3 Estrategias para organizarte si tu Agenda es como un Tetris

A veces organizar nuestra agenda es lo más parecido a jugar con un Tetris. Piensa en ello. Hay un montón de piezas que tienes que encajar, hay un espacio limitado donde todo debe acoplarse perfectamente y a medida que se acumulan las piezas ves que la cosa sube y te agobias más (el “fin de la partida” está cerca).

Y muchos días no es exageración. Viendo lo abarrotado de ciertas agendas y la cantidad de colorines que aparecen en pantalla aquello es un Tetris.

¿Se puede planificar y organizar mejor? Claro que cada caso es un caso. Pero sí hay tres pautas generales que a mí siempre me han resultado y que me apetece compartir contigo.

Deja espacio entre eventos o citas

Una planificación demasiado ajustada, en la que empalmas citas y los eventos se suceden sin margen alguno siempre da problemas. Retrasos, tareas inesperadas, marrones de última hora… sabes que siempre van a llegar. Así que lo mejor es dejar un espacio prudencial entre cada tarea-cita-evento. Máxime cuando hay otras personas involucradas (reuniones, eventos…) o hay desplazamientos por el medio (atascos…).

Sé prudente y hasta un pelín rácano a la hora de planificar. Si ibas a poner 10 cosas quita 2-3 y deja margen para hacer las cosas bien y lidiar mejor con los imprevistos. Días nos regala el año para cumplir con las tareas, lo que cuenta es hacerlas bien.

Cuida y protege las tareas Clave

Ya me has oído hablar de ellas más de una vez. Son las dos o tres grandes tareas del día que por su impacto, la concentración y la energía que exigen, debes cuidar y proteger. Son la columna vertebral de tu rendimiento. Empezar el día con una de estas tareas siempre genera resultados, te da satisfacción y te da más ritmo de trabajo.

A la hora de planificar tus citas y eventos trata por todos los medios de que no dañen ninguna de esas tareas. De alguna forma son intocables. Por ejemplo no pongas una comilona antes de una tarea Clave o una salida a ver a un cliente inmediatamente después del tiempo para hacerla (puede complicarse y la harás precipitadamente mal.)

Planifica semanalmente, no diariamente

Naturalmente muchas tareas vienen y deben hacerse en el día a día. Pero hacer una única planificación diaria te llevará a sobrecargar unos días y otros no. Sin embargo, combinarla además una “fotografía” semanal te dará más perspectiva y capacidad para visualizar en conjunto todo lo que hay que hacer.

Fijando objetivos semanales (además de los diarios) evitarás atracones, balancearás mejor todo el trabajo y conseguirás tiempo extra para otras cosas. Tres básicas pistas para esa planificación semanal:

  1. Elige un rato del viernes para sacar la foto de la semana próxima.
  2. Distribuye las “piezas” de acuerdo a tus objetivos y necesidades.
  3. Si hay muchas reuniones intenta concentrarlas el mismo día y tener “un día de reuniones”. (De otro modo sólo contribuirán a romperte el ritmo diario y te impedirán hacer tus propias tareas. Las reuniones son terribles. Un mal necesario que hay que saber manejar.)

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Niklaus

    Hay buenos tips aquí. Gracias por compartirlos.

  • Isabel Coslada

    Estoy de acuerdo en lo de los imprevistos. A mi siempre me caen marrones y cada dos por tres tengo que rehacer los planes para el dia.

  • Gustavo Lemus

    ¡Excelente metáfora! Esta idea de la agenda como Tetris me pareció muy atinada. Lo más interesante es cómo se llega a convertir en un Tetris colaborativo con los miembros de un equipo de trabajo. Muchas veces ese es el reto, la colaboración, pues aunque existen herramientas para potencializar la colaboración en equipo, lo complejo es lograr la integración del equipo.
    Gracias por llevar un blog tan bueno, por aquí seguiremos comentando.

  • OSCAR

    que tal, siendo usted un guru del evernote (al menos para mi y mucha gente lo es) quiero plantearle una duda que tengo acerca de este, apenas lo he empezado usar y aun y cuando he leido sus temas acerca de este no he logrado encontrar (si es que la tiene) la funcion de escribir sobre los escaneos o pdf que se guardan en este, es decir solo guarda la imagen pero no me permite escribir nada ni como encabezado ni al pie de este, es decir, quiero ver si se puede hacer como en el mail que uno adjunta la image pero se puede escribir en el mismo mensaje.
    de igual manera quiero ver si se pueden hacer anotaciones o señalamientos sobre la imagen.
    de antemano gracias

  • Hace tiempo vengo planificando semanalmente y me ha resultado muy bien

  • Flames

    Seguid llamando a Berto “gurú” que os van a caer unas cuantas hos….

  • Hola, Berto.

    Esta mañana me han invitado a un evento en el que vas a estar tú, así que me llevaré tu libro para que me lo firmes. Yo aún no he escrito nada, así que no te voy a poder firmar…

    Fuera de bromas, me ha gustado mucho este artículo. Sobre todo la parte en que hablas de la planificación semanal. Es algo que siempre me ha costado, con lo que voy a empezar a poner más empeño en conseguirlo.

    Gracias, Berto.

    • Qué bueno! Pues será un placer charlar contigo. Nos vemos entonces :-D

  • Gracias Berto por todo lo que compartes!

    Me parece muy útil!

    Gracias!

    Sergio

  • Lo de la planificación semanal yo lo aplico después de un curso de gestión del tiempo que hice (y de tus lecturas que hace tiempo que sigo) y la verdad es que se nota mucho. Identificas temas claves a la vez que los distribuyes y organizas.

    Un saludo muy fuerte

  • Interesantes tus observaciones, a mi me gusta planificar la semana los domingos para asi poder administrar los espacios y el tiempo libre de modo que siempre tenga holgura entre una actividad y otra.

  • Tamara Lopez

    Buenas Berto!

    Muchas gracias por el post.
    Soy nueva en estos lares de gestión temporal y es un tema que siempre me ha interesado mucho así que espero captar toda tu enseñanza pronto!
    Gracias de nuevo.

    • Bienvenida! Muchas gracias por pasarte por aquí y espero que descubras cosas interesantes y que te valgan :-)