5 Reglas de Oro si Quieres Evitar la Bancarrota en el Correo

El Email, como la gran mayoría de las herramientas y servicios digitales, es un fenomenal esclavo pero un malísimo amo.

Cuando el Email te consume horas y más horas, cuando empieza a sustituir a otras tareas propias de tu trabajo, cuando crees que por enviar más y más emails haces algo, cuando “chequear” el Email es ya un acto reflejo e instintivo, cuando te domina la ansiedad y hasta el estrés al enfrentarte a tu Bandeja de Entrada, es hora de empezar a cambiar algo.

Si cada día sufres avalancha de correos, si llegan más rápido de lo que salen, si nunca logras vaciar tu Inbox… te interesa lo que viene ahora.

En nuestros trabajos el Email es posiblemente una de las actividades más ladinas que hay. Porque al ocuparnos y dedicarnos a ella tenemos la falsa sensación de ser eficaces y productivos. Y no vale para nada. Tu trabajo, es otro completamente distinto y desde luego más importante. En toda mi vida no me he encontrado un gran emprendedor, directivo, profesional o personal, que lo haya sido por enviar emails o por gestionar bien su correo.

Con esta idea, con este punto de partida bien asentado en tu “ADN productivo”, te resultará mucho más fácil evitar la bancarrota en el Email. Para conseguirlo, a continuación te expongo algunas ideas que siempre me han funcionado bien en mi propia experiencia personal.

1Empieza a enviar menos mensajes

¿Una perogrullada? Puede, pero funciona. Cuantos más mensajes envíes más mensajes de vuelta tendrás. El Email no es efectivo para todo aunque muchos lo utilizan como si valiera para todo (hasta para hablar con la persona que tienen al lado en la oficina).

Antes de redactar ese mensaje pregúntate primero si es totalmente imprescindible, si no hay otra forma mejor de hacerlo-comunicarlo, si estás poniendo demasiados destinatarios o si en el fondo aporta algo (a ti, a tu actividad, al proyecto…). Un mensaje es una tarea de ida y vuelta que no vale para nada salvo que la traduzcas en acciones reales. Escribir emails no te hace mejor.

2Trabaja SIEMPRE con Filtros y Reglas

Fundamental, capital, esencial. Tanto si sufres avalancha de correos como si no, es una herramienta de incalculable valor para cualquier persona que reciba más de 10 mensajes al día. La capacidad de clasificar automáticamente un alto porcentaje de los correos entrantes, facilita las operaciones, te ayuda a priorizar, reduce la ansiedad y separa el ruido de los correos importantes.

Y si ya los utilizas, revisa tu política de filtros con cierta frecuencia. No hay porqué tener 100 reglas para el correo, pero si tienes 10-20 buenas, actualizadas y coherentes, puedes salvar tu salud mental y ganar tiempo material para hacer las cosas por las que verdaderamente te pagan y te levantas cada día. (Sobre los filtros he hablado bastante en este artículo, en este y en este otro.)

3Archiva sin piedad, procesa con agilidad

A la hora de ponerte a procesar tu Email, los filtros te van a ayudar muchísimo para saber por dónde empezar y cuánto de todo lo recibido es de verdad importante. Sé ágil y diligente a la hora de contestar, reasignar o archivar emails. No estas asignando códigos de lanzamiento de misiles, sólo son emails. No tienes que contestar a todo lo que entra pero sí hacer algo con ello.

Conocer los atajos de teclado de tu aplicación de correo, y utilizar en ciertas ocasiones las respuestas prediseñadas, te facilitará la vida y te atascarás menos en cada operación. Sobre todo en las rutinarias.

4Revisa notificaciones, alertas y newsletters

Nuestro Email diario ha engordado notablemente en los últimos años y meses de la mano de redes sociales, blogs y de los clásicos boletines a los que estamos suscritos. Haz un repaso exhaustivo y riguroso de todo eso y pregúntate: a) ¿de verdad necesito toda esta m*******? b) ¿qué me va a pasar si desactivo, elimino o busco otras alternativas a estas notificaciones? Suelta lastre, elimina ruido, facilítate el trabajo.

No des nada por sentado. En la inmensa mayoría de los casos todo eso es ruido autoimpuesto que no te aporta nada. Todo lo que no suma, resta. Y si todavía quieres recibirlo, crea unas férreas reglas para separar nítidamente todo eso de lo demás. De lo importante.

5Revisa menos veces al día

Reduce la frecuencia de veces en las que “chequeas” el email. Elige momentos específicos e inalterables en el día para “procesar” por completo todos los emails que hayan llegado. Los importantes, porque los que son ruido los puedes marcar como leídos o eliminarlos tan ricamente. Y tú podrás continuar con tu labor. La de verdad.

(Salvo que tu trabajo sea ése) Cuanto más tiempo le dediques al Email más fomentarás la bancarrota. Tu trabajo ya es lo suficientemente exigente como para que lo compliques con el Email. “Sufrirlo” no es una opción y la mejora exige cambios. Como los que te acabo de proponer u otros que tú pongas en marcha.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Víctor - 28 junio 2010

Buen artículo.

Quizá en otro post podrías sugerir algunos filtros especialmente útiles que hayas finalmente adoptado.

Cada uno tiene sus preferencias, pero siempre es bueno tener una visión diferente.

Gracias,
Víctor

Claudia Sanz - 28 junio 2010

Buen post. Yo recomiendo sobre todo la 2 y la 5. Desde que lo hago he notado bastante cambio y ya no me condiona tanto el email que entra.

Salu2

Ricard Lora - 28 junio 2010

Creo que voy a poner en practica algunas de tus ideas porque ultimamente el email para mi es un problemón. Gracias por estos aportes practicos.

Aitor Calero García - 28 junio 2010

Suscribo totalmente los puntos 3 y 4. Archivar, archivar y archivar, luego siempre se pueden buscar las cosas, pero tener la bandeja de entrada con cientos de correos produce mucha intranquilidad.
También es muy importante pensar porqué y para qué me quiero suscribir a algo.
A mi me ayuda visualizar mi correo electrónico como si fuera el casillero postal de mi casa. No me gusta verlo lleno de publicidad, pues mi email tampoco.

Edgar Roma - 28 junio 2010

Buenos tips, intentaré aplicarlos en mi trabajo.

Enhorabuena por el blog!
E-

Patricio Larrain - 28 junio 2010

Que buenos consejos, y lo digo de verdad ya que en lo particular me está ocurriendo lo que dices en este y otros posts asociados al mail. Es increíble como me estresa ver mi bandeja de correos llena de mensajes que necesito (o creo debo) responder. Voy a seguir tus consejos.

Algo que aprovecho de preguntarte, ya que no lo he visto en tu Blog, es que consejos nos das para gestionar el mail a aquellos que como yo, usamos un iPhone y donde las reglas y filtros hasta donde se no se pueden aplicar.

Saludos desde Chile

    Berto Pena - 28 junio 2010

    Yo también tengo el correo (Gmail) en el iPhone pero con reglas. Puedes hacerlo si lo configuras como IMAP no POP.

Patricio Larrain - 28 junio 2010

Lo aplicaré gracias.
Alguna sugerencia para el correo “IMAP” de la oficina (No Gmail). No es Exchange por lo que las reglas no viajan contigo, es decir, se quedan en el cliente de mail que usas en la Mac.

Saludos
Patricio

José Ramón - 28 junio 2010

Desde que leí el libro de Berto Pena sobre Gestión Personal, he ido poniendo en práctica los consejos sobre el uso del Email. Actualmente, si bien me queda trabajo por hacer, he conseguido tener a raya la bandeja de entrada (es decir, vacía).

Especialmente valiosa me parece la idea de no abrir el correo a primera hora de la mañana, es decir, lo primero a hacer nada más comenzar el día. Me esfuerzo por llevar a cabo una de mis tareas del día nada más comenzar el día. Intento que sea algo sencillo pero necesario. Lo justo para sentirme bien nada más empezar el día. Luego, una vez terminado, chequeo mi correo y sigo con ello.

Algo que me cuesta más es no andar chequeando el correo a lo largo de la mañana y la tarde, pero con esfuerzo lo voy consiguiendo. ¡Son muchos años de vicio!

Un saludo a todos.

Samuel - 29 junio 2010

Muy de acuerdo con tus consejos, el objetivo es archivar, procesar y dejar en 0 la bandeja de entrada

Saludos
Samuel

jose - 30 junio 2010

La verdad es que los consejos son tan evidentes que hasta que no los aplicas piensas “¿porqué no lo habré hecho antes?”. Y es verdad que funciona.

David Esteban - 1 julio 2010

Algun consejo para “archivar” de forma eficiente desde el programa Mail de Mac? Como “switcher” no me he acabado de acostumbrar todavía a las técnicas de archivado más aconsejables en Mac llegando desde Outlook … todo el correo lo tengo en un servidor externo Exchange (contratado como servicio, asociado a nuestro dominio de Internet)

Gracias anticipadas por la ayuda
David

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