5 Ideas para ser Más Efectivo si te Mueves Mucho por Trabajo

¿Cómo ser productivo cuando te pasas la vida yendo y viniendo? ¿Cómo sacar tiempo cuando tienes salidas, reuniones, visitas y comidas? ¿Cómo concentrarse en algo si mi oficina está en cualquier parte? ¿Cómo adaptar mis hábitos de trabajo cuando estoy fuera? ¿Es acaso una misión imposible?

Yo, no es que destaque por tener muchas reuniones porque las rehúyo como la peste. Pero sí que tengo muchas salidas, y me toca trabajar “yendo y viniendo”, aprovechando cualquier hueco para hacer incluso tareas de concentración. Así que, ahora que justamente estoy “yendo” (mientras escribo esto voy en un tren), me apetecía contarte algunas rutinas que tengo para trabajar cuando puedo o me dejan.

1Estudia ANTES el plan para ese día

Uno o dos días antes de cada día (fuera) estudio la foto de la jornada que me espera: horarios de las reuniones, a qué sitios voy y dónde están, tiempo aproximado de desplazamiento (siendo siempre cauto), incluso en qué me voy a mover (si voy en taxi puedo hacer mucho; en metro un poco más complicado).

La idea es detectar huecos entre citas, ya que esos espacios libres son una oportunidad que puedo debo aprovechar. Así que decido por adelantado qué voy a hacer en cada hueco. Por ejemplo: «Entre estas citas tengo media hora libre. Voy a aprovechar ese rato para trabajar desde una cafetería próxima y terminar la propuesta para un nuevo curso in-company».

Para favorecer esos “huecos”, lo que hago es dejar margen entre visita y visita, entre reunión y reunión. Vamos, los fuerzo. De este modo, si pasa algo o la cosa se alarga, podré moverme sin agobios. Y si no pasa nada, podré aprovechar el tiempo.

2Citas y reuniones, NUNCA a primera hora

Siempre bajo cualquier pretexto, evito las salidas a primera hora de la mañana. Principalmente por dos motivos:

  • A primera hora del día los desplazamientos son más complicados, hay más tráfico, tardo más y hasta me canso más.
  • A primera hora del día mi tiempo vale más, puedo hacer más con él. Es el momento del día más productivo para mí.

Yo recomiendo poner las citas a partir de las 11:00-11:30. De esta manera, seguirás teniendo salidas, visitas y reuniones, pero a una hora donde te harán menos daño.

3Hago dos tareas Clave antes de salir

(Muy relacionado con lo anterior.) Si un día tengo peregrinaje con citas, eventos o recados, da igual si empiezo la jornada en mi casa o en un hotel. Siempre hago dos tareas Clave antes de salir. O una sola, si es que es muy voluminosa o compleja. Porque el tiempo, pausa, creatividad e intensidad que requieren estas tareas, no lo voy a poder encontrar una vez que ponga un pie en la calle. Si mi tiempo de calidad, que cada día necesito encontrar para hacer tareas importantes, lo invierto en ir y venir, ¿cuándo voy a avanzar de verdad en mis proyectos?

4Exprimo a tope los Rincones del Día

El día siempre te regala pequeños espacios de tiempo con los que no contabas en tu planificación original. Ratos de 5, 10 ó 14 minutos que puedes debes aprovechar para adelantar cosas, aunque uno estée alejado de su mesa.

Lo que hago yo en esos ratos es echar mano de una serie de tareas que se prestan para esos rincones: o bien hago tareas para ese día que detecto antes en mi planificación, o bien tareas que repito todos los días. Cosas como:

  • Procesar mi Email pero sólo ciertas carpetas, las carpetas calientes.
  • Ordenar y limpiar las notas que tenga en el Inbox de mi Evernote.
  • Revisar las notas para la próxima reunión. O bien procesar las que acabo de tomar. Así convierto notas en próximas tareas.
  • Terminar y enviar alguna propuesta para un nuevo curso o charla de Productividad.
  • Devolver alguna llamada recibida mientras tenía el móvil en modo avión.
  • Leer algún artículo que tenga pendiente en mi lista de Pocket.
  • Descansar y relajarme, escuchando una buena banda sonora. O hablo con el taxista que me lleva. Me gusta hablar con la gente.

(Aprovechar y exprimir al máximo los Rincones del Día, es uno de los secretos mejor guardados de la Gestión Personal. Y no sólo para los que trabajan yendo y viniendo. Para todo el mundo.)

5Termino la jornada en “tierra firme”

Es muy muy raro que termine la jornada con una visita, reunión o salida. De hecho, lo evito tanto como empezar el día con ellas. Para aquéllos que se pasan el día yendo y viniendo siempre recomiendo cerrar el día en una mesa. Reserva la última hora para tener una reunión contigo mismo. De modo que puedas concluir disfrutando de un rato “tranquilo” en el que poder hacer ciertas tareas que en movimiento es más complicado hacer, como por ejemplo planificar el trabajo del día siguiente o preparar las importantísimas tareas con las que empezarás mañana.

Pero, ojo, no a costa de alargar la jornada. La idea no es regresar a las 20:00 y pasarte hasta las 21:30 respondiendo correos. Hay que garantizar el buen descanso. De hecho, el terminar “quieto” en un sitio te permitirá ir rebajando el nivel de actividad, preparándote para el importante descanso que te has ganado.

Aunque explícitamente no he hablado de ello, en todo esto de trabajar yendo y viniendo la Tecnología juega un papel cada vez más determinante. Nos ayuda. Siempre y cuando que tengas unos buenos hábitos. Por eso yo prefiero hablar de ellos. Son el centro del universo productivo.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Mayra - 13 octubre 2014

Hablando de productividad. Alguien me podría decir o asesorar sobre herramientas que me ayuden a tener la información mejor administrada y de fácil acceso de mi empresa!! Encontré esta información que me pareció muy interesante, se las comparto
http://www.gestiontpv.com/blog/5-recursos-de-software-en-la-nube-para-pymes-que-no-pueden-faltar
por si alguno de ustedes ya ha probado alguna de ellas y que me pudiera dar su opinión al respecto o como les ha funcionado.
Les agradecería mucho su aportación, ya que aveces me vuelvo loca!!
Gracias y saluditos a todos!!

    Berto Pena - 13 octubre 2014

    Yo te recomiendo una herramienta maravillosa. Es multiplataforma, móvil y nunca se queda obsoleta. Se llama “Hábitos”.

      Uno - 15 octubre 2014

      Seguro que la ha buscado en Google xD

      José Ramón - 17 octubre 2014

      Completamente de acuerdo, Berto. La piedra angular de la productividad personal son los hábitos productivos. Enfocar el asunto al uso de tal o cual software es un craso error que nos llevará al fracaso. Gracias por el post y por las audiolecciones semanales; muy prácticas y motivadoras. ¡Saludos!

Berto Pena - 20 octubre 2014

Gracias José Ramón. Somos del “Club de los Hábitos”… y que duren muchos años!
Y gracias por tu fidelidad cada semana :-)

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