Cómo Manejar las Tareas Calientes antes de que sean Urgencias

Piensa por un momento en esa tarea que en apariencia no aparenta ser gran cosa. Pero luego, por lo que sea, se retuerce y en menos de nada se convierte en un problemón. Las tareas calientes son cosas que terminan convirtiéndose en incendios, en urgencias. ¿Sabes detectarlas a tiempo y manejarlas bien?

Sí, hay tareas subidas de tono

Las tareas calientes suelen tener gato encerrado. Algún detalle o punto que de primeras pasas por alto. Aunque no se perciben así, son delicadas y complejas en ejecución o elaboración; en otras ocasiones implican la intervención de varias personas, que no siempre están alineadas; otras las piden personas (clientes) que tienden a complicarnos la vida porque sistema; también son cosas que se delegan a otros pero que caen en el olvido; y a veces son actividades que requieren un extra de atención incluso después de entregarse.

Son tareas que al empezar están frías, que en poco tiempo suben de temperatura, y cuando te quieres dar cuenta ya se han convertido en urgencia.

Tareas que en apariencia no revestían dificultad, terminan por calentarse y convertirse en problemones. A menudo para todo un equipo.

Somos víctimas de estas tareas principalmente por dos motivos:

  • Subestimamos muchas de las cosas que tenemos que hacer. Te las encargan o te acuerdas que las tienes que hacer, y las anotas en tu lista con despreocupación o descuido. Como mucho las valoras durante unos pocos segundos y dices «bah, esto no es gran cosa, no tengo que matarme mucho».
  • No aprendemos de las cosas que vamos haciendo. Las tareas que se convierten en urgencia hoy, son una copia o una versión parecida de otras que hicimos en el pasado. Si hubiéramos aprendido y aplicado la experiencia, no habrían subido de temperatura hasta convertirse en el “marrón” que tenemos ahora.

SIEMPRE hay que preguntarse qué hay detrás de la tarea que anoto. Interpretarla, leer entre líneas. Esto significa visualizar el volumen “real” de trabajo; ennumerar el material, herramientas e información necesarios; ser más realista (pesimista) al estimar los plazos; identificar las personas involucradas; anticiparte a cuellos de botella (echando mano de tu experiencia pasada).

7 tareas calientes que puedes enfriar a tiempo

Cada persona tendrá sus tareas o puntos calientes. Pero hay siete que se repiten en muchos trabajos. A ver si te suena alguno…

  1. Tareas para un cliente conflictivo, caprichoso o voluble, que además de cambiar de opinión con frecuencia, no suele ser claro a la hora de explicar qué es lo que quiere y cuándo lo quiere.
  2. Tareas en las que interviene una persona de tu equipo que es un vago. Alguien que no es diligente y eficiente, sino más bien lento y perezoso. Pero que no lo puedes eludir y te toca trabajar con él.
  3. Tareas con una ,fecha de entrega inflexible, inamovible. Y si no se llega a ella bien, generará un conflicto serio. Sobre todo si hay un cliente por el medio.
  4. Tareas que vienen de un jefe desorganizado, que suele pasar por alto detalles o matices importantes, aunque la tarea no lo sea.
  5. Tareas que son llave para otras más importantes que, si no se hacen bien y a su tiempo, generarán una cascada de malos resultados.
  6. Tareas que delegaste o enviaste, y de las que no has vuelto a saber nada en varios días o incluso semanas..
  7. Tareas que no están bien definidas. Se ha hablado de ellas pero no se ha concretado nada. No está claro el qué, quién o cuándo deben hacerse. Y el problema es que están sobrevolando la oficina, mi mesa.

Si no se hace nada con estos puntos calientes, irán subiendo de temperatura hasta convertirse en incendios. A veces lo harán de forma lenta y progresiva, y casi siempre de forma brusca. Sin avisar.

Las futuras urgencias odian la acción

Una vez detectada una tarea que se está calentando, sé proactivo. Toma la iniciativa e identifica qué próxima acción o acciones vas a tomar para enfriarla. De lo contrario esa futura urgencia caerá sobre ti con todo su peso. Y nadie vendrá a salvarte de las llamas.

Si eres jefe, directivo, coordinador o emprendedor, esto es algo que yo me apuntaría en la lista de temas a cuidar en serio. Es un rincón que, si se mejora, puede hacer que un equipo marque la diferencia. De estar bloqueados y enzarzados en una urgencia de última hora, a dedicar todo su tiempo y energías a avanzar de verdad. Y hablo de todos. Incluido tú.

Muchos de los fuegos que tienes que combatir hoy, que te llenan de agobios, cambian tus prioridades y que te obligan a irte tarde a casa o trabajar el fin de semana, empezaron siendo puntos calientes que no quisiste o no supiste ver. A veces por no pensar, a veces por exceso de confianza, por falta de iniciativa, por no aplicar tu experiencia pasada…

En esto, no hay nada que te impida mejorar.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Eva - 25 enero 2016

Gracias, Berto, por estas ideas. Me vienen genial porque hay ciertas tareas de mi trabajo que se comportan así y en estas ocasiones me bloqueo con cierta frecuencia. Me ocurre sobre todo con el tipo 6.
Me sirve también como toque de atención para cuando soy yo quien lidera. Gracias!

    Berto Pena - 28 enero 2016

    Gracias a ti Eva! Es importantísimo lo último que comentas.

    Cuando el líder o jefe no es el primero que enfría estas tareas, suele contagiarse al resto del equipo. Y viceversa. Si ellos te ven encima de estas cosas, y remarcando la importancia de hacerlo, tenderán a fijarse más. Muchas urgencias que sufrimos podrían sofocarse con iniciativa propia.

Jessica Fernandez - 4 febrero 2016

Gracias por los consejos, muy buenos me han servido de mucho.
http://primerotusmetas.com

Stepienybarno - 19 febrero 2016

Buen post, Berto.
Qué razón tienes con lo de SUBESTIMAR lo que hacemos!
A nosotros nos pasa bastante; se nos olvida lo que realmente CUESTA HACER LAS COSAS. Así que, como tenemos cierta tendencia a que quede todo muy bien, los problemas revolotean cerca.
Si a esto le sumas un EXCESO de cosas que nos gustaría hacer, la lista de tarea de acciones va cogiendo cuerpo de manera exagerada y luego es difícil de domesticar.

En fin, por mucho que nos concentremos en ser más eficaces y eficientes, hay temitas que siempre están haciendo sombra!
Seguiremos aprendiendo de tus reflexiones. Gracias por compartir.

    Berto Pena - 22 febrero 2016

    Es la repetición la que nos hace triunfar o naufragar. El éxito de las cosas pequeñas que pasamos por alto o que cuidamos. Y esas tareas que están ahí, cada día, y que se van calentando hasta que luego se convierten en una gran hoguera. Luego corremos, desesperados y cabreados. ¡Pero si estaba allí delante de ti reclamando tu atención!

    Muchas veces, por las prisas y otras cosas, no vemos las claras señales que tenemos ahí.

    Gracias a los dos!

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