En muchas ocasiones la semana empieza torcida, no porque alguien nos la ha jurado, sino porque terminamos mal la semana anterior. Cansancio, exceso de relajación, el fin de semana… Es fácil no dar dos vueltas a la llave al cerrar. Me pasaba a mí antes, y así fue cómo lo arreglé.
El viernes juega un papel importantísimo en la estructura de tu Organización y Eficacia. Tanto en lo que se refiere a la semana que ya termina, como a la siguiente que aún no ha llegado. Pero yo durante muchos años desconocía esto, o lo descuidaba.
Cerraba la semana como muchas otras personas: con el buen humor que siempre trae el viernes, y las atractivas perspectivas del fin de semana, bajaba el pistón, me relajaba en exceso, y caía en la «procrastinación del viernes».
Celebraba por supuesto que había terminado vivo otra semana («¡por fin es viernes!»); también caía en la dejadez por ciertas tareas («esto no lo he hecho, bah ya lo haré la semana que viene»); y sobre todo me despreocupaba por lo que que quedara para la semana que viene («hasta el próximo lunes no quiero saber nada»).
Un día especial y estratégico
Desconocía que el viernes es una pieza clave en el tablero. Porque:
- Aunque la semana no haya bien del todo, te permite pegar el arreón final y enderezar resultados.
- Es un día donde puedes concentrarte en cerrar temas para no dejar pendiente nada. Y que de rebote no impacte en la semana que viene.
- Puedes aprovechar la energía especial del viernes para hacer aquéllo que no quisiste o no pudiste hacer días atrás.
- Es el momento perfecto para revisar la semana, el estado de tus proyectos y tareas, y enfocar la semana siguiente.
- Y mi punto favorito: dejar preparado el arranque de la semana siguiente. Cómo voy a empezar las dos primeras horas del lunes.
Procrastinando en viernes…
La «procrastinación de los viernes» es mucho más habitual de lo que parece, y casi nos afecta a todos. A ver si te suena esto…
El viernes estás trabajando y ves que tienes pendientes unas cuantas tareas. Tal vez alguna a medio hacer que te toca terminar. Pero ves que no te apetece porque «total, ya es viernes, y el finde ya está ahí», te dices a ti mismo.
Y entonces haces un pacto contigo mismo que en realidad es una trampa. Y dices: «Bueno, no lo hago hoy, pero FIJO que lo hago el lunes. En cuanto llegue me lo quito de encima».
Es una trampa porque en primer lugar te perseguirá durante el fin de semana (sobre todo si es algo importante). Y en segundo lugar: va a condicionar el arranque de la siguiente semana. En vez de empezar cosas nuevas y seguramente de mayor impacto, dedicarás las primeras horas del lunes a terminar lo que el viernes dejaste. Básicamente porque te dio la gana.
Concéntrate en terminar bien cada semana. Porque es fácil no dar dos vueltas a la llave al cerrar.
Dar un giro con cinco gestos
La gran noticia es que en esto, como en casi todo lo que tiene que ver con Organización y Eficacia, podemos darle la vuelta a la tortilla. Peeeero, hay que levantar el culo y hacer cambios. Siempre cambios. (Pero cambios más pequeños y menos costosos de lo que nos decimos a nosotros mismos.)
- Guerra a la Procrastinación. En lugar de dejar cosas para la semana que viene, convierte el viernes en el día dedicado a hacer lo que has ido retrasando en días anteriores, o a terminar lo que te niegas a hacer.
- Ronda de llamadas y correos. Además de la revisión que haces de tus proyectos y tareas, el viernes es perfecto para recabar información de otros: tomar el pulso a los proyectos, conocer el estado de un pedido, verificar el desarrollo o un lanzamiento… . Así puedes hacer ajustes o cambios en tu plan de trabajo.
- Revisa las tareas delegadas (a ti). Lo que otros te han encargado casi siempre tienen una fecha de entrega. Revisa los plazos y no te confíes.
- Anticípate y pídelo ya. Con las tareas para la próxima semana delante de ti, es fácil detectar las cosas que necesitarás de otros. Pídelo ya mismo; porque los plazos en el trabajo no son lo que parecen. Sobre todo cuando dependes de otros.
- Deja listo lo del Lunes. ¿Con qué vas a empezar la semana? ¿Hay alguna cita a primera hora? ¿Tienes toda la información y material para las dos primeras tareas? Déjalo listo y el arranque de la semana será mucho más suave.
Haz del viernes un día especial para tu Productividad. Enfócate en cerrar bien cada semana. En muchos casos es la llave para empezar bien la siguiente. Y eso es algo que tú y yo necesitamos más que nunca.