4 claves para que las Microtareas no te compliquen

Piensa por un instante en la cantidad de microtareas que haces al cabo del día. Son cosas muy pequeñas que no llaman la atención, sin impacto y sin importancia y que no cuesta hacer. Pero que hay que hacer. Por ejemplo alguien te pide que confirmes una cifra o un dato y sólo tienes que abrir un archivo y comprobarlo. Papeleo, chequeos, ciertas llamadas, comprobaciones, revisiones, confirmaciones, correcciones rápidas… Sí, ese tipo de cosas.

Haces una… fácil. Haces dos… fácil también. Pero, ¿qué pasa cuando sin que te hayas dado cuenta se han juntado 10 ó 15?; ¿qué pasa cuando le quitan tiempo y atención a las Tareas Clave?; ¿qué pasa si un día tras otro se acumulan y nunca encuentras el momento para hacerlas? Saber hacer y dominar este tipo de tareas es esencial cuando intentas que te lleguen las horas del día y terminar el trabajo importante con más calidad.

Yo durante mucho tiempo no me tomé en serio estas tareas. Y así me fue. Y que es al final terminan por complicarte el día. Las pasas por alto y son germen de incómoda procrastinación, de innecesarias complicaciones, de futuras urgencias. Casi siempre somos nosotros los que nos saboteamos a nosotros mismos por no saber hacer bien las cosas.

Estas son las claves que me han ayudado a mejorar a la hora de hacer estas microtareas:

1Aplica la Regla de los 2 Minutos

Regla sacada del GTD que yo prefiero llamar “El Minuto de Oro”. Es una regla que cuando la practicas activamente te preguntas cómo pudiste vivir sin ella. Dice así: siempre que te encuentres con una tarea que puedes hacer y terminar en 1-2 minutos, hazla en ese instante. Siempre y cuando no estés en medio de una tarea importante, que exija concentración y cero interrupciones, ataja y despacha esa nueva microtarea en cuanto se presente. Valórala in situ y decide: «¿puedo terminar esto en 1-2 minutos?»

Resulta pasmoso comprobar la cantidad de trabajo que se puede adelantar cuando uno permanece vigilante y atento para aplicar esta regla a lo largo de todo el día (porque no sólo vale para el trabajo, también para casa). Son esas “piedrecillas” las que, si se acumulan o se dejan para otro momento, terminan por complicarte las cosas y hacer que termines a las mil. Si hay algo que puedes terminar en 1-2 minutos, evita el “ya lo haré luego”. Ventílalo ya y despeja el día.

2Sepáralas o mantén una lista paralela

Si por tu tipo de trabajo tienes que hacer muchas de estas tareas, tal vez sea una buena idea mantener una lista paralela distinta a la de tus tareas principales. ¿Por qué una lista separada?

  1. Te ayudará a no mezclar tareas y tener bien identificadas (y apartadas) cuáles son las importantes.
  2. Puedes elegir el mejor momento del día para hacer unas y otras.
  3. Elimina la sensación de saturación de trabajo. Porque aunque el número de microtareas sea mayor, sabes que no te costará hacerlas.
  4. Cuando hay ratos libres o huecos entre compromisos o citas, puedes adelantar echando mano de esa lista.

Y si no quieres mantener una lista separada, al menos marca esas microtareas de algún modo para poder distinguirlas del resto. Si estás trabajando y se presenta una microtarea y no puedes-quieres hacerla, anótala y ponle una etiqueta o una marca que te ayude a identificarla rápidamente después.

El problema de estas tareas es que por separado son sencillas. Pero cuando se juntan unas cuantas nos complican el día y siempre las hacemos en el peor momento.

3Elige el momento de hacerlas con cuidado

Por su naturaleza son tareas que exigen poca energía, poca concentración, poca intensidad. Empezar el día haciendo este tipo de tareas es a priori una mala decisión, porque estaríamos desaprovechando una energía valiosísima que debería destinarse a cosas importantes.

Lo mejor es hacerlas en momentos de baja intensidad o cuando ya estemos algo más cansados. Por ejemplo hacia el final del día o a media tarde. Y si por tu trabajo tienes que hacer muchas de estas tareas y las mantienes en una lista paralela, hazlas en dos momentos del día. Por ejemplo: al final de la mañana y al final de la tarde.

Fijando por adelantado un momento para estas tareas consigues dos cosas valiosísimas: 1) hacerlas en el mejor momento en función de tu energía-ganas; y 2) despejar el día para centrarte y volcarte en las cosas importantes de verdad.

4Aprovecha ratos libres para hacerlas

Un hueco entre reuniones, una visita que se retrasa, una tarea que se terminó antes, una cancelación o un espera en un aeropuerto… ¿«Ratos muertos»? Todos los ratos están muy vivos… sólo hay que saber qué hacer con ellos.

Puedes aprovechar para descansar o para adelantar trabajo rescatando tu lista de microtareas y exprimiendo esos 5 ó 10 minutos que te acaban de regalar. Dado que son tareas minúsculas en muy poco tiempo puedes pegar un buen empujón a lo que está en esa lista. Despejarás el día, reducirás el agobio, sentirás satisfacción y estarás más listo para lo siguiente, sin duda más importante.

La Productividad Personal son pequeños detalles. Y los pequeños detalles de las pequeñas tareas cuentan mucho más de lo que aparentan. Cuando empecé a cuidar y hacer bien estas microtareas diarias noté una diferencia abismal: tenía más energía, tiempo y ganas cuando tenía que enfrentarme a las tareas importantes. Y ahí está el quid de todo.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Kike Peña

    Yo recomiendo a todos la Regla de los 2 minutos. Desde que empecé a utilizarla hace mas de un año he notado la diferencia. Estoy de acuerdo contigo creo que no somos conscientes de todo el tiempo que nos quitan estas pequeñas cosas.

    Saludos!

  • epu

    Yo os dejo mi opinión:
    – la regla de los 2 minutos sólo es útil si tardamos 1 minuto en realizar la tarea, si no es un foco de distracción.
    – utilizar los ratos libres no es bueno, la mente y cuerpo necesitan pequeños de descanso, si los eliminamos, bajamos el rendimiento futuro.
    – si en nuestro trabajo tenemos muchas de estas tareas entonces estas forman parte de nuestro trabajo y se convierten en muy importantes, debiendo ser tratadas como tal.

    • Gracias! Conviene aclarar que con ratos libres no me refiero a los descansos sino a “ratos muertos” que quedan entre tareas o compromisos. Puedes decidir descansar o hacer otra cosa.

      Sobre tu último punto discrepo. Que yo tenga que hacer muchas microtareas no significa que sean el corazón de mi trabajo. Mira los emails, la gente responde docenas de ellos todos los días y la mayoría no aportan nada. Supongo que lo vemos diferente.

      • epu

        No lo vemos tan diferente, sólo que yo intento variar siempre el punto de vista un poco, ya que muchas veces puede parecer que esto es aplicar una fórmula mágica y ya está; y evidentemente no es así, hay que aplicar el sentido común a cada decisión.

  • Ramón Araujo

    Independientemente al articulo de hoy, felicitarte por la última audiolección del curso. En mi reciente búsqueda de una mejor gestión personal y productividad, es como si definitivamente algo haya encajado hoy. No se mañana pero hoy estoy súper motivado.

    Gracias Berto!!

    • Gracias a ti, de veras me alegro que te haya gustado. Para mí también ha supuesto una buena inyección de mejora :-)

  • Hernán

    Las microtareas me agobian muchas veces. Y los que es peor, pueden transformarse en urgentes si hay mal manejo de prioridades. En conclusión atentan contra mi planificación y rendimiento…

    Una entrada para releer de tanto en tanto, mientras se desarrolla el hábito, y se perfecciona el sistema…

    Saludos!