3 sitios donde guardar y reutilizar recursos Ahorra Tiempo

¿Cuántas veces tienes que rebuscar o rehacer algo que habías buscado o hecho antes? Muchas veces nos empeñamos en hacerlo una y otra vez, una y otra vez, cayendo en una miserable pérdida de tiempo y energía. ¿Por qué no guardarlo para reutilizarlo en el futuro?

Una parte gorda de tu eficiencia diaria está detrás de saber reutilizar recursos, listas, material, datos, pasos, indicaciones, procedimientos, etc. que ya tienes ahí, contigo. Porque un día alguien te los envió, porque lo buscaste o investigaste en Internet, porque aprendiste a hacerlo, porque lo recopilaste… porque lo hiciste con tu esfuerzo. Y ojo, esto tanto en el trabajo como en las cosas de casa.

La gran mayoría de esas cosas caen en el olvido o, más habitualmente, en la papelera. Uno tiende a pensar que «ya lo he utilizado, ya no lo necesitaré más». Pero en la realidad, con frecuencia, sí lo necesitamos tiempo después. Así que dentro de dos o cinco meses tengo que volver a pedirlo, buscarlo, rehacerlo, reaprenderlo. Y según sea el caso, el despilfarro de tiempo y energía puede llegar a ser enorme. ¿Por qué no guardarlo para reutilizarlo?

No se trata claro de guardar todo. Pero sí de pensar mínimamente si esto tal vez lo vaya a necesitar dentro de un tiempo.

1Echa mano de listas reutilizables

Muchas veces hacemos listas de tareas para momentos, ocasiones o actividades que luego se repiten. Luego, cuando nos obligamos a rehacerlas, tenemos que esforzarnos por recordar todo lo que en su día incluímos en la lista original. Y no siempre lo logramos, con lo que nos salen listas incompletas.

Organización de viajes y eventos, celebraciones, pago de impuestos, compra semanal y mensual, acciones recurrentes de proyectos, chequeos y tests, mantenimiento y reparaciones, instalaciones, revisiones, backups, etc. Estas listas de tareas o paso-a-paso llegan pero deberían quedarse, y son una auténtica mina cando se reaprovechan. Justo hace un par de años escribía sobre ellas y te daba varias pistas.

2Documenta cómo lo hiciste

Si tú (o tu equipo o familia) haces algo por primera vez y exige ciertos pasos o encierra cierta complejidad, es buena idea recoger cómo lo has hecho. De modo que cuando dentro de un tiempo tengas que repetirlo, no te costará nada. Sólo tendrás que consultar tus propias notas. ¡100% eficiencia!

Cómo encaraste y organizaste tal proyecto o mega-tarea, los pasos que diste, quién hizo qué, reusar también una lista previa, tabla de horarios y tiempos, páginas web de consulta, notas y pistas a tener en cuenta, etc. Al fin y al cabo, muchos proyectos y tareas se terminan por repetirse o bien son muy parecidos a otros anteriores.

3Guarda el material de referencia

A menudo recibes un correo o vas a Internet a buscar un dato, un enlace, un contacto, o cierta información que necesitas para tal proyecto o para entregar algo. El problema se plantea cuando esa información vuelve a necesitarse X tiempo después. Y no dentro de un año, sino a corto plazo. Entonces esa búsqueda-consulta que inicialmente no resultó tan difícil, termina por generar un atasco innecesario.

Información de clientes, contactos, proyectos, entregas, artículos de un blog, cifras, especificaciones, trozos de código, una entrada concreta de un foro… ¿Por qué no guardarlo todo lo útil en un solo sitio? Cuando lo necesites lo encontrarás sin esfuerzo, y así podrás invertir tu tiempo y energía en cosas muchísimo más importantes. Como generar ideas.

Guardar y reutilizar recursos. Esto no es ninguna “técnica” o “método”, sino puro sentido común, practicidad y una pizca de previsión.

Además, hoy en día, con aplicaciones como Evernote o Dropbox, guardar es barato, almacenar es fácil, y encontrar es rápido. Así que, ¿por que no hacerlo y ganar con ello? Guardar para reutilizar es reinvertir de forma inteligente tu esfuerzo. Al fin y al cabo es tu esfuerzo.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Oscar Torres - 19 diciembre 2014

De veras que cuando hacemos una lista importante, si la guardamos podemos reutilizarla en cualquier momento. Yo hice una hace 6 meses acerca de mi alimentación y aun me sirve de mucho.
Me gusto la entrada Berto¡¡¡¡

    Berto Pena - 22 diciembre 2014

    La clave viene cuando sumas una lista aquí y otra allá. El ahorro-beneficio puede llegar a ser grande. No lo vemos en el momento, y hasta lo despreciamos.

Iago Fraga - 20 diciembre 2014

Hola Berto,

Este artículo apunta a un elemento crítico del optimizar nuestro trabajo diario. No sólo es una buena idea, sino que es una de las mejores.

Además es importante aprovechar el hecho de que ciertas referencias no tenemos por qué crearlas específicamente, sino que apoyándonos en cosas anteriores podemos sacar aproximaciones bastante buenas. Me explico, cada semana gastamos esfuerzos, tiempo de análisis y apuntando cosas como la lista de la compra. La lista de la compra de una semana no es exacta para la siguiente, pero sí solemos tener muchas cosas comunes en las compras grandes. En ese sentido si haces una compra grande el ticket que te den en la caja es una aproximación que te cuesta 0 esfuerzo crear que te puede resultar útil revisar la próxima vez que hagas una compra grande.

Del mismo modo, la primera vez que hacemos una lista de viaje con las cosas que llevarnos en la maleta puede resultar tedioso o exagerado. Pero la 3ª o 4ª vez que hagamos una maleta a partir de la misma lista adaptada para cada ocasión, tendremos no sólo un documento casi al 90% correcto a esfuerzo 0 sino que además tendremos la garantía de que es relativamente fiable porque la última vez sabemos que no nos olvidamos nada (o en su defecto lo hemos incluido tras haberlo olvidado).

Por eso gran consejo y sin duda el paso inicial para optimizaciones más elaboradas que suponen un gran avance. ¡Un saludo Berto!

    Berto Pena - 22 diciembre 2014

    Sí, tienes toda la razón Iago. Yo por ejemplo tengo una serie de listas que reutilizo (viajes, compra…) y me hacen no pensar y ganar tiempo. Pero además de eso, donde yo he notado una gran diferencia es en la “documentación”. El “cómo hice esto” para que dentro de un mes o un año no tenga que volver a romperme la cabeza o rebuscar en Internet.

Edwar Apaza Zavala - 21 diciembre 2014

La documentación suena tan distante a nuestra vida cotidiana que solo lo asociamos a proyectos complejos o cosas “del trabajo”, cuando es una poderosa herramienta que, si bien requiere inversion adicional de tiempo al momento de ejecutar la documentacion, ahorra muchos dolores de cabeza en el futuro cuando queremos hacer cambios, rediseñar o volver a ejecutar algo, es muy util.

Tambien es bueno perder el paradigma de que docuementar requiere complicados formatos.

Gracias por compartir.

    Berto Pena - 22 diciembre 2014

    ¿Verdad que suena distante? Creo que es por la palabreja. El “cómo lo hice” o “cómo se hace” que consultamos, buscamos e investigamos, termina por gastar (al cabo del año) más de lo que creemos. La idea de ese arsenal de documentos, listas e instrucciones es ganar en eficiencia y más eficiencia. Gracias a ti :-)

leo Mendoza - 23 diciembre 2014

Como dicen es una herramienta poderossisima guardar y documentar todo lo bueno que hacemos, aunque la idea nos es nueva es bueno refrescar la memoria a aquellos que alguna vez la escucharon pero no la pusieron en práctica

Juan - 22 enero 2015

Gracias a nuevas app tipo Evernote se puede conseguir que todo esto sea más sencillo, tienes todo en un sitio en la nube, para poder consultarlo en todos los dispositivos.
Organizarse ya no es complicado.

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