5 Estrategias Infalibles para Conseguir más Tiempo Cada Día

“¡Tanto por hacer y tan poco tiempo!” ¿Te suena? En el fondo no es cuestión de tiempo sino de lo que haces y de cómo lo haces. No se trata de comprar un nuevo cronómetro sino de medir mejor en qué cosas inviertes tu día. Al final, todo se reduce a elegir.

Sea como fuere el “tiempo” es un problema para muchas personas que suspiran por un día de 25 horas o incluso más. ¿Y cómo lograr “más tiempo” para hacer otras cosas? Cosas que además suelen ser mucho más importantes que el resto de cosas que hacemos al cabo del día, como la familia, hacer ejercicio, descanso, tu hobby personal, formación…

Sinceramente, reducir estos problemas de Productividad y Gestión Personal a sencillos artículos —que es lo que hago yo en este blog— es simplificar las cosas demasiado… pero por algún sitio hay que empezar. Así que déjame darte 5 formas distintas (complementarias) para conseguir más tiempo en tu día. A mí me han dado muy buen resultado. Y atención: NO basta con leerlas, hay que ponerlas en práctica.

APROVECHA AL 100% LOS RINCONES DEL DÍA

Los “rincones del día” son lo que mucha gente llama “ratos muertos”. Y todos los ratos están muy vivos, sólo hay que saber qué hacer con ellos. Son pequeños espacios de tiempo de 5, 10, 15 ó 20 minutos que inesperadamente te regala el día, y con los que no contabas en tu planificación. ¿Cómo los aprovechas?

Para sacar lo máximo de esos ratos, de esos rincones, sigue siempre estos dos pasos:

  1. Permanece muy atento para detectarlos y aprovecharlos en cuanto se presenten.
  2. Identifica antes qué tareas se prestan a hacerse en esos ratos (descanso, buzón de voz, leer feeds, responder Email…).

Hacer y terminar tareas aprovechando esos rincones a) te permite adelantar pequeñas tareas; b) despeja y aligera el día para hacer las tareas importantes; c) facilita que tareas pequeñas y grandes no se mezclen. Aprovéchalos al máximo y conseguirás más tiempo.

REDUCE Y COMPRIME TAREAS PERIÓDICAS

Hay tareas que repites toooooodos los días. En la práctica son como una hipoteca: quieras o no, te roban; quieras o no, tienes que pagarlas (hacerlas). Bien, ya que las “tienes” que hacer todos los días y todos los días te roban tiempo sí o sí, sigue estos pasos para que esas hipotecas te duelan menos:

  1. Replantea su periodicidad: si las haces 6 veces al día (como el Email) o todos los días (como leer Blogs) pregúntate sinceramente si puedes reducir su frecuencia. Ganarás más tiempo para otras cosas.
  2. Y si mantienes su periodicidad (todos los días, a todas horas…) al menos comprímelas al máximo para que te roben la menor cantidad de tiempo posible.

Analiza, ahora, con papel y bolígrafo, cuáles son esas tareas que repites cada día o incluso en varios momentos del día. Mete tijera por ahí y empezarás a notar el cambio.

APLICA LA REGLA DEL MINUTO DE ORO

Al cabo del día hacemos montones de minúsculas tareas que literalmente mordisquean, no ya tu tiempo, sino tu creatividad, tu concentración, tu atención, tu energía… Saber despachar bien esas microtareas es fundamental, aunque no lo aprezca. En el momento en el que se te presente una tarea que puedes hacer y (¡ojo!) terminar en uno o dos minutos, hazlo en ese instante. Sin demora quítatela de encima.

  1. No te molestes en anotarla para más tarde o decirte que la vas a hacer luego. Hazla ya en ese instante.
  2. Siempre y cuando no estés haciendo una Tarea Clave. Si estás en medio de una tarea importante, entonces apártala para más adelante.

Esta “regla” es poco llamativa. Y muchos la pasan por alto en la creencia de que no van a notar un gran cambio. No la subestimes porque es francamente eficaz y funciona. Conseguirás más tiempo para otras cosas.

CORTA EL PARLOTEO 1.0 Y 2.0

Hablamos demasiado. En la oficina (corrillos, en el pasillo, con el café…), por teléfono y en Internet (redes sociales, messenger, blogs…). Y aun cuando todo ello puede aportarte mucho, tienes que empezar a distinguir la conversación de calidad del parloteo insustancial y las gilipolleces. Tú decides.

  1. Antes de participar (de liarte) en una conversación o hacer una llamada de teléfono, dale un porqué. Recuérdate su significado y fija un propósito.
  2. Establece un tiempo determinado para participar (sobre todo online) y recuérdate para qué demonios te sirve todo eso a ti.
  3. Si alguien te recuerda cuando mueras será por lo que hagas no por lo que digas. El verdadero valor no está en los debates de salón sino en tus acciones.

REVISA Y ELIMINA COMPROMISOS

Compromisos, tareas, actividades… Generalmente tendemos a acumular en la creencia de que eso aporta más. Y no vive más quien más hace sino quien más vive cada cosa que hace. Sean 3 ó 30. Jamás te medirán como persona o como profesional “al peso”. En mi caso personal he logrado más cuando he empezado a reducir y eliminar lastre y concentrarme en lo importante.

Conseguir más tiempo a veces supone eliminar (o reducir) cosas que llevas haciendo mucho tiempo, que has asumido como “necesarias”, que tienen que estar ahí “sí o sí”. Conseguir más tiempo para tu vida personal o para tu vida familiar implica tomar decisiones y, a veces, sacar la tijera de podar a pasear para cercenar de un tajo cuatro o diez tareas (tonterías) que, honestamente, te sobran. El primer y gran beneficiado siempre serás tú.

Y no olvides que el tiempo NO es oro. Lo que es oro es lo que puedes hacer con él, tu trabajo y tu propia vida. Hacerlo bien, vivirla bien. Mejorar implica decidir. Mejorar implica cambiar. Tú eliges por dónde empezar.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Óscar Collado

    Imperdible!
    me quedo con lo del “parloteo”. Yo ultimamente estoy perdiendo demasiado tiempo en mis redes sociales. Esto es como un toque de atención.
    Gracias por el aporte Berto :)

  • Respecto a aprovechar al 100% los rincones del día, recuerdo una entrevista a muy prolífico escritor al que le preguntaron sobre cómo era capaz de escribir a ese ritmo y él contesto: “El día está lleno de ratos que yo aprovecho y mucha gente no: la sala de espera del dentista, no ver cualquier cosa que nos echen por la tele, el viaje en metro o autobús, un taxi, etc…”

    Es bien cierto que siempre hay ratitos sueltos, pero muchas veces tenemos el cerebro aturdido por lo urgente y no somos capaces de detectarlos y aprovecharlos.

    La automatización también es un gran aliado. Yo estoy comenzando a utilizar mucho Autohotkey para automatizar esos pequeños ladrones de tiempo (arrancar y revisar el correo de outlook, gestionar tareas, conectar la vpn, etc) que al cabo de un año… suman muchas horas. Otro experimento que estoy haciendo es utilizar Launchy ya que estoy un poco harto de buscar los programas o documentos con la barra de inicio o el explorer. De momento estoy muy satisfecho con ambos programas y espero seguir avanzando en su uso.

    Y por último, saber decir NO es el último y gran paso en la sabiduría y la productividad!!! Cada vez que no dices que no, sumas un montón de kilos de carga a tus espaldas. La tarea más nimia supone un gran peso: hay que entenderla, gestionarla, resolverla y cerrarla… una y otra vez en un bucle infinito.

    Saludos y muchas gracias por tu interesante blog.

    • Sin duda la Automatización es otro de los puntos fuertes y un gran aliado. Y naturalmente cuanto más tiempo pases frente a un teclado, más.

      Cosas como las que mencionas, los filtros de Email, guardar búsquedas frecuentes, saber leer feeds, utilizar aplicaciones para automatizar textos, conocer a fondo las aplicaciones en las que más tiempo pasas…

      Pero hay más: el Email, las Reuniones, Interrupciones… desde luego “ladrones” hay a montones, y algunos van de la mano de ciertos trabajos y perfiles.

      Gracias!

  • Hace días que me vengo dando cuenta que gran parte de mi tiempo me lo llevo con twitter. Leo a todos lo que sigo y veo casi todos los links que comparten, no me queda tiempo para nada. Ahora, de a poco, estoy ordenando en listas y despejando mi home de tanto ruido. Son pequeños sacrificios :)
    También estoy nuevamente retomando el GTD y aplicandolo dia a dia, me respaldo en las notas en papel y el soft Nirvana. por ahora un poco de ansiedad pero ya ire acomodandome.

    Excelente el Blog!!! Saludos

  • Buenos consejos y magnifico afeitado por cierto :)

    Saludos

  • aran

    En mi caso añadiría un último punto, uno de esos en que nos insistes en muchas ocasiones y que es fundamental: El estar aquí y ahora…el ser consciente de lo que estás haciendo y en lo que está utilizando tu tiempo. Hay dias en que parece que vas a remolque y te despistas a la mínima, yo en esos casos he empezado a aplicar la técnica Pomodoro y me sirve de “despertador”.

  • Revisa y elimina compromisos me parece el mejor, pero no en el trabajo, sino incluso más fuera del trabajo. Si quieres ser productivo tienes que estar descansado y para estar descansado necesitas tiempo libre y poder dedicarlo a lo que te gusta. Eso es imposible si te cargas de compromisos familiares y sociales generados porque el resto de la peña decide que se puede ahorrar unos duros a costa de tu tiempo. ¿Quién es capaz de rendir si tiene a los cuñados y sus niños apalancados en casa para ahorrarse un hotel? O si te llama todo hijo de vecino para que les hagas chapuzas gratis o para pedirte favores que te van a llevar tiempo. Para ser productivo hay que aprender a decir no, como dice un comentario más arriba, y a contabilizar en euros el tiempo que te lleva hacer algo antes de permitir que los demás te mangoneen para ahorrarse dos perras. Lo de los cotorreos, la verdad, depende. Sirven para airear la cabeza y a veces unos minutos de charla te libran de la tensión y te dejan como nuevo. No se trata de no perder unos minutos de vez en cuando en el trabajo, sino de ser honesto y honrado y no pasarse ni con la charla ni con el resto.

  • magoarcano

    Muchas veces se pierde tiempo pensando en qué es lo que podemos hacer a continuación.
    Se ahorra mucho tiempo teniendo una agenda o cuaderno, e ir anotando las tareas que surgen para hacer. Entonces al terminar una tarea vemos el cueaderno y seguimos inmediatamente con la siguiente. Además sirve para combinar tareas. Por ejemplo: combinar tareas de buscar y hacer cosas en internet, o al salir planear un recorrido para resolver tareas de compras, reuniones y trámites.
    A mí me ayuda mucho. Cuando estoy distrayéndome viendo la televisión, veo en el cuaderno otra tarea que pueda hacer y la hago inmediatamente.

  • Carla Fabri

    Por Dios! Qué estrés! Después no se quejen de la presión arterial alta ni de los patatuses. El tiempo es arte.

  • Definitivamente el último consejo me hace mucho sentido, revisar permanentemente lo que hacemos y centrarnos en lo importante nos hace aprovechar el tiempo al máximo

  • Excelente post … cuando vi el titulo esperaba encontrar algo como “levantate mas temprano” o cualquier otra actividad que aumentara las horas productivas, por el contrario la OPTIMIZACION es la clave.

    Saludos :-)

  • Definitivamente, la auténtica productividad no va a venir de hacer las mismas cosas más rápido, sino de repensar la necesidad de hacer tales cosas. Tras un filtro valorando su importancia, gran parte de ellas seguro que desaparecerían. El TCO de las cosas (usando jerga informática) es mucho mayor del que nos pensamos.

  • Ayer por la tarde me acordé mucho de esta entrada. ¿Hay algo más improductivo que una reunión de la comunidad? Si hubiésemos cortado el parloteo 1.0 la reunión de 2,5 horas se podía haber resumido en media hora. El principal problema del parloteo es que no se escucha…

    En cuanto a aprovechar los rincones del día, los considero un regalo y personalmente prefiero dedicarlos a relajarme o disfrutar del momento. Creo que eso también puede influir en mi productividad posterior ¿no?

    Por cierto Berto, eso de presentarte sin barba, sin permiso ni nada, sin haber hecho una encuesta en el blog… ;-) …es una broma, pero es que ayer pensé que me había equivocado de blog…

    Saludos

    • Gracias, pero más que desprenderme de la barba, estoy más orgulloso por haberme dejado 32 kilos por el camino :-)

      Sobre el parloteo, no puedo estar más de acuerdo. Es insufrible.

      • Y si no es indiscreción, cómo lo conseguiste (además de pasando hambre)?

        • Ya lo contaré en mis memorias, no aquí :-P
          Pero te aseguro que pasando hambre no. Sino cambiando de HÁBITOS, que es de lo que predico yo. Mucho, mucho, mucho, mucho ejercicio :-)

      • ¿35 kilos? Caramba, eso si es un éxito.
        Muchas felicidades.

  • Ealom

    Eso de los 32 me interés mas que el resto del post (con la calidad de siempre, por cierto). Animare y comparte el secreto, una audioleccipn del curso por ejemplo? :)

  • Hola!
    Soy lector de tu blog, ya que un día me encontré con el de casualidad, y dede entonces suelo visitarlo con frecuencia.
    Tus técnicas me parecen bastante buenas, pero a veces me hag una pregunta…
    ¿No te sientes un poco obsesionado con querer llevar siempre todo bien organizado, en tiempo, tareas, categorias, etc ?
    Por mi parte intento llevar siempre una vida organizada para poder aprovechar mejor el tiempo, pero sin embargo me agobia el intentar tener tanto control sobre las cosas, entre otras cosas, porque siempre surgen imprevistos que te impiden poder tener el orden deseado.

    Un saludo

    • Exactamente lo mismo que haces tú es lo que hago yo. Trato de organizarme bien para vivir y trabajar mejor. Y cuando se presenta un imprevisto (que los hay a montones) estoy preparado para reaccionar mejor.

      Personalmente detesto la Planificación. No hay “mérito ni gloria” en ello pero lo hago porque todo esto me facilita el trabajo y me ayuda a vivir mejor. Ésa es mi obsesión.

  • Hola:

    Hace poco cambié de empresa y pasé de un sitio donde se dilapidaba el tiempo porque lo importante era la hora de salida, a otro donde el equipo trabajaba intensivamente durante 8h, y no más.

    Realmente es impresionante ver cómo pueden rendir sólo 8h de trabajo cuando se utilizan con concentración, y cómo puede molestar a algunos que un equipo pueda ofrecer muy buenos resultados trabajando menos que ellos.

    • Totalmente de acuerdo. Desde que teletrabajo, que puedo confirmar que 8 horas son muchas horas, sin interrupciones, cafés, compañeros que quieren charlar, paseos por los pasillos, etc.

  • Saludos, soy nuevo en este blog.
    Tengo grandes problemas de productividad, porque pierdo mucho el tiempo en “tonterias” y termino muy noche haciendo las “tareas claves” lo cual me estresa.
    En fin se ha vuelto un circulo vicioso.
    Pero he decicido ponerle fin: me he comprado el libro de GTD, me he bajado “things” y estoy comenzando a leer este blog (este es el primer artículo).
    Estoy seguro que con esas tres acciones, algún cambio tengo que ver.

    Saludos desde México D.F.

  • El tiempo no es oro, el tiempo es vida, he recomendaro este articulo en mi seccion de enlaces recomendados del fin de semana, me ha parecido excelente.

    Habra que poner en practica estos consejos desde este mismo instante.

    Mientras leia el articulo, me di cuenta que habia estado centrado en nada mas ahorrar o usar eficazmente mi dinero (entra en mi blog y sabras a que me refiero) pero hoy noto que tan importante o mas importante aun es saber como ahorrar y administrar bien el tiempo, que es tan escaso y por el cual sufro tanto.

    De ahora en adelante estare pendiente del blog.

    Saludos y exitos.