Cómo manejo yo las tareas que me piden y tengo que devolver

Muchas veces alguien te pide algo, lo terminas y ya está. Ahí queda todo. Pero a menudo esa persona está esperando a que tú termines una parte de la tarea para continuar con la suya. Son tareas que tienes que hacer y devolver, y que forman parte de una cadena.

El buen manejo de estas tareas de ida y vuelta es especialmente importante en un equipo, donde unos dependen de otros, y donde muchos desajustes se producen al pedir y no entender, o al pedir y no coordinarse bien, o al pedir y olvidarse de las cosas.

¿Por qué estas tareas son más especiales que otras? En primer lugar porque es algo que tengo que hacer yo. Un compañero o mi jefe me pide algo a mí. Delega la tarea en mí. Pero además estará esperando por mí. Hasta que no yo termine mi parte de la tarea, él no podrá continuar con la suya y completar la cadena.

Estas tareas de ida y vuelta generan más descoordinaciones en un equipo de las que nos imaginamos.

Y porque son más especiales que “mis tareas”, yo a estas tareas les doy un tratamiento especial. Nada complejo, pero que sin duda me ayuda a verlas, distinguirlas y atenderlas como lo merecen:

  • Al recibirla me aseguro de entender el Qué y el Cuándo
    Son las dos coordenadas esenciales de toda tarea: qué es lo que hay que hacer (ojo, no lo que me piden, sino lo que tengo que hacer yo —> Acción o Acciones). Y cuándo tengo que entregarla-devolverla. Y si no tiene una fecha de entrega determinada, se la pongo yo; porque de lo contrario nunca la haré o se terminará por convertir en urgencia.
  • Al anotarla destaco la tarea de un modo especial
    Ya a la hora de trasladar la tarea a mi lista le añado un detalle que me ayude a distinguirla: le pongo una etiqueta llamada “para-otros”. (Podrías también moverla a una lista dedicada. Y si utilizas papel, por ejemplo puedes ponerle una arroba @ y el nombre de la persona.) Destacándolas rápidamente podrás decir «ahí hay una tarea mía y de otro que tengo que devolver».
  • Las vigilo en mi planificación de los viernes
    Aunque yo pongo más acento en la planificación diaria, la planificación de cierre de semana me ayuda a mirar un poco a lo lejos. Una de las cosas en las que me fijo es: «¿qué cosas tengo que terminar y devolver para otros en la próxima semana?» Esto me permite ver si tengo todo lo que necesito, si tengo que aclarar algo antes, si tengo que programar la tarea antes, etc. Esa anticipación me ahorra muchos sustos y contratiempos.
  • Las hago 1-2 días de lo que dice su fecha de entrega
    Aunque las devuelva (entregue) en la fecha en la que me había comprometido, en mi sistema procuro programar estas tareas antes. Porque me gusta ir por delante de las tareas, en lugar de perseguirlas. Me da tranquilidad y capacidad de respuesta si pasa algo (imprevistos en algún otro rincón de mi trabajo, o esa misma tarea).

Como ves nada extraordinario, y creo que ahí está la clave. Estas tareas no se me atragantan porque la fórmula es sencilla y sobre todo basada en la cautela y anticipación. Son muchas veces estos pequeños matices los que en la vida real te facilitan o complican las cosas. Sobre todo cuando en este caso hay otra persona pendiente de ti.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Berto, enhorabuena por tu post.

    Sólo añadir que en estas tareas de “ida y vuelta”, suele ser común que la persona que pide la tarea no se haya detenido a “pensar” realmente que se requiere (a veces lo que hace es “reenviar” una tarea que ha recibido) , y de manera “automática” la reenvía normalmente a varios destinatarios para que respondan a la misma. Obviamente, cuando responden los diferentes destinatarios, no obedecen dichas respuestas a lo que realmente se necesita, por lo que dicha tarea de “ida y vuelta” se convierte en tarea “yo-yo” (el juguete que sube y baja de manera continua)… es decir; va a viene varias veces… con lo negativo que ello supone para la productividad del equipo.

    Saludos

    • Importante apunte, sin duda. Yo lo meto dentro del asegurarme de entender qué hay que hacer y cuándo. A veces hay que enviar un correo o una llamada para arreglar algo que se hizo mal al principio. Se encargan las cosas como el culo. Y así van muchos equipos.

      Gracias Marcos!

  • Muchas veces cuando nos delegan tareas de ese tipo no actuamos como deberíamos, siempre es bueno tener un proceso definido como el que comentas. ¡Gracias Berto!

    • Sí. Yo no soy dado a definir procesos para todo, pero sí para cosas que se repiten mucho y aquéllas donde hay otras personas involucradas. No es un “protocolo”, es más bien un conjunto de detalles que pongo en marcha y que me funcionan :-)

      Gracias a ti Jordi.

  • Alex

    Hola. Acabo de descubrir esta página. Enhorabuena porque es muy buena y útil! Que opinas del sistema todo.txt para gestionar GTD? Estaba pensando en utilizar la app simpletask para probarlo a ver pero no me termino de decidir.

  • Hola Berto,

    Completamente de acuerdo contigo.

    Las tareas que nos delegan son importantes y debemos tratarlas de un modo especial porque tienen consecuencias a corto plazo.

    Yo suelo ponerlas como prioritarias y gestionarlas de la misma forma que las acciones que tiene fecha objetiva, porque sino como bien dices, acabaremos por no hacerlas hasta que explote la urgencia y ya tenemos el lío montado!

    Un abrazo,
    José