Cómo Multiplicarte cuando tienes que Hacer Muchas Tareas

Publicado por Berto Pena, el 13 junio 2013

En mi plan de trabajo ahora tengo bastantes cosas para cada día, así que me he visto obligado a mejorar mi técnica para ser más rápido y eficiente haciendo las cosas. O eso, o volvía a trabajar más de 10 horas al día. Te cuento la fórmula con la que he conseguido “acelerar mis tareas”.

Aumentar el tiempo real de trabajo

Habitualmente decimos: «yo trabajo ocho horas». Pero no es verdad. Una persona dedica ocho horas a estar en el trabajo pero tal vez trabaje cinco o menos. Hace tiempo que me propuse aumentar el tiempo real de trabajo. Y lo he conseguido principalmente matando muchas pequeñas pérdidas de tiempo, reforzando mi plan de trabajo y sabiendo lo que quiero conseguir. Dos horas de trabajo ahora cunden como tres de antes. Especialmente si son las primeras del día.

Utilizo Internet sólo para trabajar

En el tiempo de trabajo, no leo, consulto, me informo, curioseo, entro o chequeo cositas en Internet. Sólo trabajo. Y en esto cada vez me he vuelto más radical. ¿La consecuencia? Termino antes las cosas, soy más eficiente y luego tengo más tiempo y tranquilidad para otras cosas, como disfrutar de mi tiempo libre y llevar una vida real.

Empiezo con un objetivo en mente

Desde el día anterior (con la planificación) tengo bastante claro qué busco con cada tarea: qué necesito (material, recursos…), qué quiero conseguir, qué resultado busco. Esto me da un punto de inicio y de destino y me permite empezar la tarea con más tensión y ritmo. Tener tensión al trabajar es esencial para acelerar. Si no, te apoltronas.

Trabajo con un reloj cerca

Esto me permite ver dónde estoy y cuánto tengo para empezar lo siguiente. El día que tengo algún evento (reunión o salida) soy más consciente de la hora que es. Pero el tiempo no es lo importante. Es sólo una referencia para mi atención: cómo estoy haciendo esto, y en qué me voy a poner ahora.

Cero, cero, cero multitarea

Ahora, más que nunca en toda mi vida, he logrado practicar la monotarea. En mi trabajo tengo que manejar literalmente decenas de cosas. Pero no todas a la vez. Ser radical con esto me permite tener la cabeza en lo que hago y terminar antes.

Conozco mejor mis herramientas

Dominar las aplicaciones con las que trabajo me permite terminar antes. Atajos de teclado, nuevas técnicas, reutilización de recursos, etc. Todo esto hace que me atasque menos con una tarea y, si surge un problema, lo puedo resolver mejor.

Me concentro en terminar

Dejar las cosas a medias es uno de los mayores errores en los que caemos. Dejar algo a la mitad para saltar a otra cosa (porque ha entrado un email o alguien lo pide) es un mal que va camino de convertirse en endémico. Esta es una de las primeras frases que digo cuando me levanto de la cama: «Hoy voy a concentrar más energías en terminar que en empezar cosas».

Fijo tiempo máximos para ciertas tareas

Hay tareas que, como no las limites en tiempo, se pueden comer una mañana entera. A fin de cuentas, «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización». Para la mayoría de las tareas fijo una hora a la que la que terminaré. Y soy muy exigente y me obligo a apretar. Prefiero trabajar con tensión y ritmo que relajarme y ser cada día un poco más mediocre. (Me relajo en mi tiempo de descanso.)

Si me cuesta, cambio el plan

Si tengo un día espeso, o he dormido mal, o no me salen las ideas y veo que me atasco, vuelvo sobre mi plan de trabajo y lo rehago. Ahí mismo, sobre la marcha. Lo importante es avanzar y cerrar temas, no quedarse parado. Avanzar, avanzar, avanzar.

Preparo el material por adelantado

Este detalle para mí es importantísimo. Y es que perdemos un tiempo valiosísimo preparándonos para empezar la tarea en lugar de empezar y terminarla. Documentación, información, referencias, páginas web, localizar un email, encontrar tal o cual archivo… todas esas cosas pueden hacerse por adelantado (por ejemplo en la última media hora del día anterior). De este modo, cuando empiezo, empiezo de verdad. Y termino antes. Menos rodeos, más directo.

No me paro en los detalles

Aunque mi trabajo es un trabajo de detalles (a veces minúsculos), no me paro en los retoques mientras hago la tarea, sino que los dejo para el final. Esta es una trampa en la que antes caía: retocaba cosas a medida iba desarrollando la tarea, y eso hacía que la tarea se alargara muchísimo. Ahora hago el grueso de la tarea (el 80%-90%) de un tirón, y dejo los refinamientos y matices para el final.

Y dicho todo esto digo: aún sigo peleando, y me equivoco mucho cada día. Pero la mejora ha sido espectacular. Estos dos últimos dos años, que para mí ha sido como volver a la escuela de la Productividad Personal, me han enseñado una cosa importantísima: la conformidad es la prima de la mediocridad. Siempre lo puedo hacer mejor y el primer beneficiado seré yo.

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y herramientas inteligentes, vas crear, como hice yo, una nueva versión mejorada de ti. En mi Curso Online te cuento cómo hacerlo...

 
 

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De momento hay 16 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Rafael Hernamperez

    13 junio 2013

    Gracias, Berto. Es una lista de consejos de valor inestimable y coincido plenamente en la mayor parte de ellos. Lo del reloj… ay! prefiero evitarlo porque me distrae mucho. En su lugar, programo avisos en mi agenda para despreocuparme del reloj hasta unos minutos antes.

    • Berto Pena

      13 junio 2013

      Gracias Rafael. El reloj sólo lo consulto al terminar una tarea, para saber dónde estoy y lo que me falta. No es una distracción sino una ayuda para controlar mi atención.

      • Eunice Henriquez

        26 junio 2013

        Ami tambien me afecta el reloj pues me distraigo,
        pero creo que es importante para manejar el tiempo

  2. Fran

    13 junio 2013

    Buenas Berto, como siempre tu articulo directo y efectivo, gracias por tus consejos.
    Estoy completamente de acuerdo en lo de relajarse a la hora de hacer las tareas, lo he experimentado ultimamente. A la hora de hacer mis tareas me ponia una alarma simplemente, y me di cuenta que me relajaba haciendo las tareas, cuando sonaba no era capaz de acabar ninguna a tiempo, la solucion drastica fue como tu bien dices, ponerme un reloj en la mesa donde puedo ver en todo momento como voy, y como en las carreras de fondo si veo que me estoy rezagando, le meto caña, y me he dado cuenta de que como cuando haces deporte nuestra capacidad de superacion siempre esta ahi.
    Este gesto simplemente de ser consciente del tiempo con un simple reloj en mi mesa me esta ayudando a mejorar mucho y a acabar las tareas a tiempo, ej ayer una tarea repetitiva que me cuesta de normal 1h , con esta tecnica de me costo 40 min, y el consiguiente subidon de autoestima.

    Como siempre gracias por tus muy buenos consejos,.

  3. pregunton

    13 junio 2013

    Muy interesante sin duda.

    Cuáles son esas herramientas y cómo las exprime al máximo ? algún artículo detallado al respecto ?

    Saludos.

  4. Sara

    15 junio 2013

    Berto, súper interesante. Lo compartiré con mi equipo para mejorar nuestro rendimiento. Gracias

  5. Chema

    16 junio 2013

    Felicidades por conseguir lo que mucho buscamos. La eficiencia en el trabajo.

  6. José Luis Marrero

    16 junio 2013

    ¿Siempre escribes tan acertadamente? ;-) Muchisimas gracias. Ha sido muy motivaste y esclarecedor. Cn tu permiso… lo comparto con mis alumnos que seguro más a más de uno/a le va a venir de perlas.

  7. Adriana

    18 junio 2013

    Gracias por el artículo :) me lo envió mi mamá que es la mejor del mundo y tiene tips que aplicados al día a día seguro harán mi día de trabajo más efectivo y aún mejor con más tiempo para dedicarle a mi familia :)

  8. Sebastian Gersbach

    18 junio 2013

    Muy buen artículo! Muy wasabi!
    Para los que preguntan por herramientas de gestión, les paso un par que me son den gran utilidad.
    1. Asana (www.asana.com) El mejor task manager por lejos. Muy fácil de usar incluso para personas sin experiencia en estas cuestiones.
    2. La técnica Pomodoro (http://bit.ly/12GsMcw) que ayuda a organizar el tiempo y las tareas dentro de la filosofía GTD (getting things done)

    Gracias por el artículo inspirador!

  9. Paco Marquina

    20 junio 2013

    Gracias Berto,

    Tras las sesiones de Diciembre que tuvimos contigo va siendo necesario algún recordatorio al equipo de estos aspectos, les pasaré un enlace a tu página y a esta en concreto para que “refresquen” conceptos.

    Un saludo.

  10. Bibiana Lozano

    21 junio 2013

    Muy buenas prácticas!!!!

  11. Comproenfarmacia.com

    4 julio 2013

    Muchas gracias! Es un artículo muy interesante, intentaré seguir todos los consejos y ser más eficiente. Un saludo!

  12. Elias

    19 julio 2013

    Excelente formula, y es tan simple como ponerlo en práctica.
    Le agregaría una que utilizo, la técnica la saqué de un libro para aumentar la creatividad. Consiste en anotar en un papel todo lo que pasa por nuestra cabeza antes de empezar una tarea, desde la preocupación mas grande, hasta lo más mínimo como, ir de compras, guardamos esta lista que luego buscaremos cuando terminemos la tarea.
    Es como vaciar la cabeza para que quede limpia. es increíblemente efectivo, y ahorra horas de estar pensando.

    • Berto Pena

      23 julio 2013

      Mucha gracias Elias. Sí, eso que apuntas es una de las claves en productividad. Trabajar siempre con una herramienta para anotar (capturar) y seguir con lo que estabas. Y también ayuda a no descentrarte cuando estás a punto de procrastinar.

  13. Olmo Axayacatl

    31 agosto 2013

    Grandes consejos Berto. Seguro has alcanzado un nivel de productividad impresionante, al cual tengo que llegar algún día yo. De inicio ya estoy enfocándome en la monotarea, que me parece el primer paso que debo dar. Saludos.