Aprovecha a tope los “Enlaces Rápidos” de Gmail

GmailLos Enlaces Rápidos son una fantástica funcionalidad de Gmail un tanto escondida y desconocida. Bien utilizada, ofrece grandísimas posibilidades a la hora de organizarte y trabajar mejor. No la malinterpretes. No es una simple “opción más”, sino una manera de inyectar esteroides y vitaminas a tu Gmail.

Echándole una pizca de imaginación, estos Enlaces Rápidos pueden mejorar muchísimo tu experiencia diaria con el correo de Google. En resultados y eficacia, en organización y Productividad, están a la altura de las Etiquetas. Te invito a descubrirlos.

Activarlos es lo primero

Esta opción viene desactivada de serie así que tendrás que activarla manualmente tú. Puedes acceder a las opciones de Labs desde el menú superior derecho (el icono que está junto a “Configuración”). Una vez ahí baja hasta que veas la opción “Enlaces Rápidos”. Actívala y guarda los cambios.

Una vez hecho verás en la barra lateral izquierda una nueva caja donde podrás agregar tus Enlaces Rápidos. ¿Y qué son? Pues son a tu Gmail lo que los Favoritos a tu navegador. Enlaces a sitios o elementos destacados de tu Gmail que consultas o a los que accedes con frecuencia, pero que en principio no están a un clic de distancia.

¿Qué usos le puedes dar?

Aquí, como en muchas aplicaciones, funcionalidades y herramientas que hay en Internet, creo que sus responsables hacen un pobre esfuerzo de comunicación. Habilitan la opción y luego pasa sin pena ni gloria porque los usuarios no llegan a ver todo su potencial.

Los Enlaces Rápidos se vuelven tremendamente útiles cuando necesitas automatizar búsquedas, acceder más ágilmente a ciertos sitios de Gmail o como complemento de las etiquetas con las que seguramente ya trabajas.

Para estos Enlaces Rápidos yo te voy a sugerir algunos usos que yo mismo les doy, o bien que les he dado en el pasado. Pero naturalmente hay muchos más…

# Complemento (o sustituto) de las Etiquetas.
Las Etiquetas son una forma de clasificar y marcar ciertos mensajes que quieres destactar respecto al resto. Tal vez los de un cliente en especial, los de un proyecto o los que te envía una empresa en particular.

Las Etiquetas han nacido para ayudarte a organizarte mejor, pero si utilizas demasiadas el remedio puede convertirse en enfermedad. Una alternativa para no abusar de ellas es crear igualmente reglas y filtros para ciertos mensajes, pero no asignarles una etiqueta; y acceder a ellos mediante un Enlace Rápido.

Digamos que quiero ver con un simple clic todos los correos que me va enviando la empresa X para un proyecto que durará una semana. No merece la pena crear una nueva etiqueta sólo para eso, así que voy a aprovecharme de los Enlaces Rápidos. Hago una búsqueda avanzada (hay que saber buscar bien) y luego guardo el enlace de la barra de navegación como nuevo Enlace Rápido. Voilà. Todos los anteriores y los nuevos mensajes de la empresa X están a sólo un clic de distancia.

# Combinar y consultar dos o más Etiquetas
Con un Enlace Rápido puedes consultar de golpe los mensajes clasificados en dos o más Etiquetas. Imagina que tengo tres etiquetas llamadas “Equipo”, “Personal” y “Casa”. Si quisiera ver los mensajes recibidos en cada uno tendría que ir primero a uno, luego a otro y finalmente al tercero. Si eso es lo que quiero, con un Enlace Rápido que aúne ambas etiquetas lo conseguiría (guardando en enlace de la búsqueda avanzada l:equipo OR l:personal OR l:casa) de una tacada.

# Búsquedas frecuentes y repetitivas
Muchas veces te ves a ti mismo buscando una y otra vez lo mismo en tu correo. Una serie de correos que te enviaron ciertas personas, informes o actualizaciones que recibiste… En la práctica muchas personas utilizan su correo como un disco duro más donde volver una y otra vez sobre la información recibida. Si detectas que alguna búsqueda se repite con gran frecuencia, ahórrate tiempo y esfuerzo y conviértela en un Enlace Rápido.

# Acceso rápido a ficheros adjuntos
Y hablando de “discos duros”. El Email sigue siendo para muchas personas la forma más “eficaz” de intercambiar archivos (voluminosos o no). Y no es algo puntual sino que es su forma habitual de trabajo. Así que a la postre Gmail se convierte en un repositorio de presentaciones, videos, audios o zips de todo tipo y condición. Haciendo una búsqueda por tipo de fichero (mov, zip, ppt, avi…) y luego guardándola como Enlace Rápido te ahorrarás muchos clics.

# Mensajes donde yo soy el único destinatario
No es lo mismo un mensaje donde yo estoy copiado junto a cinco personas que otro donde yo soy el único destinatario. En el segundo caso tiene más importancia y relevancia, y posiblemente quieren o me piden algo en concreto. Crear una Etiqueta para estos mensajes puede ser excesivo pero no tanto si piensas en un Enlace Rápido y en la práctica obtendrás la misma funcionalidad. Conseguirás de una manera ágil y cómoda de resaltar esos mensajes seguramente más importantes que el resto.

# Destaca mensajes según fecha
Mediante las búsquedas avanzadas en Gmail puedes aislar los mensajes recibidos en un periodo de tiempo y luego convertir esa búsqueda en Enlace Rápido. Así, si te resulta útil, puedes separar los mensajes recibidos Hoy, Ayer o durante la última semana. Incluso puedes decidir crear un enlace para los enviados en el último mes por uno de tus clientes. Posibilidades no te faltan, otra cosa es que tú veas la necesidad y la utilidad de cada una.

Sobre los Enlaces Rápidos he escrito en el blog más de una vez aunque solamente de pasada. Y siempre he tenido la sensación que es una de esas cosas que están ahí, pero que la mayoría desconocen o que no exprimen al máximo. Bien utilizada es una grandísima funcionalidad y por eso te he dejado escrita esta pequeña guía. Espero que te ayude.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Voy a echar un ojo a Gmail ahora mismo… se echa en falta alguna captura de pantalla ;)

    • Es para que trabajéis vosotros un poco, no lo voy yo a hacer todo :-P

      • Me refería sobre todo al aspecto en general del post y que parezca menos “tocho” ;)

        • Lo sé, lo sé, pero no siempre tengo tiempo libre para ponerlo todo bonito.

  • Alberto

    La verdad es que como complemento de las etiquetas es genial… me lo he tenido que pelear un poquito porque simplemente con el post no me enteraba como funciona… pero supongo que así lo valoro aún más…

    Yo me he hecho:
    Unread –> Independiente de dentro de que etiqueta esté
    “Mi chica” –> emails que me manda a mí y sólo a mí…
    y alguna etiqueta que tengo anidada y consulto bastante…

    simple y genial…

    gracias berto…

  • Fco. Javier Sandoval

    Rápidamente te diré que gracias por tus entradas.

  • Fernando

    Realmente útil. Cada cierto tiempo hago limpieza de mensajes que vienen de algunos sitios concretos, y me va a venir estupendamente tener los enlaces rápidos para esta tarea.

  • Joel Ortega

    Gracias Berto, hace unos dias que encontre este Blog y de verdad que esta buenísimo. FELICIDADES

  • Álvaro

    Hola Berto.
    Como consigues filtrar los “mensajes donde yo soy el único destinatario”?
    Gracias anticipadas

    • Yo he buscado por Internet y no lo he encontrado.

      He encontrado esto curiosamente dentro de Think wasabi (es que es una mina) pero no es exactamente lo que buscas.
      http://thinkwasabi.com/2009/09/filtros-inteligentes-gmail/

      Si lo encuentras dimelo que también lo estoy buscando

      Gracias

    • Carlos C

      Hola Álvaro,

      ahora mismo tampoco se me ocurre como hacerlo, pero en las opciones del gmail puedes activar que los correos que te manden sólo a ti aparezcan con dos flechas (>>) y los de listas con una (>). Yo lo tengo activado, a lo mejor te puede ser útil.

      Espero que te sirva.

  • Muy buenos tips, pero al parecer el link del último punto al de busquedas avanzadas esta mal.

  • Una utilidad interesante, no obstante es cierto que deben del uso que le demos podremos o no sacarle su máximo potencial.

    En mi caso particular, los correos que necesito consultar en varias ocasiones, los marcho como “Destacados” para tener acceso a ellos mediante un simple clic.

  • Offtopic
    Pues yo desde hoy he decido centralizar todo en Evernote. Ha dejado de ser una App vagabunda en mi dock a estar siempre funcionando y sincronizada con mi Android, que por cierto acaba de sacar nueva versión totalmente remodelada =)

    Voy a volver a revisar todos tus post sobre Evernote para exprimirlo al 100%

    PD: nos tomamos un algo en el EBE10. Un abrazo Berto =)

    • Cuenta con ello Álvaro, allí nos veremos!