Utiliza los Alias de Gmail para organizar mejor tu correo

Hace unos días te contaba mi experiencia con los Prioritarios de Gmail y la vez te proponía tres filtros tipo para emular esta nueva funcionalidad. Me quedé con ganas de hablarte de otra interesantísima opción que ofrece Gmail y que facilita enormemente la organización automática de correo: los Alias.

Los Alias en Gmail son como los subdominios de un dominio. Pequeñas variaciones de tu dirección original de Gmail a la que le añades un sufijo para crear una dirección única. De alguna forma son como direcciones de usar y tirar. Lo práctico de los Alias es que puedes configurar cualquier filtro para asignar acciones, destacar mensajes o clasificarlos sin que tú hagas nada.

Cómo crearlos

Pongamos que tu dirección de Gmail es tunombre@gmail.com. Para crear un Alias (otra dirección) sólo tienes que añadir el sufijo +nombredealias. Por ejemplo: tunombre+ideas@gmail.com

Acabas de agregar el Alias “ideas” a tu dirección de Gmail original. Si alguien te escribe ahí (o lo haces tú mismo) seguirás recibiendo todos los mensajes como siempre, en la cuenta principal, pero es mucho más fácil anticiparlos y por tanto filtrarlos, organizarlos y procesarlos.

Porque puedes configurar filtros para mover esos mensajes a una carpeta, aplicar una determinada etiqueta, resaltarlos con estrella, no ponerlos nunca en tu Inbox, marcarlos como leidos o incluso reenviarlos a otra cuenta de otro dominio que tú indiques. Lo subrayo porque es importante: sin que tú tengas que hacer nada.

Usos prácticos

Numerosos. La imagen de que son direcciones de “usar y tirar” puede darte ideas para usos prácticos. Pero aquí más que nunca cada uno es quien debe decidir si merece la pena o no utilizarlos, o qué usos particulares les puede dar. Pero déjame darte algunas pistas/sugerencias para usos que yo les doy (o que les he dado en el pasado):

  1. Registros ocasionales
    Cuántas veces quieres probar un servicio y éste requiere un registro. Ahí das tu email y luego te envían notificaciones o actualizaciones que ni te van ni te vienen. Puedes crear un Alias llamado tunombre+registros@gmail.com y crear un filtro para hacer algo con todos los correos que te envíen ahí.
  2. Newsletters y Boletines
    Muchos blogs (como en el que estás) ofrecen la posibilidad de recibir los nuevos artículos por Email. En esos casos un alias tipo tunombre+boletines@gmail.com te facilita la labor de agrupar y centralizar todas tus suscripciones en una única carpeta. Un filtro creado para esa dirección te hará la organización más simple y cómoda.
  3. Varias cuentas en mismo servicio
    Muchos servicios (como Twitter) no te permiten crear dos cuentas utilizando la misma dirección de Email. Puedes crear un alias alternativo para la segunda cuenta o bien uno para cada una. Tú decides. Por ejemplo podrías tener tunombre+twitter1@gmail.com y tunombre+twitter2@gmail.com y mediante un filtro asignar la etiqueta “twitter” a todos los correos que te envíen a ambas direcciones.
  4. Mensajes de formulario
    Si tienes un blog o una página web es muy posible que tengas un formulario de contacto. ¿Cómo organizas y procesas todos los mensajes que vienen por ahí? Si creas un alias del tipo tunombre+formulario@gmail.com puedes clasificar automáticamente (o reenviar a otra cuenta de otro dominio) todos los correos que te envíen mediante el formulario.
  5. Mensajes a ti mismo
    Muchas personas se envían o reenvían correos a sí mismos con recordatorios, tareas por hacer o cosas que tienen que comprobar. Esto hace que en su buzón de entrada se mezclen sus propios correos con los de clientes o compañeros, incrementando el ruido y cierta confusión.

    Como alternativa puedes crear una carpeta llamada “Mis Tareas” y a continuación un alias del tipo tunombre+tareas@gmail.com. Mediante un sencillo filtro podrás almacenar y clasificar mejor tus propios mensajes. (Y si utilizas mucho el correo desde tu móvil, crea un contacto en el teléfono con ese nuevo email y todas las notas o ideas que te envíes desde el móvil irán a parar ahí.)

Al igual que sugiero con los filtros, no se trata de crear alias para todo y generar decenas y decenas al tuntún. Pero si detectas 2-4 usos concretos que te vienen bien a ti, son una gran ayuda que tienes ahí para reforzar tu organización diaria.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • ¡Muy buen artículo!

    Yo descubrí los alias al intentar crear 2 cuentas de twitter y lo utilizo para redirigir correos de publicidad (minombre+publicidad@gmail.com) y para registros, como tu comentas.
    También suelo utilizarlo cuando hago un comentarios en un blog, para seguir el hilo lo utilizo (minombre+comentarios@gmail.com) con un filtro para que no pase por la bandeja de entrada de esta forma los puedo repasar al final del día sin que me generen interrupciones.

    • Muy buenos apuntes. Me gusta especialmente el de los comentarios. Gracias!

  • Carlos

    Hola Berto,

    Te sigo de hace poco y aprovecho para decirte que me encanta tu trabajo.

    Lo acabo de probar con una cuenta de hotmail y también funciona. ¿Sabes si funcionaría para cualquier cuenta de correo?

    Un saludo y sigue así.

    • Muchas gracias, me alegro que te gusten los contenidos.

      No, no sabía que en Hotmail también funcionaba. Tiene que ser algo que permita el servicio, no es algo que valga para todos. Gracias por la info!

  • Juan (Alicante)

    Vaya, todo un descubrimiento. Yo hago exactamente lo mismo, pero con un par de cuentas más, y redireccionadas a la “oficial”.

    • Juan (Alicante)

      Mi “Vaya, todo un descubrimiento” no va en sentido irónico, va en sentido de sorpresa, es que realmente lo desconocía. Gracias Berto.

      • :-)

        Ya verás, para ciertas cosas son muy útiles estos alias.

  • Ariel

    Excelente la explicacion, me diste buenas ideas. Es muy bueno para vendedores,sobre todo los freelance, que en oportunidades generar sus oportunidades de negocios o de trabajo con distintas fuentes que no tienen relacion entre ellas. Saludos !

  • Murdock

    Bravo!!

    :)

    ¡Genial como siempre Thinkwasabi!

  • Me he quedado de piedra, hace años que utilizo gmail y demás variados servicios de google y no tenía ni idea, haré la prueba con yahoo a ver si funciona.

    Gracias.

  • No conocía esta función y me ha parecido estupenda. De esta forma no hace falta tener varios correos para según que cosas, se puede hacer prácticamente todo con los alias.

    Saludos

  • Interesante opción. Sabía que existía algo así pero nunca recordaba como era.
    ¡Gracias!

  • Buenisimo, no conocía dicha funcionalidad!
    Solo tengo una pregunta: como hago para agregarle una etiqueta a ese “sub-email”

    Muchas gracias de ante mano!

    • AH, Ya encontré la opción!
      Por si alguien no la encuentra, tienen que ir a la configuracion, y en “Filtros” agregar el “sub-email” y ahi pueden elegir muchas opciones para configurarlo.

  • JT

    ¡Buenísimo! Uno de los mejores “trucos” que he leído en meses. Me va a permitir dejar hotmail (mi correo-basura) y usar gmail para todo :D
    A ver cómo hago ahora para que no se me llene el gmail de basura y vaya todo bien ordenadito a su sitio.

  • chus

    Lo desconocía, pero parece muy útil. De momento lo voy a probar con los mails de registros.

    Enhorabuena por tu web y tus ideas, Berto, y Gracias.

  • Eva

    Hola Berto,

    Me ha parecido una función maravillosa pero no entiendo como funciona, tienes que crear una cuenta nueva y hacer que te llegue a la general? o es una función que funciona desde tu cuenta principal?

    • Realmente no tienes que hacer nada, sólo “inventarte” la nueva dirección y darla (o ponerla) donde quieras (un formulario…). Cualquier correo que te envíen ahí lo seguirás recibiendo en la principal. Para distinguirlos creas entonces un filtro para que clasifique los de la nueva dirección.

  • Increible este articulo, te felicito!!, lo voy a probar de inmediato

  • berto, una duda, ?? como creo el sub dominio? tengo que crear una cuenta nueva?? o acaso hay una opción dentro de las misma cuenta???

    • Fíjate unos comentarios más arriba que lo explico :-)

  • HAHAAH yo ya lo entendí. No hay que crear una cuenta solamente hay que escribir micuenta+lonuevo@gmail.com ( ojo es el nombre de su cuenta seguido del signo + y la frase que completa la dirección o nueva @gmail.com.. eso es

  • José González

    Excelente tip, no lo sabía, útil para muchas cosas, ya lo estoy usando =)

  • Pilar

    ¡ Genial ! Realmente útil, sencillo y, al menos para mi, totalmente desconocido.

  • Yo tampoco conocía esa funcionalidad, está genial.
    Hay un pero: ¿qué pasa con los validadores de correo electrónico?
    En el único caso que he probado, el validador del formulario me ha rechazado la dirección por haber puesto el signo “+”.

    • Me ocurre lo mismo. En algunas páginas de registro que tienen un script para validar el correo-e no lo admite. No sé si habrá una solución…

      • Si en el formulario han puesto validación excluyendo ciertos caracteres (+) poco se puede hacer. Para esos casos no vale.

  • rafael8a

    Tengo un servicio de registro de dominio en el cual los clientes prefieren q yo se los maneje. El panel del servicio en cuestion no me permitia tener el mismo mail para varios clientes creados, y es muy comodo recibir todas las comunicaciones en un mismo mail. Este post me llego como anillo al dedo. Muchas gracias.