Secreto de Eficacia: Acelera tu día con los Rincones del Día

Los “Rincones del Día” son uno de los secretos mejor guardados de Productividad Personal. Bien aprovechados, y de eso te voy a hablar a continuación, te permiten “acelerar” tu día de trabajo. Porque en la cantidad de rincones de tiempo que tienes cada día puedes adelantar un gran número de pequeñas tareas. Siempre que estés preparado y sepas cómo exprimirlos al máximo.

Gestion del Tiempo

Son esas cosas de Productividad que no llaman la atención, que la mayoría pasan por alto, pero que encierran la respuesta a preguntas del tipo «¿cómo puedo sacar más horas del día?». Personalmente los considero uno de mis mayores aliados productivos y fueron (son) clave en mi particular revolución productiva.

¿Qué son los “Rincones del Día”?

Los Rincones del Día son lo que la mayoría de la gente llama “ratos muertos”. Son pequeños rincones de cinco, diez, veinte o treinta minutos que te regala el día y con los que no contabas en tu planificación o tu agenda. Y, si te fijas atentamente, tu día está lleno de ratos así.

Imagina cualquiera de estas situaciones de lo más comunes: tienes una reunión que de repente se retrasa y tienes 15 minutos (de regalo); una tarea importante se te ha dado mejor de lo que esperabas y al completarla antes tienes 20 minutos (de regalo); estás esperando al autobús o el metro y la espera se alarga a 7 minutos (de regalo); vas a hacer algún trámite y te ves esperando en la cola durante 30 minutos (de regalo).

¿De regalo? De regalo sí, porque no contabas con ellos y puedes aprovecharlos para adelantar cosas, terminar alguna microtarea, hacer algún chequeo o completar alguna tarea rutinaria. Lo que algunos consideran ratos muertos en los que sólo mirarse la punta de los zapatos, tú puedes convertirlos en ratos muy vivos que te ayuden a acelerar tu día y terminar antes tus cosas.

Porque estos Rincones son perfectos para tareas rutinarias o microtareas. Cosas que tienes que hacer, que no llevan mucho tiempo, pero que siempre se interponen en el camino de las cosas grandes. Ojo, este punto para mí es importantísimo. Porque esas pequeñas cosas que siempre surgen o que ya sabes que tienes que hacer, siempre terminan por complicarte el día y quitarle tiempo a las tareas importantes de verdad.

La clave es estar preparado

Los Rincones del Día se presentan siempre. Unos días tendrás más y otros menos, pero siempre se presentan. Por eso, no aprovecharlos, es de tontos. Si todos los días siempre tienes algún hueco de tiempo de regalo, ¿por qué no exprimirlo hasta la última gota? Para ello hay que seguir tres pasos estúpidamente sencillos:

  1. Tienes que estar atento para detectar cuanto antes ese Rincón. En cuanto se presenten esos minutos de regalo tienes que poder identificarlos para hacer.
  2. Fíjate después en el tiempo que tienes por delante. ¿Cuántos minutos te acaba de regalar el día? (Si no lo sabes o es un número indeterminado, no pasa nada.)
  3. Elige una tarea que puedas hacer en ese tiempo y ponte con ella.

Lo que algunos consideran ratos muertos tú puedes convertirlos en ratos que te ayuden a acelerar tu día y terminar antes tus cosas.

Tareas perfectas para los Rincones

Porque, en último término, la clave para aprovechar al máximo los Rincones del Día es hacer las tareas que mejor se adaptan para esos ratos de tiempo. Eso lo consigues teniendo una serie de tareas típicas que puedes hacer y terminar en esos hueco. Por pequeños que sean. Y estoy seguro que en tu trabajo tienes montones de tareas que se adaptan a espacios de 3, 5, 10, 15 ó 20 minutos.

Naturalmente cada uno tiene que dar con su propia lista de tareas pero hay una serie de ellas que se adaptan a casi todos nosotros. La mayoría de las que vienen a continuación son las que hago yo en mis propios Rincones:

  • Revisa el buzón de voz para comprobar y devolver alguna llamada pendiente.
  • Responde a algún comentario del blog o chequear visitas a tu web.
  • Revisa tu planificación para el resto del día o de la semana.
  • Ponte al día leyendo en tu móvil guardados previamente con Instapaper o Read It Later.
  • Haz una parte de una gran tarea que debas hacer próximamente. (Pero asegúrate que es una parte “estanca” que puedes hacer y terminar para retomar el resto de la tarea después.)
  • Si utilizas Evernote aprovecha para organizar las notas que estén pendientes o sin asignar en tu Inbox.
  • Lee un capítulo de un libro (de trabajo o de ocio) en papel o en tu móvil, Kindle, iPad…
  • Ordena el Escritorio y carpeta “Descargas” de tu ordenador.
  • Actualiza alguna hoja de cálculo con cifras, datos o updates del día.
  • Descansa. Aprovecha ese rato para relajarte y despejar la cabeza (lejos del ordenador).
  • Si estás en una red social (y quieres invertir tiempo en ello) revisa sólo tus Menciones o Mensajes Privados y respóndelos.
  • Organiza y limpia tu mesa o espacio de trabajo (papeles, carpetas…).
  • Revisa una parte de tu Email, sólo las carpetas calientes.
  • Lee una carpeta de tu lector de feeds, donde tengas tus blogs favoritos.

Te haces una idea, ¿verdad? Crea tu propia lista de tareas para esos Rincones y verás como aprovechas mejor el tiempo y adelantas más tareas en las mismas horas de trabajo. La próxima vez que tengas un “rato muerto” verás cómo lo haces revivir. Y es que 10 minutos pueden llegar a ser asombrosamente productivos… cuando sabes lo que tienes que hacer.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Gustavo Somoza

    Hola Berto y a todos :)
    Desde que en tu libro leí por primera vez que eran los rincones del día no he dejado de aprovecharlos. Coincido en que si te los tomas en serio puedes adelantar trabajo. Al menos en mi oficina tenemos muchas micro-tareas y cuando se presentan estos rincones los aprovecho mejor.
    Gracias por tus aportes (aunque ultimamente escribas menos :)

  • Hola Berto,

    Lo que señalas es un punto importantísimo y una mina donde aumentar nuestra productividad con relativamente bajo esfuerzo. Sugieres tareas más o menos rutinarias, pero yo conseguí un aumento notable de volumen de trabajo acabado cuando cree una lista de “propuestas de mejora”.

    Son ideas que cuando le dedico tiempo a un proyecto no iría directamente a por ellas pero que en esos instantes son magníficas. Por ejemplo pensar una solución a un problema cotidiano o diseñar algo creativo (tipo: un nuevo diseño para el blog).

    Creo que aprovecha mejor el tiempo que mirar la bandeja o leer feeds porque realmente considero que cuántas más veces lea mi bandeja de entrada del correo electrónico, más tiempo le dedico a cada mail (procesar todos los mails juntos incentiva el gastar menos tiempo por e-mail).

    En cualquier caso la técnica que propones es enormemente recomendable y basta una libretita con un par de ideas/tareas sobre las que pensar para aprovechar esos “rincones”.

    Un saludo!

    • Súper interesante lo que comentas y me parece una gran idea. Voy a empezar a trabajar e investigar por ahí.

      Lo que apuntas del Email es clave: de ahí que sólo sugiera procesar ciertas carpetas e (importante) ignorar el resto hasta otro momento.

      Gracias por tus ideas!

    • Me agrada lo que señalas, suele sucederme con frecuencia.
      Esos momentos que llamamos rincones, se me presentan en dos versiones, una en cosas por hacer, la otra en ideas para poner en accion.
      Mi recomendación para que no se pierdan las ideas, es tener siempre a la mano una herramienta para tomar debida nota o grabar para luego ponerte en accion.
      Fabulosas las recomendaciones, gracias por compartir.

  • Gamaware

    Yo aprovecho esos “ratos muertos” para leer mis feeds en el GReader y para pararme a dar una vuelta por la oficina por que ocasionalmente me canso de estar pegado todo el día al monitor.

    Sigo leyendo el blog y con cada entrada me hago más y más productivo.

    En fin, me retiro por que tengo que seguir haciendo mis tareas, un saludo

  • Esos rincones del día son un tesoro siempre que estemos preparados y seamos conscientes en el momento de que nos encontramos ante uno de ellos.

    Proactividad, enfoque, método. Son varios los giros productivos escondidos en el hábito de aprovechar los rincones del día.

    Gracias Berto.

  • Fernando

    Esto de la gestión del tiempo siempre es un poco contradictorio. Es cierto que parece que te encuentras con “regalos” de tiempo pero yo tengo la impresión de que si tu agenda está organizada (incluso con margen para imprevistos) estos supuestos “regalos” más que un beneficio son un perjuicio, independientemente de que sea mejor hacer uso de ellos que como suele decirse “perder el tiempo”.

    • Pero por qué los ves como un perjuicio? Si te permiten adelantar tareas, hacer cosas distintas o incluso descansar… Me interesa lo que apuntas pero no lo veo.

  • carlos

    Yo me he hecho una carpeta en Things llamada Tiempos Muertos para poner las pequeñas cosas que puedo hacer en esos 5 minutos, sin tener en cuenta una programación de tareas como el gtd indica. No tienen un dia ni un momento especifico, se hará en esos tiempos muertos ya que no son cosas urgentes.

    Aunque me pese aún sigo con Things porque no he encontrado nada mejor, como producto me parece el mejor con diferencia, otra cosa es su politica comercial.

  • ¡Muy bueno!

    Hasta ahora uso esos tiempos muertos, sobre todo 40+40 minutos de metro y caminar hacia y desde el trabajo para “leer” audiolibros sobre temas de interés, temas de estudio, etc. (creo que) Kiyosaki lo llama la universidad del coche. Si además los escuchas en inglés haces tres cosas: te formas, practicas el “listening” y lo haces en un tiempo que de otra manera sería complicado de manejar… Tip final: mejor audiolibros (MP3) que libros o ebooks porque con éstos últimos tienes que tener la mirada dirigida y exigen más concentración (la visión se lleva un 70% de nuestra energía), mientras que escuchando puedes caminar por los pasillos del metro, entrar y salir, etc…

    Por otra parte, si voy a algún sitio en el que sé que existe alguna probabilidad de esperar, llevo un libro, revista o tema que tenga que leer quieto, pues sé que ese rato de espera lo podré dedicar 100% a la lectura.

    Por cierto ¿cuando lees sueles tener el Evernote a mano para ir tomando notas? Me refiero a lecturas “productivas”. Lo estoy probando con los PDFs, una libreta por libro y no va mal, pero no acabo de afinar la técnica…

    Saludos y a seguir así!
    Francisco

  • Berto, excelente artículo.
    Los “momento muertos” no tienen que ser huecos de nuestro tiempo en blanco, sino que bien gestionados también nos aportan un avance en nuestra productividad diaria.

    Por cierto, una pregunta… ¿estás trabajando en un nuevo libro sobre productividad?

    Un saludo,

    • Me alegro que te haya gustado :-)

      De momento no hay libro y no hay planes a la vista. Pero quién sabe…

  • Muy buen consejo esto de aprovechar los tiempos muertos, pues creo que todas las personas nos hemos dado cuenta de que siempre están presentes, pero en verdad que muy pocos los saben aprovechar. En mi caso personal me gustaba leer revistas entre clase y clase, mientras que mis compañeros solo salían a “ver quien pasaba” por el pasillo yo alcanzaba a leer un par de artículos; y de hecho me veían como el bicho raro jaja.

  • Ramón

    Berto?, ya no escribes tantos artículos como antes no?

    • Sí, ahora le dedico menos tiempo al blog. Tengo otros proyectos y prioridades. Es cuestión de temporadas y épocas :-)