Descubre cómo buscar mejor en Evernote

Las búsquedas avanzadas es una funcionalidad que lleva en Evernote desde el principio pero intuyo que está algo desaprovechada. Y es fabulosa, porque en la práctica actúa como un filtro que te permite mostrar y ocultar notas según los criterios que tú definas.

Cuando tienes cientos y cientos de notas en Evernote su buscador a veces no es suficiente. Porque una misma palabra puede aparecer en varios de lugares y en notas que no tienen relación alguna entre sí. Así que a medida que sumas más notas te encuentras con el problema para el que no nació la búsqueda: tener luego que buscar entre los resultados.

Una buena clasificación de Libretas y Etiquetas sin duda alguna ayuda mucho. Pero es cuando sabes buscar bien cuando pierdes mucho menos tiempo. Y si sabes aprovechar bien la funcionalidad de las búsquedas “Búsquedas Guardadas”, entonces vas un paso más allá.

Imagina que tienes una carpeta llamada “Trabajo”. Ahí tienes anotaciones de proyectos de todo tipo (actuales, pasados, propios, de tu equipo, brainstorming, etapas, correcciones…). Si buscas la palabra ventas puede que te salgan montones de notas de diferentes proyectos que no guardan relación alguna. Luego tendrías que ir una por una hasta encontrar la que querías. Si en cambio buscas notebook:trabajo ventas Francia -Portugal la cosa cambia mucho. Estarás buscando sólo las notas de ventas en Francia pero no las de Portugal.

Imagina que tienes una carpeta llamada “Viajes”. Ahí guardas todos los detalles de tus viajes (direcciones de hoteles, lugares para visitar, contactos de personas, billetes electrónicos…) tanto personales y familiares como de trabajo. Si busco hotel pueden aparecerme desde opiniones que recopilé sobre un hotel en Ciudad del Cabo al bono que he de imprimir para la convención de París la semana próxima. Si busco hotel tag:personal estaré filtrando sólo mis viajes de ocio personal.

Son sólo dos ejemplos, claro, pero sirven para visualizar la capacidad de filtrar y encontrar que tiene Evernote. Porque cuando acumulas muchas notas eso empieza a ser algo a tener en cuenta.

¿Qué tipo de búsquedas avanzadas puedes hacer en Evernote? Te pongo algunas de las más representativas:

  • Palabra o expresión exacta: ”Ciudad del Cabo”.
  • Comodín: futbol* y buscará palabras como fútbol y futbolín.
  • Excluir palabras: -Portugal y buscará todo menos las notas que contengan “Portugal”.
  • Incluir o Excluir etiqueta: tag:personal o tag:-trabajo
  • Incluir o Excluir Libreta: notebook:viajes o notebook:-compras
  • Buscar sólo en el título: intile:safari
  • Por fecha: created:day-1 y buscará todas las notas creadas ayer. O bien created:month y buscará todas las notas creadas este mes.
  • Combinando varias: notebook:viajes tag:personal tag:-trabajo intitle:safari

El problema está precisamente en el formato de algunas de estas búsquedas. Es un coñazo tener que teclear todo eso cada vez que quiero hacer un filtrado o una búsqueda refinada. Para eso tienes los Atributos y las Búsquedas Guardadas.

Los Atributos son filtros creados por la aplicación que te permiten mostrar en función de varios criterios predefinidos:

  • Fecha de Creación.
  • Fecha de Modificación.
  • Tipo de fichero que contiene (audio, imágenes, enlaces, lista de tareas…)
  • Desde dónde se creó (por Email, desde tu móvil, desde la aplicación…)

Las Búsquedas Guardadas complementan todo el panorama un poco más. Si hay alguna búsqueda/filtrado que realizas con cierta frecuencia y además es un poco avanzada, almacénala como Búsqueda Guardada y para ejecutarla sólo necesitarás un clic.

Con una Búsqueda Guardada puede tener a mano una búsqueda que incluya (incluyendo y/o excluyendo) palabras clave, etiquetas, atributos y libretas… Puede llegar a ser bastante potente.

En mi caso personal, con una estructura medianamente organizada de Libretas, sabiendo buscar/filtrar, y guardando las búsquedas que más repito, poco a poco me he ido desprendiendo de las Etiquetas en Evernote. Porque me da mucha pereza agregarlas cuando creo una nota.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Flames

    Ya sé que es un tema muy manido, pero si hubiera posibilidad de tener subcarpetas el problema de las búsquedas sería menor.

    Gran programa EVERNOTE. Aunque se utilice sólo a un 10% ya merece la pena.

    • Sí, a ver si lo ponen de una puñetera vez, porque se lo están tomando con calma. Y para mí es funcionalidad número 1.

  • didaquis

    TRUCAZO Berto !

    Me viene de perlas. Tus consejos sobre Evernote y Quicksilver valen oro.

    Por cierto, creo que falta una letra en “Buscar sólo en el título: intile:safari”.

  • Para mi la funcionalidad crítica que todavía no tiene es poder ver las libretas que te comparten desde las aplicaciones de escritorio y móviles. Me parece un grandísimo fallo.

    • Sí, sin duda es otra de las demandas que tienen sobre la mesa. A ver si se ponen las pilas.

  • Camilo

    Ya me he bajado esta aplicación dos veces, y siempre la borro. A parte de ser pesado, la sincronización es muy lenta, además no tiene pegado automatico, todo es muy manual, y han habido ocasiones en que borra documentos.

    Es preferible google notes, ya que la sincronización es inmediata, no ocupa espacio, no se pierde nada, puede uno guardar de todo en etiquetas y más. La otra opción es one note de microsoft pero es muy pesado.

  • Andrés.

    Hola Berto!

    Eres un gurú del Evernote, y tus consejos de productividad son de lo mejor!
    Aunque tengo una pregunta, Evernote se me hace muy “pesado y con muchas opciones” ¿hay alguna alternativa al Evernote?

    Gracias!

    • OneNote de Microsoft y sobre todo Springpad son dos alternativas.

      • Andrés.

        Gracias!

        • Francisco

          También está Yojimbo. Cuenta con aplicación para Mac, iPad y –creo– iPhone.

      • Berto, ya sé que no hay que volverse loco buscando “la mejor aplicación”, pero, además de Springpad, Evernote y OneNote, hace poco descubrí Licorize. ¿Qué nos puedes decir de esa aplicación? Por lo que veo, se parece bastante a Evernote, pero además se “postula” como una herramienta para la gestión de tareas.

        Por otro lado, ¿alguien que lea esto ha trabajado con Springpad?

        Es que a mí me pasa con Evernote como a otros que han escrito aquí: a veces no funciona como cabría esperar. Además, la interfaz no es lo más atractivo, para mi gusto.

      • Mario

        Yo tenía Evernote hasta hace 4 días, pero me he descubierto Springpad y me gusta mucho más. Siempre me han gustado las anotaciones acompañadas de una buena interfaz, y Springpgad tiene un plus por encima.

  • Fernando

    Lo cierto es que cada día me gusta más Evernote. Se ha convertido en una especie de navaja suiza a la hora de recopilar información, organizarla, etc. Lo único que me gustaría sería que implementasen la posibilidad de sincronizar por wifi, porque no siempre tengo internet y en ocasiones me sería útil poder hacerlo. (En todo caso, si hubiera que elegir, me quedo con la cosa tal y como está.)

  • David Marsinyach

    Yo tengo Evernote desde hace más de un año, y lo utilizaba muy poco. Después con la versión para iPhone lo empecé a utilizar algo más, pero ha sido a partir de tener el iPad (unas tres semanas) que me he empezado a viciar con su uso. Incluso me empiezo a plantear la versión de pago, aunque por tráfico no me hace falta (aún), sí lo haría por la posibilidad de poder visualizar las carpetas en la versión off-line.
    Y aunque solo esté ligeramente relacionado, para los más fanboys de Evernote tengo un wallpaper de tamaño 2560×1440, que si Berto quiere se lo envío y lo cuelga para que esté disponible para todos.

    • Claro, cuelga ese fondo en cualquier sitio público (por ejemplo una carpeta pública de tu Evernote) y pone el enlace en otro comentario :-)

  • Yo, para aquellos que gustan de personalizar su escritorio/iconos, me hice un custom del icono de Evernote. Está hecho para OSX y convertido a Windows, pero no se como habrá salido esa conversión =)

    http://tipodgraphic.com/post/1604765193/evernote-replacement-icon

  • David Marsinyach

    Como sugirió Berto, he colgado el wallpaper en Evernote y este es el enlace. Espero que os guste.

    http://www.evernote.com/pub/avieso/pblica

  • David Marsinyach

    Creo que tengo algún problema para publicar el enlace para descargar el wallpaper.

    • Publicado. El filtro anti-spam pilló el enlace :-)

  • Y como podria hacerse una busqueda en todas las notas, es decir, yo quiero buscar TODAS las notas de cualquier notebook que tenga la etiqueta @favorito.

    Puedo buscar tag:@Favorito teniendo marcado mostrar todas las notas, pero me gustaria cuando estoy dentro de un notebook en particular no tener que marcar VER TODAS LAS NOTAS para despues aplicar mi busqueda inteligente.

    Seria algo asi “notebook:all note tag:@Favorito”

    Pero no funciona, ¿alguna sugerencia?

    Saludos