flujo de trabajo.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

JC - 4 diciembre 2013

Berto, comparto plenamente tus principios de trabajo con el correo. Es una de las tareas más come-tiempo en la epoca actual. Si no la acotas te absorbe por completo.

En terminos generales sigo tus principios. Lo unico es que yo tengo un paso previo que dura no más de unos pocos minutos que es “clasificar”. Distribuyo los correos en unas carpetas en función del campo “Asunto”, luego de haber chequeado mi calendario y mi lista de tareas del día.

El procesado fuerte lo dejo como una tarea de alta prioridad que suelo hacer tan pronto termino de acomodar mi agenda (si puedo). Luego, a lo largo del día simplemente monitoreo que lo que llega no sea crítico como para saltarle a la yugular, y sigo con mi trabajo.

Te mando un abrazo

JC
http://www.comomeorganizo.com
Twitter: @ComoMeOrganizo
Ultima Nota: Agenda de Contactos

    Berto Pena - 10 diciembre 2013

    No te apoyas en filtros/reglas para acelerar esa clasificación? Aunque nunca llegarás a clasificarlo todo, son un enorme ahorrador de tiempo. Y lo más importante: te hacen poner el foco primero en los correos más relevantes. Gracias JC!

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