Tienes tu plan de tareas listo, empiezas a trabajar con ganas y, de repente, tu jefe o el cliente de turno viene con una tarea imprevista con la no contabas. Y no es un encargo cualquiera. Es algo que hay que “hacer para ayer” y que además te va a llevar bastante tiempo. En ese momento, tu planificación y tus objetivos para el día, se van al carajo. Te acaban de romper tu plan de tareas.
¿Hay forma de manejar esas situaciones? ¿Es posible minimizar el impacto de esos imprevistos? ¿Hay manera de cumplir con el resto de tareas que había planificado? Atento, porque quizás en estas claves que a mí siempre me han ayudado encuentres alguna pista para ti.
1Termina la tarea en la que estabas
La urgencia con la que ha aterrizado la nueva tarea te empujará a dejar todo lo que estabas haciendo para ponerte con ella cuanto antes. No lo hagas. Salvo que estuvieras en medio de una tarea menor o rutinaria, fácilmente sacrificable, por nada del mundo dejes a medias lo que estabas haciendo. Ese será un nuevo frente abierto que luego te costará mucho más retomar y terminar. Una tarea a medias es una tarea que siempre se complica y en la que luego tardas más tiempo.
2Analiza tu plan con serenidad
En esos momentos lo más normal es entrar en “modo cabreo” o “modo pánico”. O los dos. Te acaban de descolocar tu plan de trabajo y eso no gusta a nadie. Tras la primera reacción es imprescindible actuar con calma para así poder acertar en tus decisiones.
Ahí es donde se demuestra la importancia de contar con un plan de trabajo diario. Si lo tienes, puedes echar mano de él y estudiar cómo recolocar (con criterio) las piezas del rompecabezas para ese día. Te acabas de perder, pero cuando cuentas con ese “mapa” es mucho más fácil reorientarse y ponerse de nuevo en marcha. Sin él, la desorientación dura más tiempo y al retomar la marcha seguramente tomarás malas decisiones.
3NO toques ni retrases las tareas Clave
Generalmente estas tareas que llegan de sopetón son grandes, exigentes y requieren tiempo. Lo más habitual es hacerles sitio sacrificando otra de las dos o tres grandes tareas del día, una tarea Clave. Es normal verse tentado por ello. Por nada del mundo toques esas tareas. Porque detrás de ellas encontrarás los avances y cumplir los objetivos que tú esperas de tu propio trabajo.
Sacrificar y posponer esas tareas supone trabajar a ritmo de urgencias y nunca hacerlo en función de resultados. Contén el primer impulso, porque te verás tentado a mover esas tareas grandes a otro día. Protegerlas y hacerlas ese día es garantizar avances de verdad y no trabajar según el dictado de lo último en llegar.
«Ya, vale, pero, ¿cuándo hacerlas si la otra tarea que me acaba de caer me va a llevar media mañana?» Vas a “robar” tiempo de otros rincones… menos importantes.
4Cancela todas las reuniones y salidas
Las reuniones, y especialmente aquéllas que exigen un desplazamiento fuera de la oficina, son un ladrón de un tiempo que en ese momento necesitas encontrar a toda costa. Si ese día había alguna prevista, muévela y cancélala (o como mucho arrincónala al final de la jornada). Ese día no estás para regalar alegremente tu tiempo. Lo principal ese día es hacer las 2-3 tareas Clave que habías previsto y cumplir con la tarea-bomba que te han soltado. Todo lo demás, ese día, es gratuito, accesorio y secundario.
Saca tu mejor repertorio de excusas o practica frente al espejo tus sonrisa más convincente. Después habla cuanto antes con la otra persona(s) para mover la reunión a otro día. Vete por delante con un par de alternativas para proponerles; y si puede ser, para esa misma semana.
Lo principal ese día es hacer las 2-3 tareas Clave que habías previsto y cumplir con la tarea-bomba que te han soltado.
5Retrasa las tareas menores
Dentro de tu planificación para ese día habrá otras muchas tareas de menor importancia. Tareas que, perfectamente, puedes hacer al día siguiente. ¿Es eso Procrastinar? No, para nada. Eso es actuar con juicio productivo ante una situación inesperada que amenaza tu trabajo diario.
Recorre rápidamente tu plan de tareas e identifica aquellas tareas que puedes mover a mañana o bien otro día de la semana. Pero no digas «ya las haré». Ponle fecha y hora en tu plan semanal para darles salida en cuanto antes.
6Comprime el resto de tareas rutinarias
No obstante, habrá otras muchas tareas menores, periódicas y rutinarias, de las que no podrás desembarazarte. Las tienes que hacer sí o sí. En ese caso, y en ese día más que nunca, recorta drásticamente el tiempo que les dedicas. Si habitualmente le dedicas 60 minutos al Email, comprométete a reducir esos minutos al máximo: 40, 30 ó 25 minutos.
Informes y reportes, chequeos, logs, backups, mantenimiento, cifras y visitas, lectura online… Ese día no estás para “lujos” y no puedes permitir perder tiempo, energía y atención en tareas rutinarias. Si consideras que no puedes dejarlas para otro día, hazlas; pero al menos sin que te roben demasiado. De lo que se trata es de encontrar tiempo debajo de las piedras para hacer (bien) la nueva tarea imprevista.
7Delega o comparte algunas tareas
En tu planificación verás ciertas tareas menores que, o bien pueden hacer otras personas, o bien pueden ayudarte a hacerlas. Detéctalas, levántate y vete a hablar con ese compañero. «Mira el pedazo de marrón que me acaban de soltar. Tal vez hoy me pudieras echar una mano para completar este otro informe».
Naturalmente que no se trata de endosarles a ellos otro marrón y multiplicar el problema a lo largo y ancho de la oficina. Se trata de buscar ayuda para hacer tareas menores o rutinarias, y despejar así la mañana o la tarde para poder terminar la urgencia de tu jefe o cliente.
Las tareas imprevistas, los marrones urgentes, son algo con lo que hemos de saber convivir. Y eso supone conciliar el imprevisto con el resto de tareas (importantes y menores) que esperamos y queremos hacer cada día. Espero haberte dado alguna pista que te ayude en esa misión.