6 Errores clásicos que definen (y condenan) a un mal Equipo

No nos enseñan a trabajar, y mucho menos nos enseñan a trabajar en equipo. Pero lo cierto es que desde el primer minuto de tu primer trabajo, te pasas la vida colaborando con otros. Tú dependes de ellos, y ellos dependen de ti. Si es así, ¿por qué nos empeñamos en hacerlo tan mal?

Erróneamente a lo que muchos creen, formar un equipo no es contratar a un grupo de personas, meterlos en un sala, darles un ordenador, e involucrarles en un proyecto. Tampoco fijar objetivos, darles charlas motivadoras y reunirse cada dos por tres.

Hay que crear una cultura de colaboración primero. Y eso incluye una serie de reglas y hábitos colectivos para que cada persona saque lo mejor de sí y realmente sume. La cultura productiva interna define hoy, más que nunca, cómo vais a hacer las cosas, lo que vais a conseguir, a dónde vais a llegar.

¿Todo esto te suena muy teórico? Pues hablemos de algo práctico. De cagadas que cometemos en la vida real. De cosas que habitual y reiteradamente hacemos mal en un equipo, y que terminan por lastrarlo y (a veces) empujarlo hacia el fondo.

  • 1. Interrupciones Innecesarias
    Para colaborar hay que preguntar, pedir, consultar, decidir. Esto es, interrumpir. Pero hay que saber interrumpir: distinguiendo lo necesario de lo innecesario, buscando momentos más adecuados, utilizando canales menos molestos, utilizando un lenguaje directo, breve y claro, etc. Ya puedes tener a gente buenísima en tu equipo, que si de manera constante se interrrumpen entre sí, ¿cómo van a tener buenas ideas y solucionar los problemas a tiempo?
  • 2. Demasiado Correo Interno
    Cuando para todo nos enviamos un mensaje, empiezan los problemas: dificultad en la toma de decisiones, coordinación torpe, cadenas de mensajes interminables, demasiada gente en copia que no sabe qué hacer con el mensaje, poca claridad en la comunicación, vivir permanentemente en el Email, terminar confundiendo la herramienta con el trabajo, etc. Cuando llego a una empresa y escucho el «aquí todo se hace por Email», me echo a temblar.
  • 3. Exceso de Reuniones
    ¡Qué te voy a contar que no hayas visto ya! La “reunionitis” está instaurada y aceptada. Y lo peor: grandes profesionales y grandes equipos tiran la toalla y aceptan el sometimiento a esta plaga que crece y crece. Cada vez hay más reuniones que duran más tiempo y que involucran a más personas. Cuando miras tu agenda para los próximos 7-15 días, antes si quiera de empezar, ya está llena de reuniones y citas. ¿Cómo un equipo va a crear, avanzar e innovar si no tiene tiempo físico para ello? Y no sólo eso, ya que el exceso de reuniones no sólo resta tiempo material de trabajo, sino que (como una gigantesca aspiradora) succiona las ganas y atención que todo el mundo necesita para ser brillante.
  • 4. Pedir mal las Cosas
    La comunicación productiva en un equipo es cada vez más importante. Y cada vez está más condicionada: utilizamos más dispositivos, más aplicaciones, hay más volumen de trabajo y tareas que vienen y van, los equipos están más deslocalizados, los horarios de la gente no coinciden, y un largo etcétera. Saber pedir y consultar, de forma clara y efectiva, es un rasgo clave hoy que premia o condena a un equipo. ¡Ay madre cuántas urgencias internas se podrían evitar si pidiéramos mejor las cosas! (—> Coordinación).
  • 5. Falta de Seguimiento
    En muchos emails y reuniones se habla de cosas, incluso se acuerda y se decide. ¿Y luego? Muchas de ellas se las lleva el tiempo. No hay un responsable claro, tampoco un seguimiento en condiciones, y el calendario avanza sin hacer lo que se había acordado. Eso no sólo implica no ir adelante, sino ir hacia atrás; ya que genera descoordinaciones, desconcierto, desconfianza, discusiones, y tal vez urgencias. Un calendario y sobre todo un método o mecanismo de seguimiento de tareas, es esencial en todo buen equipo.
  • 6. Trabajar sin Fechas
    Y hablando de seguimiento, he dejado para el final el que para mí es uno de los puntos más débiles y peligrosos del trabajo en equipo: aceptar tareas sin fechas. Se piden cosas, se encargan, incluso yo mismo acepto hacer algo, pero nada de eso tiene una fecha clara, o no está bien definida. Los típicos «para finales de semana», o «en torno a mitad de mes», son una trampa gigantesca en la que seguimos cayendo. Fechas significa FECHAS. Significa un día y (tal vez) hora. Nunca, nunca, nunca asignéis internamente una tarea (o aceptes hacerla) si no tiene una fecha. Y si no la tiene, se la asignas. El mal manejo de fechas es donde un equipo empieza a cojear y termina cayendo.

Naturalmente que puede haber otros fallos o puntos de fricción donde un equipo la caga. A mí ahora de hecho se me ocurren cuatro o cinco más. Pero yo destaco estos estos seis que acabo de apuntar.

Los resalto porque yo mismo los cometí en mis equipos (lo veo ahora con la perspectiva que te da el paso del tiempo y los años); y porque lo veo en las empresas con las que trabajo. Esas mismas empresas que un buen día dijeron: «basta ya de trabajar en segunda marcha. Qué tal si empezamos a colaborar y hacerlo bien».

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Hola Berto,

    Lo primero es lo primero: felicidades por un nuevo post muy bueno y una lista que además resulta muy concreta por lo que es genial para aplicar.

    Yo respecto a las fechas, idealmente las quitaría siempre excepto cuando fuesen totalmente imprescindible. Mi ideal de organización pasa por priorizar el 95% de las acciones por importancia y hacer un 5% de ajustes priorizando artificial y puntualmente alugnas tareas para que entren dentro de la fecha limite (siendo dentro de lo que cabe también “importantes”).

    No obstante esto es un “ideal”, un modelo que ya de entrada es más aplicable para una persona sola que para un equipo y que necesita de cierta madurez para aplicarlo (porque seamos sinceros, resulta casi antinatural no hacer las oportunidades urgentes o las tonterias urgentes del jefe).

    Por eso quería preguntarte un poco más por tu recomendación de usar fechas en los equipos. ¿Lo recomiendas porque es más práctico en la vida real que funcionar solo por importancia? ¿Lo recomiendas por tratarse de equipos y no de un individuo?

    Sospecho que lo has dicho pensando en algunos casos concretos que has experimentado y la verdad es que me da la impresión de que hay algo interesante detrás sobre el porqué de la recomendación.

    ¡Un saludo!

    • Gracias Iago, me alegro que te haya gustado :-)

      Para mí en un equipo las fechas son lenguaje universal. Todo el mundo las entiende y puede anticiparse y organizarse en función de ellas. Valen para alguien que tenga un método productivo elaborado, para aquel que hace las cosas en función del último post-it, y valen para la última incorporación al equipo.

      «Hacer tal cosa para tal fecha» es algo claro, directo, que no llama a equívocos. Con un mínimo de profesionalidad y cuidado, es fácil cumplirlo.

      Hay también mucha gente que sólo entiende el “lenguaje de los deadlines”. No se ponen en marcha hasta que algo tiene una fecha límite, y se ponen con ello porque les pilla el toro. Son así y por muchos intentos de otros no van a cambiar. Si no fuera por esas fechas, el caos y descoordinación sería peor.

      Si en un equipo tienes 10, 20 ó más personas, cada uno con sus sistemas, carencias, etc., lo que yo los pone a todos “de acuerdo”, son las fechas.

      Sin fechas en un equipo crecen las descoordinaciones (efecto dominó), aparecen las (auto)urgencias, se cae en la procrastinación, aumentan los recelos y desconfianzas, se pone el foco en tareas menores que podrían esperar, y un largo etcétera. Por supuesto que poner fechas no garantiza coordinación perfecta. Pero, al menos en mi experiencia, engrasa muchísimo la maquinaria.

      ¡Gracias!

      • Personalmente no estoy a favor ni del todo con fechas, ni de intentar tener el mínimo de fechas posible. Creo que hay un punto intermedio, me explico.

        En trabajo en equipo, creo que se puede distinguir dos tipos de delegaciones: aquellas que se tratan de tareas concretas y aquellas que se tratan de proyectos más abstractos.

        Si yo delego “Hacer X cosa” a alguien, ponerle una fecha es ideal para que tanto él como yo sepamos que a esa fecha eso estará hecho.

        Sin embargo, si yo delego “Responsabilizarse de sacar adelante el proyecto Y” a alguien, un proyecto con el que tanto él y yo estamos comprometidos, no siempre es lógico ponerle una fecha concreta, ya que muchas veces no hay forma de tener una previsión clara sobre el proyecto.

        En este último caso veo más lógico y práctico hablar y valorar importancias: ¿este proyecto es más o menos importante que otro? cuando nos pongamos a hacer, ¿debemos darle más o menos prioridad a sus tareas? En este caso se pueden usar fechas orientativas (“debería estar hecho para el mes que viene”, “debería estar hecho para antes de acabar el año”), pero ponerle una fecha concreta me parece imposible y, de hecho, improductivo: en un 99% de veces esa fecha se tendrá que cambiar.

        ¿Cómo lo veis? ¡Me gusta esta conversación!

        • Hola Jordi. Muchas gracias por tu punto de vista que aporta mucho.

          Sí, se entiende que hablamos de tareas-acciones que se tienen que llevar a cabo, no de los “algún día”.

          No obstante, yo no lo veo como tú. Hablando de un equipo, de la coordinación de muchas personas y proyectos en paralelo, soy (muy) partidario de las fechas concretas. La indefinción y “fechas aproximadas” son mortales en un equipo. Es, como digo, mi experiencia.

          Si la persona es mínimamente profesional, y se estima-planifica con cuidado, no veo por qué hay que retrasar las fechas el 99% de los casos.

          • Los principios que aplican a la productividad personal no tienen por que aplicar tal cual a la productividad en equipos, y uno de los que no aplica es el de las fechas. En un equipo son básicas, tanto para las tareas como para los proyectos. Eso sí, tienen que ser fechas realistas, pactadas entre todo el equipo y adaptadas en todo momento a la realidad.

  • José Ramón

    Con relación a las reuniones, siempre que soy yo quien tiene oportunidad de decidir si se celebran o no, o el cuando me han sido de gran ayuda tus consejos. Cuando un comercial me dice: “Pues si te parece me paso la semana que viene y te dejo la tarifa de precios actualizada”, por ejemplo, yo le contesto que NO ES NECESARIO volver a reunirnos para simplemente pasarme un documento. Me lo puede pasar por email y yo darle la conformidad por email también. Las reuniones son un vicio que sale caro. Y con relación al momento del día para celebrar la reunión siempre intento que sean a primera hora de la mañana y si puedo hacer madrugrar un poco al asistente/s pues mejor todavía. En su defecto a última hora de la mañana, justo antes de terminar para ir a comer. A esas horas (con el estómago vacío) se piensa con más claridad y se vas más al grano. La PEOR hora: después de comer.

    • “La mejor reunión es la que no tiene lugar”. ¡Qué gran verdad y alivio para la mente!

      Es alucinante ver la facilidad y tendencia (¿dependencia?) que tienen algunos de las reuniones. Hombre, que sí, que valen para mucho, pero no valen para todo. ¡Hay otras alternativas! Mucho más respetuosas con el tiempo y esfuerzo de todos. No se puede trabajar sin reuniones pero sí sin la mayoría de ellas.

      Gracias José Ramón!