Hablar de la organización del Email siempre es algo incómodo cuando me pongo a teclear. Porque cada persona tiene sus necesidades, sus rutinas y también sus manías. Pero este de las carpetas «comodín» es un tema general y muy útil, del que puede beneficiarse cualquier persona.
El título reza «7 carpetas» y de ellas siete voy a hablarte. Pero tal vez sólo llegues a utilizar una, dos, cinco o (sí) todas ellas. Lo importante es que pueda darte alguna pista para hacerlo un poco mejor con esa herramienta diaria.
¿No basta con la Bandeja e de Entrada
Sí y no. Si recibes 10 mensajes al día, pues hombre, no hay que matar moscas a cañonazos. Olvida las carpetas. Pero si como la mayoría de nosotros recibes un número considerable de correos, vivir sólo con el Inbox, es un deporte de riesgo. Porque ahí se distinguen mal las cosas, se ordena mal y, lo digo así: se llena de mierda muy rápidamente.
¿O acaso en tu dormitorio guardas en el mismo cajón las camisas, camisetas, calcetines y jerseys?
¿Organización manual o automática?
Pues las dos, de forma combinada. Si eres lector habitual de esta página sabrás que soy un firme defensor (cada vez más) de la utilización de filtros y reglas . Son una maravilla, y por experiencia propia (lo que veo por ahí) sé que están muy poco aprovechados. En la mayoría de los casos por desconocimiento.
Pero en ocasiones, por muchos y afinados filtros que tengas, llega un punto donde hay que echar mano de la organización a golpe de ratón. Bien para dar salida a esos mensajes y asignar acciones (procesar), bien porque hay mensajes que no han separado de forma automática, o bien porque recibes un altísimo volumen de mensajes cada día, y en último término necesitas separar a mano para «priorizar» mejor.
Si es tu caso, es posible que estas carpetas útiles te ayuden a mejorar tanto tu eficacia como eficiencia. ¡Eso espero!
- «Próximo»
Ahí puedes colocar (recuerda, a mano) los mensajes que exigen hacer algo de manera inminente. Esto es, aquellos mensajes detrás de los que hay una tarea que tienes que hacer hoy, sin ni siquiera llegar a anotar en tu lista de tareas. - «Espera»
Ahí van los mensajes en los que tú has pedido algo a otra persona y que, tarde o temprano, han de volver. Son, en el fondo, tareas que te «deben» otros y por las que estás esperando para por ejemplo continuar y finalizar algo. - «Seguimiento»
Muy a menudo tú encargas algo a alguien y tienes que hacer un seguimiento a posteriori. En casos así yo recomiendo sacar esas tareas del Email y anotarlas en una lista de tareas separada. Pero, si no quieres, al menos aíslalas en una carpeta bien identificada. - «Revisar»
Con relativa frecuencia recibes mensajes largos, complejos, con muchos detalles, que tienes que leer con calma, o bien que exigen cierto análisis o investigación. No puedes hacerlo justo en ese momento, cuando estás procesando, pero sí que debes hacerlo. Haz esto: mueve ese mensaje a esa carpeta y anota la tarea en tu lista («Revisar mensaje X») . - «VIP»
Ahí pondrás correos de tu jefe, tus socios o los clientes más importantes. Son emails que tienes que atender de un modo especial. En mi caso, yo esta carpeta la tengo automatizada, mediante filtros, pero a menudo encuentro correos en mi Bandeja de Entrada que luego muevo a mano ahí. - «Archivo»
Una carpeta clásica donde irás guardando correos de temas ya cerrados o resueltos pero que no quieres borrar. Quieres tenerlos ahí para futuras consultas o referencias, y en lugar de archivarlos en el gran «almacén principal», los tienes más a mano. Especialmente útil en proyectos complejos que siguen curso. - «Basura»
Así, tal cual. Piensa por un momento en esto: newsletters, anuncios, ofertas, boletines internos, listas de correo, mensajes en los que estás en copia pero que no valen para nada, etc. Hay un montón de mensajes que recibimos que en el fondo son sólo ruido y lastre. Muchas veces no hacemos nada por no tenerlos bien identificados. Muévelos a esa carpeta y cada 10-15 días haz una limpieza eliminando suscripciones, alertas o, sencillamente diciéndole a un compañero: «Gracias pero en adelante no hace falta que me envíes esto».
Siempre que hablo de la organización en el Email me gusta terminar remarcando algo importantísimo: la organización tiene que estar a tu servicio, nunca al revés. Hay que organizar lo justo para ganar eficiencia, pero nada más. Porque en esta vida no dan medallas por ser organizado, sino por lo que haces siendo organizado.