5 Pasos para Reactivar tu Productividad (o sea, Resultados)

Me preguntaban el otro día unos amigos si estas “recetas de Productividad” que suelo publicar en ThinkWasabi funcionan. Mi respuesta es sí y no. Me explico. El lograr un cambio de verdad y sustancial, que implica modificar tu conducta productiva y crear unos hábitos sólidos y duraderos que perduren en el tiempo, no es algo que se consiga con un sencillo artículo ni se logre de la noche a la mañana a golpe de varita mágica. Requiere tiempo, práctica, fallos, revisión, intentos, aprendizaje, nuevas técnicas, motivación, determinación, desánimo, más práctica, correcciones y un largo etcétera.

Reiniciar tu Productividad

Pero lo que sí consiguen estas recetas es llamar la atención sobre rutinas, puntos y detalles clave que, una vez corregidos o bien potenciados, sí pueden marcar la diferencia en nuestra Productividad diaria. Por eso las escribo y seguiré escribiéndolas en tanto en cuanto sólo uno de vosotros me diga que le ayudan.

E inspirado por ese pensamiento he considerado que era una buena idea concentrar en un sólo artículo cinco de las más poderosas claves para potenciar y reforzar tu Productividad. Esta es la propuesta que yo te hago…

1Tú eres la acción, tú eres la solución

Uno de los momentos de mayor “iluminación productiva” que puede alcanzar alguien (que no te asuste la expresión) es cuando te das cuenta que tú y sólo tú tienes la llave para abrir la mayoría de las puertas que has de abrir. La acción, la iniciativa, la proactividad es la base sobre la que se debe construir todo espíritu productivo. He escrito bastante sobre el tema y no quiero resultar cansino, pero si tuviera que resumirlo en sólo tres puntos te daría los siguientes:

  1. La inmensa mayoría de los problemas se solucionan con la acción del gerundio (haciendo, investigando, pidiendo, colaborando, llamando, escribiendo, yendo, estudiando, etc.)
  2. Ningún libro, guía, manual, gurú, experto, seminario, blog o artículo de Productividad como este va a hacer las cosas por ti.
  3. Lo mejor de ti, tu talento, tu brillantez y tu genialidad más ocultas, están todavía por llegar… y sólo saldrán a la luz si haces.

2La planificación sólo vale para «hacer»

El GTD o cualquier otro método de organización y planificación son fantásticos aliados que nos pueden ayudar mucho a lidiar con la avalancha de tareas que hemos de encarar a diario. Pero no son pocos quienes caen en las redes de la excesiva planificación, creyendo, erróneamente, que así se hacen y se completan las cosas que tienen pendientes.

La planificación, la organización, las agendas, las listas, los calendarios, las carpetas de “Inbox” o “Próximo”, los Things o los Evernote, son meras herramientas de trabajo, simplemente un martillo para clavar un clavo. Nada más. Pero hay que clavarlo, hay que hacerlo.

Organizarse y planificar es sano y muy recomendable, y cuando manejas muchas tareas es imprescindible. Pero hemos de entender que simplemente es un paso más dentro del proceso de hacer-las-cosas. Pasarte minutos y minutos “mariposeando” por tu aplicación de GTD o recomponiendo listas o carpetas es un peligro no tan evidente que nos acecha. No pierdas de vista que tu misión es hacer y todo lo demás sólo está a tu lado para ayudarte a conseguirlo.

Estar y actuar de forma consciente en el presente te ayuda a hacer y terminar las tareas, y te aleja de las distracciones y otros malos hábitos.

3Piensa en grande pero ejecuta en pequeño

Con la palabra “grande” no me refiero sólo a tener una (sana) visión ambiciosa para un proyecto laboral o una etapa vital de tu vida, que también. Sino además a tener la capacidad de contemplar lo que vas o quieres hacer desde la lejanía, con una ponderada perspectiva, siendo consciente del objetivo real y final que quieres alcanzar, de su importancia y su impacto sobre ti. De algún modo es ser capaz de separarte lo suficiente para fotografiar lo que tienes frente a ti y que la fotografía abarque intencionadamente todo el paisaje.

Ese objetivo final es el que cada día ha de inspirarte para ponerte en marcha, para encarar las dificultades y para rebuscar y encontrar la motivación necesarias para aplicar tu talento y energía en cada acción. Y con ese gran objetivo final en mente es fundamental que siempre ejecutes y hagas las cosas “en pequeño”, con pasos cortos y contenidos pero firmes.

Yo siempre seré un defensor acérrimo de lo pequeño, de las mini tareas, de construir a base de sencillos ladrillos. Durante mucho tiempo estuve más centrado en hacer las cosas “a lo grande”, con bravuconadas o drásticos propósitos que exigían mucho de mí y ante los que sucumbía poco después de intentarlos. (Como las resoluciones de Año Nuevo que se desmoronan al cabo de poco más de un mes.) No subestimemos lo pequeño y en apariencia sencillo, porque debajo se esconde el éxito a la hora de hacer-y-conseguir las cosas.

Come a “pequeños bocados”, construye ladrillo a ladrillo, fíjate pequeños pasos y ejecútalos día a día, pero siempre con ese gran objetivo final en mente que cada día también puedes y debes recordar para inspirarte y motivarte.

4Ser consciente, estar presente

Uno de los hábitos productivos que más me ha ayudado en los últimos meses es el que yo llamo el “Enfoque”. Consiste en hacer las cosas de forma consciente, estar completamente presente en el momento y actuar con la lucidez del que no sólo mira sino que ve y comprende lo que tiene frente a sí.

El Enfoque tiene innumerables beneficios y es además uno de los mejores remedios frente a alguno de los males improductivos más comunes:

  • Te ayuda a calibrar la importancia de lo que haces (poca, mucha o muchísima) y actuar en consecuencia (con poca, mucha o muchísima pasión y tiempo)
  • Te ayuda a vencer con más facilidad las distracciones o los despistes porque te hace presente y consciente. “Ahora estoy haciendo esto y nada me va a interrumpir”.
  • Te ayuda a eliminar lo que yo llamo la “navegación inconsciente” que hace que vayas deambulando sin sentido ni propósito por Internet, blogs o redes sociales.
  • Te ayuda a aprender a decir “no” a alguien o postergar una tarea sacrificándola por otra más importante que en ese momento tienes entre manos.
  • Te ayuda a dar sentido y a saborear todo aquello que haces, bien recordándote su propósito, su objetivo final o bien valorando su importancia real.
  • Te ayuda a exprimir y disfrutar de cada momento, incluyendo tu tiempo libre (una película con tus amigos, un paseo con tus hijos, la lectura de una novela…)

El Enfoque, estar y actuar de forma consciente en el presente, es un poderosísimo aliado de la Productividad porque te acerca a tus objetivos reales, te ayuda a hacer y terminar las tareas y en la misma medida te aleja de las distracciones y otros malos hábitos.

Fíjate pequeños pasos y ejecútalos día a día, pero siempre con ese gran objetivo final en mente que te inspirará y motivará.

5Lo urgente no siempre es lo importante

Priorizar es una palabra que a mi entender está muy prostituida. “Es que tengo que priorizar o no me da tiempo a todo”. Vale, pero ¿cómo priorizas?, ¿en función de qué priorizas?, ¿de acuerdo a su urgencia o a su importancia e impacto reales?

Comprender la verdadera importancia de una tarea es una de las claves de la Productividad. Lo que yo llamo coloquialmente “poner cada calcetín en su cajón” te ayuda a comprender por qué y cómo hay que hacer esto o aquello. Entender la repercusión, calibrar el impacto real que cada cosa tiene en tu día o en un proyecto a largo plazo es la mejor forma de priorizar.

No hablo, naturalmente, de cuando tu jefe te ordena algo. Ahí la prioridad y los motivos están claros. Hablo de la prioridad que nos fijamos nosotros mismos con cada cosa que hacemos: leer el Email, entrar en Twitter, leer feeds, hacer una presentación, acceder a una petición de un compañero, responder a la llamada de un cliente… piensa la cantidad de tareas y cosas que haces al cabo del día.

“¡Es que esto es muy urgente!” ¿De verdad lo es? ¿No puedes posponerlo un poco y hacer ahora eso otro que tienes ahí y que sí es importante? Cuando eres capaz de discernir y separar con nitidez lo Urgente de lo Importante empiezas a actuar con Productividad de verdad.

Recuerda la frase que yo repito con tanta frecuencia en mis artículos: ser productivo es cuestión de saber elegir.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • buenas reflexiones Berto, a veces hay que volverlas a leer para volver a reordenar la forma de actuar.

    Gracias

  • rauldm

    me quedo con la boca abierta Berto!!!!!!!!!!! Eres el Buda de la Productividad!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! jeje!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! NECESITAMOS YA UNA GUIA en papel para ir leyendo recurrentemente tus sugerencias eh!!!!!!!!! o un podcast para ir al mas puro estilo de la serie Life, que el tio va con sus podcast de zen en el ipod!!!!

    Me ha encantado el post, y ahora en momentos bajos me ayuda a “proactivarme”…gracias

  • chalsito

    Como decimos en jerga politológica, el punto número 3 sería un “think global, act local”.

  • douglasfugazi

    excelentes tips para aplicar, muchas gracias por compartir :)

  • Me ha gustado mucho el enfoque sobre las prioridades de las tareas.
    Utilizo el GTD Chandler desde Ubuntu, es muy bueno, sencillo y simple. Sincroniza con la nube, pero no tiene implementadas dos características que creo básicas:
    a. Prioridades en tareas (ThinkRock, sí las tiene, aunque es más espartano).
    b. Gestor de proyectos a largo plazo.
    c. Notas en la bandeja de entrada, auque esto se puede suplir mediante el correo electrónico, el cual se puede configurar desde la aplicación.

    Echo a faltar un bloc de notas para dejar las anotaciones y después procesarlas (en Ubuntu no tenemos Evernote), aunque sí un block de notas como applet, aunque no me apetece tener todas las notas en el escritorio.

    Utilizo un netbook con Ubuntu a falta de iPhone, sincronizado con la nube. Va bien, exceptuando la incomodidad de las teclas para escribir.

    Me encanta el blog y te agradezco los post tan currados.

  • Sony2k

    creo que esto se ha convertido ya en un monotema y es una pena

    • A qué te refieres? A los artículos de Productividad? Si no estás interesado te invito a leer otros artículos que publico cada semana (tecnología, Mac…), hay cientos dedicados a otros temas.

      Como he dicho es un tema que me interesa a mí y a mucha gente… y si a ti no te interesa, pues pasa de largo. Así de sencillo :-)

      • marianoN

        buena respuesta! no entiendo por que hay gente que se esfuerza en señalar lo que consideran malo y no ver todo lo bueno…
        Felicidades, cada vez que leo me focalizo más en mi trabajo, y comento menos :)). Pero esta no la podía dejar pasar…

  • Sobre el punto uno, sin duda destacar la utilidad de la proactividad o, como yo la llamo, la cultura del “plan B”. La mayor parte de los inconvenientes que nos acontecen pueden solucionarse en menos tiempo del que muchos emplean en quejarse por el hecho de que han sucedido.

  • mackike

    Gracias Berto, tengo que dar unas charlas en el curro sobre GTD y creo que empezaré con el punto 1 y 2. La gente se creo que por poner 3 bandejas encima de la mesa ya se va a solucionar todo.
    Tus post son como las fotos de un buen fotógrafo. Todos pasamos por el mismo sitio y no lo vemos, y de pronto llega alguien y hace una foto maravillosa. Del mismo modo. lo que dices a menudo pueden parecer obviedades, pero si las relees y reflexionas te das cuenta de su importancia.

  • Muy pero que muy buena selección de puntos clave para apuntar al objetivo de la productividad. Vamos que es para imprimirlo y ponérmelo en la pared, ponérselo al resto de mi equipo que no blogean. (póntelo, pónselo era?).

    Muchas gracias.

  • Rubén

    Hola Berto.

    Yo soy de los que te agradezco mucho los artículos.

    En general porqué son de una calidad impresionante se nota mucho el trabajo que tienen detrás.

    Yo soy de los que aguantaron la suscripción durante el apagón por ese motivo y desde luego esta segunda etapa me tiene enganchado enhorabuena.

    En cuanto a los temas GTD me parecen todo un Para mi ha sido todo un hallazgo. De hecho hace poco lo hemos estado aplicando en un proyecto muy grande que disponía de muy pocos recursos humanos y gracias a la organización de tareas hemos conseguido un resultado muy bueno.

    Pese a ser novatos en GTD ha sido fundamental, y eso que era la fase final del proyecto.

    Así que de nuevo gracias por tus artículos.

  • Yo también celebro que sigas esta línea de consejos para obtener buenos resultados con la inversión de nuestro tiempo y esfuerzo. Sinceramente, creo que en el futuro pueden ser unas bases imprescindibles (una biblia?) para enfrentarnos a las nuevas formas de trabajo, las tecnologías y todo ésto. Con los tiempos que corren vamos a necesitar muchos más artículos como éstos. Muy buena la comparación con las buena fotografías, de mackike.
    Gracias mil.

  • EFE

    Hace unas cuantas semanas que pasé por primera vez por este blog. Ante el entusiasmo a la hora de hablar de productividad, procrastinación, saber elegir, etc. me decidí a ir modificando mi forma de desarrollar mi trabajo diario… y de momento la cosa va muy bien.

    Parece que el día se alarga. Lo que antes no podía hacer ahora siempre tengo un tiempo para ejecutarlo. Aún estoy probando y desde que empecé he cambiado cosas que no me funcionaban, pero lo conseguido hasta ahora merece la pena.

    Gracias por tus artículos, me ayudan mucho.

  • Muchas gracias por la labor que realizas en estas pequeñas clases de productividad, estoy realmente sacándole gran provecho en mi trabajo diario e intentando mejorar poquito a poquito cada día.

    Mi mas sincera enhorabuena por sus recetas y le ánimo a que no cese de escribir sobre el tema.

  • Hernando

    Muy buen articulo Berto, gracias por compartirlo. Leyendo recordé algunos puntos que toca el libro “los 7 habitos”, de Covey. La distinción entre lo urgente y lo importante… y la clave (necesidad vital para muchos) de ser proactivos, es decir ser responsables, de acción y tomar la iniciativa.

    Saludos.

  • ENFOQUE, una sola palabra que me ha entrado como un relámpago y me ha echo entender todos tus consejos.
    Gracias ;)

  • Gloria

    Muy bueno, sobre todo el consejo de diferenciar entre urgente e importante.

  • Remedios

    Gracias pablo me encanto el enfoque y la claridad para poder priorizar y mejorar de a poco y con grandes objetivos al final…pensar en grande!!!!!!!te los agradezco de todo corazón……es para aprender algo tan importante en nuestras vidas……y estas oportunidades hay que aprovecharlas!!!!!!!!!