¿Hay alguna forma de evitar las interrupciones en un equipo? Sí, eliminando el equipo. Las interrupciones son parte ineludible del trabajo junto a otras personas. Más que evitarlas, tenemos que empezar a sensibilizarnos, a contagiar la no-interrupción entre nosotros. Lo que significa reducir, manejar y acortar esas interrupciones.
En un equipo hay interrupciones necesarias e innecesarias. Las primeras forman parte del trabajo junto a otras personas y hacen que los esfuerzos del grupo sumen en conjunto. Estoy en medio de una tarea, surge un problema y necesito consultarte algo porque no hay otro remedio: o me apoyo en ti para consultar, aclarar, decidir, pedir, o la tarea no puede continuar o incluso se complica. Y naturalmente luego seguimos trabajando. En este caso, aunque dañina, la interrupción ha tenido un motivo y ha servido para un propósito.
Las innecesarias en cambio son más destructivas. Da igual el motivo, el momento o mis razones, interrumpo a mi compañero por puro impulso, bajo cualquier pretexto. De vuelta del baño paso por tu mesa y te comento algo, o suelto una voz en alto que cruza de punta a punta toda la oficina («¿habéis visto el último email que ha llegado?», «¡qué bueno este vídeo de Youtube!»), o te interrumpo para hablar de un asunto que bien podría esperar veinte minutos o dos horas. Cualquier excusa vale para interrumpir a un compañero.
Da igual el motivo, el momento o mis razones, interrumpo a mi compañero por puro impulso, bajo cualquier pretexto.
Siempre es arriesgado generalizar pero en este asunto carecemos de sensibilidad. Nos importa un bledo interrumpir al otro. Nos da igual su concentración, su ritmo de trabajo, su proceso creativo, si tiene mucha carga de trabajo, si está en medio de una tarea Clave… lo nuestro siempre es más importante que lo del otro. «Me da igual lo que estés haciendo, para y atiéndeme, lo mío va antes». Por supuesto que casi nadie dice esto pero luego actuamos como si lo pensáramos.
Tenemos que empezar a propagar la no-interrupción dentro del equipo. Empezar a concienciarnos que las interrupciones tienen un impacto devastador en cada persona (y muchos de ellos además son amigos). En su Productividad, su rendimiento, su eficiencia, sus resultados… Si somos capaces de reducir «sólo un poco» las interrupciones diarias, es algo que ayer no teníamos. Elevaremos el ánimo, traduciremos antes nuestro esfuerzo en resultados y todos nos iremos antes a casa. Ganamos todos.
Durante casi toda mi vida llevando equipos me preocupé más por si mi gente trabajaba que por cómo lo hacían. Fijaba objetivos, repartía trabajo, les motivaba, les echaba broncas pero nunca me preocupé por si yo les interrumpía o si ellos se interrumpían en exceso. (Si eres mánager, coordinador o directivo) Sensibilízalos, trabaja con tu equipo la importancia que la no-interrupción tiene en sus trabajos. Vas y van a notar una diferencia espectacular.
¿Y cómo se «sensibiliza»? ¿Qué se puede hacer dentro dentro un equipo frente a las interrupciones (necesarias e innecesarias)?
Necesarias
- Concienciar (regularmente) al equipo de la necesidad de reducirlas (evitarlas, agruparlas o bien acortarlas).
- Empezar a acortarlas, utilizando un lenguaje directo, conciso y claro. Cuanto más dura una interrupción más daño hace.
- Evitar las interrupciones entre nosotros en las horas de máxima Productividad (por ejemplo en la primera hora del día).
- Intentar agrupar varias dudas o consultas en lugar de ir soltándolas de una en una.
- Fijar momentos específicos en el día para despachar temas y solventar dudas.
- Antes de interrumpir pregúntate: ¿de verdad esto no puede esperar? ¿no podría utilizar otra vía menos intrusiva (como el Email)?
Innecesarias
- Concienciar (regularmente) al equipo de la necesidad de evitarlas y eliminarlas.
- Aprovechar los momentos de ocio para todo eso: hora del café, descansos, comidas…
- Reforzar valores como la solidaridad, compañerismo y el respeto mutuo. Sin eso, no existe tal cosa llamada «equipo».
Para mí las interrupciones son de lejos el mayor enemigo productivo del trabajo en equipo. Son difíciles de reducir, sí. Pero también es cierto que si hay voluntad de mejorar y se adoptan estas u otras medidas, es posible. Y si crees que en tu equipo no se pueden cambiar las cosas, piénsalo dos veces.