Contagiar la no-interrupción en el equipo

¿Hay alguna forma de evitar las interrupciones en un equipo? Sí, eliminando el equipo. Las interrupciones son parte ineludible del trabajo junto a otras personas. Más que evitarlas, tenemos que empezar a sensibilizarnos, a contagiar la no-interrupción entre nosotros. Lo que significa reducir, manejar y acortar esas interrupciones.

En un equipo hay interrupciones necesarias e innecesarias. Las primeras forman parte del trabajo junto a otras personas y hacen que los esfuerzos del grupo sumen en conjunto. Estoy en medio de una tarea, surge un problema y necesito consultarte algo porque no hay otro remedio: o me apoyo en ti para consultar, aclarar, decidir, pedir, o la tarea no puede continuar o incluso se complica. Y naturalmente luego seguimos trabajando. En este caso, aunque dañina, la interrupción ha tenido un motivo y ha servido para un propósito.

Las innecesarias en cambio son más destructivas. Da igual el motivo, el momento o mis razones, interrumpo a mi compañero por puro impulso, bajo cualquier pretexto. De vuelta del baño paso por tu mesa y te comento algo, o suelto una voz en alto que cruza de punta a punta toda la oficina («¿habéis visto el último email que ha llegado?», «¡qué bueno este vídeo de Youtube!»), o te interrumpo para hablar de un asunto que bien podría esperar veinte minutos o dos horas. Cualquier excusa vale para interrumpir a un compañero.

Da igual el motivo, el momento o mis razones, interrumpo a mi compañero por puro impulso, bajo cualquier pretexto.

Siempre es arriesgado generalizar pero en este asunto carecemos de sensibilidad. Nos importa un bledo interrumpir al otro. Nos da igual su concentración, su ritmo de trabajo, su proceso creativo, si tiene mucha carga de trabajo, si está en medio de una tarea Clave… lo nuestro siempre es más importante que lo del otro. «Me da igual lo que estés haciendo, para y atiéndeme, lo mío va antes». Por supuesto que casi nadie dice esto pero luego actuamos como si lo pensáramos.

Tenemos que empezar a propagar la no-interrupción dentro del equipo. Empezar a concienciarnos que las interrupciones tienen un impacto devastador en cada persona (y muchos de ellos además son amigos). En su Productividad, su rendimiento, su eficiencia, sus resultados… Si somos capaces de reducir “sólo un poco” las interrupciones diarias, es algo que ayer no teníamos. Elevaremos el ánimo, traduciremos antes nuestro esfuerzo en resultados y todos nos iremos antes a casa. Ganamos todos.

Durante casi toda mi vida llevando equipos me preocupé más por si mi gente trabajaba que por cómo lo hacían. Fijaba objetivos, repartía trabajo, les motivaba, les echaba broncas pero nunca me preocupé por si yo les interrumpía o si ellos se interrumpían en exceso. (Si eres mánager, coordinador o directivo) Sensibilízalos, trabaja con tu equipo la importancia que la no-interrupción tiene en sus trabajos. Vas y van a notar una diferencia espectacular.

¿Y cómo se “sensibiliza”? ¿Qué se puede hacer dentro dentro un equipo frente a las interrupciones (necesarias e innecesarias)?

Necesarias

  • Concienciar (regularmente) al equipo de la necesidad de reducirlas (evitarlas, agruparlas o bien acortarlas).
  • Empezar a acortarlas, utilizando un lenguaje directo, conciso y claro. Cuanto más dura una interrupción más daño hace.
  • Evitar las interrupciones entre nosotros en las horas de máxima Productividad (por ejemplo en la primera hora del día).
  • Intentar agrupar varias dudas o consultas en lugar de ir soltándolas de una en una.
  • Fijar momentos específicos en el día para despachar temas y solventar dudas.
  • Antes de interrumpir pregúntate: ¿de verdad esto no puede esperar? ¿no podría utilizar otra vía menos intrusiva (como el Email)?

Innecesarias

  • Concienciar (regularmente) al equipo de la necesidad de evitarlas y eliminarlas.
  • Aprovechar los momentos de ocio para todo eso: hora del café, descansos, comidas…
  • Reforzar valores como la solidaridad, compañerismo y el respeto mutuo. Sin eso, no existe tal cosa llamada “equipo”.

Para mí las interrupciones son de lejos el mayor enemigo productivo del trabajo en equipo. Son difíciles de reducir, sí. Pero también es cierto que si hay voluntad de mejorar y se adoptan estas u otras medidas, es posible. Y si crees que en tu equipo no se pueden cambiar las cosas, piénsalo dos veces.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Flames

    El tema me recuerda a una frase que leí hace poco y que decía algo así como “El comité ideal está formado por tres personas… y dos están ausentes”.

  • JC

    Berto, muy real. Lo más grave es que las interrupciones en el mundo interconectado actual son cada vez más eficaces contra las barreras que históricamente les poníamos. Recuerdo ya hace algunos años un compañero a 8 horas de vuelo de distancia, con quien hablaba por teléfono, que me comenta que estaba respondiendo dos chats simultáneamente y mi llamada. Aceptó todas y cada una de las interrupciones que se le presentaron.

    Por mi lado, lo mejor que encuentro es usar la siguiente frase antes de empezar: “¿te puedo interrumpir un minuto”? La persona del otro lado percibe automáticamente que el otro respeta su tiempo y que tiene una necesidad, y deja abierta la puerta a la posibilidad a que se acuerde un momento más conveniente.

    Todo un tema…

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Agenda-Contactos-Siempre al Dia

    • Tienes toda la razón, las interrupciones cada vez llegan por más sitios. Antes *sólo* eran presenciales, ahora las hay de todos los colores.

  • Gustavo Somoza

    Gracias por este post… creo que lo voy a compartir con mis compañeros de la oficina. Tenemos que ponernos las pilas en esto. A veces creo que en mi trabajo tenemos “barra libre” de interrupciones :|

    • Si lo ves de ayuda, envíaselo, claro que sí!!
      :-)

  • Real como la vida misma. Incluso siendo personas sensibles al tema de la productividad, que entendemos lo improductivo que son las interrupciones, casi siempre vemos el problema desde fuera a nosotros, es decir, la amenaza de las interrupciones de los DEMÁS hacia nosotros. También debemos ser conscientes de que este mal hábito productivo es a menudo recíproco pues somos NOSOTROS los que interrumpimos a los demás.

    Una técnica que me ayuda a mí es apuntarme en un papel o adjuntar en un folder las diferentes cuestiones, tareas, preguntas o lo que sea que tenga que plantear a mi compañero/a. En un momento adecuado (quizás cuando el compañero ha terminado una tarea) le paso la lista con las diferentes cuestiones. También se podría utilizar el email para algunas cosas, evitando así las pérdidas de tiempo absurdas.

    Es lo que se conoce como LA REGLA DE ORO: Haz a los demás lo que quieras que te hagan a tí.

    Gracias de nuevo Berto por este excelente artículo.

    • Has dado en el clavo. Nosotros también somos interruptores para otros. Y a veces mucho más de lo que nos damos cuenta o estamos dispuestos a admitir.

      Las interrupciones van en las dos direcciones y en ambas son igualmente dañinas.

  • Hombre, a mi me está costando fama de pitufo gruñón pero ya tengo un cierto respeto sobre todo por parte de las personas que me llaman por telefono (mi principal fobia).

    El caso es educar a la gente y, de manera educada, informarles de que te están molestando y de que quizás se podría orientar el asunto en cuestión de otra marea.

    Invertir un poco de tiempo en esto es perderlo a corto pero ganarlo a largo, aún a riesgo de que te llamen, cmo mínimo, pesao.

    • Esa es una de las claves: educación, hábitos de equipo, acostumbrarse a… Sí que es cierto que incomoda ser el pitufo gruñón pero, o hacemos algo y empezamos nosotros mismos, o en lugar de una oficina trabajaremos en un campo de minas

  • Que buenas ideas planteas en este post pero que difícil veo el poder concienciar a los trabajadores de la necesidad de no interrupción. Además yo añadiria un no interrupción también cuando estas manteniendo una conversación con alguien, incluso dejaria de contestar al molesto teléfono si me fuera posible.

    • Sí que es difícil. Bastante. Pero personalmente y en las empresas con las que trabajo hemos logrado avances. Es posible y además merece (mucho) la pena. La recompensa es trabajar MUCHO mejor y más resultados con menos esfuerzo.

  • Rubén

    Este tema de las interrupciones, es algo que me cuesta mucho en mi oficina poder dominar. Es que tengo una empleada que es muy eficiente, y muy habladora, es que no puede estar sin hablar.

    Creo que si le digo que no hable tanto, le cortaría el humor, y ya no sería tan buena en su tarea.
    Pero por otro lado sus constantes interrupciones innecesarias, me están molestando también a mi, y no se como lo va a tomar cuando le haga saber que así no se puede seguir.

    Muchas Gracias Berto

    Desde Remedios de escalada – Pcia de Buenos Aires – Argentina , te saluda un seguidor tuyo.

    • Eso siempre es difícil porque intervienen las relaciones personales. Yo no lo enfocaría como que todo o nada. Con lo que lo reduzca un poco ya será una mejora. Empieza por reducir “algo” y eso ya será una mejora :-)

  • Rubén Trujillo

    Berto, genial. Un post simplemente brillante, con buenos consejos para que un equipo sea un equipo y no “unos cuantos que trabajan en el mismo sitio”.
    Muchas veces te encuentras ante la interrupción de un compañero y se hace difícil decirle que no, pero creo que deberíamos hacerlo mas a menudo por el bien de todos (no me refiero a no rotundo, sino a un espera un poco, o luego mas tarde..)

    Gracias por compartir tu experiencia

  • Estoy totalmente de acuerdo, somos muy egoístas en ese aspecto. Entre distracciones propias ya sean redes sociales, News, etc… Y la de los compañeros perdemos mucho tiempo.
    Un saludo.

    http://www.principiosyvalores.wordpress.com

  • V.

    Es curioso cómo a veces hay que ser un poco “pillo” y utilizar los puntos débiles de la gente. Recuerdo que una vez piqué a un compañero que es muy competitivo para terminar una tarea conjunta tediosa, que él hacía desganado, planteándoselo (sin que se diera cuenta) como una competición de rendimiento: pasó de 0 a 100 en 3 segundos. Y le dejé ganar, claro.

    Espero que no te importe el off-topic, pero estoy buscando un alojador de archivos diferente al Dropbox (que lamentablemente no permite almacenar archivos con extensiones “raras” y parece que no me reconoce ni siquiera el RAR que intento hacer con el archivo que necesito compartir). Podrías decirme alguno que tenga el máximo plazo de almacenamiento?

    Gracias y enhorabuena por tu blog, lo he descubierto hoy y he leído muchos de tus artículos. Me has convencido para usar Evernote :-)

  • Hola Berto, he llegado al blog hace unas semanas, he leído varios artículos, no conocía el método de GTD, pero me he dado cuenta que aplicaba varios de los principios, y gracias a tu blog se me va hacer más fácil mejorar.

    Tengo una consulta, sobre usar una o varias computadoras para trabajar. por ejemplo una PC y una portátil. Normalmente uso más la portátil, pero el asunto es con la información que se maneja aveces en una u otro no siempre se tiene toda la información en las dos.

    Saludos

    • Me alegro que hayas encontrado información interesante. Pero no creo que mi página sea el mejor lugar para leer sobre ese método. Hay otros blogs que se dedican a ello.

      Sobre lo que me consultas, puedes utilizar aplicaciones en la nube para sincronizar la información de todos tus dispositivos. Aplicaciones como Dropbox o Evernote te permiten hacerlo. Sobre las dos he escrito mucho en la página y encontrarás información suficiente para ponerte en marcha :-)

  • Víctor Bayarri

    Berto,

    Una pauta que ayuda a reducir las interrupciones entre compañeros y aumentar la productividad es realizar una reunión diaria de planificación y seguimiento de tareas (Daily Stand Up Meeting), obligatoria para aquellas empresas que se plantean ser LEAN en el futuro.

    En la misma, se comentan el avance de las tareas, aquellos puntos con dificultades, que necesitamos apoyos de terceros, dudas, problemas, etc. Es una forma de mantener coordinado e informado al equipo y además concentramos gran parte del tiempo de las interrupciones en una franja horaria de unos 15 minutos. No se trata de resolver los problemas durante la realización de la misma, pero seremos conscientes del tiempo que deberemos dedicar a los demás durante la jornada.

    Saludos y felicidades por tu Blog,
    Víctor

    • Son fantásticas esas reuniones que comentas. A eso precisamente me refería con “fijar momentos para despachar temas”. Personalmente las he puesto en marcha en bastantes empresas con buenísimos resultados. Eso sí, hay que saber hacerlas y ser riguroso. Pero si se hacen bien esas reuniones son una mina. Recomendadísimas. Gracias!

  • En las empresas las interrupciones son causa de enormes perdidas horas hombre y errores por falta de concentracion. Personalmente he aplicado la tecnica pomodoro, que es buena, pero dificil de seguir si primero no acostumbras a tu equipo a lo mismo y a respetar el trabajo de los demas.tenemos juntas semanales de comite por departamentos maximo de una hora, se desahogan los temas, se toman decisiones y se hace una minuta como plan de trabajo de la semana, hasta la proxima junta, sin embargo no logro evitar las interrupciones, entre el mismo personal, por motivos sin importancia o que pueden esperar. Tratare hasta donde se pueda de poner horarios de trabajo individual y de establecer de cada hora 40 minutos sin interrupcion y 20 de interaccion entre el personal para consultas y otras cosas. Pondre cartelones sobre el tema en la oficina y en los escritorios del personal, para concientizarlos de la importancia de trajar concentrados. Esto lo tengo planeado para aplicarlo en marzo, previa platica con el personal cual es tu opinion, podria funcionar?

  • Manejo de interrupciones en reuniones: son especialmente devastadoras, porque afectan a varias personas, de coste alto, ademas. Mi sistema: He montado en varias empresas sistemas de reuniones de directivos para fijacion de objetivos, analisis, toma decisiones, seguimiento. El problema es que los miembros acuden con sus moviles, dejan instrucciones para que les busquen para temas “urgentes”…Mi sistema es sencillo, incluso idiota, pero elimina el 99% de las interrupciones (pruebalo).
    Cada asistente puede ser interrumpido, puede coger el movil, puede llegar tarde o marchar antes…pero por cada falta debe pagar, en el acto, en efectivo, dos euros, a una hucha comun que servira para una comida comun futura. La cantidad es simbolica, pero sirve para que cada persona evalue la importancia real de atender a una interrupcion, y conciencia, en el acto, de que el coste para el grupo de esa interrupcion debe ser compensado por el infractor…y cambia los valores: el infractor, ya no es “mas importante porque tiene cosas mas importantes que hacer”, sino que esta atentando contra la eficiencia del equipo.