5 errores que he cometido con el GTD

Hace un mes escribí un artículo titulado 7 claves fundamentales para tener éxito con el GTD. Una vez leas este artículo verás que guardan bastantes similitudes. Y es que aunque suene a tópico tras los errores muchas veces se encuentran las soluciones.

Desde que empecé a aplicar la metodología GTD a mi organización diaria he cometido multitud de errores… y lo sigo haciendo. Quien crea que uno lee el libro, se compra una licencia de tal aplicación y “ya está”, creo está bastante equivocado. Nunca se dejan de cometer errores con el GTD y tampoco dejas de aprender con él (ambas cosas van de la mano). Aunque también es cierto que con el tiempo esos errores se van haciendo “más pequeños”, y lo que al comienzo eran agujeros negros luego se trasforman en rendijas.

El libro es un comienzo, sienta unas pautas, unas lineas a seguir que ya de por sí son una auténtica revolución. Pero es cuando uno aplica el GTD a su caso particular cuando realmente viene lo complicado y lo revelador, las dos cosas al mismo tiempo.

Si quisiera hablaros de mis errores con el GTD en profundidad, quizá debería dedicarle un blog sólo a eso. Pero pensando sobre todo en los que empiezan con el GTD, me ha parecido buena idea compartir los tropiezos más destacados que he tenido hasta ahora.

1No utilizar una herramienta para recopilar eficazmente

Si has visto alguno de mis videos ya habrás oído lo importante que es para mí la fase “Recopilar”. Su objetivo número uno es asegurarnos que no se nos escapa nada. En el momento que aparece la necesidad, la tarea, tenemos que capturarla inmediatamente y enviarla al Inbox. Y si no nos proveemos de una herramienta eficaz, ágil y cómoda que permita esa captura, empezaremos a naufragar.

El GTD es un método tremendamente potente y versátil, pero se basa en un delicado equilibrio entre sus fases y su éxito depende de pequeños detalles “que suman” para obtener el resultado final. Empezar con un mal sistema de recopilación de tareas es como salir a correr una carrera ciclista y pinchar a los dos metros de la salida.

Un moleskine, una aplicación en tu iPhone, una hoja de papel, tu gestor de correo electrónico, tu aplicación de GTD, etc. Utilices lo que utilices asegúrate, al 200%, que realmente te permite capturar las tareas de forma eficaz, cómoda y sin-que-se-te-pase-ninguna.

La “regla de los 2 minutos” te ayuda a despejar el camino de pequeñas piedrecillas para que verdaderamente puedas concentrarte en mover las grandes.

2Mezclar el GTD con otras herramientas o sistemas

Si empiezas con el GTD, “tienes que mojarte hasta el cuello”. Durante un tiempo cometí el monumental error de mantener hasta cuatro sistemas diferentes para gestionar mis tareas: GTD (con una aplicación), mi gestor de correo, mi calendario y notas adhesivas.

Recibía tareas por correo electrónico y, en lugar de capturarlas en mi Inbox de GTD, se quedaban allí, esperando a un buen momento para ponerme con ellas. O bien abría iCal y ponía en una fecha y hora determinada cuándo tenía que completar una presentación o un documento para un cliente. Y ya el colmo… recibía una llamada de teléfono solicitándome una información, y plasmaba la tarea en una nota adhesiva.

“Es que no consigo organizarme bien”, me repetía a mí mismo una y otra vez. ¡Pues qué esperaba! Ahora con el tiempo me sorprendo de mi inocencia, pero lo cierto es que entonces no tomé una de las medidas más necesarias y elementales al empezar con el GTD: anular y eliminar de mi flujo de trabajo cualquier otro sistema de gestión de tareas del pasado que no sea el propio GTD.

3No aplicar la “regla de los 2 minutos” debidamente

Y con “debidamente” quiero decir sobre todo “frecuentemente”. Para mí bajo esta regla se esconde uno de los más jugosos secretos, no ya sólo del GTD, sino de la Productividad con mayúsculas.

¿Cuántas tareas o mini-tareas se nos presentan al cabo del día que podríamos completar en uno o dos minutos? Si haces el ejercicio de ennumerarlas mentalmente ahora mismo, es muy posible que no te salgan muchas, porque precisamente por su naturaleza o trascendencia, muchas veces insignificante, no pasan el filtro mental de lo que nosotros consideramos una tarea. Pero lo cierto es que están ahí, son muchas y muy variadas y no siempre se nos presentan a nuestro lado con el cartel de TAREAS puesto encima.

Tenemos que estar atentos, identificarlas inmediatamente y “procesarlas y completarlas” de forma ágil y veloz, con el mínimo consumo de energía y creatividad. Y uno de los lugares donde donde podemos aplicar esta regla más claramente es el correo electrónico. Pero hay muchos más.

Yo durante mucho tiempo no apliqué esta regla debidamente… y así me iba. Si tuviera que definir esta regla o darle un sentido en una sola frase, te diría: “esta regla te ayuda a despejar el camino de pequeñas piedrecillas para que verdaderamente puedas concentrarte en mover las grandes”.

Recuérdate la regla con frecuencia a lo largo de toda la jornada (para esto sí que valen las notas adhesivas) y verás cómo reaccionas y despejas mini-tareas con mayor eficacia para poder emplear tu verdadero tiempo en lo relevante e importante.

El tiempo y energía que les dediques al GTD sólo tienen un fin: organizarte mejor para liberar tu mente de tareas y emplearla en crear y generar buenas ideas.

4Invertir demasiado tiempo en la fase “Revisión”

Si me has oído más de una vez hablar sobre GTD, te sonará esto: para mí, junto con Recopilar, la fase más importante es Revisar. Y lo sigo creyendo más y más cada día.

Al Revisar puedes/debes recomponer completamente la fotografía de tus tareas, y este proceso garantiza la buena salud de tu sistema personal de organización. Hace que corrijas el estado de una tarea que “organizaste” mal en la fase anterior, o te permite mover a “Próximo” otra tarea que ha cambiado de prioridad, y sobre todo evita que no se te escape nada.

El fallo que yo cometí al principio era Revisar cada dos o tres días y sobre todo invertir demasiado tiempo en esa fase. Especialmente si tus tareas son muy dinámicas, yo te recomiendo hacer una o incluso dos revisiones diarias… pero tienen que ser muy, muy rápidas. Nadie como tú conoce su naturaleza, su prioridad, si depende de otra persona (delegada) o si la puedes enviar a “algún día”. No te quedes contemplándola extasiado… evalúa, decide y actúa. Es una tarea, no el giroscopio de un misil termonuclear.

El Recopilar es muy parecido a hacer una fotografía, y el Revisar es a revelarla. Pero ambos procesos (fases) tienen que ser muy ágiles. NO puedes ni debes invertir mucho tiempo en valorar el estado o lugar de una tarea, muévela, déjala, o modifícala, pero hazlo rápido (ojo, no me refiero a hacerlo precipitadamente, sino a hacerlo sin perder tiempo).

El tiempo y energía que les dediques al GTD sólo tienen un fin: organizarte mejor para liberar tu mente de tareas y emplearla en crear y generar buenas ideas.

5Leer el libro y creer que “ya lo sabía todo”

Que yo y otras personas recomendemos la lectura libro no significa que en él estén todas las respuestas al GTD y a nuestros problemas de organización. De hecho gran parte de las soluciones a problemas cotidianos los he encontrado lejos del libro de David Allen, de la mano de personas como tú y como yo.

Si verdaderamente el GTD te funciona, te ayuda a organizarte mejor para vivir mejor te recomiendo que leas y descubras más sobre el método. ¿Cómo? Bueno, leyendo artículos como este, otros blogs por supuesto, foros, experiencias de otros usuarios, algún que otro libro, etc.

¿Por qué habría yo de profundizar más en el GTD? Porque si lo pones en práctica y empieza a funcionarte, habrás visto sus sorprendentes beneficios, ¿verdad? Pues ahora imagínatelos multiplicados por diez o veinte. Serás mejor profesional, vivirás con menos estrés, obtendrás más horas en el día… disfrutarás más.

El libro, el GTD, planta unas sólidas bases sobre las que afrontar muchos problemas de organización, pero nuestro día a día está lleno de matices y particularidades que hacen que tengamos que ir aprendiendo, conociendo, perfeccionando. Nadie sabe todo sobre el GTD, pero hay muchas personas ahí fuera que conocen cosas que todavía no hemos aprendido.

En otra ocasión haré una segunda parte de esta lista de errores que cometí con el GTD… porque como decía al principio, han sido unos cuantos más. Pero también me (nos) gustaría saber y conocer tu experiencia, tanto si estás empezando o si ya llevas con el GTD tiempo. ¿Qué errores has cometido?

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • ania

    Pues me ha parecido una reflexion de genio .Creo que uno de los sintomas de que uno es un sabio es entender que no se puede comprender todo .Tu articulo destila creatividad .Ya que has vuelto a re-elaborar un pensamiento que creias correcto que es la base misma de la creatividad .

    Felicidades berto ..Esto si que se puede elevar a categoria de “articulo”

  • Muy buen post, realmente quien más quien menos nos hemos encontrado con estas cosas. Para mí la lección más importante de las que comentas es la última. El libro da muy buenas bases, pero sin lo que he aprendido fuera de él aún lo estaría aplicando al 50% de mi entorno, y mal. El libro de GTD no está hecho para seguirlo, está hecho para interiorizarlo y aplicarlo, Estoy seguro de que cada uno de nosotros estamos usando GTD de una o dos formas que no están en el libro simplemente porque a David Allen ni siquiera se le hubiera ocurrido.

  • Pues errores muchos llevo con el GTD desde que lo descubrí gracias a tú blog, menos de 1 mes y he comprado el libro de Allen en Amazon. Después de probar Evernote y Remember The Milk me he quedado con RTM, necesito una aplicación online ya que en el curro uso XP y en casa un iMac. Al final Evernote a pasado a ser un substituto del Bloc de Notas de Google que empleaba antes y ahí acaba de todo.

    Dedicaba demasiado tiempo a organizar y revisar ahora ya voy más rápido mi error era que me llevaba demasiado esfuerzo eso procesos, tiempo que se debe dedicar a realizar las tareas. Ahora empiezo a recopilar mejor volcando directamente email, notas que tomo en una libreta cuando estoy en el laboratorio o en planta o en reuniones, cosas de la rede que me afectan, etc. Tengo claro que no controlo lo de Revisar del todo ya que me he llevado alguna sorpresa al hacerlo, pero gracias a tus posts y casts uno espera mejorar. Y desde luego como en todo uno sigue aprendiendo día a día.

    Muchas gracias por tus entradas y está además de saber destila sidrina.

    Salu2.

  • Ya te escribí el comentario en otro post pero quizás no era su sitio. Aún a riesgo de ser pesado por si te interesa trasladarlo he encontrado el libro de David Allen “Organízate con Eficacia” en la librería http://www.librerialuces.com/
    Se puede comprar por internet y el servicio es magnífico.
    Gracias por todas las recomendaciones que nos haces, estoy aprendiendo mucho. Un abrazo.

  • Marcos

    Este post me ha servido para darme cuenta de varios fallos que cometo habitualmente. De entre todos, el más relevante es que por cada tarea que identifico no la vuelco en la bandeja de entrada intentando emplear en ello el menor tiempo posible y tampoco dejo para el proceso de revisión la toma de decisiones acerca del tratamiento que le debo dar. Doy de alta la tarea en la lista correspondiente, la tageo, le pongo localizaciones (si procede), escribo una nota con toda la información relevante y en caso de que deba delegar notifico sobre la marcha a la persona correspondiente. El resultado es que la captación de tareas me lleva mucho más tiempo de lo debido y es una interrupción en mi trabajo.
    A partir de ahora empezaré a usar la bandeja de entrada como es debido y en los procesos de revisión me encargaré de analizar lo que conlleva cada tarea.

    Muchas gracias por tú artículo, es realmente bueno. Enhorabuena.

    P.D.: Saludos de otro gijonés >;O)

  • Yo cometí dos errores con el GTD:

    Primero pensaba que podría hacerlo sin haber leído el libro, porque ya habia mucha información en internet. Encontré que aunque hay mucha información, casi todo va de unas partes pequeñas de GTD y a veces la información es contradictoria. Sí realmente quieres aprender GTD necesitas el libro.

    Mi segunada error fui intentar aplicar GTD demasiado estricto. Cada persona es diferente y tiene unas necesidades diferentes. Y solo porque David Allen dice que debes trabajar con solo un sistema para tu vida prefesional y personal, no es lo mejor para todos. En mi caso, estas dos partes de me vida están casi completamente separadas, y me costó demasiado tiempo intentar mantener mi sistema de productividad sincronizado. Ahora con dos sistemas (casi) separadas soy más eficaz.

  • Yo el fallo que creo cometer es con recopilar. Las tareas me surgen a lo largo del día, las puedo ir metiendo en el imbox, pero que hago ¿las proceso inmediatamente?

    Si no es así, puede que meta algo que se deba hacer enseguida y no este procesado. En definitiva, yo tengo que estar actualizando el sistema continuamente no todas las tareas me surgen por la mañana las meto en el imbox y organizo…

  • Uno de mis grandes fallos ha sido el último que menciones, pensaba que con leerme el libro ya estaba casi todo hecho. Menos mal que gracias a tu blog y tus consejos he ido mejorando poco a poco y puliendo fallos, pero aun así tengo mucho que mejorar.
    Espero ir haciéndolo con la experiencia y también por qué no con ayuda de más posts tuyos jeje.

  • Kyo

    Mi principal fallo es a la hora de revisar, a veces dejo todavía demasiadas cosas demasiado tiempo en el inbox, y como son de temas muy diversos (el blog, la novela, tareas de casa, etc. todo junto y revuelto) alguna vez se me ha escapado algo importante en los últimos días. Estoy trabajando para mejorar eso.

    Tengo que terminar de ver el screencast de Remember the Milk a ver si con esa aplicación pulo algunos de los problemas, porque al usar evernote para más cosas, descuido el GTD.

    Por cierto, que hablando de los screencast, son muy amenos y útiles, pero a veces me resultan un poco largos, y me los tengo que ver a trozos, porque juntar media hora seguida es un lujo que raramente me puedo permitir. No sé si alguna vez te has planteado trocearlos (ni siquiera sé si es factible, no conozco una palabra de screencast), aunque claro, entiendo que el problema es mío que no tengo tiempo ;)

    Un saludo.

    • Kyo yo empecé con Evernote y lo dejé por RTM ya que el Evernote lo uso también para otras cosas y me estaba entorpeciendo el proceso al final. Lo único que ha quedado en Evernote de GTD es la carpeta de Inbox que me es bastante útil.

      Salu2.

      • Kyo

        Buena idea lo de mantener el inbox en Evernote, porque la posibilidad de añadir desde mail, sms o cualquier sitio me resulta idea.

        Gracias por el consejo.

        Un saludo

  • Pero hay algo más de lo comentado hasta ahora y que he parecido durante la segunda quincena de abril y es cuando el devenir de los acontecimientos te desborda cualquier previsión o planificación por tener que actuar contrareloj.
    En mi profesión los imprevistos, la caducidad de los plazos, el dejarlo todo para último día y hora por parte del cliente, están a la orden del día, aunque intente establecer un calendario previo. Y esto destroza cualquier planificación al entrar en funcionamiento el principio de acción = reacción, es como la regla de los dos minutos pero a lo bruto.
    Para estos casos veo muy difícil la fase de revisión ya que todo entra y sale de golpe del Inbox y este es mi error en GTD al que no veo, por el momento solución.

  • A mi a veces se me olvida lo de revisar 2 veces al día, en eso me he de poner las pilas, por lo demás creo que lo llevo bastante bien. Buen artículo

  • Mis fallos principales han sido conscientemente cinco e inconscientemente supongo que muchos más.
    El primero fue centrarme demasiado en la herramienta para implantar GTD. Creo que el lápiz y el papel son lo mejor para empezar. Más adelante, cuando dominas el sistema, puedes decidir con mejor criterio la herramientas que mejor se adapta a tus necesidades.
    Mi segundo error fue aplicar GTD de forma demasiado estricta, al igual que en el caso de Jeroen. A día de hoy uso un sistema único pero que me permite filtrar los aspectos profesionales y personales.
    El tercer error fue no darle la importancia que se merece a la revisión semanal. He progresado mucho pero aún me queda trabajo por mejorar aquí.
    El cuarto error fue usar prioridades y fechas objetivo (que no límite). Cuando todo es prioritario, nada es prioritario.
    Mi quinto error fue pensar que comprometerme a hacer muchas cosas iba a servir de algo (wishful thinking puro). Ahora soy mucho más rápido a la hora de mover temas a mis listas “Algún día/Tal vez” y dejar sólo lo que creo que puedo hacer.
    Seguro que me dejo algo, pero no está mal, ¿verdad? ;-)
    JM

  • Yo nunca he usado ninguna herramienta electrónica para implementar GTD. Ni pienso hacerlo nunca.

    En cuanto a mi error, como Jeroen fue tomarlo como un sistema, en vez de una herramienta con el que construir mi propio sistema.

  • Wontasi

    Primeramente… darte la enhorabuena por el artículo…

    En mi caso que estoy empezando a implantar este sistema en mi vida y admito que, sobre todo el 2 Error es el que tengo que mejorar, junto con el número 4 que tengo que pulir…

    Espero seguir disfrutanto de información como ésta…

    Un saludo cordial

  • Tu excelente artículo me ha servido para darme cuenta de que caigo con frecuencia en tu error 2: dejar en el Inbox del e-mail cosas que necesitan respuesta en vez de transladarlas inmediatamente al Inbox de Evernote, que es la aplicación que yo uso para el GTD en la oficina.

    Otro error que he cometido es insistir que una única aplicación tiene que valerme para todo. Por ejemplo: si Things o Evernote no tienen alarmas, no pasa nada por usar las alarmas del iPhone para recordarme una tarea que tiene que ser hecha a una hora concreta, como una llamada.

    Pero lo que me trae de cabeza es la recopilación en sí; en ocasiones me cuesta mucho plasmar en papel, Mac o iPhone las cosas que se me ocurren o los temas que van surgiendo. En el trabajo lo tengo resuelto con una libreta que me acompaña siempre, pero en mis otras obligaciones (blog, podcast, coro, casa…) me cuesta bastante más.

    Estoy muy de acuerdo contigo en lo que respecta a los libros sobre GTD: yo voy por la mitad del de David Allen y encuentro muchos conceptos que tengo superados, bien por mi propio esfuerzo en aplicarlo a mi situación concreta bien por lo que he leído a otros GTDteros más avanzados que yo.

  • Gonzalo García

    Como siempre Berto llamando a las cosas por su nombre, creo que tienes el don del formador, haces que sea fácil entender lo que expresas. Acabando con el peloteo y centrandonos en el artículo, quiero decir que el mayor inconveniente del GTD lo encontramos en el espejo cada vez que pasamos delante de uno. El mayor inconveniente es nuestra “experiencia”, nuestros vicios adquiridos. Yo lucho cada día contra mi pasado para intentar aplicar GTD con exito y, es verdad, no es coser y cantar, como todos los sistemas conlleva sacrificios para su correcta implementación, conlleva dar un paso al frente y soltar lastre, olvidar las cosas que ya sabes y prepararte para seguir aprendiendo cosas nuevas. Esto puede parecer radical pero es cierto y por eso admiro la humildad que demuestra Berto en este artículo. Quiero decir, que si haciendo las cosas de una manera te va de cine y estas contento, como se suele decir, “si no está roto, mejor no tocarlo” pero si estas descontento y frustrado porque al finalizar cada día sientes que tienes mil cosas por hacer y que tu jornada ha sido agotadoramente improductiva tienes que hacer algo. Y sí, ese algo es distinto a lamentarse, quejarse y echarle la culpa a otros. Siempre he defendido que no hay sistemas buenos, ni malos, unos funcionan y otros no, un sistema me puede servir a mi pero puede que tú necesites otra cosa pero lo que si tengo bastante claro es TODOS los trabajos y tareas, de una forma o de otra, son sistematizables. Lo de “yo funciono mejor en el caos” es una trampa, un auto-engaño, puedes incluso sobrevivir asi pero siempre será eso, so-bre-vi-vir y eso, eso no es vida.
    Bueno, disculpadme todos por irme un poco las ramas, es mi primer comentario sobre el tema y creo que lo he utilizado a modo de resumen. Una cosa que sí quería comentar es la importancia que tiene para mi el punto 2 que nos detalla Berto. El buen uso del Inbox es fundamental y sí, definitivamente ese Inbox tiene que estar centralizado porque te va a evitar muchisimos disgustos. Yo llevo un tiempo con Things y al principio ni siquiera utilizaba el Inbox, utilizaba la aplicación como si fuese un progrma “to-do” normal y corriente, craso error. En ese tiempo solia abusar también de colocar demasiadas cosas en el apartado TODAY de Things y cuando no podía acabarlas me sentía bastante mal. Ahora intento seguir todo el proceso, me surgen muchas ideas o tareas repentinas en cualquier momento y ahora simplemente las coloco en mi Inbox, las cazo al vuelo y las dejo ahí procurando que no me interrumpan demasiado, creo que esa es la clave, que te permite no perder la concentración en lo que estas haciendo y a la vez no perder esas ideas o tareas que pasan como un rayo delante de tus ojos.
    Sobre las aplicaciones creo que RTM sería la mas indicada para mi especialmente por la simplicidad para compartir listas, cosa que necesito actualmente en mi trabajo. Sin embargo, no puedo dejar de utilizar Things por la comodidad del atajo de teclado para “meter” cosas en el Inbox (Crtl+Alt+Espacio). Esa ventanita maravillosa me permite anotar una idea sin cambiar de aplicación delante de mi mac y me permite también poder gestionar las tareas que surgen a través del mail con la ventaja de poder incluir el mail en cuestión en el apartado notas de la tarea, esto me ahorra muchisimo tiempo en busquedas posteriores. Si encontrase esa funcionalidad en RTM sería perfecto. Instalé el plug-in para Quicksilver pero no se, no es lo mismo.
    Bueno, gracias a Berto y otros como Jeroen, Daniel o Emilcar por todas las cosas que me estais enseñando sobre productividad. Lo cierto es que, como dice Berto, ser productivo te hace sentir muy bien, es casi como una droga. A mi al menos me pasa que cuando consigo acabar todas mis tareas y además las hago bien, tengo una sensación de seguridad muy reconfortante, me da un subidón increible.

    Lo dicho, gracias a todos. Un saludo

  • Yo creo que el libro de David Allen es una referencia, pero no se puede seguir al pie de la letra. Al menos en mi caso. Se tiene que leer y aprender la filosofía y luego con el día a día adaptar nuestra rutina al sistema.

    Yo comento muchos fallos a la hora de aplicar este sistema. Aquí hay unos cuantos:
    1- Al principio seguía haciendo uso de mi memoria. Considero que tengo una buena memoria (de hecho ese era mi “metodo” antes). El problema estaba en que, al no tenerlo todo recopilado en un sitio, podía traspapelarse algo.
    2- Otro error fue dejarme llevar por la inercia y gastarme demasiado dinero en software de productividad. En lugar de buscar el programa que se adaptara a mi estilo, buscaba un programa y me adaptaba al suyo. Sigh.
    3- Mi asignatura pendiente es el repaso semanal. Mi trabajo consiste en tareas que me ocupan algunas semanas. Supongo que será exceso de confianza o falta de hábito.

    De todas formas, es algo muy normal cometer errores. Sobretodo si llevamos tanto tiempo haciendo las cosas como las hacíamos. Conociendo nuestras carencias, es cuestión de tiempo y persistencia para que acabemos encontrando una solución.

  • Fernando

    Yo no comprendo la diferencia entre los buzones “próximo” y “proyecto”.
    ¿Se supone que si estás trabajado en un proyecto esa tarea es próxima? ¿Vas sacando de proyecto las tareas para llevarlas a próximas?
    Y si tienes más de un proyecto, ¿los proyectos en los que no estás trabajando no deberían de ir a “alguna vez”?

    En fin, que con la carpeta de proyectos, me lio

    • En “Próximo” está todo lo que tienes que hacer a corto plazo, y que puede venir de uno, dos o más proyectos. En cada “Proyecto” vas poniendo las tareas relativas sólo a ese proyecto, y a medida que su prioridad cambia, las vas moviendo al resto de carpetas: “Próximo”, “Algún día”.

  • Rafa

    Impresionante chaval,
    Verdaderamente estoy impresionado de lo bien que te explicas. No me solucionas nada, porque todo lo que leo se centra el lo mismo. explicar y explicar, pero casi ninguno, por no decir nadie va al dia a dia real. Al menos, por mucho que leo, no consigo ver la luz que haga que me organice como dios manda.

    Por un lado tengo el problema de la herramienta. ya se que se dice que principalmente habría que hacerlo con papel. Pero a mi me parece que a estas alturas de la vida, andar con papel es un poco arcaico. Ademas, me dedico a la tecnología, y sería como un sacrilegio.
    He probado con windows mobile y no ha habido manera. He probado con el pc, pero eso ha sido peor, ya que por ejemplo…si saldo de mi despacho a otra parte de mi empresa, no llevo el pc conmigo, por lo que si se me ocurre algo, lo dejo en mi memoria con el fin de anotarlo en el pc una vez que vuelva a estar frente a él. Iluso de mí, ya ves…
    Ahora estoy funcionando con blackberry, que al menos la llevo a todas partes, y quiero decir, que hasta ahora ha sido la mejor opción. aunque apenas hay soft para funcionar con gtd. Estoy usando a medias todomatrix y pocket informant. Lo que tiene uno le falta al otro.

    Fijate tú, que el problema creo que va a estar en el término “proyecto”, que no consigo llegar a meterme en la sesera. Para mi un proyecto es algo grande. Algo que se divide en otros subproyectos con infinidad de tareas cada uno.
    Pero el david allen, me metió en la cabeza que un proyecto tambien era el ir a cenar a un restaurante, y eso me lo fastidió todo.

    En fin, que simplemente quería desfogarme de la impotencia que siento.

    A veces creo que este sistema está pensado solo para gente que se pasa el dia delante de un ordenador. Porque desde luego, para alguien que tiene mucha cita (como los comerciales), no hay forma de cuadrarlo.

    Lo dicho, felicidades.

    Un saludo.

  • JJ

    Vaya, y yo que creía que llegaba tarde a la fiesta cuando me monté en el carro del GTD hace más de 3 años! (un amigo mío se sorprendió y me contó que él ya se lo había leído 4 años antes..) :D El David Allen se va a jubilar y aún estaremos descubriendo su libro como algo nuevo :D

    En fin, una buena fuente de información y consejos es 43folders.com, aunque hace uno o dos años, tras la gran fiebre de GTD, cambiaron el diseño de la web y ahora es un poco más variada. Pero tiene artículos muy buenos relacionados con InboxZero, por ejemplo.

    Otro libro interesante es “The NOW Habit”, que se centra en la procrastinación y tiene muy buenos trozos en ese aspecto.

    El libro “Time Management for System Administrators” recopila consejos y técnicas de otros autores, como GTD y NOW Habit :), y para mi es el más sencillo, práctico y conciso de todos. El libro se centra en gente que trabaja en IT/TIC, pero eso no debería ser un problema; simplemente hay que ignorar las partes que no nos afecten. Al fin y al cabo, en el libro de GTD el autor habla de reuniones con grupos ejecutivos y de delegar tareas a nuestra secretaria… :D

    De todos modos, es posible que muchos de los que leáis este tipo de artículos no necesitéis organizaros mejor. Con el tiempo, me he dado cuenta de que una de las mayores razones por las que ni GTD ni ningún otro método funcionan bien (para mi, y lo he visto en otra gente que comenta en webs relacionadas con GTD y productividad), no tiene nada que ver con la “organización”, sino con el perfeccionismo, y todas las complicaciones y dificultades que acarrea.

    Si uno se fija, tanto el libro de GTD, NOW Habit, Time Management for Sysadmins, o el libro de Alan Lakein (el más antiguo de los mencionados: How to get in control of your time and your life, 1973!!), mencionan perfeccionismo y procrastinación, estrés, ansiedad, etc. Pero no solemos prestar demasiada atención poque estamos más interesados en lo relacionado a la productividad y la organización.
    Hace unos meses leí el libro “Too Perfect”, de E. Mallinger et al. Pequeño, fácil de leer (bueno, en inglés), y una auténtica revelación. Se lo recomiendo a cualquiera que tenga problemas en adaptarse a alguno de estos métodos estilo GTD. Si ningún método funciona para tí, quizá sea porque no estés tratando el auténtico problema.

    Saludos.

  • Rafa, por si te sirve de ayuda… te digo mi opinión sobre “proyecto”.

    Para mi proyecto es un “fin” que quiero conseguir, como tu dices vamos a ver un ejemplo real.
    Uno de mis proyectos es “Activar la venta de cintas”, esa activación tiene muchas tareas dentro, llamar a potenciales clientes, mandar muestras, preguntar estado de las muestras, visitar al jefe de compras, mandar la oferta, e intentar cerrar pedido.
    Cada una de ellas es una Tarea, pero todas ellas son un Proyecto.

    Imagino que en el libro de David Allen (que reservo para el verano) el proyecto ir a cenar lo tomaria como que antes de esa cena tiene que hacer varias cosas,….proponer la cena, buscar el lugar, reservarlo, quizás comprarle algo a la pareja,etc…

    Si alguno de los gurús cree que no es así que lo diga por favor que ayudará a Rafa y a mi.

    Gracias
    moski

    • Sí moski, así es, pero yo nunca he dividido un proyecto sencillo (como ir de cena) en varias tareas, ni es práctico ni ofrece ninguna ventaja. Yo sólo dividido un proyecto en tareas o bien porque es grande y que hay que cubrir varios pasos o etapas antes de completarlo, o bien es sencillo pero puede demorarse en el tiempo. Pero las cosas sencillas son tareas directamente. Realmente hay que utilizar el GTD para simplificar, no para complicarnos la vida. Al menos así lo veo yo.

  • Hola Berto,
    Lo de la cena era solo para intentar buscar una explicación al hecho de que David Allen lo ponga como un proyecto. A mi forma de ver eso también es solo una tarea, a no ser que sea ir a cenar con la Pataky que eso ya es más un proyecto. :-). Quizás en mi ejemplo particular era menos liado.

    A ver si un dia exprimes unos minutos comentas las diferencias entre Area y Proyecto que eso me cuesta más. (deben todos los proyectos pertenecer a un area? entre otras dudas)

    Mis felicitaciones por tu trabajo aquí.
    moski

    • Es buena idea, sí, creo que merece la pena dedicarle un artículo a hablar de ello. Gracias!

  • Hola, estoy en los primeros pasos con GTD. Estoy llenandome de información por todo lado, pero aun asi siento que he tenido mejoras sustanciales en la organización de mis tareas, a veces parece que el día es mas largo que antes y eso que estoy empezando! debe ser porque era totalmente desorganizado.
    Lo mas dificil que me ha resultado GTD es el hecho de acostumbrarme a revisar, es mas aun no lo he hecho, simplemente todas las tareas estan como proximas, luego las proceso con la regla de 2 minutos y las que quedan las proceso o las mando algun día. Se que suena bastante primitivo mi GTD si se lo puede llamar asi pero es el primer paso que estoy dando, como lei aqui estoy enfocandome primero en la tarea de recopilación. Voy a ver como me va.!
    Gracias tu información me ha servido mucho!