Las 9 reglas ocultas de Email que aprendí tarde

Publicado el 23 octubre 2013 en Hábitos | Tags:

Ojalá cuando utilizamos el Email por primera vez alguien nos entregara un manual de buen uso. Pero no, la mayoría de nosotros hemos ido aprendiendo (mal) sobre la marcha, y descubriendo cosas a base de tropezones. Hay unas cuantas reglas ocultas que personalmente aprendí más bien tarde. Pero que a día de hoy me ayudan mucho.

1| No contesto inmediatamente

Si algún día logro hacer algo por lo que me recuerde alguien, espero que no sea por «sí, Berto era muy bueno resondiendo rápido a sus emails». Este mal hábito, con el que viví montones de años, me hizo caer en un montón de errores: multitarea, distracciones, falsa sensación de eficacia, dependencia lo último que entra, comunicación precipitada… y otros muchos.

(Igualmente, no espero ni exijo respuestas rápidas de otras personas cuando envío un correo.)

2| No envío urgencias por Email

Para las urgencias utilizo algo que es mucho más eficaz: el teléfono. No sólo es más inmediato y ayuda a detectar mejor las falsas urgencias e imprevistos, sino que permite a la gente con la que trabajo a no estar chequeando el correo cada cinco minutos.

3| Los temas serios, mejor a la cara

Se producen más malentendidos por Email que en conversaciones cara a cara. En un mensaje no hay entonación, no hay matices, no hay situación… cuando yo escribo en mi cabeza suena de una forma. Pero cuando tú lo lees, en tu cabeza resuena de otra manera. A veces con un significado totalmente opuesto. Si hay un tema gordo, mejor cara a cara. O lo escribo y luego lo hablo.

4| Evito el FYI. Es el diablo

¿Qué me dices de esas cadenas de mensajes que te rebotan con un lacónico FYI? Básicamente significan un «no quiero perder tiempo con esto, piérdelo tú. Arréglatelas como puedas con todo lo que tienes que leer debajo». Si no me gusta que me lo hagan, procuro no hacerlo.

5| Debo estructurar los emails largos

Cuando me veo obligado a escribir un mensaje extenso, procuro estructurarlo con cosas como epígrafes, listas con guiones, o incluso un breve sumario inicial. Es una leve molestia comparado con lo que se gana en la parte que lo recibe: mayor comprensión y mejor organización en lo que hay que hacer.

6| No contesto a todos los mensajes

Antes de responder, pienso: «¿de verdad este correo que estoy leyendo necesita una respuesta?» Hay un punto donde hay que poner fin a una cadena de mensajes, o evitar esa confirmación extra que YA va implícita en el mensaje. Enviar esos correos de más hace que yo y la otra persona perdamos más tiempo en el Email, en lugar de estar haciendo.

7| ¿Firma? Mejor en texto plano

Casi nunca pongo una firma (cargo, datos de contacto…) en mis mensajes. Pero si he de hacerlo, siempre lo hago con un atajo de teclado y en texto plano. Hace milenios que dejé de utilizar esas firmas de colorines y llenas de iconos (ahora más que antes). Son muy molestas, aparatosas, distraen, y cuando respondes tienden a cambiarte el tipo de fuente y colores de tu mensaje.

8| Si el contenido cambia, cambio el asunto

A medida que los mensajes van y vuelven, a menudo el tema de los emails va “mutando”. De modo que el asunto original del primer mensaje ya no tiene nada que ver con lo que se está comunicando. No me duele ser el que tome la iniciativa para editar el asunto y ponerle otro que se ajuste a lo de ahora. Me lleva 15 segundos y nos ayuda a todos.

9| Evito el “responder a todos”

Cuando son muchos, responder a todos los receptores de un mensaje, es una mala decisión: A) Dificulta mucho la comunicación (los posteriores mensajes formarán una inevitable cadena compleja de seguir ). B) Aumenta innecesariamente el volumen-ruido de correos que todos recibimos. C) Fomenta el envío de patatas calientes que nadie quiere asumir (alguien la lanza, todos miran para otro lado). Si puedo, edito la lista de destinatarios o creo un nuevo mensaje destinado a uno o unos pocos.

Es cierto que ya no dependo tanto ni le doy tanta importancia al Email. Pero cada día sigo aprendiendo cosas nuevas de esta herramienta. Si es para mejorar, bienvenidas sean :-)

— Berto Pena
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De momento hay 18 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Jc
    23 octubre 2013

    Berto:

    Muy buenas recomendaciones. Pocas variaciones en mi caso cotidiano y te cuento rapido cuales:

    4) no evito del todo los Fyi. Suelo usarlo para copiar a la gente de algun tema del que entiendo deben estar al tanto. No espero gran respuesta, ni pretendo que haga algo. De ser asi, va la llamada o el cara a cara que tambien mencionas.

    6) contesto invariablemente a todos los mensajes que requieran una respuesta, y me tomo el trabajo de dar notificacion de que lo recibi en ciertas ocasiones, proque si no a veces los temas quedan en zonas grises. Baja la presion, a veces por supuesto, y hace mas ameno el trato. Si me pasa que no trato de responder si no hace falta.

    9) no evito el responder a todos, si aplica, pero si suelo retocar la lista de destinatarios. Si no los conozco, no los incluyo en el “loop”. Envio solo a quien entiendo que necesita saber.

    Por lo demas, lo llevo igual que tu. Es interesante como convergen ciertos temas con el tiempo aun en diferentes escenarios.

    Un gran abrazo!

  2. Angel
    24 octubre 2013

    Yo accedo a mi cuenta de correo tres veces al día y el resto del tiempo la mantengo cerrada. Creo que generalmente no hay nada que no pueda esperar 2-3 horas. Cada cual ha de calcular cuantas veces acceder a la cuenta de correo en el día. Para algunos será suficiente una vez y otros, como yo que mi actividad está basada en la red, tenemos que abrirlo más veces. Pero pienso que lo máximo sería 4-5 veces al día.

    • Matías
      24 octubre 2013

      Angel, eso va a depender de tu puesto, ocuáción y uso de tecnología entre otras cosas. Yo por ejemplo debo estar las 9hs de trabajo con el correo abierto.

      Saludos.

      • Sonia Garcia
        16 noviembre 2013

        Coincido con Ángel. Si no trabajas en un puesto que requiera atención inmediata, intento obligarme a abrir el correo sólo dos veces por la mañana y dos después de comer y listo. Además de desactivar la sincronización del teléfono. Y no revisarlo nada más llegar y nunca antes de irme si sé seguro que no voy a contestar, ya que no quiero ir pensando en el email a responder en el coche.

        En cambio, sí que uso a menudo el FYI, siempre que sea útil, no spameando a tus compañeros, y uso por defecto el Responder a todos, más que nada para evitar malentendidos y líos, mejor de más que olvidar a alguien y empeorar la ejecución del mismo.

  3. Alfonso Ruiz
    25 octubre 2013

    Gracias ,tienes mucha razon .Son errores que yo al menos cometo con frecuencia. Seguire tus consejos

    • Berto Pena
      27 octubre 2013

      Gracias Alfonso. A lo mejor a otros esto no le parecen errores, pero en mi caso sí. Cumpir estas “reglas” me ha hecho trabajar mejor y reducir la dependencia que la mayoría tienen de esta herramienta.

  4. Ammon
    27 octubre 2013

    A mi lo que me parece muy útil pero a la vez lo peor del mundo es el mail en el smartphone… Me ha creado cierta adicción que creo voy a tener que cortar pronto… No es que me haga menos productivo, pero no me deja desconectar y cabrea a mi mujer que no veas… :) hay algún término medio??

    • Berto Pena
      30 octubre 2013

      Yo he llegado a dominarlo moderamente pero tengo mis momentos/temporadas donde sigo picando. ¿Cómo le hecho? fijando un tope de revisiones o momentos donde lo voy a revisar (desde el móvil), recordándome constántemente el daño que le hace a mi tiempo libre.

      También me ayuda no dejar cosas pendientes cuando termino el trabajo, de modo que no estoy pendiente del Email cuando debería estar descansando.

      • Miguel
        14 noviembre 2013

        En este sentido me parece que Google ha hecho mucho para librarnos de Mails innecesarios, creando categorías y mostrando solo en tu smartphone los correos de la categoría “Principal”, así no te molesta tu móvil con los correos de las redes sociales, promociones o distintas notificaciones (a veces es pura inercia e inevitable leer todas las notificaciones de tu móvil).
        Por cierto, no he dicho nada, muy útil el post, espero poder controlar los tics que he aprendido estos últimos años e intentar hacer caso a lo que tienes entre manos ;)

        • Berto Pena
          21 noviembre 2013

          Gracias Miguel. Sí, lo que apuntas es importante. Y también el uso de filtros y etiquetas en Gmail. A mí me ha permitido reescribir la forma en la que “me relaciono” con el Email.

          Nuestro problema no es tanto el volumen de mensajes sino cómo los vemos para leerlos adecuadamente.

  5. Rafael Hernampérez
    5 noviembre 2013

    Muy interesante y útil este post, Berto. Comentarte que yo suelo escribir un contenido en el que no sea necesario hacer scrolling. Redacto correos informales, directos y al grano. En el caso del punto 5, prefiero extenderme en un documento de texto que adjunto al correo, indicando en el cuerpo que miren dicho adjunto.

    • Berto Pena
      6 noviembre 2013

      A mí me encanta ir al grano en el Email. Es cierto que no siempre se puede, pero en la mayoría de los correos damos más rodeos o incluimos información innecesaria. Al final, menos tiempo en el Email significa más tiempo en cosas importantes.

  6. Miguel
    7 noviembre 2013

    Excelentes consejos Berto!
    Muchas veces no cuidamos la redacción, el error más común es comenzar el correo en primera persona y terminarlo en tercera persona, ejemplo: “…te escribo porque… …por lo que necesitamos que nos ayudes…” ese error ortográfico es muy común y poco visto cuando leemos, yo trato de ser lo más breve posible en los correos, buscando siempre poner el contexto. Díficil, pero posible.

    Abrazo!

  7. vicker
    14 noviembre 2013

    Gestionar emails en efecto hace “daño”. Una vez que culmino mi jornada suelo suspender el “pusch” de emails (andoid lo permite) Si es un asunto urgente alguién te llamará. Como siempre.Beto: excelente tus aportes

    • Berto Pena
      21 noviembre 2013

      Gracias vicker. Está claro que no podemos prescindir de ello. Es una herramienta extremadamente útil. Siempre que nosotros la controlemos a ella y no al revés. De alguna forma “tira de nosotros” y nos hace desgastar más tiempo y energía de las debidas. Ante eso, hábitos+método.

  8. vicker
    14 noviembre 2013

    Quise decir: gestionar emails en el.smartphone. por cierto estoy desde èl. Perdonen los errores de sintaxis y ortografía :s

  9. Musicoterapia
    14 noviembre 2013

    Muy bueno, el punto 3 me ha recordado a un consejo de Robert Sharma, en su libro “Triunfo”, que expresa exactamente lo mismo, priorizar las relaciones personales respecto al email.

    Saludos desde Isomus Musicoterapia.

    • Berto Pena
      21 noviembre 2013

      Sí, ese punto tiene dos caras: 1) evitar malentendidos y comunicación deficiente (cuando es importante); y 2) acercar a las personas. Cuántas veces enviamos un correo a la persona que tenemos delante, teniendo la oportunidad (¡sin interrumpir!) de hablarlo en persona.