7 rincones donde utilizar mal la tecnología te condena

Cada vez sumamos más tecnología a nuestra vida y nuestro trabajo. Y esa suma incontrolada, poco meditada y rapidísima, genera, además de un enorme lastre, otro problema: el mal uso; improductividad.

Muchas personas instalan aplicaciones como forma de arreglar sus problemas de eficiencia y resultados. Otros no instalan nada, sencillamente las utilizan como parte del día a día. Y en ambos casos muchos sufren, sin darse cuenta, los cuellos de botella que la mala utilización de la tecnología genera.

Tú crees que la tecnología te está ayudando. Cuando en silencio te está machacando a base de pérdidas de tiempo, atascos, dificultades, gestos torpes, flujos de trabajo ineficientes… Y como casi todas estas cosas, muchos no se percatan de ello.

Siete son para mí los rincones donde montones de veces al día usamos mal la tecnología… y eso impacta definitivamente sobre tu eficiencia y resultados.

1No saber buscar en el Email

Dado que no sé utilizar las búsquedas avanzadas de mi aplicación de correo, y tampoco tengo clasificado mis mensajes mediante reglas, me cuesta mucho tiempo encontrar un mensaje cuando lo necesito.

2No saber buscar en el ordenador

Me cuesta encontrar ese documento de texto, ese diseño, esa hoja de cálculo, esa presentación. Utilizo el buscador sí, pero busco de forma bruta, y me veo obligado a rebuscar entre el montón de resultados que me sale: «Este no, este otro tampoco, este no…»

3Desorden en archivos y carpetas

«Yo no utilizo buscador. Sé más o menos dónde está lo que necesito, así que me pongo a navegar por interminables niveles de carpetas y subcarpetas. Un clic, otro, y otro más, y luego otro. Pero no está allí, donde yo creía que estaba. «¿Lo habré puesto en la carpeta “Clientes” o en “Contratos” o estará en “Pendiente”? ¿Estará ordenado por fechas o por nombre de clientes? Tiene que estar aquí, seguro».

4No centralizar la información

Aunque la información nos llega mayoritariamente por Email, también está en muchos otros sitios. El problema es que tener toda esa información desperdigada por tantos sitios, genera confusión, búsquedas redundantes, lentitud y torpeza, y muchas pérdidas de tiempo. Como no recuerdo dónde metí esto, hago un peregrinaje por todos los sitios donde tengo mis cosas. Pierdo más recursos.

Tan malo como no utilizarlo es utilizarlo mal. O peor.

5Desorden en el Escritorio

Todo un clásico. Ese rincón útil, que nació para poner temporalmente las cosas que más utilizo o que acaban de llegar, termina por convertirse en un estercolero digital en el que dejo que archivos y carpetas se acinen. Hasta tal punto, que ya casi no veo la foto que había puesto como tapiz de fondo. Sólo su visión, me despista. Pero es que además, me cuesta encontrar cosas ahí. Pierdo más recursos.

6No saber teclear rápido

Mi trabajo me obliga a teclear mucho: informes, propuestas… y sobre todo mensajes de correo. Pero mi tecleo no es fluido ni eficiente. Tampoco utilizo plantillas ni aplicaciones para expandir texto. Así que al cabo del año pierdo tanto tiempo, que podría dar la vuelta al mundo varias veces.

7Preferencias o configuración de una aplicación

Cada vez que necesito cambiar la configuración de un documento, tengo que entrar en las preferencias de la aplicación. Y como nunca me acuerdo cómo lo hice la última vez, tengo que probar y ver, investigar y hacer clic-clic…

8 (Bonus) Exceso de tecnología

En mis dispositivos tengo un montón de aplicaciones y utilidades que uso o no uso, depende. Pero las tengo ahí porque algún día las instalé. Tienen sus propios avisos, actualizaciones, configuraciones, su complejidad. Yo las tengo ahí porque me ayudan… ¿seguro que te ayudan?

La tecnología (con conocimiento y hábitos) puede ser extraordinariamente poderosa para relanzar tu eficiencia o resultados. O un laberinto de frustración e improductividad donde morirse de asco.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Gonzalo

    Gran recordatorio Berto, muy útil y práctico.
    Una cuestión, como evitas el tener cosas allí y allá si al final usamos servicios como Evernote, dropbox y mail que no tienen funcionalidad de búsqueda el uno con el otro? Serías más partidario de usar solo uno?
    Si usas Onenote y onedrive la búsqueda está relacionada entre los dos
    Muchas gracias

    • Hola Gonzalo. Lo que hago con el Email, es pasar a Evernote toda la información relevante que recibo, o que voy a tener que utilizar más adelante. Así tengo en un sitio todo el material de referencia y notas. Dropbox lo utilizo únicamente como almacén de ficheros no de “información”. Gracias!

  • Sergio

    Un Articulo genial Berto, con mucha razón en lo que dices.

    La verdad es que me has hecho replantearme muchas cosas.

    Un saludo.

    • Gracias Sergio! Yo creo que es una de las claves, replantear. Usamos, sumamos e instalamos, pero rara vez nos paramos a preguntarnos: ¿lo estoy haciendo bien? ¿Me está ayudando de verdad?

      Es muy posible que sea así, pero si no nos lo preguntamos…

  • Muy de acuerdo con la lista que has hecho, a la que obviamente se pueden añadir más cosas, algunas de las que ya has hablado otras veces y que son tremendamente importantes como el saber utilizar el correo electrónico es desastroso el mal uso que se hace de esa herramienta (no poner asuntos claros, no incluir en copia a las personas que corresponde, hacer hilos interminables que se pueden cortar de raíz con una llamada)

    También hay cosas que se pueden hacer para mejorar la productividad con las herramientas digitales como los accesos directos, favoritos, bibliotecas, plantillas para no re-escribir cosas que se repiten una y otra vez, usar enlaces a documentos en vez de archivos adjuntos (esto ahorra tiempo y tráfico),…

  • Joaquín Bresan

    Buen post, interesante información. Gracias por compartir.

  • Gracias por estas indicaciones, seguro que las tengo en cuenta a partir de ahora…