Hay algún jefe o un cliente que no hay por dónde cogerlos. Trabajar con ellos es complicado (siendo generoso) y siempre terminan «pillándote». Malentendidos, descoordinaciones, el «yo no te dije que hiceras eso», el terrible «eso lo necesitaba para ayer, y mil cosas más.
Aunque haya aspectos de vuestra relación que no vas a poder cambiar, SIEMPRE hay detalles y puntos clave que puedes mejorar MUCHO… sobre todo si los cuidas de forma constante, y no solo cuando te ves con el agua al cuello. Como estos siete puntos que vienen ahora. Te aseguro que si te pones las pilas con ellos, las cosas van a mejorar bastante, y además cada día. ¿Los vemos?
1. Reconfirma lo hablado por escrito
Con tu jefe y cliente hablarás mucho por teléfono y en persona, sobre todo en reuniones. Si se trata de un tema de cierta importancia, te interesa ponerlo por escrito para reconfirmar y aclarar. Envíale un rápido correo con lo que habéis hablado. De ese modo quedará constancia por escrito de lo que tienes que hacer. Y cuando se trata de un cambio de planes o nuevos encargos, evitarás el típico «yo no te dije que hicieras eso» de muchos jefes y clientes. Por supuesto que no se trata de enviar ahora un correo para todo lo que se comente, pero sí para las cosas más sensibles.
2. Utiliza siempre el lenguaje de las fechas
Las fechas y los plazos suele ser el primer punto donde empieza la descoordinación con los demás. Ya sea tu jefe, clientes o el resto de tu equipo. Por eso, al hablar de tareas y proyectos es vital utilizar fechas siempre que puedas. Si en una reunión, correo, llamada o en una conversación de pasillo, se habla de «hacer algo», inmediatamente pregunta y aclara esto: «¿CUÁNDO?». Y si no hay una fecha clara o no sabe qué decir, asígnale tú una fecha plazo que mejor te convenga, y luego infórmale que lo tendrás listo para ese día.
3. Identifica las tareas o encargos sin fecha
(Siguiendo el importante punto anterior.) A más tareas de tu jefe o clientes sin fecha, más problemas sobrevolando sobre ti. Como un grupo de buitres que olfatean un cuerpo sin vida. Por supuesto que no todo lo que tienes en tu lista tiene que tener una fecha, pero intenta que, al menos las tareas/temas de ellos, las tengan. Haz un barrido diario-semanal por tus listas en busca de este tipo de tareas. Presta especial atención a aquéllas que llevan mucho tiempo anotadas ahí, y de las que todavía no has hecho nada. Porque un día de estos es fácil que te digan: «Oye, ¿cómo tienes eso que hablamos hace un mes?… y claro, ese día te habrá caído una urgencia que en el fondo podías haber evitado.
4. Haz un seguimiento regular de vuestros temas
Repasar y hacer un seguimiento frecuente de todos tus temas, es algo, no ya de Productividad Personal, sino de supervivencia profesional. Pero si hablas de jefe y clientes, es un detalle innegociable. Cada día, cada semana, pregúntate cosas como estas: «¿Me ha encargado algo nuevo mi jefe/cliente? ¿Tengo claras fecha y objetivo de eso?» «¿Tengo que enviar algún informe-reporte o dar feedback sobre algo?» «¿Hay algo de algún cliente que haya quedado pendiente esta semana?» «¿Tengo bien definidas las próximas tareas para mis clientes?» «¿Cuándo y cómo tengo que hacer llamadas o informar a alguno de ellos?»
5. Detecta YA temas sin cerrar o aclarar
Dentro de ese repaso frecuente de tus tareas y proyectos, hay un grupo de temas que NECESITAS identificar y vigilar a tope. Y son los temas sin cerrar, sin decidir, sin aclarar. Son los típicos puntos calientes que, por no detectarlos y enfriarlos a tiempo, siempre terminan por explotarte en las manos (¡Urgencia!). Y cuando hay jefes y clientes por el medio… eso no es nada bueno, te lo aseguro. Porque la explosión suele ser devastadora. Así que dentro de tu Revisión diaria/semanal reserva un espacio específico para identificar esos temas sin aclarar, y enfría esos puntos calientes cuanto antes y como sea: mediante una llamada, un correo, una reunión exprés, ve a verlo…
6. Prepara-y-Enfoca próximas reuniones y llamadas
Sí, lo sé. Es todo un clásico y además MUY obvio. Pero ¿cuántas veces has ido a reunirte con ellos sin haber mirado antes las cosas? Yo unas cuantas. Y no hay que preparar un powerpoint o un megainforme cada vez que te reúnas con ellos, pero sí mirar por adelantado una serie de cosas. Porque cuando te adelantas a mirar el contenido de reuniones y llamadas, y lo preparas solo «un pelín», tienes claro cómo vas a enfocar la conversación, por dónde vas a empezar a hablar, qué cosas vas a destacar, las ideas que has pensado antes, y sobre todo sabes lo que vas a decir y lo que NO vas a decir. Una vez más: es cuestión de madurez y supervivencia profesional, no solo si te interesa tu efectividad.
7. No te vengas arriba con los plazos
Uno de los primeros jefes que tuve en mi vida me enseñó casi todo lo que sé sobre trabajar con otros. Y una de las lecciones que nunca me olvidaré fue esta: «Hijo, a un jefe o a un cliente, NUNCA le des un plazo en caliente». ¡GRACIAS jefe! Porque aplicar esa regla me ha salvado el culo un montón de veces en mis veinte años de vida profesional. Si tu jefe o un cliente te piden una estimación, un plazo de entrega o cuándo puede estar listo eso de ahí, no contestes en el momento, en caliente. Porque es fácil que les des una fecha irreal que no vas a poder cumplir. Responde algo como esto: «Ahora no puedo decirte. Déjame que mire el resto de cosas que tengo pendientes y te confirmo por correo en media hora». Aun cuando tendrás que comprometerte a una fecha (porque te la están pidiendo), será más calculada, sopesada y realizable. ¡Esencial!
Son Siete GRANDES ideas. Al menos para mí. Porque durante todos estos años me han ayudado una barbaridad a colaborar, coordinarme y trabajar con un jefe o un cliente que no siempre me lo han puesto fácil. Tenía la opción de ponerlos a parir, enfurruñarme y verlos como los «enemigos». Pero opté por poner algo de mi parte. Ahora te toca a ti…