6 Pasos para No dejarse Atrapar en el “Síndrome de lo Último”

Cada vez más trabajamos en función de lo último que llega vía Correo o teléfono: «¿Me puedes hacer esto?» «¿Podrías revisar esto?» Y dejamos a medias lo que estamos haciendo por cosas que podrían deberían esperar. Es el conocido como “síndrome de lo Último”.

Son peticiones que llegan de repente, y a las que siempre les damos prioridad respecto a lo que estamos haciendo, o aquello que estaba planificado para ahora. Así, tal cual. Sólo porque llega ahora y lleva el apellido de “último” ya tiene prioridad. ¿Quién ha dicho eso que tiene que ser así?

Somos una “ventanilla”

Esto tiene su raíz en ese concepto de trabajador que cada vez se parece más a una ventanilla de solicitudes y gestiones, abierta durante todo el día, a la que cualquiera puede acudir con peticiones de todo tipo. Y, por supuesto, esperamos y exigimos que se nos atienda.

Los proyectos, tareas clave, objetivos de la semana o del día, los resultados y lo importante, que esperen. Antes tengo que atender y centrarme en lo último que me pidan.

Naturalmente que habrá cosas que haya que hacer ya, porque el trabajo a veces es así. Pero ni de lejos tantas como en la práctica nos hacemos creer. O nos intentan hacer ver otros.

Si la petición llega ahora tiene premio. Y la tarea que estábamos haciendo… esa que espere.

Sensación de ¿eficacia?

Al atender y hacer lo último que llega, se crea además en nosotros una sensación de eficacia, que es falsa. «Joé, mira qué eficaz soy que lo hago todo en cuanto me lo piden y además volando». Tal vez en algunos trabajos o puestos tu eficacia y resultados se mida así. Pero en la mayoría NO. Pero hoy en día es facilísimo confundirse en el trabajo, víctimas del impulso del momento.

Elección = Consecuencias

¿Qué pasa cuando caes en exceso en el síndrome de lo Último?

  • En primer lugar dejas muchas cosas a medias. La tarea que estabas haciendo, se queda ahí, a medio hacer. Y a más tareas a medias más frentes abiertos, menos foco, y menos avances.
  • Saltamos a otra tarea-actividad de manera inmediata. A veces incluso tratamos de alternarlo con lo que estábamos haciendo, cayendo en una multitarea que cada vez nos hace más daño.
  • Al no pensar, es fácil hacer esa tarea que nos piden (y que evidentemente hay que hacer) en el peor momento del día o de la semana. Sólo porque ha llegado ahora.
  • Alteramos nuestro plan de trabajo por alqo que podía esperar, modificando nuestro mapa de trabajo de forma innecesaria.
— La principal consecuencia

Como si todo eso no fuera suficiente, hay otra consecuencia mayor. La veo con muchísima frecuencia en los equipos de trabajo a los que asesoro. Y es que actuar así sienta precedente y va creando un poso que a la postre se convierte en hábito.

Dicho de otro modo: tú y los demás os acostumbráis a trabajar así, y además creéis que en esta empresa no se pueden hacer las cosas de otra manera. Vamos, sería impensable hacer otra cosa (???).

Que llegue ahora con aparentes prisas, y que me lo pidan otros, no significa que lo tenga que hacer AHORA.

Poniendo remedio ya…

¿Cómo evitar caer en este síndrome de lo Último?

  1. ¡Pensando! Recuperando ese hábito casi perdido en el trabajo, y que dispara tu capacidad para acertar en las pequeñas decisiones (las que definen lo que eres y cómo haces las cosas).
  2. Trabaja con un plan diario. Porque cuando no hay un plan de trabajo claro (lo que tengo que hacer y lo que no), cualquier cosa que se presente te parecerá importante justo en ese momento.
  3. Distinguiendo con más rigor imprevistos y urgencias. Recuerda que la mayoría de las urgencias son imprevistos disfrazados de urgencias.
  4. Aprendiendo a decir «ahora no, pero lo apunto y en un rato o esta tarde lo hago».
  5. Practicando la Monotarea: el hacer una sola cosa a la vez te enchufa a lo que haces y, aunque lleguen cosas mientras lo haces, eres más consciente de que tienes que terminarlo.
  6. Invirtiendo más energías en Terminar para no dejar cosas a medias. Porque aunque vayan llegando imprevistos y peticiones (que llegarán), al menos estarás enfocado a cerrar y remachar las tareas previstas.

El trabajar a tirones, a “salto de mata”, en función de lo que va llegando en último lugar, es muchísimo más habitual de lo que parece. Se extiende como una plaga y cuando afecta a un equipo, los efectos son devastadores. Un equipo formado por gente buena y capaz que trabaja arrastrándose en una absurda carrera de supervivencia.

Casi todo lo que hacemos mal tiene remedio. Sobre todo cuando te pones a hacer cambios. Ya. Cuanto antes.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Francesc Ros - 11 noviembre 2015

No siempre, pero a veces deberíamos tener un letrero en nuestra mesa que ponga “tu falta de planificación no es mi urgencia”.

    Berto Pena - 12 noviembre 2015

    Esa frase debería ponerse en una placa y repartirla a la entrada de las oficinas… Gracias Francesc!

Manu - 11 noviembre 2015

Ambos extremos dan problemas: si atiendes todo lo que llega, vas como pollo sin cabeza y TU trabajo se queda sin hacer; si te abstraes de todo, alguna cosa acaba por explotar en forma de escalado a tus jefes y te creas fama de ineficiente. Personalmente, me funciona aplicar la regla de los dos minutos: ya que te han interrumpido, si puede hacerse en menos de dos minutos, inmediatamente. Cierras ventanas y retomas tu tarea más tranquilo.

Buena reflexión, Berto, como siempre.

Manu

    Berto Pena - 12 noviembre 2015

    Tienes razón Manu. Entre el blanco y el negro hay muchos grises. Y es ese equilibrio el que tenemos que perseguir. Gracias!

Flames - 11 noviembre 2015

Vaya casualidad. He empezado el lunes la semana intentando evitar que nadie me apareciera con “lo último”. A toda costa. Y toda la semana peleando con ello. Cuesta cuando un cliente muy allegado te viene con “historias” que has de atender. Más que una receta lo que hay que hacer es mantener la calma.

Muy oportuno el post ya que podemos pensar que nos organizamos bien….. pero el resto del mundo no tiene por qué haberse plegado a nuestros deseos.

    Berto Pena - 12 noviembre 2015

    Gracias Flames!
    Ay los clientes-amigos… qué peligro tienen a veces no? Es muy cierto lo que dices. Pero si todo no empieza por nosotros, difícil muy difícil que cambie algo.

lmperium - 16 noviembre 2015

Hola, me da un tremendo gusto leer tus artículos: muy productivos indica el lema de la página. Y sí, soy de las personas que le hace más caso a una petición que a su propio planeamiento. Pero me gustaría obtener mucha concentración, así como los caballos de carrera que corren a ciegas y llegan a la meta siguiendo una línea recta imaginaria. Sabe como lo puedo lograr? Soy de las personas que si no tengo la motivación al minuto hago cualquier cosa. Muy agradecido.

Estela - 20 noviembre 2015

Hola!

A mi me ocurre lo mismo, siempre me llaman con prisas para que resuelva cosas y me cuesta mucho centrarme. Aunque me haga un planning y establezca prioridades, muchas veces es muy difícil olvidar esa cosa que nos han pedido y que sabemos que va a estar a la cola haciendo cierto molesto ruido.

Un saludo, Estela
http://www.estelariera.com

Gabriel Eduardo Duarte Vega - 23 noviembre 2015

Me gustó la frase: “Tu falta de planificación, no es mi urgencia” y es que muchas personas acuden a uno a que les solucionemos en el menor tiempo posible y casi inmediatamente un problema que se les ha presentado por desconcentración, mal direccionamiento, mala decisión, falta de atención, una decisión equivocada, mal tomada o sin fundamentos.

Y sí, hay que aprender a decir: “En este momento estoy solucionando y realizando mi lista de actividades, pero más tarde podemos conversar sobre tu solicitud”.

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