7 claves para exprimir Evernote al máximo

Evernote se ha convertido en un compañero inseparable en mi trabajo. Es, junto con el navegador, la aplicación que más utilizo a diario. Sin embargo mucha gente lo instala y me dice que “no le encuentra la gracia”. Y esto es normal. Las aplicaciones no hacen el trabajo solas, hay que conocerlas mínimamente y saber sacarles provecho. De lo contrario no es más que un trasto más sobre la mesa.

Evernote no es una aplicación complicada, para nada, así que exprimir sus posibilidades es cuestión de ponerse a ello. Al final lo que ganarás es agilidad, comodidad y funcionalidad. Tu trabajo será más cómodo y sencillo.

1Utiliza el clipper para capturar rápido

Una de las claves en Evernote es capturar la información. Guardarla. Y este proceso tiene que ser muy ágil y muy cómodo para ti o de lo contrario Evernote nunca será una ayuda. Tienes hasta 9 métodos para guardar tu información desde casi cualquier sitio o momento (navegador, tu escritorio, Email, el móvil…).

Destaco mis dos métodos preferidos:

  1. El clipper es una utilidad que se instala en Windows y Mac y que siempre está abierta en segundo plano. Eso te permite por ejemplo seleccionar un texto en cualquier aplicación y guardarlo rápidamente. Crear una nueva nota es cuestión de copiar-pegar y darle un título a la nota.
  2. Crear notas desde un correo. Al crear una cuenta, en Evernote se te asigna una dirección de email única. Cualquier mensaje que envíes ahí se convertirá automáticamente en una nota. Es mi método favorito y lo utilizo especialmente desde el móvil. Es súmamente cómodo y rápido. Y si le envío un correo a una persona, y quiero guardarlo para referencia o para no perderlo nunca, pongo en copia oculta a mi Evernote y queda almacenado.

El clipper es una forma rápida y cómoda de ir guardando información o imágenes.

2Instala la aplicación en tu smartphone

Si tienes un smartphone le sacarás muuuucho más provecho a Evernote. Desde un taxi, de viaje, en una reunión… desde cualquier parte podrás acceder a tus notas y tu información. E igualmente podrás crear nuevas notas bien desde la propia aplicación o enviando un correo a tu dirección personal, como apuntaba.

En cualquier momento puede surgir una idea, una tarea, una sugerencia o un cambio. Guárdala directamente con tu móvil y cuando llegues a casa o la oficina te estará esperando ya sincronizada con el resto de tus notas. Tienes versiones iPhone/iPod Touch, iPad, Android, Blackberry, Palm y Windows Mobile. En todos los casos la aplicación es gratuita.

3Fotografías: las posibilidades se disparan

Y todos esos móviles llevan cámara, ¿verdad? Con Evernote puedes crear nuevas notas tomando fotografías o bien eligiendo una imagen que tengas guardada en tu móvil. Eso abre las posibilidades prácticas de uso cuando estés de viaje o fuera del trabajo.

Puedes hacer fotos a pizarras (tras una reunión o una clase), una tarjeta de visita profesional, a un lugar o monumento al que quieres volver (si tu móvil tiene GPS se guardarán hasta las coordenadas), no olvidar la etiqueta de un producto o una botella de vino, o “escanear” un ticket en un bar para guardarlo junto con tus otros gastos.

Además, la versión de pago de Evernote analiza esas imágenes y las convierte a texto. Guarda el texto de las imágenes de modo que cuando busques algo también buscará dentro de esas imágenes. En mi caso personal sólo eso ya justifica los 34 euros anuales que cuesta la cuenta premium.

4Libretas, Etiquetas o Atributos, tú decides

A la hora de clasificar y encontrar notas, Evernote te permite guardarlas en libretas y asignarles distintas etiquetas. Hasta ahí nada novedoso porque además su buscador es tremendamente rápido, y he encontrado que no merece la pena invertir demasiado tiempo en clasificar notas. Pero, ¿y los “atributos”?

Mucha gente los desconoce y es otra forma de clasificar (automáticamente) y consultar tus notas según sus características. Cuándo las creaste, cuándo las modificaste, desde dónde las creaste (navegador, móvil…), si contiene imágenes, audio o adjuntos, etc.

Especialmente cuando manejas cientos de notas, los atributos te pueden ayudar a consultar tu información de otro modo alternativo a las clásicas libretas y Etiquetas.

5Seguridad: contraseña y libretas en local

Imagina que en una nota hay un párrafo con información delicada. Sencillamente selecciona el texto y con el botón derecho podrás ocultarla y protegerla con contraseña. Automáticamente se codificará y cada vez que quieras consultarla tendrás que introducir la contraseña.

Y si te gustaría que algunos de tus datos nunca se sincronizaran, puedes hacerlo. Al crear una libreta nueva, indica que sea una libreta en local. Todas las notas que guardes ahí nunca se sincronizará y sólo estará en tu disco duro.

La seguridad en Evernote (en cualquier aplicación con sincronización) es un tema que preocupa a muchos. En este artículo hablé sobre ello y el propio responsable de Evernote lo trató en profundidad en una entrevista que le hice.

Puedes compartir tu carpeta “viajes” con tu familia o amigos y elegirlos individualmente.

6Comparte tus libretas con otras personas

Es una opción que mucha gente desconoce porque, la verdad, no está bien diseñada y ejecutada. Por el momento sólo se puede compartir información desde la web, no desde la aplicación. Si tienes la versión gratuita de Evernote puedes compartir cualquier libreta o nota con todo el mundo o bien elegir personalmente quién podrá verla. Eso te permitirá publicar información y hacerla accesible con un simple enlace.

Ahora bien, si tienes una cuenta premium de pago, las posibilidades se disparan. Imagina que quieres compartir una libreta con tus compañeros de trabajo, familia o amigos. Será como tener una carpeta compartida donde podréis añadir notas, imágenes, PDFs, etc. Podréis almacenar y centralizar la información de un proyecto, una celebración o un viaje. De algún modo sería como vuestra propia wiki personal.

7Encuentra el mejor uso para ti

Lo mejor de Evernote es que puedes utilizarlo para cualquier cosa. Yo guardo ahí información de mi trabajo y también de mi ocio y tiempo libre. Desde recetas de cocina, ideas para mis proyectos, trozos de código de páginas web, facturas y tickets, lista de la compra, itinerarios de viajes y un largo etcétera.

La potencia o la limitación de Evernote está en en número y variedad de usos que tú le puedas dar. Ahí está su “gracia”. Pregúntate qué áreas de tu trabajo o de tu tiempo libre generan más información y decide si quieres almacenarla toda en Evernote. Y si necesitas inspiración, en esta serie de artículos encontrarás algunos usos que yo mismo y otras personas le estamos dando a Evernote.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • Ignacio

    La versión gratuita también analiza las imágenes y las convierte a texto.

    Saludos

    • Sip, lo que no tiene es la “Priority image recognition”. En Premium cuando subes una imagen se escanea el texto en el acto. En la versión gratuita puede tardar días.

  • rauldm

    A mi al principio me costó meterme en Evernote la verdad… no le encontraba el uso… pero lo dejé ahí, a la espera, latente, pasivo… hoy en día no es lo que más uso pero me ayuda bastante sinceramente. Le encuentro una serie de fallos por los que no me acaba de “enganchar”:
    – me gustaría poder organizar las libretas en carpetas o secciones… es engorroso que este todo ahi junto para mi, sobretodo cuando el volumen de libretas crece
    – me gustaría que se pudiese cambiar de libreta sincronizada a local, o viceversa, siempre que se quiera (ayudaría a olvidarnos de tener una de Registro en local para ir volcando aquello que ya no hace falta tener sincronizado)

    Solo estas dos cosillas (y alomejor algún sistema de marcar “Completado” para incorporar GTD más facilmente, aunque ya se que no es su proposito) me harían dar un uso más intensivo, sinceramente

    por otro lado, los grandes trucos desvelados por Berto me han ayudado muchísimo. Sobretodo lo de enviar por mail, se ha convertido en mi método favorito para agregar cosas a Evernote, lo de encriptar (que no lo conocía hasta hoy) y mejorar el uso de etiquetas (es algo que, bajo mi punto de vista, siempre me ha costado hacer tanto en GTD como en Evernote..nunca etiqueto y es un error garrafal!)

    a pesar de todo, es una herramienta impresionante y poco a poco le vas encontrando usos que antes no pensabas… 100% recomendable que le deis una oportunidad!

    • Sí, el tema de subcarpetas se necesita como el comer. Han prometido que estará disponible “pronto”.

      • rauldm

        Pues a esperarlo como agua de Mayo!!!!! Es algo imprescindible en Evernote (y veo que para muchos) que permitirá ser muchísimo más organizado y darle un mayor uso!!
        Gracias por los consejor Berto

  • Evernote es sin duda la aplicacion que mas uso pero como todos echo de menos las subcarpetas y poder usar dos cuentas en el mismo equipo sin tener que hacer virguerias.

    Un saludo

  • Flames

    Ya sé que existen otras posibilidades, pero para guardar artículos, noticias, etc. que uno encuentra en la red, es comodísimo.

    EVERNOTE lo uso sobre todo para guardar notas de libros que quiero leer y que veo por ahí. Me parece una pasada a pesar de sólo usarlo para esas dos cosas.

    Es muy práctico para guardar cantidad de información, que si guardamos en la propia carpeta de proyectos, nos estorbaría.

  • A mi la verdad que evernote me ha cambiado mucho la forma de trabajar , es una aplicación que me permite trabajar en mac, en pc, en el móvil con toda la información sincronizada este donde este, curiosamente conocí evernote en este blog :-)

  • AL

    Y en versión Symbian para cuando?

  • Flames

    Yo también conocí EVERNOTE por Berto.

    Y estoy recordando que hay formas más sencillas de hacer lo que hacía. Por ejemplo un mejor uso del Clipper.

  • muy bueno articulo alberto, lo he comentado en mi blog. simple y claro.

  • La verdad es que desde que lo descubrí gracias a tí cada dia le doy un uso más intensivo.
    Sobretodo para guardar listas de “cosas”.
    Y ahora que estoy llevando a cabo varios proyectos me está ayudando muchísimo, sobretodo la sincronización y uso des de el iPhone.
    Lo de los compartidos, uso más Dropbox. Si se unieran sería brutal siempre lo he pensado.
    Lo que no he usado aún es la Galeria está que han puesto.

    Salu2

  • Soy fan de tu pagina, y antes de conocerte ya habia visto sobre evernote, pero con tus articulos y reseñas me decidi a instalarla, no le saco el provecho que deberia, pero poco a poco avanzo, y estos tips ayudan mucho

  • frl

    Evernote es una aplicacion muy interesante y que una vez has descubierto como funciona es muy util

  • Muy bueno el truco de añadir la dirección de correo de Evernote en CCO: cuando mandas un correo de los que “pueden traer cola” o sobre un proyecto en el que estás trabajando. Es una forma excelente de disponer del correo a mano siempre.
    Como siempre, un placer leerte y aprender de tí.

  • Muy bien expuesto.

    Conozco desde el principio la opción de añadir tu evernote en el CCO entre otras cosas porque yo me curré las primeras traducciones para Mac, Web y iPhone (y aunque me jodió mucho hasta una buena parte de Windows y otros smarphones más que nada para que todo el castellano estuviese listo antes que para otros leguajes) pero ya usaba desde hace tiempo una cuenta especial de gmail con ese mismo objetivo. Y como no tuvieron el detalle de regalarnos una miserable cuenta Premium por todo el curro… el no disponer de la conversión de texto preferente hace que ni me plantee usar esa opción.

    La captura directa o en PDF es fantástica para poder mantener control de todo el material interesante que te encuentras navegando y del que normalmente perderías la referencia, así puedes seguir con la tarea en la que estabas liado y explorar lo que has encontrado por el camino en cualquier otro momento. No hay que volverse loco, todo está en el Evernote.

    Un par de usos prácticos que le doy es la captura de las facturas de las compras online, no hay mejor resguardo que una captura de pantalla, eso no lo pueden manipular y es definitivo si tienes que reclamar. Una buena forma de no perder registros y claves de programas y utiliddes.

    Como lista de deseos también es muy útil. Completas una cesta de la compra de discos, pelis, etc… y la guardas. Luego cuando estás en otra tienda física o web consultas el material que has ido seleccionando.

    Y para los sitios que vas descubriendo, tiendas, restaurantes, etc… con la función de GPS luego es muy fácil volver a ese restaurante escondido o a aquella tiendecita curiosa, basta con que le pidas que te muestre las notas que tomaste en esa zona y ahí lo tienes.

    Yo he dimitido como traductor, pero no como usuario y entusiasta. Antes de comenzar a navegar todo el mundo debería tener instalado el Evernote.

  • Hace tiempo que uso Evernote. LLevo todas mis cosas personales, notas de web, apuntes, lista de compras. Ahora salieron unas extensiones que no he probado, vi algo de una para hacer mapas mentales, parece buena.
    Gracias Berto.

  • Antonio

    Lo descubri hace un año y pico en tu blog y hoy es mi herramienta number 1 (junto con GMail).

    Ademas he desarrollado con ella un sistema GTD que me acompaña desde entonces…

    Sencillamente impresionante, y es cierto que con su busqueda podria eliminar el etiquetado del archivo.

  • jjrio

    Echo de menos la integracion con scanners. Hay integraciones con SmartScan realmente increibles que te permites desde guardar tarjetas de visita hasta todo tipo de documentos y contratos… Para mi de lejos (uniendi esto con el motor de reconocimiento) lo mejor de la herramienta.

  • Luisbit

    Es una aplicación muy interesante, pero tengo una duda. ¿ Si usas la versión de Evernote para BLACKBERRY, usa el BIS o te lo cobran a parte?
    Por lo que he leido por ahi parece ser que no entra en la tarifa plana ¿Alguien me lo puede confirmar? ¿Pasa igual en otros smartphones?

    • Ummm yo no sabría decirte, de Blackberry controlo cero. A ver si alguien nos puede orientar.

  • dunker

    Hola Berto,

    He empezado a usar Evernote, pero no me sincroniza las libretas ni las etiquetas. Sólo las notas. Si éstas van a una libreta nueva en la máquina de origen donde ha sido creada, al sincronizar, como la libreta no existe en la máquina destino, deja la nota en el Inbox.

    Esto es así?? .. Hay algo en la config que no hago ??

    Salu2.
    Dunker.

  • cada día uso mas evernote, ahora en mi trabajo es imprescindible, fantástico blog Berto lo veo todas las semanas, pero un preguntilla… ¿ hay manera de enviar a evernote pero a una libreta determinada? saludos.

  • Eloy

    Hace tiempo que te sigo en tu blog, y me gusta mucho, lo encuentro muy útil !!!

    Gracias a tu blog conocí Evernote, y lo utilizo mucho en mi parte Personal para guardar y almacenar todo tipo de información, pero ahora indagando en tu web y a raiz de un curso de GTD que estoy haciendo he decidido también implantar GTD tanto a nivel Profesional como Personal, y tengo alguna duda de como implantar éste sistema y tu como gran experto en el tema espero me des tu opinión y dar algun consejo para entrar con buen pie en el apasionante mundo del GTD.
    Mi primer handicap es que en el trabajo trabajo con PC y en casa con MAC, por ello no puedo utilizar Things o otras grandes aplicaciones para MAC, y además me ‘apetece’ utilizar los mismo para todo en este caso EVERNOTE.

    Mi idea es capturar la información GTD por varias vias (Captura Evernote, Mail, Nota de Audio, Google Reeder, …) todas estas capturas iran a la carpeta INBOX.

    Primera duda trabajo con dos GTD’s uno personal (Inbox/Personal, Proximo/Personal, En Espera/Personal, Algun dia/Personal) y otro profesional (Inbox/Profesional, Proximo/Profesional, En Espera/Profesional, Algun dia/Profesional) ?? o es mejor trabajar con un único GTD ??

    Yo en Evernote ya tengo creadas un montón de carpetas (Facturas, Compras, MACOS, Software, Peliculas, Libros, Musica, …).
    Como uno GTD con todo ésto?? Yo habia pensado utilizar las carpetas que marca la metodologia GTD: Próximo, En Espera, y en vez de tener una carpeta Algun dia , tendré las carpetas que he ya tengo creadas en Evernote. De tal forma que Organizar pondré la tarea bien en Proximo, Proyecto, En Espera, Compras, Peliculas, musica, Libros, …)

    Que te parece ??

    Gracias