Cómo Asegurarte que los Plazos Nunca te Coman en el Trabajo

Ay madre, el calendario y los plazos de entrega. ¡Qué lejos se ven las cosas cuando les pones una fecha, y qué pronto llegan cuando te quieres dar cuenta! Parece que cada vez nos cuesta más cumplir con los plazos a los que nos comprometemos. Con el jefe, con clientes, con compañeros, con uno mismo… ¿Hay forma de que no nos pille el toro?

Si todo el mundo quiere hacerlo bien. Si mucha gente tiene capacidad y medios. ¿Por qué nos comen los plazos? Hay varios motivos; mis favoritos son:

  • Exceso de confianza y optimismo («tranquilo hombre, hay tiempo de sobra»).
  • Subestimar el volumen o dificultad de trabajo («nah, eso lo hago yo en plis plás»).
  • Mala planificación o deficiente manejo de las fechas límite de las tareas.
  • Dificultad (o incapacidad) para hacer convivir las cosas a largo plazo con las cosas que surgen en el día a día.

Sea como fuere, el caso es que hay que saber “relacionarse” con los plazos. Ir cumpliéndolos a trancas y barrancas no es un opción para alguien que aspira a algo más que sobrevivir llegando a todo con la lengua afuera. Hay que mejorar nuestra relación con esos plazos; hasta incluso dominarlos.

El problema, una vez más, es que ni de pequeños ni de mayores nos enseñan a trabajar con plazos.

Supongo que cada persona tendrá su fórmula para cumplir los plazos, para que el toro no te pille, para «llegar a todo» sin morir en el intento. Mi fórmula (si es que se puede calificar de tal) es, además de practicar muchas las cosas que te cuento en este blog, seguir estas tres sencillas recomendaciones:

¡Empieza ya! En serio, ahora.

El «hay tiempo de sobra» es algo que llevo practicando desde que era estudiante. Y nunca me ha funcionado. De hecho, a base de palos, he aprendido que es una de las trampas mayores en las que caemos. Y no ya a título personal, sino cuando trabajamos en equipo, lo cual es más peligroso. Tenemos que asimilar esto ya: Nunca hay tiempo de sobra. O al menos no tanto como crees/creéis de primeras.

Porque esos plazos amplios y generosos, ese mullido colchón de tantos días, es en realidad un espejismo generado por el calendario. Porque por un lado los imprevistos y urgencias, por otro la actividad del día a día, y por otro las otras cosas que ya tienes que hacer, se encargarán de reduciendo espectacularmente esos plazos. Luego llegará el pánico, las caras de susto, las carreras, la precipitación, las chapuzas, el trabajo de tinte mediocre.

¿Quieres tener tiempo sobrado? Ponte en marcha ya. Pero ahora mismo.

Plazos e Imprevistos en equilibrio

Las cosas a medio y largo plazo (esos proyectos, fases o partes a las que les ponemos una fecha-plazo) tienen que convivir diariamente con las cosas que van surgiendo. PERO, en lugar de cohabitar en equilibrio, siempre damos prioridad a lo último, que muchas veces no es lo primero que deberíamos hacer. Total, para lo otro «hay tiempo de sobra». Y lo vamos empujando, y empujando y empujando. Y claro, los plazos se achican cada vez más.

¿Cómo hacer convivir las cosas a largo plazo con las que van surgiendo? La forma en la que yo lo hago es doble:

  1. Por adelantado bloqueo tiempo en las próximas semanas o meses para trabajar en esas cosas a largo plazo. Me aseguro que voy a tener tiempo. Se lo reservo. Si no lo hiciera, «el día a día me come», y sólo tendría tiempo, energía y atención para los imprevistos.
  2. Empiezo el día las cosas a largo plazo. De ese modo, si luego surgen cosas (imprevistos, urgencias, encargos inesperados, marrones…) me he asegurado de haber hecho un trocito del gran puzle. Así, poquito a poquito. Cada día.

La mejor forma de tener tiempo de sobra es empezar YA.

Revisa, reajusta, recalibra

El trabajo (proyectos, tareas…) es algo en constante movimiento. En constante cambio. Es muy muy difícil marcar un rumbo a varias semanas y sobre todo a meses vista, y seguirlo fielmente sin desviarnos un milímetro. Eso sería lo ideal, claro. Pero en la vida pasan cosas. Por ello hay que revisar y recalibrar. Y naturalmente no hablo de posponer los plazos generando retrasos, sino de reajustar otras cosas para llegar a esos plazos.

Cuando hay margen reaccionas mejor ante imprevistos: tomas mejores decisiones, puedes hacer reajustes más inteligentes, sigues poniendo un ojo en la calidad…

La falta de revisión y seguimiento regular, no sólo hace que los proyectos se desajusten o haya descoordinaciones, sino que impide la reacción a tiempo. Si ves venir un iceberg desde una milla de distancia puedes variar el rumbo. Si intentas virar cuando ya lo tienes encima, hay colisión.

En los últimos 10 años, estos tres “ingredientes” me han ayudado una barbaridad a tomar el control de mis proyectos a medio y largo plazo. De una persona a la que le devoraban los plazos, a una persona que, aun teniendo problemas, cumple lo que se propone o lo que se compromete con otros. Y además mi corazón lo agradece.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

joaquin - 20 junio 2014

Muy interesante y acertado el post. La gestión del tiempo es una de las cosas más importantes en la vida laboral. Aunque no se le da la importancia que tiene.

    Berto Pena - 23 junio 2014

    Para mí, que precisamente me dedico a ello, creo que la “gestión del tiempo” es lo que hace que el resto de cosas funcionen. Gracias Joaquín!

ytannus - 20 junio 2014

Buen artículo, en mi caso personal me gustaría añadir dos “tips” que me han dado muy buenos resultados:
1. Adelantar tanto trabajo como sea posible, independiente de las planificaciones realizadas, con eso me ayuda a generar holguras y así absorber sin problemas los “imponderables de siempre”.
2. Usar mi agenda para todo, pensando que el principal contexto de mis actividades soy yo mismo (un recurso escaso) :) .. entonces le asigno tiempo a actividades de diferentes proyectos o actividades personales.

    Berto Pena - 23 junio 2014

    Muy buenos apuntes. Me gusta y practico sobre todo la primera. Yo incluso trabajo con fechas límite ficticias y anticipadas, para obligarme a generar esas holguras.

Oscar Torres - 20 junio 2014

Me pasaba a menudo lo mismo, incluso me pasa de vez en cuando, pero con estas maravillosas entradas aprendo a ser mas productivo.
Gracias Berto.

    Berto Pena - 23 junio 2014

    Es tremendo lo mucho que se puede ganar/mejorar cuando uno se toma en serio estas cosas. Es empeñarse en que las cosas vayan derechas o torcidas. Yo antes veía a los plazos como “enemigos”, una pesadilla que me perseguía. ¡Qué diferencia! Gracias Óscar.

Olmo Axayacatl - 21 junio 2014

Gran artículo. Gracias por compartir tus experiencias con las personas a las que todavía les comen los plazos; aunque en lo personal voy mejorando un poco cada día.

    Berto Pena - 23 junio 2014

    Gracias Olmo. Por ahí para mí van los tiros: mejorar poco a poco. No importa cuánto sino mejor que ayer.

Francesc - 25 junio 2014

Hay otro truco: generalmente podemos romper las tareas de entrega a medio/largo plazo en sub-tareas secuenciales más cortas. La concatenación de los resultados parciales lleva al total… y poniendo tareas con horizonte de entrega más cercano se diluye el riesgo a la procrastinación. Esto también ayuda a mantener el seguimiento y poder decidir si hay alguna tarea prescindible en caso de que al final el tiempo se nos eche encima y necesitemos enfocar en el corazón del entregable.

    Berto Pena - 1 julio 2014

    Muy bueno también Francesc. Desde aquí he insistido en la importancia de dividir en etapas mensuales, fases semanales, tareas diarias. El trabajo se atraganta menos, los plazos se cumplen mejor. Gracias!

Ángel Manuel - 26 junio 2014

Gracias Berto, este artículo me viene que ni al pelo. En mi caso estoy haciendo un máster y mis plazos dependen de lo que me proporcionen mis tutoras. Si se une mi malcriada procrastinación a la cantidad de imprevistos que surgen a lo largo de la semana y a la dependencia de otras personas para avanzar en tu trabajo… Se hace algo complicado de avanzar pese a los buenos consejos. Gracias también al resto de participantes por aportar sus experiencias.

    Berto Pena - 1 julio 2014

    Gracias a ti Ángel. Has mencionado algo que no he comentado en el post, y que es importante: la procrastinación que ataca a varios proyectos. Porque uno no suele procrastinar una cosa sino varias, y en varios frentes. Eso tiende a “escalar” y disparar la complejidad de lo que hacemos. Los plazos pasan a ser nuestros mayores enemigos (cuando ellos, pobres, no han hecho nada).

Rafa Rodriguez - 20 agosto 2014

Muy interesante el artículo, no se si es por nuestros hábitos o forma de pensar en España, pero nos pasa a todos, somos trabajadores, pero confiados, pensamos que somos capaces de tirar con todo pero si puede ser que terminemos el mismo dia de la fecha límite mejor… y luego esa fecha cae y nos falta tiempo… no nos han inculcado bien eso desde pequeños… al igual que se piensa que el más vago es el mejor y al más trabajador y responsable se le toma como el más “rarito”… forma de pensar que si no nos quitamos nos van a superar todos. Un saludo.

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