5 Preguntas que no puedes olvidar antes de tu Próxima Reunión

¡Ay las reuniones! Las tenemos a diario, cientos y cientos al cabo del año, y aunque decimos que somos buenos en nuestro trabajo y con los años ganamos en experiencia, sigue siendo una asignatura que la mayoría suspendemos.

Es cierto que por mucho que te esfuerces seguirá habiendo malas reuniones. También habrá personas a tu lado que se las seguirán tomando a broma. Pero nada de eso impide que tú te las tomes en serio y que, al menos en la parte que te toca a ti, las cuides, prepares y tengas bien enfocadas.

Las reuniones son como un negocio de restauración: detrás de ellas hay mil detalles que cuentan. Es verdad. Pero hay unos pocos que cuentan más, que es más fácil controlar, y donde merece la pena poner el ojo.

Hay que desterrar la idea de que una reunión ocurre dentro de una sala. La reunión empieza días o semanas ANTES.

La clave de todo está en el antes. Ya en el momento de la convocatoria y la preparación muchas reuniones empiezan a torcerse. Así que para evitarlo yo suelo hacerme una serie de preguntas que te animo a incorporar a tu arsenal productivo…

1¿De verdad tengo que asisitir?

Que te haya llegado un email convocándote no significa que irremediablemente tengas que ir. Lo normal es que sea así, pero no aceptes de forma irreflexiva: pregúntate de qué trata, qué se busca con ella, qué vas a aportar tú, si está relacionado con tu actividad, si no hay redudancia con otros asistentes yendo…

Y si ves alguna oportunidad para declinar y escabullirte, hazlo. De hecho utiliza cualquier disculpa. Todo con tal de no ir y poder trabajar de verdad.

2¿Tengo claros la Agenda y Objetivos?

Ojo porque son dos cosas distintas aunque vayan de la mano. Agenda son los puntos a tratar o en los que voy a intervenir yo. Lo que se va a hablar, discutir, planificar o abordar. Objetivos es lo que se busca con ello; el porqué de ese punto y el propósito final de tratarlo. Lo que tenemos que conseguir tras abordarlo.

Si no tienes claro la Agenda y Objetivos, entrarás en la reunión a ciegas. (Normalmente se comunica más o menos bien la agenda, el orden del día, pero la mayoría olvidan los objetivos, que es, si cabe, más importante.)

3¿Qué tengo que preparar YO?

Cada reunión siempre impone deberes, y exige preparar algo antes. Bien puede ser sólo leer un par de correos o revisar las notas de la anterior convocatoria; o bien hacer algo de mayor tamaño. Por ejemplo algo que te comprometiste en la última reunión, una breve presentación, ciertas ideas-soluciones a proponer, un mini estudio, etc.

Cuando preparas la reunión preparas tu intervención. Eso te permite familiarizarte con el tema, aclarar tu postura, fijar tus ideas, definir propuestas, encontrar alternativas y soluciones… sabes de lo que se va a hablar. Y a la hora de intervenir tú eres más directo, más preciso, más eficaz. Si no tienes claro esto, entrarás en la reunión con las manos vacías.

A más tiempo de reunión, menos tiempo de acción.

4¿Cuánto va a durar aproximadamente?

Que alguien te ponga una reunión en un día es el equivalente a darle una dentellada a tu día de trabajo: ese día tienes menos horas para hacer cosas. En la convocatoria se deja clara la hora de entrada pero, ¿y la de salida? A veces se queda en un vago y terrorífico «vamos a estar un buen rato». (Si es así, échate a temblar, ese día ya puedes recortar tu lista de tareas a la mitad…)

Necesitas saber con toda la exactitud posible cuánto te van a robar con esa reunión. Para que la planificación que hagas el día antes sea todo lo realista y coherente posible.

5¿Tengo que hacer alguna tarea antes?

(Cabría pensar que esto forma parte del punto 3, de la Preparación. Pero a mí me gusta separarlo.) La preparación implica familiarizarte con el o los puntos a tratar. Estudiarlos o analizarlos, o bien elaborar algún documento, conclusiones, ideas… todo enfocado a tu intervención dentro de la reunión.

Pero muy a menudo, antes incluso de llegar a preparar la reunión, tienes que hacer algo: acciones y tareas.

De ahí que no sea nada raro tener que elaborar una minilista de tareas previa: a veces hay que telefonear a alguien para confirmar algo, entregar algún informe, obtener feedback de alguien, o incluso tener una minireunión previa con otras personas para fijar una postura. Detrás de todo eso hay tareas que tienes que tener controladas.

¿Hay más claves que estas cinco? Pues seguramente sí. Pero estas son de lejos mis favoritas. Cinco preguntas que yo me haría, no el día anterior a la reunión, sino mucho antes, desde el mismo momento de la convocatoria.

¿De verdad merece la pena tomarse todas estas molestias?

Yo respondo con otra pregunta: ¿por qué contribuir yo a la mediocridad de nuestras reuniones? Los que tengo a mi lado lo pueden hacer fatal, sí, pero, ¿por qué negarme la posibilidad de hacerlo yo bien?

Sí, yo creo que si buscas ser un buen profesional merece la pena tomarse esto muy en serio.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Dani Diaz

    Gracias como siempre Berto. Mi punto flaco es el tema de la preparacion-tareas. Pensando después de leer el post veo que hay muy pocas reuniones que preparo. Y lo noto.

    Salu2

    • Hola Dani!

      Yo creo que es el punto débil de casi todo el mundo. Vamos a la reunión un poco “a lo que pase”. No siempre, claro, pero sí generalmente. A veces la preparación es mínima pero no suficiente. Si todo el mundo preparase bien (sin exagerar) las reuniones, serían infinitamente más productivas.

  • Son preguntas imprescindibles, Berto y verbalizándolas colaboramos en la eficiencia de las reuniones..

    – Si un moderador recibe 15 preguntas sobre el objetivo de la reunión, lo estamos ayudando a que se plantee que su convocatoria era incompleta…
    – Si recibe 16 (hay más gente preocupada por el tiempo ;) ) sobre la duración. también se le está llamando la atención sobre la necesidad de conocer ese dato para poder planificarse correctamente
    – Y así sucesivamente con todas las preguntas que planteas

    Un abrazo

    • Sin duda Eva. Y apuntas algo clave: si el moderador recibiera esas preguntas… pero muchísimas veces no las haccemos. Nos llega la convocatoria incomplete y aceptamos sumísamente. Vamos casi a ciegas y luego pasa lo que pasa. Nos falta iniciativa y proactividad para decirle al convocante: “Eh, lo has comunicado mal…”

      Gracias!

  • JC

    Berto,

    Completamente de acuerdo en la preparación de las reuniones, pero es tan común que nos llamen a veces a reuniones en las que ni siquiera nos dicen que tenemos que hacer, que esto tan de sentido común a veces parece una verdadera utopía.

    En las corporaciones esto es un mal complejo de administrar. Porque hay muchas reuniones en las que uno puede considerar que no hace falta estar y luego te enteras que se habló de algo que te podía haber servido. Es una decisión dificil, y muchas veces contaminada por la cultura política de la empresa, que no necesariamente puedes ignorar.

    Puedes tratar de incorporar hábitos que influyan esas reuniones, como tratar de evitar los divagues, ir derecho al punto, pero en muchas ocasiones no hay más remedio que hacer tripa corazón y hacerles frente.

    Y hay otro punto. Hay dando vueltas una tendencia a pensar que las reuniones son inútles, lo cual es a mi modo de ver un error. Es imposible un buen trabajo en equipo sin una buena interacción con las personas. Y ninguna interacción es mejor que cara a cara. Por supuesto, lograr que sea lo productiva que debe ser es un tema aparte.

    Un abrazo

    JC
    http://www.comomeorganizo.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Sobre eficacia, productividad y otras yerbas

    • Esto se ve en empresas y equipos de todos los tamaños y colores pero en grandes empresas es una auténtica condena. Todo un agujero negro para la productividad de cientos de personas. La pérdida es astronómica.

      Pero claro, es más importante “controlar” si la gente llega y se va a la hora. Queda muchísimo camino que recorrer, pero yo estoy empeñado en ayudar en lo que pueda :-)

      Gracias JC!

  • Hola Crack,

    NO puedo estar más de acuerdo en las preguntas que planteas!

    Cuanta gente va a las reuniones sin saber a que van, ni que se espera de ellos.

    Pero yo creo que para que exista una reunión efectiva, al final de la misma se debe recapitular lo dicho en la reunión,

    Creo que una parte importantísima de las reuniones es el final: donde se tienes que definir las acciones a seguir y que persona se compromete a hacer cada acción.

    Cuantas veces no sale la gente de las reuniones sin saber claramente que tiene que hacer.

    NOsotros en la empresa, hacemos que alguien de la reunión tome notas de todo (el apuntador) y escriba un esqueto informe con acciones a seguir. Luego ese borrador se pasa a todos los asisitentes para que corrijan el borrador.

    Cuando todos dan el ok, lo puesto ahí “va a misa”.

    Un abrazo,

    José