7 Claves de Oro para Sacar más de tus Llamadas de Teléfono

¿Cuántas llamadas de teléfono profesionales haces al cabo del día? ¿Y del mes? ¿Y del año? El teléfono sigue siendo una pieza clave en tus proyectos, objetivos, resultados… incluso en tu tiempo. ¿Lo utilizas de la mejor manera posible?

Supongo que, como en otro orden de cosas, cada maestrillo tiene su librillo a la hora de hacer llamadas de teléfono más productivas. Estas son mis siete ideas SENCILLAS favoritas. ¡Confío en que te den alguna pista!

1¿Es el teléfono la mejor opción para eso?

Muchas personas buscan el nombre del contacto y llaman de manera impulsiva, irreflexiva, sin valorar si eso que van a preguntar, consultar o tratar debe hacerse por teléfono o no. Tal vez eso se merezca un email, una videoconferencia, incluso una reunión. El teléfono, como el Email, no es la solución para todo.

Piensa antes siquiera de llamar. Elegir mal el canal de comunicación a veces es más dañino que no comunicar.

2Prepara mínimamente la llamada

Ante llamadas medianamente importantes es fundamental hacer un pequeño guión; para tener muy claro qué es lo que hay que decir y qué es lo que hay que callarse. También para no olvidar algún punto, aunque en apariencia resulte menor. No hay nada tan molesto como llamar cinco minutos después porque «oye, se me olvidó comentarte una cosa».

Ah, y yo recomiendo siempre ir al grano grano. Ir casi directamente al punto más importante de la reunión llamada. Muchas veces dejamos el punto gordo para el final, y luego nos vemos obligados a terminar precipitadamente la llamada. Con el consiguiente perjuicio para las dos partes.

3Antes de marcar, “enfoca” la conversación

Antes de soltar el «buenos días», tú ya tienes que tener bien claro y muy presente el propósito esa llamada. Pregúntate qué buscas, qué persigues, para qué es, qué necesitas exactamente de la otra persona. Si incluso recomiendo ponerle un “titular” a la llamada. Eso te ayudará a: 1) acortar el tiempo de la llamada evitando rodeos innecesarios (¡el parloteo es nefasto!); 2) abordar los puntos más importantes como se merecen: centrado y concentrado. La llamada será más efectiva y eficiente.

4Ten una libreta bien cerca

En una conversación de sólo cinco minutos pueden surgir multitud de nombres, referencias, propuestas, ideas, datos… ¿piensas retener todo eso de memoria? Todo se puede hacer más sencillo de lo que lo hacemos: pon una libreta pegada a tu teclado.

Yo sugiero libreta en vez de teclear en el ordenador por una razón: el tecleo genera una actividad y un ruido que distraerá a la otra persona y a ti. Y además, con una libreta no te obligas a escribir de forma lineal: puedes trazar mapas mentales, diagramas, dibujos…

Es con estas cosas sencillas y prácticas con lo que yo he logrado afinar y afilar mi productividad diaria.

5¿Se te va el tiempo? ¡Utiliza un cronómetro!

Hay personas que pierden la noción del tiempo al teléfono. Entonces, ¿por qué no controlarlo con un sencillo cronómetro? Es una medida estúpidamente sencilla que te mostrará de forma permanente cuánto tiempo se escapa con esa llamada. Lo puedes hacer, por ejemplo, con la aplicación de tu smartphone o un cronómetro en tu ordenador.

6Programa y acuerda la hora de la llamada

Si alguno de mis clientes está leyendo esto, sabe bien que yo nunca llamo a cualquier hora, de repente, sin avisar. SIEMPRE acuerdo un día/hora que nos venga bien a las dos partes e inmediatamente lo añado a mi calendario. A fin de cuentas, una llamada de trabajo de este tipo no deja de ser una reunión a distancia.

Ni te imaginas la cantidad de energía que consume el «ah, ¿no está? Bueno… ya le llamo luego». Y luego llamas otra vez, y otra vez, y otra vez. Esa “persecución” podría evitarse con un «dime un día y una hora exacta en el que puedas hablar conmigo. No te robaré más de 10 minutos».

7¡Elimina distracciones antes de llamar!

No es nada raro ver a una persona que, mientras está hablando por teléfono, revisa en la pantalla su Email, echa un rápido vistazo a su Whatsapp, o abre en una pestaña la página web de un periódico. ¿Y eso para qué? ¿Qué ganas exactamente? Te desenchufas de la conversación, te alejas, la llamada se alarga y hasta es posible que no consigas lo que pretendías.

Todo es más sencillo de lo que lo hacemos: elimina todas las posibles distracciones (especialmente las digitales) ANTES de hacer la llamada.

Como muchas cosas que te encuentras en este blog… todo esto es ¡puro sentido común! Que justamente es lo primero que perdemos al empezar a trabajar a la carrera. Algunos lo desprecian dando por supuesto todas estas cosas. ¡Yo lo amo! Porque es con estas cosas sencillas y prácticas con lo que yo he logrado afinar y afilar mi productividad diaria. La cotidiana, la de dentro de doce minutos o esta tarde. Es la que al final del año cuenta.

¡Feliz Año amigo!

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Manolo Ruiz - 7 enero 2015

Excelente artículo. Yo sustituiría la libreta por la grabación de la llamada pero, supongo que por cuestiones legales, no he encontrado ninguna utilidad que lo haga posible. ¿Vosotros la conocéis?. Os deseo un próspero 2015 a todos.

    Berto Pena - 7 enero 2015

    Gracias Manolo! Con Evernote puedes grabar desde el móvil por ejemplo. En su día escribí sobre ello, no tengo el link a mano.

    Feliz año!

    Newclo - 14 marzo 2015

    Yo utilizo In Call recorder

Álex Ruiz - 7 enero 2015

Yo añadiría ser educado. En el 90% de las llamadas que recibimos en la empresa ni dan los buenos días ni se identifican y hay que sacarles esa información “¿de parte de quién?”. Si llamas sin un mínimo de respeto yendo directamente al grano es bastante probable que la otra persona (harta de llamadas similares a la tuya a lo largo del día) no te atienda como es debido.

La amabilidad abre muchas puertas :)

Un saludo.

Vinbiolo - 7 enero 2015

Tiene usted toda la razón. Si no son educados al máximo (incluido el NO TUTEAR), me dicen de dónde llaman, dicen su nombre o forma de identificarlos y me exponen en menos de 30 segundos el asunto, ya puede haber llamado la mismísima Julia Roberts que cuelgo.

No me interesa nada que me pueda vender alguien por teléfono.

Un saludo.

Oscar Torres - 8 enero 2015

Excelente entrada Berto, me gusto el punto de eliminar las distracciones, gracias por ayudarnos a afilar la productividad de nosotros los lectores.
Se te aprecia.

    Berto Pena - 13 enero 2015

    Para mí cada vez más importante el tema de las distracciones, que ya llegan a cualquier rincón y actividad. ¡Cuántas reuniones a distancia (llamadas) se alargan por no estar lo suficientemente enchufado y atento!

    Gracias Óscar :-)

Ruben Guarracino - 10 enero 2015

Me gusto mucho este articulo, me parece importantisimo que al tener que hacer un llamado importante o conflictivo, tengamos a mano anotado varios argumentos para contestar en forma precisa y sin dudas.

gracias Berto

    Berto Pena - 13 enero 2015

    Gracias Rubén. Sí, muchas veces bastan un par o tres de minutos para anotar rápidamente los 3-4 puntos esenciales de la conversación. A veces, con la charla, perdemos de vista el corazón de lo que queríamos abordar.

Samuel Casanova - 12 enero 2015

Me ha encantado el artículo.
Solo añadiría intentar concentrar todas las llamadas pendientes a últimas horas de la tarde para no desperdiciar nuestros momentos más creativos, y por que no, aplicar todos estos principios no solo a llamadas, también a las interrupciones en persona para preguntar cosas.
Enhorabuena por el blog y tus excelentes artículos como siempre.

    Berto Pena - 13 enero 2015

    Buen apunte! Aunque depende mucho de la disponibilidad de las otras personas. Yo lo que hago es proponer un día-hora para la llamada cuidando en lo posible mis momentos más creativos. Gracias!

fabio diaz - 15 enero 2015

Datos muy necesarios me gustan para ganar más tiempo y productividad y más hoy en día que parece que el tiempo no alcanza y no se ve lo que hacemos

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