5 claves que han hecho de Evernote mi Aliado en el Trabajo

¿Puede una aplicación cambiar para siempre la forma en la que trabajas y te organizas? En mi caso sí. Se llama Evernote. Es junto a mis Hábitos personales mi gran aliado productivo. Pero para conseguir eso primero tuve que aprender.

(Aclaración. Me gustaría decir que Evernote nunca me ha pagado ni dado nada, lejos de regalarme una camiseta hace unos cuantos años. Escribo sobre esta aplicación por pasión ;-)

En el momento en el que me dí cuenta que Evernote iba a ser mi herramienta principal, me puse en serio a descubrirla. Y no hablo de pillar “cuatro cosas” aquí y allá, sino de aprenderla a fondo. Lo hice sin casi esfuerzo, mediante artículos y tutoriales en blogs, vídeos y screencasts que descubría en mis rincones del día.

En todo este tiempo, he descubierto mucho. Pero estas cinco claves están detrás de que él y yo nos llevemos tan bien…

1Utilizo pocas libretas y estiro las notas

Si no tienes una estrategia de organización, y si no haces el esfuerzo por contenerte, es fácil terminar con cientos de libretas y varios miles de notas. A mí me costó lograr la sencillez y simplicidad que necesitaba, pero ahora me doy cuenta que es uno de los ingredientes esenciales de mi éxito diario. Yo hago dos cosas:

  1. Antes de crear una nueva libreta pienso 3-4 veces si de verdad es necesario, y si no puedo aprovechar alguna de las (suficientes) libretas que ya tengo. Casi siempre es así.
  2. Estiro mucho las notas, poniendo bastante contenido en ellas. En lugar de hacer dos, tres o cinco notas para una cosa, lo junto todo en una sola y utilizo elementos visuales para separar claramente el contenido (líneas horizontales, encabezados, etc).

2Me he olvidado de clasificar y etiquetar

Con el etiquetado en Evernote he pasado por todas las fases: no hacerlo; poner alguna de vez en cuando; etiquetas todas las notas; poner tres o cuatro por nota hasta terminar con más cien etiquetas en mi sistema… Al final me he dado cuenta que, sabiendo buscar en serio, no necesito etiquetar tanto.

La clave no es tenerlo todo bien etiquetado y clasificado. Sino poner un buen título a las notas y saber buscar.

3Lo utilizo para todo. Pero todo es todo (casi)

Un error que cometí al principio era tener en Evernote “bastantes cosas” pero no todas. El resto estaban desperdigadas en el Email, en papel y libretas, en Dropbox, en notas manuscritas… Me puse muy en serio a centralizar ahí toda la información, y ahora lo utilizo para todo, todo. Lo personal, familiar y profesional.

Trabajar sin papel (el famoso “paperless”) va principalmente de hacerte más eficiente y ágil. Y para eso, lo primero, es centralizar todoen un solo sitio.

(Un apunte importante: no guardo en Evernote información sensible.)

4Utilizo las imágenes… una barbaridad

Desde siempre he utilizado imágenes en Evernote. Pero de un tiempo a esta parte mi uso se ha convertido en intensivo: fotografías, capturas y escaneos, y por supuesto imágenes que capturo en páginas web, y que acompañan a anotaciones o ideas.

Creo que es cuando rompes la “barrera del texto”, y empiezas a combinar texto, imágenes, adjuntos, audio, etc. de forma activa, cuando Evernote destapa todo su potencial de verdad.

La gran mayoría de la gente utiliza Evernote para guardar texto. Su potencial se destapa cuando mezclas imágenes, archivos, audio…

5Me muevo con atajos y búsquedas

Da igual el número de libretas y notas que tengas en Evernote. La clave es saber moverte por él. Yo apenas “navego” por Evernote. Entre los atajos y las búsquedas guardadas y las que hago sobre la marcha, no pierdo tiempo buscando visualmente algo.

Una de las claves para que tú formes un buen equipo con una aplicación es saber moverte (ágil) por ella. Por eso los atajos son cruciales, y han cambiado la forma en la que trabajo. Ahí pongo las 3-5 notas que más utilizo, donde se concentra el 80% de mi actividad diaria. Es un rincón que cuido mucho y que limpio y reviso con frecuencia (quito notas, añado otras…).

Y después de estos cinco puntos, sin duda la clave principal era la que comentaba al principio: aprender, aprender y aprender. Y no pierdas de vista algo importantísimo: a mi me importa un bledo Evernote en sí. Porque para mí es sólo una herramienta. El objetivo último es que Evernote me facilite la vida y el trabajo. Por eso me he molestado en aprenderlo. Y dominarlo. ¡Y lo he conseguido!

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Ricardo

    Berto.
    Muy buen artículo.

    Para mi, también mi herramienta centralizadora de todo. Al principio, la tuve un año instalada sin usarla. Como le pasa a mucha gente, ya que no sabía muy bien para que servía. Luego la comprendí y la uso prácticamente para todo. Guardo de todo, tanto profesionalmente, como personalmente.

    Echo en falta más integración con el correo. Si envío una nota por correo a alguien con anotaciones, sino guardo yo los comentarios, pierdo esa información, salvo que me ponga en copia mi cuenta de correo de Evernote. Se que algún día lo tendrán.

    Y otra pega, es que al tener tanta información nuestra. Si un día desaparece Evernote, perderemos nuestra historia.

    • Gracias Ricardo! Sí, sin duda le faltan muchas cosas pero quizás por eso es tan útil. En el software es muy fácil empezar a añadir funcionalidades e integraciones y terminar con un frankenstein.

      Respecto a si algún día desaparece, siempre puedes exportar toda la información y volcarla a tu disco duro. Es importante tenerlo en mente.

  • Ana Salazar

    Yo descubrí hace poco Evernote pero le estoy sacando mucho. Gracias entre otras cosas a tus artículos :-D

    En serio. Creo que estas cosas es bueno que te les vayan mostrando.

    Salu2

    • Lo bueno es ver los usos y posibilidades. Mi primer contacto con Evernote en 2008-2009 fue: “vale, y ahora qué????” Hasta que empecé a ver usos y maneras de aplicarlo a mi vida-trabajo, no vi su potencial.

      Gracias Ana!

  • Hola Berto,
    La clave está en lo que indicas en tu último comentario. Hay que descubrir como puedes aplicar la herramienta a la vida-trabajo.
    Una pregunta, ¿conoces alguna web de screencast para aprender generalidades y truquitos de Evernote?

    Muchas gracias

    • Hola Jacobo. Yo hice un screencast hace mucho tiempo, pero la mayoría de las cosas siguen en vigor. Lo tienes en esta página.

      Gracias!

  • gunther

    Hola Berto,

    me aficioné hace años a Evernote gracias a tu recomendación. Lo uso intensivamente y no dejo de aprender con tus aportaciones.

    Ahora lo complemento de una forma definitiva y superpotente con Onenote de Microsoft una herramienta que me parece que no se valora como se merece.

    Saludos

    • OneNote ha pegado un estirón brutal. Con esa aplicación lo están haciendo fenomenal y es una alternativa más que válida a Evernote. Gracias Gunther!

  • Gonzalo

    Muy bueno el artículo. No paro de aprender cosas de Evernote. Ahora lo estoy usando junto con Reflect ( una herramienta para programar recordatorios para Evernote muy útil—- ver @Reflect4Evernot en Twitter )

    Últimamente no puedo guardar en el móvil notas porque me dice que no hay memoria suficiente. Pregunté a Evernote y me dijeron que Evernote está configurado para guardar notas en la memoria física del móvil, en lugar de la tarjeta extraíble… ¿sabes algo sobre eso?

    Muchas gracias

    • Gracias Gonzalo… es que yo creo que esa es una de las claves de Evernote: no se paran de descubrir cosas. No tanto en funcionalidades y herramientas, como usos, aplicaciones en la vida real, o simplemente cómo uno puede hacerlo más sencillo y rápido.

  • Hola Berto, tuve uso para evernote por un tiempo,pero luego me generaba conflicto el guardar archivos en Dropbox o Evernote. Veo que mencionas que guardabas en Dropbox y ahora en Evernote, te resulta cómodo guardar archivos de excel o word en evernote.
    Saludos y felicidades por el blog

    • Estoy dejando Dropbox como “almacén” o “trastero”: imágenes, fotos, iconos… Los archivos de trabajo, facturas, etc los estoy moviéndolos hacia Evernote. Siempre ha sido una línea confusa entre Dropbox-Evernote y no creo que haya una regla única para todos.

      Lo ideal es simplificar y unificar, pero no creo que nadie nos lleve a la hoguera por tener unas cosas en uno y otras en otro… mientras se encuentren fácil. Gracias José!

  • H

    Saludos Berto. Me ha encantado la aclaración sobre tu relación con Evernote. La capa principal de todo este asunto es la tranquilidad, facilidad de mantener todo centralizado en un único recurso, verdad? Esto va más allá de la herramienta que se utilice.

    • Jaja… Ni te imaginas la de veces que me han preguntado: «Oye, ¿y a ti cuánto te paga Evernote?» Gracias!

  • Jose Luis

    Hola Berto,

    He pensado en usar Evernote en el curro pero trabajo con bastante información sensible. He pensado en usar carpetas locales y así que no se sincronicen en la nube pero no me fío demasiado.

    Alguna idea? Alternativa con servidor local?

    Saludos!

    • Yo te digo cómo lo veo yo: el sentido de Evernote es que esté sincronizado y en la nube. Porque el problema de eso es cuando necesites la información y no la tengas a mano. Es una cuestión de confianza y disponibilidad de datos.

      Pero si ves que te arreglas con eso, ¡no hay problema!

      Gracias Jose Luis!

  • No sé por qué pero nunca me acabé de acostumbrar al uso de Evernote. De hecho, actualmente lo he dejado de usar porque para mi era un programa más y que no me ayudaba en mi vida productiva.

    El principal problema para mi, como comentas, es la diversidad de aplicaciones y servicios: que si algo en Google Drive, otra cosa en Dropbox, otra en Evernote… y mil y un sitios más. ¿Al final lo centralizaste todo en Evernote y no usas para nada Dropbox, Google Drive, etc.? ¿Y tema de gestión de archivos?

    Si puedes profundizar un poco más sobre tu uso de Evernote en algún artículo (si lo hay, no lo he encontrado), sería muy interesante :)

    • Una vez escuché a alguien decir que “el mundo se divide entre los que aman Evernote y los que no le ven utilidad”. Bueno, es una exageración, claro. La clave es “ver” cómo te puede ayudar, los usos y aplicaciones prácticas. En mi caso es *indispensable* en la vida personal, familiar y profesional. Pero naturalmente hay vida SIN Evernote :-D

      En esta página he escrito bastante sobre Evernote en los últimos años. También empecé una serie de artículos llamada 101 usos de Evernote. Tal vez pueda ayudarte.

      Gracias Jordi!

  • Carlos Zubia

    Estupendo, yo la verdad tengo poco utilizándolo, he de decirte que si me decidí a usarlo fue por tu recomendación, aunque si he de ser sincero al principio no sabia bien de que iba la cosa y dure bastante tiempo guardando cosas ahi nada mas por que si… hace poco tiempo lo empece a usar para gestionar GTD y el romance ha comenzado…

    Me falta todavia aprender mucho, pero ya he hecho un gran avance… saludos desde México, Berto!

    • Aunque no esté pensado para ello, cada vez más personas lo utilizan para tareas y GTD en particular. Y parece que funciona! Pues es genial, porque al final vas a poder centralizar ahí no sólo información de tus proyectos sino también su gestión. Gracias Carlos!

      • Carlos Zubia

        Pues me ha funcionado bien hasta hoy… lo cierto es que soy novato en GTD.. he probado de varias formas y Evernote es lo que mejor me ha funcionado, empece como marca el canon, con papel y lápiz, luego al ordenador con archivos de texto y carpetas, después para gestionar tareas use any.do que es una chulada, pero que no me funcionaba bien con los proyectos…

        el punto es… ¿que me puedes recomendar para gestionar mejor GTD? estoy relativamente bien con Evernote, pero he tenido un par de fallas, y como mencionas, pues no es precisamente para eso que se pensó su uso.

        • Échale un ojo a Todoist, ha mejorado mucho en los últimos tiempos.

        • Hola Carlos,

          Soy Dani García, de Todoist. Cualquier pregunta me tienes por aquí o en Twitter (todoist_espanol).

          Gracias Berto por la mención, crack! :)

          • Carlos Zubia

            Barbaro Dani, hago la prueba en estos días!

            Gracias!!

  • Yo tengo un problema con Evernote y su Web Clipper.
    Web Clipper es una gran solución pero al mismo tiempo un problema para mi. Todo lo que encuentro que me interesa para mi uso profesional/personal le doy a la extensión y esta se guarda en una carpeta predeterminada que se llama “Entrada”. En esa momento de la accion se que la nota ira a una o mas carpetas o etiquetas pero siempre con las prisas pienso que cuando llegue el momento de organizar la carpeta “Entrada” ya determinaré donde situar esa nota. Y me encuentro que facilmente esa carpeta puede tener a final de mes 100 notas. Y ahora he empezado a utilizar Evernote como almacén de bookmarks. Es una solución fácil y ágil en un primer momento pero que después se convierte en un autentico engorro en en el momento de organizar esa carpeta “Entrada”. Una solucion seria perder unos momentos mas y poner la nota donde tiene que ir, pero al final por las prisas no lo acabo haciendo. Al igual que la organizacion por carpeta o etiqueta. La etiqueta es únicamente un refuerzo de la acción sobre esa nota como por ejemplo “importante” o “muy importante”? Porque al final lo acabo mezclando todo…
    Como bien dices Alberto, Evernote es una gran herramienta pero hay aprender como trabajar con ella y a mi aun me queda un largo camino….

    • Yo nunca me acostumbré al Clipper. No lo uso. Echo mano de la extensión del navegador, del envío del Email, y ahora desde el iPhone el compartir con Evernote. Con eso capturo el 99% de mi contenido.

      A mí una forma que me ayudó a dominar la aplicación (además de lo que cuento arriba) fue no agobiarme. Hacerlo progresivo. Ir pasando poco a poco las cosas e ir aprendiendo a colaborar con la aplicación. Ella y yo. Gracias David!

  • Marcos

    Hola Berto, una pregunta… En el post hablas de que has reducido al mínimo indispensable el número de libretas, ya se que es un poco indiscreción pero, ¿me podrías decir que libretes tienes actualmente?
    Yo estoy en el paso de simplificar al máximo también las libretas pero no acabo de dar con una solución adecuada.

    • Tengo estas cuatro: Inbox, Personal, Familia y Trabajo. Nada más :-)

      Puede parecer extremo pero como decía con un sistema coherente para nombrar las notas, sabiendo buscar, y también utilizando los atajos, me sobra.

      • Marcos

        Efectivamente si que has simplificado :-) Yo intento hacer algo parecido. Mi idea es algo así como una Bandeja general de entrada y luego una libreta para temas personales, otra para temas laborales y una última de Archivo.
        Muchas gracias por compartir. Un saludo.

  • Hola Joss. No puedo ayudarte, hace un año que no tengo nada que ver con ese proyecto. Lo anuncié aquí en el blog.

  • Joaquín Bresan

    Muy buenos consejos amigo, estoy empezando a utilizar evernote y espero que me facilite la cosas. gracias por compartir.

  • Gracias por compartir. Buenas ideas. Estoy tratando de concentrar mi información en Evernote. Me sirve bastante.