5 ingredientes clave para gestionar mis proyectos

La mayor parte de mi trabajo se basa en trabajos a medio o largo plazo. Materiales de formación, cursos o seminarios, publicaciones… son cosas que tengo que organizar a varias semanas o meses vista. Esto plantea muchos retos de organización. El primero es poder conciliar ese proyecto con las cosas del día a día y las tareas que surgen de la nada.

Los Hábitos en Productividad Personal lo son todo. Y en un trabajo o proyecto de varias semanas cuentan todavía más. Constancia, organización y método. ¿Suena aburrido? No cuando ves que los resultados llegan antes y trabajas con menos estrés. Estas son algunas de las mejores ideas que he aprendido en todo este tiempo.

1Papel, Pizarra y Corcho de pared

Para analizar en detalle todo lo que tengo que hacer utilizo un mapa mental. Bien en papel o en una pizarra que tengo en el despacho de casa. Con un mapa mental puedo obtener una visión en conjunto de todo lo que tengo que hacer. Así puedo despiezarlo, estructurarlo mejor y desglosar el trabajo en etapas y fases.

Todo eso lo paso a un calendario de papel que permanentemente tengo a la vista en un corcho en la pared. Mediante un sistema de post-its de colores sé cuándo tengo que hacer cada cosa. Es muy visual y cómodo, porque si se produce algún cambio de fechas sólo tengo que recolocar un par de notas. Y cada uno de sus colores (rojo, azul y verde) me indica lo que significa.

2Fijo una Fecha Límite Ficticia

Si tengo que preparar un seminario para el día 30 en mi calendario fijo como cierre el día 25. Si me he propuesto terminar un eBook de Productividad para el día 15 en mi plan fijo el cierre para el día 10. Para todos mis trabajos a medio o largo plazo establezco una fecha de cierre ficticia. Siempre dos, cinco o diez antes de la fecha real.

Esto, de primeras, puede resultar un elemento extra de estrés: tengo menos tiempo para hacer el trabajo. En la práctica tiene grandes ventajas:

  • Evito la tentación del relajo excesivo. Me hace ponerme las pilas, no perder tiempo y empezar ya.
  • Dejo un colchón de tiempo para reaccionar ante imprevistos, errores o cambios (que siempre llegan).
  • Los días extra los dedico a añadir un plus de calidad al trabajo y rematar mejor los detalles y el acabado final.

Creía que en un proyecto bastaba con remar y ya está. Cuando es absolutamente necesario saber si vas en la dirección correcta.

3Fases, Etapas y Acciones

Para mí este detalle es esencial. Descomponer o despiezar todo el proyecto en etapas, fases e hitos que voy concretando semana a semana. Y a su vez desgranar todas las acciones y tareas que necesitaré para ir terminando cada una día a día.

Para esto la primera parte de organización es fundamental. Cuando comprendes bien todo lo que hay que hacer es más fácil distribuirlo y planificarlo para las próximas semanas. Pero eso no es suficiente. Hay desajustes, retrasos, obstáculos… ahí es donde la Evaluación Diaria y Semanal me permite recolocar las piezas si es necesario.

Cuando encaro un mes me gusta tener claro qué voy a hacer cada semana. Un cuando encaro cada semana me gusta tener claro qué voy a hacer cada día. Aunque luego el día a día te puede llevar por otro sitio al menos con un plan (con un mapa) no me pierdo.

4Evaluación Diaria y Semanal

Otro ingrediente fundamental. Como un médico que monitoriza las constantes vitales de un paciente, necesito tomarle el pulso y la temperatura a mi proyecto. Y además lo hago de forma regular, puntual, constante: al final de cada día y al final de cada semana.

Echar la vista atrás para analizar avances, dificultades, retrasos y comprobar que todo marcha bien es un gesto tan necesario como empezar el proyecto. Yo antes no lo hacía. Creía que en un proyecto bastaba con remar y ya está. Cuando es absolutamente necesario saber si vas en la dirección correcta.

Con mi plan a la vista, y volviendo sobre mi día o mi semana, puedo tomar mejores decisiones, reduzco la improvisación chapucera y concilio mejor mi proyecto con el resto de cosas que tengo que hacer. A la vez, me permite realizar ajustes y cambios si lo necesito. Porque en un proyecto no siempre puedes ir en línea recta. A veces hay que zigzaguear.

5Reservar Tiempo para el Proyecto

Y este proyecto o estos proyectos tienen que convivir con las tareas diarias que me toca hacer. Cosas que surgen en el día a día o que repito de forma regular. Escribir en este blog, despachar el Email, lectura e investigación, resolver dudas de alumnos, etc. Una de las claves es reservar tiempo por adelantado para el proyecto. Es decir, sí o sí, yo sé que todos los días voy a dedicar una hora a ese proyecto.

El hecho de reservar (me gusta más decir “bloquear”) tiempo por adelantado para ese proyecto me proporciona varios beneficios:

  • Aseguras avances diarios. Todos los días haces una o varias tareas del proyecto y lo vas completando con menos dificultad.
  • Puedes organizar mejor tu semana y conciliar reuniones, salidas, tareas periódicas, etc.
  • Cada día ves progresos y eso tiene un componente motivador muy fuerte.
  • No hay atracones de trabajo. Todo, desde el primer día al último, es más regular, constante y natural.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Hola Berto,

    Yo también soy partidario de usar un gran corcho o pizarra. Mi ideal ha sido siempre tener una de estas blancas para rotuladores aunque empecé por un corcho. Cuando empecé a usar un gran corcho como herramienta de gestión me sorprendió no sólo la visibilidad sino el tiempo que ser ahorra. Hay que añadirle un pequeño esfuerzo de mantenimiento para que siga siendo efectivo pero opino que es una herramienta que agiliza muchísimo.

    Un saludo

    • Totalmente de acuerdo Lago , recientemente compre un pizarra, y lo veo todo mas claro, y como bien dices mantenerlo es el verdadero trabajo.
      un saludo

  • Kike Peña

    Muy interesante el artículo. A mi lo que mas me cuesta es bloquear como tú dices tiempo para el proyecto. Lo voy dejando por el día a día y al final siempre ando con prisas. Fallo en la parte de planificar la semana.

  • Durante más de un año he llevado mis proyectos en Thinking Rock, pasando las acciones aisladas al flujo de GTD y reordenando el proyecto cada 15 días y reenvaluando la accion siguientetras finalizar la anterior.

    No obstante, cuanto mas me emto en temas de productividad creo que una vez desarrollado el hábito la vuelta a los origenes (libretas, corchos, etc) tiene muchos beneficios, siempre que seamos capaces de mantener los hábitos sobre todo de revisión, claro.

    Excelente artículo, una vez más.

  • Aunque ya lo escuché en tu fabuloso Curso!
    Es genial tenerlo también por escrito!

    Muchas gracias Berto.
    Un abrazo
    Maria

  • Excelente artículo, como siempre! Alguna webapp que recomiendes para mapas mentales?

    • carlos

      hola,

      Yo uso Mindnode , es gratuito y fàcil.
      La versión para ipad si es de pago.

      saludos

  • Muy bueno y real como la vida misma, los descuidos al final los pagaremos caros.

  • Manuel

    Desde hace un buen tiempo he leido estos articulos y me han ayudado mucho, ahora me he dado cuenta de que tengo un nuevo problema que necesito resolver para evitar perder tiempo buscando cosas y nunca encontrarlas, ojala Berto me puedas ayudar con esto o enlazarme a algun link que me pueda ayudar, mi problema es con las hojas sueltas que suelo amontonar, mi metodo es el de meterlas en carpetas y agruparlas, el problemas es cuando tengo varias cosas en una carpeta, en encontrar exactamente la hoja que quiero es un lio, por ejemplo hace unos momentos estuve buscando un articulo que imprimi hace meses y estoy seguro que guarde en alguna carpeta pero nunca lo encontre, asi que termine buscando en mi compu para imprimirlo nuevamente, ademas como ya son varias carpetas que tengo ya se ven feas en mi librero, ¿Alguna sugerencia? Y por cierto, tus articulos son excelentes, tengo varios impresos.

  • Luis

    Muy buen artículo, la verdad que con este tipo de cosas, me doy cuenta de que realmente batallo mucho para la organización de mis trabajos; estudio Diseño Gráfico y, entre tantas ideas, me pasa que luego no sé que hacer y hago todo a ultimo momento (típico diseñador ja ja, es broma).

    Mil gracias, tomaré mucho en cuenta esto, y muy buena pagina, la acabo de encontrar :)

  • jocor

    Hola berto,
    Me encantan tus posts, y además te sigo en tu curso.
    Pero quisiera saber, que puedes hacer si realizas un planing de un proyecto, tienes una fecha límite y te has planteado unas fases y etapas, empiezas a ejecutar las etapas y ves que el trabajo no avanza. No porque pierdas tiempo dispersandote por internet, sino que las cosas no salen. En ese caso, tu que harías?