Secreto de Eficacia: Acelera tu día con los Rincones del Día

Los «Rincones del Día» son uno de los secretos mejor guardados de Productividad Personal. Bien aprovechados, y de eso te voy a hablar a continuación, te permiten «acelerar» tu día de trabajo. Porque en la cantidad de rincones de tiempo que tienes cada día puedes adelantar un gran número de pequeñas tareas. Siempre que estés preparado y sepas cómo exprimirlos al máximo.

Gestion del Tiempo

Son esas cosas de Productividad que no llaman la atención, que la mayoría pasan por alto, pero que encierran la respuesta a preguntas del tipo «¿cómo puedo sacar más horas del día?». Personalmente los considero uno de mis mayores aliados productivos y fueron (son) clave en mi particular revolución productiva.

¿Qué son los «Rincones del Día»?

Los Rincones del Día son lo que la mayoría de la gente llama «ratos muertos». Son pequeños rincones de cinco, diez, veinte o treinta minutos que te regala el día y con los que no contabas en tu planificación o tu agenda. Y, si te fijas atentamente, tu día está lleno de ratos así.

Imagina cualquiera de estas situaciones de lo más comunes: tienes una reunión que de repente se retrasa y tienes 15 minutos (de regalo); una tarea importante se te ha dado mejor de lo que esperabas y al completarla antes tienes 20 minutos (de regalo); estás esperando al autobús o el metro y la espera se alarga a 7 minutos (de regalo); vas a hacer algún trámite y te ves esperando en la cola durante 30 minutos (de regalo).

¿De regalo? De regalo sí, porque no contabas con ellos y puedes aprovecharlos para adelantar cosas, terminar alguna microtarea, hacer algún chequeo o completar alguna tarea rutinaria. Lo que algunos consideran ratos muertos en los que sólo mirarse la punta de los zapatos, tú puedes convertirlos en ratos muy vivos que te ayuden a acelerar tu día y terminar antes tus cosas.

Porque estos Rincones son perfectos para tareas rutinarias o microtareas. Cosas que tienes que hacer, que no llevan mucho tiempo, pero que siempre se interponen en el camino de las cosas grandes. Ojo, este punto para mí es importantísimo. Porque esas pequeñas cosas que siempre surgen o que ya sabes que tienes que hacer, siempre terminan por complicarte el día y quitarle tiempo a las tareas importantes de verdad.

La clave es estar preparado

Los Rincones del Día se presentan siempre. Unos días tendrás más y otros menos, pero siempre se presentan. Por eso, no aprovecharlos, es de tontos. Si todos los días siempre tienes algún hueco de tiempo de regalo, ¿por qué no exprimirlo hasta la última gota? Para ello hay que seguir tres pasos estúpidamente sencillos:

  1. Tienes que estar atento para detectar cuanto antes ese Rincón. En cuanto se presenten esos minutos de regalo tienes que poder identificarlos para hacer.
  2. Fíjate después en el tiempo que tienes por delante. ¿Cuántos minutos te acaba de regalar el día? (Si no lo sabes o es un número indeterminado, no pasa nada.)
  3. Elige una tarea que puedas hacer en ese tiempo y ponte con ella.

Lo que algunos consideran ratos muertos tú puedes convertirlos en ratos que te ayuden a acelerar tu día y terminar antes tus cosas.

Tareas perfectas para los Rincones

Porque, en último término, la clave para aprovechar al máximo los Rincones del Día es hacer las tareas que mejor se adaptan para esos ratos de tiempo. Eso lo consigues teniendo una serie de tareas típicas que puedes hacer y terminar en esos hueco. Por pequeños que sean. Y estoy seguro que en tu trabajo tienes montones de tareas que se adaptan a espacios de 3, 5, 10, 15 ó 20 minutos.

Naturalmente cada uno tiene que dar con su propia lista de tareas pero hay una serie de ellas que se adaptan a casi todos nosotros. La mayoría de las que vienen a continuación son las que hago yo en mis propios Rincones:

  • Revisa el buzón de voz para comprobar y devolver alguna llamada pendiente.
  • Responde a algún comentario del blog o chequear visitas a tu web.
  • Revisa tu planificación para el resto del día o de la semana.
  • Ponte al día leyendo en tu móvil guardados previamente con Instapaper o Read It Later.
  • Haz una parte de una gran tarea que debas hacer próximamente. (Pero asegúrate que es una parte «estanca» que puedes hacer y terminar para retomar el resto de la tarea después.)
  • Si utilizas Evernote aprovecha para organizar las notas que estén pendientes o sin asignar en tu Inbox.
  • Lee un capítulo de un libro (de trabajo o de ocio) en papel o en tu móvil, Kindle, iPad…
  • Ordena el Escritorio y carpeta «Descargas» de tu ordenador.
  • Actualiza alguna hoja de cálculo con cifras, datos o updates del día.
  • Descansa. Aprovecha ese rato para relajarte y despejar la cabeza (lejos del ordenador).
  • Si estás en una red social (y quieres invertir tiempo en ello) revisa sólo tus Menciones o Mensajes Privados y respóndelos.
  • Organiza y limpia tu mesa o espacio de trabajo (papeles, carpetas…).
  • Revisa una parte de tu Email, sólo las carpetas calientes.
  • Lee una carpeta de tu lector de feeds, donde tengas tus blogs favoritos.

Te haces una idea, ¿verdad? Crea tu propia lista de tareas para esos Rincones y verás como aprovechas mejor el tiempo y adelantas más tareas en las mismas horas de trabajo. La próxima vez que tengas un «rato muerto» verás cómo lo haces revivir. Y es que 10 minutos pueden llegar a ser asombrosamente productivos… cuando sabes lo que tienes que hacer.


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