4 detalles que no puedes descuidar en una llamada de trabajo

Una llamada de trabajo no deja de ser una reunión a distancia. Esta premisa, que la mayoría de la gente ignora/olvida, hace que muchas de ellas empiecen y terminen torcidas. Se alargan, no son claras, y se termina por hablar de otros temas. Déjame que te recomiende 4 detalles que nunca puedes descuidar si quieres hacerlo como lo hacen los mejores.

Llamada de Trabajo

El problema de partida de una llamada de trabajo es la instaneidad. A veces están programadas en la agenda, y eso nos invita a prepararlas mínimamente (bueno, no toda la gente lo hace). Pero en la mayoría de las ocasiones no están programadas. Se hacen o se reciben sobre la marcha. Y ahí es donde uno tiende a descuidar más ciertas cosas.

¿Qué hacer frente a eso?

Estos tres pasos que vienen ahora no los doy con todas las llamadas, lo que sería una locura. Pero sí con aquéllas que afectan a los temas más relevantes.

  1. Programa y Agenda todas las llamadas que puedas. Con clientes, proveedores… acuerda un día y hora, si puedes. No sólo te invitará a prepararla (un pelín, tampoco hay que pasarse), sino que podrás encajarla y construir mejor tu día de trabajo.
  2. Si no está programada y llamas tú… Detente unos segundos ANTES para fijar los detalles clave que veremos un poco más abajo.
  3. Si no está programada y te llaman a ti… Di a la otra persona: «ahora me pillas en mal momento, dame solo cinco minutos y te llamo de vuelta. Así podrás preparar estos detalles.

Estos los cuatro detalles que te recomiendo no descuidar en tu próxima llamada de trabajo:

  • 1Toda llamada (algo) importante tiene que tener un GUIÓN
    Y un guión no es hacer una hoja y media en Word. Basta un trozo de papel o una nota en Evernote con los 3-4 puntos de la reunión-llamada. Es un gesto estúpidamente sencillo que hará que no se te escapen cosas, que no te pierdas en la conversación, y que fijes las ideas claramente.
    Lo PRIMERO que quería hablar […] La SEGUNDA cosa que quería comentar […] Y el TERCER Y ÚLTIMO tema es […]
  • 2Fija una Idea Principal. Es el “Asunto” de la llamada
    Toda llamada de trabajo medio importante tiene que tener un “Asunto”, como el que le pones a tus correos. Aun cuando tú puedes empezar preguntando por la familia, o por cómo van las cosas en el trabajo, eso no significa que tires tu tiempo (y el del otro). Sé educado y cercano pero lo justo. Ve directo al corazón de la llamada, al Asunto. Escapa de los temas menores o introductorios, y empieza directamente a la Idea-Tema principal.
    Javi, te llamo para tres cosas pero la primera y la más importante: que decidamos entre hoy y mañana (como mucho) la nueva estructura que hemos adelantado por Correo.
  • 3Al encargar cosas remarca MUCHO el Qué-Quién-Cuándo
    En una llamada es facilísimo que tú y la otra persona os intercambiéis tareas. Pasa tanto como en el Correo. El problema es que no siempre quedan claras del todo. Por eso tienes que hacer el esfuerzo por subrayarlas, para no dejar una puerta abierta a descoordinaciones o una urgencia. Para eso, lo mejor siempre es tener presentes las tres coordenadas de oro de toda tarea: QUÉ es lo que hay que hacer – QUIÉN lo va a hacer – CUÁNDO se va hacer.
    Javi, entonces tú mismo te encargas de entregar ese informe, y lo harás antes del viernes de la semana que viene. ¿Es así? ¿De acuerdo?.
  • 4Al terminar haz un resumen con 3-4 puntos clave
    Muchas llamadas empiezan y transcurren bien, pero terminan mal. De forma precipitada, sin cerrar bien lo hablado, o dejando temas en el aire sin decidir. Tanto si estás en una oficina, como hablando desde un taxi o mientras conduces (¡manos libres!), yo te recomiendo hacer un rápido resumen en el último minuto. Así podrás fijar ideas y acuerdos y no habrá duda.
    Bueno Javi, como hemos tocado varios temas, qué te parece si los ennumero para que no se nos escape nada. Lo que hemos acordado es lo siguiente:pa-pa-pa.

¿Necesitas cuidar estos detalles? ¿Te conviene incorporarlos a tus rutinas de trabajo?

Déjame responderte con otra pregunta:

¿Cuántas llamadas de trabajo haces al cabo del año, y cuánto dependes de ellas?

Eso.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Juan - 5 junio 2016

Hola Berto,

Estoy totalmente de acuerdo con los puntos de este artículo, para mí lo más clave es asegurarme que a las dos partes que han participado en la llamada le hayan quedado todos los temas claros, a veces uno escucha lo que quiere escuchar. Por eso procuro en las llamadas importantes, ya sea enviadas o recibidas, mandar inmediatamente un mail muy conciso con los temas tratados y las decisiones que hemos tomado al respecto, para que no haya malentendidos, además cumplo un doble objetivo, la confirmación por escrito de los compromisos.
Para ello, como también dices en otros artículos, una libreta y boli siempre a mano ayudan a no perderte en la conversación e ir apuntando lo relevante.
Gracias por estas píldoras de conocimiento, siempre descubren algo nuevo o nos recuerda cómo volver al camino.

    Berto Pena - 7 junio 2016

    Libreta + Boli… posiblemente la herramienta más potente que alguien puede utilizar. No hay clics ni menús ni iconos… pero tu mente trabaja mejor. Que nunca falte al lado del teclado.

    ¡Gracias Juan!

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