¿Cuánto te costará tu próxima reunión?

¿Conoces Meeting Ticker? Es una sencilla utilidad web que valora en dinero cuánto le cuesta a tu empresa o a ti la próxima reunión en la que vayas a despilfarrar tu tiempo. Pruébala. Porque la experiencia de empezar una reunión, ver cómo pasa el tiempo, y contemplar cómo sube la cantidad de dinero tirada a la basura, es una experiencia reveladora.

Reveladora porque primero sientes curiosidad. Luego incomodidad. Finalmente te escandalizas.

A la hora de hablar de Productividad en el trabajo las reuniones son de lejos uno de los puntos más sangrantes. Por lo general se convocan a la ligera, son largas, demasiado frecuentes, asiste demasiada gente y son el gesto favorito de las personas que quieren hacer ver que hacen algo. Posiblemente las mismas personas que tras un día con siete reuniones dirán: «Hoy he tenido un día muy productivo».

Las reuniones no valen para nada. Salvo que se concreten, de forma inmediata y muy precisa en acciones, no valen para nada salvo dar la sensación a los asistentes de que están haciendo algo. Lo peor, por supuesto, es la cantidad de tiempo, energía y atención que silenciosamente les roban. Día a día a lo largo de toda su vida profesional van pagando esa vergonzosa hipoteca. Porque mientras te reúnes, no haces.

Pero, como el Email o mover archivos por el disco duro, son de ese tipo de engañosas actividades del trabajo que nos dan la sensación de que conseguir avances. O incluso peor. Que las tenemos que hacer para hacer nuestro trabajo. Convertimos a la herramienta, a la utilidad (las reuniones, el Email…) que sirve para hacer nuestro trabajo, en el centro de nuestro trabajo. Elevamos a la categoría de “rey” algo que ni siquiera es “ministro”.

No sé si puede trabajar sin reuniones. Pero sí sé que se puede trabajar sin la mayoría de las reuniones.

«Bien, pero ¿qué demonios hacer? ¡Si es imposible trabajar sin reuniones!» No sé si puede trabajar sin reuniones. Pero sí sé que se puede trabajar sin la mayoría de las reuniones. A partir de aquí, yo sólo te puedo contar mi punto de vista, apuntar alguna sugerencia y compartir contigo mi experiencia. La experiencia de un mal manager (sí, yo) que durante años despilfarró su propio tiempo y el de todo su equipo.

Si convocas tú las reuniones (eres directivo, manager, jefe de equipo…):

  1. Decide si es absolutamente necesario convocar la reunión. Si puedes, cancélala, no la convoques. Busca otra forma alternativa de comunicar, organizar o acordar que sea más directa y respetuosa con el tiempo de todos.
  2. Convoca sólo a las personas que explícitamente puedan aportar algo.
  3. Decide por adelantado una duración máxima y sé inflexible. (Ten claro que a partir de 20 minutos es un despilfarro de dinero, tiempo, energía…)
  4. Comunica por adelantado el porqué de la reunión. Su objetivo.
  5. Exige puntualidad y cierra la puerta si alguien llega tarde.
  6. Arranca Meeting Ticker.
  7. Y luego acciones, acciones y acciones. Si eres capaz de traducir esa reunión en próximas tareas, tal vez no haya sido una completa pérdida de tiempo y dinero.
  8. (Prueba a descubrir las reuniones de pie. En cinco minutos todos vais al grano y son igualmente —más— efectivas.)

Si te convocan a ti a las reuniones:

  1. No aceptes ir porque sí o porque te lo han ordenado. Pregúntate si merece la pena que vayas, si de verdad tú vas a aportar algo (por tu puesto o cargo, conocimiento, experiencia…).
  2. Antes de ir averigua: cuánto va a durar, qué temas trataréis y si tienes que preparar algún material o documento.
  3. Sé puntual.
  4. Háblale a tu jefe de Meeting Ticker y convéncele para que lo pruebe.
  5. Aporta, sugiere, concreta. Si estás en la reunión es por algo.
  6. Cuando salgas por la puerta ten muy clara tu próxima tarea-acción.

Si tienes hoy alguna reunión, prueba a utilizar Meeting Ticker para comprobar cuánto os costará. Sin saber cuánto durará ni cuántos asistiréis, seguro que será bastante.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Víctor

    ¡¡¡qué razón tienes!!! hoy mismo lo pondré a prueba ya que tengo dos reuniones en la oficina, una propuesta por mi y otra de invitado. Igualmente tienes razón en que las reuniones de píe son más rápidas, pero siempre hay gente de tu equipo que está muy ocioso y le gusta que sea muy muy largas haciendo perder el tiempo a todo el equipo sin valorar el coste que ello conlleva.

  • David Marsinyach

    Tienes toda la razón. Por desgracia “spain is different”, y normalmente en nuestras empresas suelen ser pirámides invertidas, donde la base son cuatro gatos y la cúpula está llenísima, y estas personas tiene que justificar su trabajo y sus sueldazos, y las reuniones son una de las formas de justificarse. Otra suele ser hacer montones de gráficos.. de quesitos, de estadísticas, etc.. No en vano somos el país que más horas laborales hace y el que menos productivo es. Aún estamos anclados en el pensamiento de que cuantas más horas de trabajo, y más papeles generes, más has trabajado y así nos va. Los demás países empiezan a levantar la cabeza de esta crisis y nosotros aún no hemos tocado fondo. En fin, al menos es mi opinión.

  • Buen post! Útil y práctico!

  • Es importante controlar el tiempo de las reuniones y hacer que estas sean efectivas, pero hay que ser conscientes de que en muchos casos las reuniones son el vehículo que utilizan los equipos de trabajo para desarrollar su tarea, y que los equipos son estructura organizativa básica de las organizaciones innovadoras. Por lo tanto, reuniones eficaces si, pero no desmerzcamos el lugar donde se fomenta la participación de las personas, la creación de conocimiento compartido, la generación de ideas y la innovación.

    • Ignacio

      Completamente de acuerdo con lo que dices.
      Al final las reuniones es un tema de expectativas, las que tu tienes para la reunión y la que tienen el resto de los que participan.

      Como no se explicitan estas expectativas las reuniones para desarrollar se convierten en reuniones para revisar lo anterior que ya debía estar aprobado, las que son de revisión se convierten en coordinación y al final andamos metidos siempre en reuniones sin un rumbo claro.

      Ahora tampoco puedo creer que haya reuniones que a partir de 20 minutos son un despilfarro

  • Ramiro

    La verdad es que si, las reuniones son un tostón y un desgaste de energías, a veces innecesarios.

    Algunas veces utilizo el símil con un proceso industrial de fabricación, donde el motor del coche se hace de forma eficiente, y después para elegir el color de éste, intervienen muchos y invirtiendo muchas horas.

  • Juan

    Mucha razón con lo de la pirámide invertida. Al final son los jefes los que nos imponen sus criterios de “productividad” y quienes se cierran en banda.

    Cuántas estúpidas reuniones de horas y horas he tenido que soportar para finalmente quedar en nada o en un “ya lo miraré” que nunca se cumple. Cuántas reuniones he tenido que soportar por algo que podría reflejar en un simple papel sin reuniones ni cebollas en vinagre.

    Pero no… al final el jefe manda, y tienes que presentarte a su reunión. Y si no vas, bronca, o a la calle. Y luego a hacer horas extra gratis por culpa de la reunión de los webos.

    :-(

  • Dixit: “Háblale a tu jefe de Meeting Ticker y convéncele para que lo pruebe.”

    ¿Quieres llegar a 5 millones de parados Berto? :-D

    Me gusto el articulo, y creo que, en algun momento, podría ser interesante hablar de uno de los side effect de ir aplicando estos consejos y rechazar ir a reuniones: Ser impopular en el trabajo…

    Yo lo asumo y vivo (trabajo) mejor, pero no es para todos…

  • Las reuniones de empresas suelen ser una pérdida de tiempo para la mayoría de los asistentes. Incluso cuando tienen razón de ser, terminan alargándose sin necesidad con temas que no estaban previstos.
    Estoy completamente de acuerdo con todos los puntos que expones para tener reuniones productivas. Aunque creo que, al final, son los directivos los que tienen que tenerlo claro.
    Muy buen artículo.

  • Muy buen artículo si señor, y real como la vida misma. Yo he sufrido mucho este fenómeno durante toda mi vida laboral. Lo peor… las reuniones sin objetivos claros justo después de comer, eso si era divagar mientras los demás bostezan.. tremendo :-( En mi anterior empresa teníamos varios problemas de baja productividad (y eficiencia) como éste, finalmente optamos por fijar directrices como obligar a enviar los objetivos con antelación, acotar la duración de forma muy estricta y limitar el número de asistentes. De todos modos para poder medir la eficacia de las medidas adoptadas y poder aportar números (como las horas/hombre ganadas a las reuniones) instalamos previamente una aplicación de monitorización de productividad, ( WorkMeter ) en las máquinas de la casa.

    Saludos a todos,

    Antonio

  • Aquiles

    Pero, ¿cómo calcula esta página el coste? y sobre todo, ¿por qué no deja de aumentar? inflación?

    Entiendo para que sirve pero no sé muy bien la fiabilidad de la información recibida por la página.

  • Muy buena esta, la verdad es que se trata de un tema en el que pienso en casi todas las reuniones.
    Vivo en Italia, así que imagínate este problema pero al cuadrado, salgo de tantas reuniones pensando, bueno, y ahora que.

    Haré un post en mi web en Italiano, sobre este tema, así probaré ha cambiar algo.

    Gracias por el post.

  • Alejandro

    Estamos hablando de reuniones internas, de equipos, de proyectos. ¿ Qué pasa si es con clientes ?. ¿No resulta imposible racionalizar las reuniones?. Trabajo en servicios de comunicación y resulta muy díficil acotar el tiempo, los asuntos y los objetivos. Sobre hacer un documento resumen, mejor ni hablamos. Enhorabuena a Berto.

  • Amén. (“Revelador”. Gracias).
    ;)

  • carlos

    O sea, a veces. Muchas veces. Casi todas las veces, incluso. Pero esa concepción del hacer es un poco estrecha. Hay reuniones que, si no se hubiesen hecho, el resto del trabajo habríase ido al cuerno. Faltan distinciones.

  • Aunque puedo estar de acuerdo con algunas de las ideas que se sugieren en este post, creo que la tesis principal que defiende (las reuniones no sirven para nada) es totalmente desacertada y no responde a la realidad.

    En primer lugar, a que tipo de reuniones se refiere? hay reuniones de todo tipo y con todo tipo de personas relacionadas con nuestro trabajo.

    Estoy de acuerdo con que en algunas empresas multinacionales, hay muchos personajes que se ven continuamente obligados a justificar su título y su salario. Esos “trajes vacíos” convocan reuniones inútiles que, por desgracia, suponen una pérdida de tiempo que afecta a terceros que son realmente productivos.

    Ahora bien, en algunas ocasiones las reuniones cara a cara son absolutamente indispensables. Póngase el ejemplo de una negociación.

    Soy consultor de Marketing Digital.y vivo impregnado de tecnología y medios sociales casi 16 horas al día de lunes a domingo. Y sinceramente, ni twitter, ni Skype, ni el correo electrónico pueden suplir las reuniones y el contacto personal para determinadas cuestiones.

    No cambiaría una reunión personal con mi equipo de trabajo por ninguna videoconferencia ni ninguna de esas alternativas tan “cool”. Una reunión con un programa y una orden del día con personas relevantes y cara a cara es una de las cosas más productivas que existen.

    Tanta tecnología y tanto gadget creo que no está haciendo a todos perder la perspectiva un poco.

    Los que se sirven de esos medios para tomar decisiones me parecen gatitos falderos y su poder de decisión no llegará muy lejos con esa perspectiva.

    Cuando es necesario las personas se reunen y toman decisiones para ganar tiempo. Miremos la luna y no el dedo.

    Atentamente
    Alberto R.

    • Gracias por tu opinión, me ha parecido interesante :-)

      Si en tu caso tus reuniones son todas tan productivas y tan necesarias, enhorabuena. Mi experiencia (real) como directivo, manager y emprendedor durante 12 años, y ahora como asesor de empresas y grupos de trabajo, es bien distinta. Son empresas de los más diversos sectores y tamaños. Y en casi todos los casos un altísimo porcentaje de las reuniones sobran, son largas, no se concretan en acciones y le roban el tiempo a la gente. Esa es la realidad de la mayoría. Y me reitero.

  • Tras 20 años de experiencia laboral, mi impresión es que entre el 50 y el 70% del tiempo que estado en reuniones ha sido tiempo perdido. Muchas veces no es sólo la ineptitud de directivos que tienen que justificar su sueldo. Sencillamente hay mucha gente que no sabe moderar una reunión, y no les importa tirar el tiempo reunido.
    En general, SI, hace falta hacer reuniones más eficientes, y con menos gente.

  • Dave

    ¿Alguno ha oido hablar alguna vez de TOP 30?

    definición de Tareas
    concreción de Objetivos
    asignación a Personas

    Y todo ello en 30 minutos…

    A mi personalmente, me parece un revelador sistema de hacer reuniones, inflexible pero práctico… (y productivo)