5 claves para una semana cargada de tareas

Un lunes al llegar por la mañana, la vuelta de vacaciones o la recta final de un proyecto… con frecuencia nos enfrentamos a semanas apretadas donde agenda y lista de tareas compiten por quién es la más grande. «Llegar a todo» suele ser nuestro principal objetivo, cuando deberíamos fijarnos en otros rincones más importantes.

Cuando uno se asoma o comienza una semana saturada de eventos y tareas lo primero que siente es vértigo, aprensión y agobio («¿podré con todo?»). Son sensaciones muy humanas pero nada prácticas. Sacúdete el “drama” de encima porque uno piensa, ve y actúa con más claridad cuando está tranquilo y sereno. Analiza tu plan de trabajo fríamente, localiza los puntos más calientes y empieza sin lamentos.

1Distingue objetivos y tareas

Una semana apretada es como un día cargado de trabajo sólo que con cuatro días más. Así que las ideas básicas con las que ya trabajas siguen ahí: el primer paso es identificar, distinguir y separar. Del mismo modo que en un restaurante examinas la carta y preguntas antes de pedir, haz lo mismo con tu semana. «Tengo que hacer mil cosas» no es un análisis muy preciso ni una frase que te ayude a ver entre todo lo que tienes que hacer.

  1. Identifica y visualiza tus objetivos: no todo es lo que tienes que hacer sino lo que quieres conseguir.
  2. Distingue y separa tus tareas: NO todas son iguales, no todas te piden lo mismo y te dan lo mismo (esfuerzo-resultados-objetivos).

Separa lo que TIENES que hacer, lo que DEBES hacer y lo que TAL VEZ puedes hacer. Distingue entre tareas Clave, tareas Menores, tareas Complementarias, tareas Repetitivas y hasta tareas Basura.

Esa necesaria separación te ayudará a identificar el “solomillo” de tu semana y a decidir reducir, posponer o eliminar ciertas tareas. Por ejemplo en esa semana habrá tareas que representen un lujo que no te puedes permitir, o bien decides reducir/posponer ciertas tareas que repites todos los días, porque literalmente te quitan tiempo para hacer cosas nuevas..

2Desayuna 2 tareas Clave

Las tareas Clave son el verdadero corazón de tu trabajo. Tareas de valor que cuando las haces (bien) consigues resultados y avances. En esa semana tal vez te hayas propuesto «llegar a todo» pero donde primero tienes que llegar y además hacerlo de forma excelente, es a esas tareas. Cuídalas, no las arrincones, ponlas delante del resto y vuélcate en ellas.

Lo que me funciona a mí es esto: empieza todos los días como mínimo haciendo 2 de estas tareas. ANTES del Email, antes de redes sociales, antes de cualquier otra cosa o tarea complementaria o menor. Al empezar es cuando más y mejor puedes hacer; es cuando más despejado estás, y cuando menos actividad hay alrededor (reuniones, llamadas…). Después, el día se complica, y si no lo haces antes, terminarás por posponerlas o hacerlas de cualquier manera.

3Identifica reuniones y salidas

Asómate a tu agenda y localiza en qué días (mañanas y tardes) tienes más eventos de este tipo. Reuniones internas, salidas fuera de tu trabajo, viajes o visitas, cosas que te van a alejar de tu mesa de trabajo y que te van a impedir trabajar. Primero por su naturaleza, porque cuando las haces no haces (reunirse no es hacer). Y segundo porque tienden a expandirse y quitarte tiempo real de trabajo para todo lo que tienes que hacer.

Para esos días tienes que bajar las expectativas porque en realidad vas a trabajar menos. Haz lo más importante antes de salir fuera, no pongas tareas Clave o de concentración cerca o próximas a esos eventos/salidas, deja un margen de seguridad entre eventos y entre eventos y tareas (para imprevistos), y ten preparadas algunas tareas menores o mecánicas para hacer en huecos entre reuniones, o por si hay retrasos o cambios de última hora.

Si tuviera que sintetizarlo en una sola idea diría: consigue cada día 2 horas de calidad donde ni tú mismo ni nadie te interrumpa.

4Invierte en terminar y rematar

Esa semana tu “obsesión” debe ser terminar tareas, cerrar frentes, remachar cosas. Lo peor que puedes hacer es abrir más puertas y ventanas cuando lo único que te pemritirá avanzar es precisamente cerrarlas. Dejar las cosas a medias es como lanzar un bumerán; es algo que volverá y te golpeará con fuerza.

  • Antes de empezar una tarea pregúntate si realmente no podrías terminar otra.
  • Antes de avanzar pregúntate qué tareas han quedado a medias. Elige una y términala.
  • Antes de dejar una tarea a medias pregúntate si no hay forma de terminarla ahora.

5Garantiza tiempo de calidad

La atención, la concentración, el enfoque, la intensidad… puedes darle el nombre que quieras pero es tu mayor y más poderoso aliado en semanas así. La atención te hace pensar y actuar más rápido, encontrar antes mejores ideas, desatascar antes problemas o fallos, y te permite no dejar las cosas a medias. Así que todo aquello que vaya en su contra sólo sirve para multiplicar la complejidad de esa semana.

Distracciones, multitarea e interrupciones son tus mayores enemigos, y más en semanas así. Los dos primeros puedes combatirlos tú mismo, mediante sencillas medidas anti-distracciones que están en tu mano: ú mismo puedes ponértelo MUCHO más fácil.

Para las interrupciones que provocan otros puedes adoptar otras medidas:

  • Ten reuniones contigo mismo. Bloquea tiempo en tu agenda, reserva una sala y reúnete a solas contigo. Nadie te interrumpirá.
  • Aprovecha más el arranque del día, es cuando tus compañeros te interrumpen menos.
  • Pídeles concentración sobre todo en ciertos momentos. Explícales cómo es tu semana y la necesidad de sacar tareas adelante. La gente es muy comprensible cuando uno se toma la molestia de explicar las cosas.
  • Pídeles que conviertan interrupciones en emails. Es mejor que te pidan o consulten por Email (que luego tú decides cuándo abrirlo) que no partan tu concentración por la mitad.
  • Y si te interrumpen, sé todo lo directo y breve que puedas, anota lo que te pidan y vuelve como un rayo a lo que estabas haciendo.

Si tuviera que quedarme con sólo una cosa o sintetizar todas estas ideas en una sola frase para semanas así, diría esto: consigue cada día 2 horas de calidad donde ni tú mismo ni nadie te interrumpa.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Simplemente hacer hincapié en la importancia de dedicar un tiempo específico durante la semana a revisar nuestra actividad, lo que está en marcha, a planificar lo siguiente a realizar y lo que se debe rematar. No conocer lo que tenemos entre manos evita que podamos hacer lo que nos toca hacer y acabemos teniendo un exceso de frentes abiertos.

    • Sin duda David, toda semana tanto apretada como no se prepara mejor por adelantado, en la planificación/revisión semanal. Gracias por el apunte :-)

  • JC

    Berto, muy buenas recomendaciones. La verdad es que son muchas, y a veces hay que adaptarlas a entornos complejos. Pero es en la misma línea de elegir que va primero. En esencia, poner las prioridades en los lugares adecuados. No podría estar más de acuerdo.

    Me encantaría no revisar los correos a primera hora de la mañana, pero la verdad es que en mi entorno la experiencia me enseña que debo hacerlo o saltara un incendio sin que me de capacidad de contener la situación. En ese caso puntual prefiero tener dominado el escenario de correos, y si quiero atascar horas para mis tareas clave sencillamente pongo los correos en las colas adecuadas. Así, se por donde tengo que empezar al regreso y sé precisamente lo que estoy dejando de hacer y porqué.

    Podría levantarme un par de horas antes, pero dormir menos no me ayuda mucho ;)

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Saber Priorizar es Fundamental

  • Jesús Rodríguez

    Siempre leo, nunca comento. La excepción, hoy con este artículo. Perfecto en longitud, importancia y claridad. Gracias Berto.

    • Gracias Jesús! Me alegro mucho que el post te haya aportado cosas :-)

  • Tomas Gutiérrez

    Cinco consejos / recomendaciones / reglas fundamentales; para quienes te seguimos desde hace tiempo es un gran resumen y un nuevo enfoque de las bases para la optimización y la mejora de la productividad y organización personal, pero me ha gustado especialmente la frase “Separa lo que TIENES que hacer, lo que DEBES hacer y lo que TAL VEZ puedes hacer”; esencial hacer de forma correcta esta categorización para acertar en la priorización y la elección de la próxima acción.
    Gracias por el aporte; un saludo.
    TGA

  • Una entrada muy práctica. Recientemente, en mi empresa hemos decidido hacer un parón de una hora, donde todos nosotros (desde el Director General hasta el último de los empleados), hemos dedicado una hora de nuestro tiempo a reflexionar sobre las tareas que realizamos habitualmente, de cara a detectar aquellas actividades irrelevantes y superfluas, que no aportan valor, y desecharlas o reducirlas si corresponde.

    • Fantástico ejercicio! Ojalá más empresas y equipos se pararan de vez en cuando a reflexionar sobre cómo trabajan y cómo mejorar. Cuando en el trabajo diario corremos tanto en tantas direcciones, es imposible pensar y encontrar nuevas fórmulas de trabajo.

  • Muy buenas recomendaciones!
    Creo que el punto 1 es el esencial y el más crítico, saber identificar los objetivos y tareas es la base para todos los otros puntos y un buen trabajo realizado ahí garantiza una semana muy productiva.
    Saludos!

    • Tienes razón, distinguir-separar objetivos de tareas es en lo que sustenta todo lo demás. Cuando tienes claro dónde merece la pena desgastarse es mucho más fácil acertar.

  • Elizabeth Mujica

    “…Para las interrupciones que provocan otros puedes adoptar otras medidas: Ten reuniones contigo mismo…”
    No suelo comentar en blogs, pero encuentro en esa idea simple, una solución muy ingeniosa (¡Gran idea!). Tienes una nueva lectora ^_^

    • ¡Gracias y bienvenida!

      Es una solución que funciona! Lo he visto en grandes y pequeñas empresas o incluso personas como yo que trabajamos solos. Programas en tu agenda “x” reuniones contigo y encuentras tiempo de calidad para pensar o hacer tareas que requieran un extra de concentración.

  • Muy buen artículo.Berto estás interesado en publicarlo en http://horaproductiva.com/ ?? por favor contesta a victor.saavedra@grupoarquetipo.com