Claves para actuar ante tareas imprevistas y marrones

Tienes tu plan de tareas listo, empiezas a trabajar con ganas y, de repente, tu jefe o el cliente de turno viene con una tarea imprevista con la no contabas. Y no es un encargo cualquiera. Es algo que hay que “hacer para ayer” y que además te va a llevar bastante tiempo. En ese momento, tu planificación y tus objetivos para el día, se van al carajo. Te acaban de romper tu plan de tareas.

¿Hay forma de manejar esas situaciones? ¿Es posible minimizar el impacto de esos imprevistos? ¿Hay manera de cumplir con el resto de tareas que había planificado? Atento, porque quizás en estas claves que a mí siempre me han ayudado encuentres alguna pista para ti.

1Termina la tarea en la que estabas

La urgencia con la que ha aterrizado la nueva tarea te empujará a dejar todo lo que estabas haciendo para ponerte con ella cuanto antes. No lo hagas. Salvo que estuvieras en medio de una tarea menor o rutinaria, fácilmente sacrificable, por nada del mundo dejes a medias lo que estabas haciendo. Ese será un nuevo frente abierto que luego te costará mucho más retomar y terminar. Una tarea a medias es una tarea que siempre se complica y en la que luego tardas más tiempo.

2Analiza tu plan con serenidad

En esos momentos lo más normal es entrar en “modo cabreo” o “modo pánico”. O los dos. Te acaban de descolocar tu plan de trabajo y eso no gusta a nadie. Tras la primera reacción es imprescindible actuar con calma para así poder acertar en tus decisiones.

Ahí es donde se demuestra la importancia de contar con un plan de trabajo diario. Si lo tienes, puedes echar mano de él y estudiar cómo recolocar (con criterio) las piezas del rompecabezas para ese día. Te acabas de perder, pero cuando cuentas con ese “mapa” es mucho más fácil reorientarse y ponerse de nuevo en marcha. Sin él, la desorientación dura más tiempo y al retomar la marcha seguramente tomarás malas decisiones.

3NO toques ni retrases las tareas Clave

Generalmente estas tareas que llegan de sopetón son grandes, exigentes y requieren tiempo. Lo más habitual es hacerles sitio sacrificando otra de las dos o tres grandes tareas del día, una tarea Clave. Es normal verse tentado por ello. Por nada del mundo toques esas tareas. Porque detrás de ellas encontrarás los avances y cumplir los objetivos que tú esperas de tu propio trabajo.

Sacrificar y posponer esas tareas supone trabajar a ritmo de urgencias y nunca hacerlo en función de resultados. Contén el primer impulso, porque te verás tentado a mover esas tareas grandes a otro día. Protegerlas y hacerlas ese día es garantizar avances de verdad y no trabajar según el dictado de lo último en llegar.

«Ya, vale, pero, ¿cuándo hacerlas si la otra tarea que me acaba de caer me va a llevar media mañana?» Vas a “robar” tiempo de otros rincones… menos importantes.

4Cancela todas las reuniones y salidas

Las reuniones, y especialmente aquéllas que exigen un desplazamiento fuera de la oficina, son un ladrón de un tiempo que en ese momento necesitas encontrar a toda costa. Si ese día había alguna prevista, muévela y cancélala (o como mucho arrincónala al final de la jornada). Ese día no estás para regalar alegremente tu tiempo. Lo principal ese día es hacer las 2-3 tareas Clave que habías previsto y cumplir con la tarea-bomba que te han soltado. Todo lo demás, ese día, es gratuito, accesorio y secundario.

Saca tu mejor repertorio de excusas o practica frente al espejo tus sonrisa más convincente. Después habla cuanto antes con la otra persona(s) para mover la reunión a otro día. Vete por delante con un par de alternativas para proponerles; y si puede ser, para esa misma semana.

Lo principal ese día es hacer las 2-3 tareas Clave que habías previsto y cumplir con la tarea-bomba que te han soltado.

5Retrasa las tareas menores

Dentro de tu planificación para ese día habrá otras muchas tareas de menor importancia. Tareas que, perfectamente, puedes hacer al día siguiente. ¿Es eso Procrastinar? No, para nada. Eso es actuar con juicio productivo ante una situación inesperada que amenaza tu trabajo diario.

Recorre rápidamente tu plan de tareas e identifica aquellas tareas que puedes mover a mañana o bien otro día de la semana. Pero no digas “ya las haré”. Ponle fecha y hora en tu plan semanal para darles salida en cuanto antes.

6Comprime el resto de tareas rutinarias

No obstante, habrá otras muchas tareas menores, periódicas y rutinarias, de las que no podrás desembarazarte. Las tienes que hacer sí o sí. En ese caso, y en ese día más que nunca, recorta drásticamente el tiempo que les dedicas. Si habitualmente le dedicas 60 minutos al Email, comprométete a reducir esos minutos al máximo: 40, 30 ó 25 minutos.

Informes y reportes, chequeos, logs, backups, mantenimiento, cifras y visitas, lectura online… Ese día no estás para “lujos” y no puedes permitir perder tiempo, energía y atención en tareas rutinarias. Si consideras que no puedes dejarlas para otro día, hazlas; pero al menos sin que te roben demasiado. De lo que se trata es de encontrar tiempo debajo de las piedras para hacer (bien) la nueva tarea imprevista.

7Delega o comparte algunas tareas

En tu planificación verás ciertas tareas menores que, o bien pueden hacer otras personas, o bien pueden ayudarte a hacerlas. Detéctalas, levántate y vete a hablar con ese compañero. «Mira el pedazo de marrón que me acaban de soltar. Tal vez hoy me pudieras echar una mano para completar este otro informe».

Naturalmente que no se trata de endosarles a ellos otro marrón y multiplicar el problema a lo largo y ancho de la oficina. Se trata de buscar ayuda para hacer tareas menores o rutinarias, y despejar así la mañana o la tarde para poder terminar la urgencia de tu jefe o cliente.

Las tareas imprevistas, los marrones urgentes, son algo con lo que hemos de saber convivir. Y eso supone conciliar el imprevisto con el resto de tareas (importantes y menores) que esperamos y queremos hacer cada día. Espero haberte dado alguna pista que te ayude en esa misión.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • Interesante posteo, aunque encuentro a faltar la más importante.
    Personalmente, mi experiencia me dice que la manera mediblemente más eficiente de afrontar los trabajos con multitud de marrones e imprevistos es la previsión de éstos.
    Sí, si se me permite el fácil juego de palabras, lo imprevisible se puede prever. Lo principal es establecer un sistema que permita, durante un cierto periodo de tiempo, medir esos marrones: Cúando suelen llegar (día de la semana, mes, temporada, circunstancias, etc.), en qué forma (hay que diferenciar los diferentes tipos de marrón habituales), y que consecuencias a nivel de planificación i eficiencia han provocado (para poder medir su impacto).
    El objetivo es claro. Se trata de estudiar el comportamiento de la organización al respecto de estos “marrones” para, después, encontrar la manera de minimizar sus efectos.
    Al final, en TODAS las organizaciones, se puede descubrir un patrón de comportamiento. Acaba descubriéndose que muchos de esos marrones son:
    a) previsibles
    b) evitables
    c) minizables

    A partir de ahí ya es tan solo cuestión de:
    a) establecer periodos de alerta (para las etapas en las que se ha demostrado empíricamente que más marrones surgen)
    b) planes de actuación previos
    c) planes de contingencia (que inclyen instrucciones precisas sobre lo que se debe hacer con las tareas que se van a ver afectadas)

    Un pequeño apunte más. En la mayor parte de organizaciones, un error muy común se repite. L@s jefes y jefas que encargan el marrón no lo gestionan correctamente. Lo entregan sin más, esperando que la persona o departamento afectado sepa reorganizar su planning, olvidando que son precisamente ell@s l@s que deben aclarar las prioridades y quitarle hierro a las tareas que van a verse afectadas. Dicho de otro modo, si la tarea A, que era importante y urgente, se ve desplazada por un marrón, es el propio jefe o jefa quien debe aclarar a l@s responsables que ahora la tarea A ya no es tan urgente y, por tanto, que su fecha de entrega se modificará.

    En fin, hay muchas más cuestiones a resolver al respecto, pero tampoco no quiero dar más la lata.

    Insisto, interesante post.

    • Muchas gracias por tu aportación, muy interesante!
      Creo que completa muy bien el post que, como recalco al principio, está más enfocado a manejar los imponderables.

  • Genial como siempre. Me quedo con lo de mantener la calma, y forzarse a hacer las 2 o 3 tareas clave del día.

    Muy bueno Berto ;-)

  • Como mencionabas en el último punto: si se puede trabajar en sociedad, hay que incentivarlo.

    Cuanta más gente esté dispuesta a asumir una pequeña cantidad de trabajo en sus días aliviados a cambio de poder cederla en sus días cargados el sistema gestionará mucho mejor los imprevistos.

    Si colaboras con varios casi podrás predecir que os llegará algún imprevisto con seguridad cada día y entonces tenerlo en cuenta en tu plan. Lo imprevisto a gran escala se hace previsible. Un saludo

  • El otro día repasé una audiolección el curso que hablaba precisamente de este tema: cómo hacer frente a las tareas imprevistas. Lo cierto es que tener un plan definido y por escrito para el día y la semana es IMPRESCINDIBLE.

    Si no hay objetivos no iremos a ninguna parte. Bueno, sí, iremos de aquí para allá sin orden ni concierto.

    • Sin duda, de ahí que le dedicara un episodio del Curso. Yo era algo que antes descuidaba mucho y ahora le doy mucha importancia. Es clave.

  • Muy difícil de conseguir, pero lo intentaré. :)

    Uno de los problemas principales con los que me encuentro en el día a día es este. Muchas gracias y enhorabuena por el artículo.

    Un saludo,

    Julio Aliaga

  • Alejandro

    Hola, acabo de conocer su blog. Le he echado un vistazo y lo he estado leyendo a fondo y la verdad que lo añado a mis RSS inmediatamente!

    Sigo muchos blogs y la verdad que hace tiempo que no encontraba ninguno tan útil como este.

    Necesito planificarme mi vida ya que tengo 20 años y soy una persona muy desorganizada que no tiende a complir con sus objetivos.

    • Bienvenido!
      Me alegro que lo encuentres de interés. Hay mucho material publicado en el que bucear :-)

  • Mauricio

    Mas a la tecla no se le pueda dar!!!
    Muy bueno Berto. Te he seguido en el ultimo año y me resulta sumamente interesante las experiencias y notas.

    Muchas Gracias.