Utiliza los Alias de Gmail para organizar mejor tu correo

Hace unos días te contaba mi experiencia con los Prioritarios de Gmail y la vez te proponía tres filtros tipo para emular esta nueva funcionalidad. Me quedé con ganas de hablarte de otra interesantísima opción que ofrece Gmail y que facilita enormemente la organización automática de correo: los Alias.

Los Alias en Gmail son como los subdominios de un dominio. Pequeñas variaciones de tu dirección original de Gmail a la que le añades un sufijo para crear una dirección única. De alguna forma son como direcciones de usar y tirar. Lo práctico de los Alias es que puedes configurar cualquier filtro para asignar acciones, destacar mensajes o clasificarlos sin que tú hagas nada.

Cómo crearlos

Pongamos que tu dirección de Gmail es tunombre@gmail.com. Para crear un Alias (otra dirección) sólo tienes que añadir el sufijo +nombredealias. Por ejemplo: tunombre+ideas@gmail.com

Acabas de agregar el Alias “ideas” a tu dirección de Gmail original. Si alguien te escribe ahí (o lo haces tú mismo) seguirás recibiendo todos los mensajes como siempre, en la cuenta principal, pero es mucho más fácil anticiparlos y por tanto filtrarlos, organizarlos y procesarlos.

Porque puedes configurar filtros para mover esos mensajes a una carpeta, aplicar una determinada etiqueta, resaltarlos con estrella, no ponerlos nunca en tu Inbox, marcarlos como leidos o incluso reenviarlos a otra cuenta de otro dominio que tú indiques. Lo subrayo porque es importante: sin que tú tengas que hacer nada.

Usos prácticos

Numerosos. La imagen de que son direcciones de “usar y tirar” puede darte ideas para usos prácticos. Pero aquí más que nunca cada uno es quien debe decidir si merece la pena o no utilizarlos, o qué usos particulares les puede dar. Pero déjame darte algunas pistas/sugerencias para usos que yo les doy (o que les he dado en el pasado):

  1. Registros ocasionales
    Cuántas veces quieres probar un servicio y éste requiere un registro. Ahí das tu email y luego te envían notificaciones o actualizaciones que ni te van ni te vienen. Puedes crear un Alias llamado tunombre+registros@gmail.com y crear un filtro para hacer algo con todos los correos que te envíen ahí.
  2. Newsletters y Boletines
    Muchos blogs (como en el que estás) ofrecen la posibilidad de recibir los nuevos artículos por Email. En esos casos un alias tipo tunombre+boletines@gmail.com te facilita la labor de agrupar y centralizar todas tus suscripciones en una única carpeta. Un filtro creado para esa dirección te hará la organización más simple y cómoda.
  3. Varias cuentas en mismo servicio
    Muchos servicios (como Twitter) no te permiten crear dos cuentas utilizando la misma dirección de Email. Puedes crear un alias alternativo para la segunda cuenta o bien uno para cada una. Tú decides. Por ejemplo podrías tener tunombre+twitter1@gmail.com y tunombre+twitter2@gmail.com y mediante un filtro asignar la etiqueta “twitter” a todos los correos que te envíen a ambas direcciones.
  4. Mensajes de formulario
    Si tienes un blog o una página web es muy posible que tengas un formulario de contacto. ¿Cómo organizas y procesas todos los mensajes que vienen por ahí? Si creas un alias del tipo tunombre+formulario@gmail.com puedes clasificar automáticamente (o reenviar a otra cuenta de otro dominio) todos los correos que te envíen mediante el formulario.
  5. Mensajes a ti mismo
    Muchas personas se envían o reenvían correos a sí mismos con recordatorios, tareas por hacer o cosas que tienen que comprobar. Esto hace que en su buzón de entrada se mezclen sus propios correos con los de clientes o compañeros, incrementando el ruido y cierta confusión.

    Como alternativa puedes crear una carpeta llamada “Mis Tareas” y a continuación un alias del tipo tunombre+tareas@gmail.com. Mediante un sencillo filtro podrás almacenar y clasificar mejor tus propios mensajes. (Y si utilizas mucho el correo desde tu móvil, crea un contacto en el teléfono con ese nuevo email y todas las notas o ideas que te envíes desde el móvil irán a parar ahí.)

Al igual que sugiero con los filtros, no se trata de crear alias para todo y generar decenas y decenas al tuntún. Pero si detectas 2-4 usos concretos que te vienen bien a ti, son una gran ayuda que tienes ahí para reforzar tu organización diaria.

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Jordi - 16 septiembre 2010

¡Muy buen artículo!

Yo descubrí los alias al intentar crear 2 cuentas de twitter y lo utilizo para redirigir correos de publicidad (minombre+publicidad@gmail.com) y para registros, como tu comentas.
También suelo utilizarlo cuando hago un comentarios en un blog, para seguir el hilo lo utilizo (minombre+comentarios@gmail.com) con un filtro para que no pase por la bandeja de entrada de esta forma los puedo repasar al final del día sin que me generen interrupciones.

    Berto Pena - 16 septiembre 2010

    Muy buenos apuntes. Me gusta especialmente el de los comentarios. Gracias!

Carlos - 16 septiembre 2010

Hola Berto,

Te sigo de hace poco y aprovecho para decirte que me encanta tu trabajo.

Lo acabo de probar con una cuenta de hotmail y también funciona. ¿Sabes si funcionaría para cualquier cuenta de correo?

Un saludo y sigue así.

    Berto Pena - 16 septiembre 2010

    Muchas gracias, me alegro que te gusten los contenidos.

    No, no sabía que en Hotmail también funcionaba. Tiene que ser algo que permita el servicio, no es algo que valga para todos. Gracias por la info!

Juan (Alicante) - 16 septiembre 2010

Vaya, todo un descubrimiento. Yo hago exactamente lo mismo, pero con un par de cuentas más, y redireccionadas a la “oficial”.

    Juan (Alicante) - 16 septiembre 2010

    Mi “Vaya, todo un descubrimiento” no va en sentido irónico, va en sentido de sorpresa, es que realmente lo desconocía. Gracias Berto.

Ariel - 16 septiembre 2010

Excelente la explicacion, me diste buenas ideas. Es muy bueno para vendedores,sobre todo los freelance, que en oportunidades generar sus oportunidades de negocios o de trabajo con distintas fuentes que no tienen relacion entre ellas. Saludos !

Murdock - 16 septiembre 2010

Bravo!!

:)

¡Genial como siempre Thinkwasabi!

Kike - 16 septiembre 2010

Me he quedado de piedra, hace años que utilizo gmail y demás variados servicios de google y no tenía ni idea, haré la prueba con yahoo a ver si funciona.

Gracias.

Oboepalas - 17 septiembre 2010

No conocía esta función y me ha parecido estupenda. De esta forma no hace falta tener varios correos para según que cosas, se puede hacer prácticamente todo con los alias.

Saludos

corsaria - 17 septiembre 2010

Interesante opción. Sabía que existía algo así pero nunca recordaba como era.
¡Gracias!

Ariel - 17 septiembre 2010

Buenisimo, no conocía dicha funcionalidad!
Solo tengo una pregunta: como hago para agregarle una etiqueta a ese “sub-email”

Muchas gracias de ante mano!

    Ariel - 17 septiembre 2010

    AH, Ya encontré la opción!
    Por si alguien no la encuentra, tienen que ir a la configuracion, y en “Filtros” agregar el “sub-email” y ahi pueden elegir muchas opciones para configurarlo.

JT - 19 septiembre 2010

¡Buenísimo! Uno de los mejores “trucos” que he leído en meses. Me va a permitir dejar hotmail (mi correo-basura) y usar gmail para todo :D
A ver cómo hago ahora para que no se me llene el gmail de basura y vaya todo bien ordenadito a su sitio.

chus - 20 septiembre 2010

Lo desconocía, pero parece muy útil. De momento lo voy a probar con los mails de registros.

Enhorabuena por tu web y tus ideas, Berto, y Gracias.

Eva - 20 septiembre 2010

Hola Berto,

Me ha parecido una función maravillosa pero no entiendo como funciona, tienes que crear una cuenta nueva y hacer que te llegue a la general? o es una función que funciona desde tu cuenta principal?

    Berto Pena - 20 septiembre 2010

    Realmente no tienes que hacer nada, sólo “inventarte” la nueva dirección y darla (o ponerla) donde quieras (un formulario…). Cualquier correo que te envíen ahí lo seguirás recibiendo en la principal. Para distinguirlos creas entonces un filtro para que clasifique los de la nueva dirección.

Gonzalo Del castillo - 22 septiembre 2010

Increible este articulo, te felicito!!, lo voy a probar de inmediato

Gonzalo Del castillo - 22 septiembre 2010

berto, una duda, ?? como creo el sub dominio? tengo que crear una cuenta nueva?? o acaso hay una opción dentro de las misma cuenta???

Gonzalo Del castillo - 22 septiembre 2010

HAHAAH yo ya lo entendí. No hay que crear una cuenta solamente hay que escribir micuenta+lonuevo@gmail.com ( ojo es el nombre de su cuenta seguido del signo + y la frase que completa la dirección o nueva @gmail.com.. eso es

José González - 22 septiembre 2010

Excelente tip, no lo sabía, útil para muchas cosas, ya lo estoy usando =)

Pilar - 28 septiembre 2010

¡ Genial ! Realmente útil, sencillo y, al menos para mi, totalmente desconocido.

Marco - 30 septiembre 2010

Yo tampoco conocía esa funcionalidad, está genial.
Hay un pero: ¿qué pasa con los validadores de correo electrónico?
En el único caso que he probado, el validador del formulario me ha rechazado la dirección por haber puesto el signo “+”.

    Pedro - 16 octubre 2010

    Me ocurre lo mismo. En algunas páginas de registro que tienen un script para validar el correo-e no lo admite. No sé si habrá una solución…

      Berto Pena - 16 octubre 2010

      Si en el formulario han puesto validación excluyendo ciertos caracteres (+) poco se puede hacer. Para esos casos no vale.

rafael8a - 22 noviembre 2010

Tengo un servicio de registro de dominio en el cual los clientes prefieren q yo se los maneje. El panel del servicio en cuestion no me permitia tener el mismo mail para varios clientes creados, y es muy comodo recibir todas las comunicaciones en un mismo mail. Este post me llego como anillo al dedo. Muchas gracias.

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