5 pasos para afrontar una lluvia de tareas

¿Qué hacer? ¿Qué medidas tomar cuando estamos intentando hacer nuestro trabajo pero no paran de llegarnos tareas imprevistas? ¿Cómo salir de ese agujero?

Los lunes son propicios para la “lluvia de tareas”: encargos imprevistos, problemas varios, conflictos que surgen o resurgen y tareas que te endosan y que familiarmente conocemos como “marrones”.

¿Los lunes? ¿Y por qué no cualquier otro día de la semana? Pues sí, porque en cualquier momento se puede liar una gorda y lo que estaba siendo una mañana medianamente aceptable se convierte en un incesante bombardeo de nuevas tareas. Son momentos difíciles pero si no entramos en modo pánico y sabemos qué hacer, es posible salir de ellos.

1Supera la primera reacción

Cuando llegan los imprevistos, los marrones en forma de lluvia de tareas, nuestra primera reacción suele ser de indignación, luego de irritación y finalmente de autocompasión. Somos humanos, por supuesto, y reaccionamos así por instinto.

Pero experimentada ya la primera reacción es preciso salir de ahí, recobrar la serenidad y darnos cuenta de lo que tenemos delante: un trabajo que hay que hacer. Para conseguirlo el primer paso ineludible —si es que lo quieres hacer bien, claro—, es desprenderte del drama. Calma, serenidad y decisión. Es con eso con lo que no sólo podrás terminar la tarea sino además hacerla bien.

Recuerda: ninguna batalla se gana con la desesperación o el enfado como armas.

2Anotala y sigue trabajando

Estás trabajando y recibes una llamada que trae una nueva tarea; miras el correo y llegan dos nuevas tareas; un compañero se acerca a tu mesa y te cae otra tarea; tu jefe te llama a su despacho y sumas otra tarea…

En esos caso, si inmediatamente te pones con cada nueva tarea, sencillamente nunca terminarás nada. Es necesario que anotes la nueva tarea pero también que vuelvas, lo más deprisa que puedas, a la que entonces estabas haciendo.

Si te fijas, cuando aparece una nueva tarea ocurren dos cosas:

  1. Una interrupción: la interrupción ha roto tu concentración, tu ritmo de trabajo y el camino que llevabas para terminar la tarea que antes estabas haciendo.
  2. Una Obligación: la obligación te dice que hay algo que “tienes o debes hacer” próximamente.

Ante la interrupción es necesario volver a lo que estabas y terminarlo con el mismo nivel de compromiso que tenías. Ante la obligación es preciso que la anotes para hacerla, pero (muy importante) seguir con lo que estabas.

¿Y qué pasa si la nueva tarea tiene que “hacerse para ayer”? ¿Qué hacer cuándo lo que me encargan tiene que hacerse ya? Intenta por todos los medios de contener los caballos e igualmente terminar lo que estabas haciendo. “En cuanto termine esto me pongo con eso”.

Muchas veces retrasar 30 ó 40 minutos el impulso de empezar “lo urgente”, te permitirá 1) terminar lo que hacías y 2) empezar con más seguridad el nuevo encargo.

De otro modo, sólo dejarás cadáveres por el camino, te sumirás en un estado de estrés continuo y todas tus tareas llevarán el apellido precipitación y mediocridad . Terminar, y no empezar, es la clave de tu trabajo.

3Ponle apellido a la tarea que llega

Del mismo modo que los japoneses no son todos iguales las tareas tampoco. Una vez te sacudes el drama de encima te será mucho más fácil pararte a interpretar esa tarea. O “ponerle un apellido”, como me gusta decir a mí.

¿Es una tarea “Clave”, una tarea “Menor” o una tarea “Basura”? Párate unos instantes a considerarlo con calma porque ni mucho menos tienen el mismo impacto en tus objetivos, producen resultados y exigen lo mismo de ti.

De hecho, en mi experiencia, ése es uno de nuestros mayores fallos. Tendemos a interpretar “todo lo que va cayendo” como si todo tuviera la misma importancia. Rompe con esa tendencia de actuar irreflexivamente y sabrás priorizar mejor.

Trata, por todos los medios, que las tareas que van llegando, no impacten ni afecten a las Tareas Clave que son las que de verdad van a producir resultados. Preservar, cuidar y proteger las Tareas Clave debe ser uno de tus mandamientos diarios. Ahí está verdaderamente la esencia de tu día productivo.

4Reajusta tu planificación

Esta es una de las ventajas de la planificación de tareas. Para poder recomponer mejor las fichas del puzle cuando surge un imprevisto o caen tareas aquí y allá. Quien no cuenta con una fotografía del día lo pasará mal. Quien conoce por adelantado lo que tiene que hacer puede reajustar y mover piezas con más facilidad, decisión y libertad.

Si llegan tareas que de verdad han de hacerse, revisa tu planificación para el día y hazte estas tres preguntas:

  • “¿De verdad TENGO que hacer TODAS hoy?” (por supuesto que no, no todas las tareas son Clave)
  • “¿Hay alguna que pueda SACRIFICAR y pasar a mañana?” Si es así, ¿cuál? (esto, naturalmente, no es Procrastinar, sino decidir con madurez y criterio productivo).
  • “Hay alguna que puedo delegar o reenviar a otra persona?” Si es así, hazlo ya.

Mueve las piezas sí, pero comprométete a hacer las Tareas Clave y por nada del mundo dejes que otras de mucha menor importancia les afecten.

Piensa que en esos casos tienes que elegir, decidir y sacrificar. Si quieres mantener tu profesionalidad y un mínimo de calidad en tu trabajo, nunca podrás llegar a todo. Y si lo intentas, lo harás mal.

5Ponte en marcha cuanto antes

Una vez que te has desprendido del drama y de los lamentos, una vez decidido qué vas a hacer y cuándo, ponte en marcha, empieza y adelante. El mejor modo de acabar las cosas, tanto si son pocas como muchas, es empezar. Sencillamente empezar.

Y para empezar y lograr terminar estas tareas que caen de sopetón, te dejo cinco claves que siempre me han funcionado bien:

  1. Ponte tu canción favorita, intenta animarte y sonreír porque en ese estado la tarea te costará menos.
  2. Si el tamaño de la tarea que te ha caído te abruma, divídela en varias partes para empezar por el que más te apetezca o te estimule. El caso es empezar ya.
  3. Trata (siempre) de no caer en la multitarea. Cuando hay avalancha de tareas intentamos poner varias cosas en marcha pero eso al final nos estresa más, nos hace más ineficaces y caemos en la precipitación.
  4. No te agobies con la lista de tareas que no para de crecer. Preocúpate y concéntrate en la que tienes entre manos. Sólo existe esa tarea.
  5. Trata por todos los medios de conseguir concentración. El trabajo ininterrumpido hace que no sólo des lo mejor de ti en cada tarea sino que puedas terminarla antes. (Ponle freno a las interrupciones o utiliza la Técnica Pomodoro que potenciará tu atención.)

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Claudia Sanz

    Este post me viene perfecto porque en la empresa ultimanente trabajamos asi. Supongo que son picos, pero hay días que la cosa es insoportable y no paran de caer marrones.

    Gracias por tus aportaciones desinteresadas porque ayudan mucho.

    ¡Un saludo!

  • Niccolo

    Creo que son buenas ideas pero en mi caso me cuesta hacerlo mucho. Me lio en el dia a dia y al final tiro y tiro. De todos modos voy a intentarlo. Supongo que para mejorar hay que esforzarse no?

  • Buenos días! Hace un tiempito que te sigo y creo que tus propuestas son muy interesantes, sobre todo en estos tiempos de tanta información y tantos frentes abiertos. Lo importante es terminar, coincido; y también -a veces- dejar de planificar y hacer, para poder luego terminar. Es un entramado complejo: tomarse unos minutos para reflexionar, no quedarse ahí, empezar, hacer, terminar…
    Éxitos ;)

    • Sí que es un entramado complejo.

      Por eso es tan importante convertirlo en HÁBITO. Pero una vez hecho, luego resulta un poco más “fácil”, aunque luego tropieces. Para mí decidir-hacer-terminar es una de las claves para no morir por exceso de tareas.

  • sham

    uno de los grandes problemas es cuando el jefe te manda tareas basura y te dice que las quiere ya… a mi eso me mata sinceramente… tener que hacer tareas que me motivan 0 y encontrarme con esos marrones cada dos por tres no solo mina mi productividad sino que devasta mi motivación… hay dias que en vez de tareas en mi mesa, ponen piedras en mi espalda…
    genial como siempre Berto!

    • Pepe

      Sham, me siento completamente identificado.

      Está bien eso de organizarse las tareas, y puede resultar fácil si nos lo planteamos bien… pero no creo que exista remedio para el “deja todo lo que estés haciendo y ponte con esto ya” con el que nos salen muchas veces nuestros jefes.

      Por culpa de eso me he encontrado con días sin acabar nada. ¿Por qué? Pues porque no he podido finalizar lo que me ha puesto el jefe (a menudo se trata de cosas que llevan varios días…) pero tampoco he podido iniciar nada de lo que tenía “en cola” y que tenía planteado finiquitar para el día de hoy.

      • Pues discrepo.

        En mi experiencia sí existe forma de empezar a rendir con un jefe así. Claro que todo pasa por hablar con él, dialogar, hacerle ver otras formas de trabajar, convencerle de que así, lejos de rendir estás yendo a menos. En vez de terminar las tareas, que es por lo que te paga tu empresa, estás perdiendo tiempo y energías. “¿Me pagas para que trabaje bien o para que trabaje mal?”

        Trabajar con gente improductiva es MUY jodido, de eso no hay duda, pero desde luego la solución no pasa por quedarse de brazos cruzados y someterse. Al menos así lo veo yo.

  • Hola!
    Me ha encantado el artículo, y creo que intentaré ponerlo en práctica, ya que este es uno de mis principales problemas diarios.

    Felicidades por el blog.
    Un saludo. :)

  • Minesota

    Este articulo define a la perfeccion el tipo detrabajo que tengo. Muchas gracias, como siempre das en el clavo.

  • Llevo todo el día con el artículo abierto en el trabajo, leyéndolo arriba y abajo para ver si, al menos hoy, consigo cumplir con lo que propone :-)

  • El problema es cuando una interrupción interrumpe a una interrupción previa que estaba a su vez interrumpiendo a la primera interrupción de todas que ya no recuerdas cual era, pero que seguramente era muy importante. No solo es que seamos incapaces de anidar interrupciones metiendo direcciones de retorno de en una pila mental inexistente, el problema es que nuestra memoria es asociativa y mientras estemos haciendo tareas más o menos relacionadas entre sí todo va bien, puedes recuperar el hilo, pero como tengas que hacer multitarea sobre asuntos sin la menor relación entre ellos no habrá recetita ni cuaderno de notas que te salve.

  • Yo lo que también hago es pensar en el tiempo que me va a costar cada tarea y si es posible hacer la que me cuesta más tiempo antes para después cuando este cansado no llevar ese peso encima.

    • Alex yo lo hago justo al revés. Si se me junta 10 tareas me quito de enmedio las 5 más fáciles y luego me digo, “que bien ya voy por la mitad” y continuo con más animo que antes. No es broma, la sensación de tener muchas cosas pendientes produce agobio y parálisis.

  • nico

    Hola Berto! Cómo estás? Pues es la primera vez que me animo a dejarte un comentario. Siempre leo tu blog desde el trabajo en algún minuto que tengo libre. Lo descubrí por un análisis que te invitaron a escribir en Applesfera, y pues nada, llegué aquí y resultó que era la web perfecta. Todo lo que necesitaba!
    Quería felicitarte y agradecerte muchísimo por todos y cada uno de los artículos y entradas en este blog. Ninguno tiene desperdicio! Sobretodo para los mac users, hoy en día, tu blog es el único que nos pone al corriente sobre aplicaciones, tips y trucos para sacarle mas jugo a nuestros macs, siendo que hoy día todas las webs especializadas están plagadas de rumores y cosillas respecto al ipad, el iPhone OS4, etc. Me tienen verde!!
    Quería saber si podía encontrar tu libro aquí en Uruguay, o que me dijeras como puedo conseguirlo.
    Disculpas por el comentario tan extenso!
    Un abrazo y nos estamos leyendo!

    • Hola Nico. Muchas gracias por tu interés en el libro. Para comprarlo en Uruguay quizá la opción más interesante sea hacerlo en Amazon. Cualquier duda puedes contactar directamente conmigo con el formulario.

  • carmen

    He descubierto tu blog, y ha sido una alegría para mí. Voy a comprar tu libro, ahora mismo lo anoto en mi agenda, (soy procrastinadora), y ahora utilizo agenda personal clásica de papel para anotar encargos personales.
    Utilizo también agenda en el trabajo, para anotar citaciones previstas para cada día. Al final de cada jornada, repaso las complidas y reitero las que no han venido (trabajo en la administración pública). Tenemos un gran volumen de trabajo, continuas interrupciones, y una auténtica lluvia de tareas diarias imprevistas, a parte de las ya programadas. Nunca puedo cumplir las programadas, imposible!.
    Hoy he pedido que todas las llamadas que reciba las aplacen hasta las 13 horas, que vuelvan a llamar…y milagro!, nadie me ha llamado (que alivio).
    Trabajo en un ambiente muy ruidoso, y me he puesto los cascos a las 11.30 -sin música-, cuando ya comenzaba a tener la cabeza como un bombo, y he conseguido amortiguar el ruido, así me he podido concentrar en una tarea que tenía pendiente desde hace tres meses, he tardado 4 horas y tenía prevista una duración de 2 horas…error de cálculo. Pero he conseguido completarla!
    Debo decir que tenía programadas 5 muy importantes, y solo me he quitado 2. Mañana volveré a hacer lo mismo, comenzaré otra vez por las que desplazo por procrastrinación, qué alivio he sentido hoy.
    La lluvia de tareas las he ido dejando en la bandeja de entrada y no las he mirado, ahí están. Mañana, cuando termine las muy importantes, miraré y organizaré el mogollón.
    Gracias, eres un crack.

  • Alberto

    Hola. Estoy empezando en esto del GTD porque tengo que mejorar mi organización en el trabajo.
    Me siento identificadísimo con todo lo que comentas.
    Por una parte me alegra saber que no soy el único que tiene esa sensación de que el mundo se te hecha encima cuando aparecen tareas imprevistas una tras otra en una de esas muchas mañanas locas en el trabajo.
    Estoy usando Easy Task para iPhone y me gustaría saber si lo conoces y qué te parece. Recomiendas alguna app gratuita que creas mejor que esta?

    Gracias y enhorabuena por THINKWASABI.

  • Raquel

    hola! voy a poner en practica tus recomendaciones..bueno al menos voy a intentarlo..hay muchos marrones en mi trabajo, estoy en atención al publico..