La planificación semanal es anticipación

Publicado el 15 mayo 2013 en Organización | Tags: ,

Siempre he hecho planificación semanal pero mi convencimiento y pasión por este potente hábito personal ha ido creciendo en los últimos dos años. Dado que mis trabajos han ido aumentando en complejidad y volumen, he tenido que reforzar una “herramienta” que, bien utilizada, facilita y aligera una barbaridad el trabajo diario.

La planificación semanal complementa la diaria. Tiene otra duración, propósito y enfoque. Te fijas en ciertas cosas y las miras de un modo distinto, “desde un poco más arriba” que en la planificación diaria.

A lo largo de todos estos años, esos 20 minutos semanales me han ayudado una barbaridad en mi trabajo. Porque me ayudan a conocer por adelantado para anticiparme. Personalmente la hago los viernes, generalmente a mediodía (salvo que algún curso me lo impida).

Las claves de mi planificación semanal (de mi anticipación) son estas:

Anticiparte a tus tareas clave

Hacer esa “foto” por adelantado te permite localizar antes las tareas que van a marcar los resultados y objetivos de tu siguiente semana. Eso hace que tomes conciencia de su peso, empezando a vigilarlas, cuidarlas y situarlas en los mejores momentos. Incluso antes de ponerte con ellas, ya las estás haciendo bien.

Anticiparte a las fechas límite

Una fecha de entrega o límite “mal vigilada” es una futura urgencia que vas a generar para ti o para otros. Sin embargo, si eres consciente de ellas, si vas por delante de las fechas, las posibilidades de despiste casi desaparecen. No basta con saber lo que hay que hacer, hay que saber cuándo.

Anticiparte a la carga de trabajo

Hay que “pesar” todas las tareas pendientes. No para agobiarte sino para comprenderlas. Esto te permite organizarlas y distribuirlas con mayor eficiencia durante todos los días de la semana. La planificación semanal te da perspectiva y lucidez para programar y balancear todo lo que tienes que hacer. Tu semana nacerá más equilibrada.

Anticiparte a lo que necesitarás

Muchas de las cosas que harás la semana que viene requerirán información, detalles, instrucciones, algún documento… «¿Lo tengo todo?» Si no es así, el viernes es un momento perfecto para anticiparte, pidiendo por correo para así tenerlo listo cuando llegue el momento.

Anticiparte al próximo lunes

El trabajo de preparación del viernes te permite decidir cómo empezar la próxima semana. Hace que empieces el lunes al 100%, desde el minuto 1. No hay vacilación y el arranque de tu semana (el momento más importante, por cierto) se hace con una o dos marchas más de velocidad. No llegas y te sientas a pensar cómo organizarte. Llegas y empiezas.

Anticiparte a futuros errores

La planificación no es sólo enfocar los próximos días sino también ver cómo lo has hecho. Yo la entiendo también como un ejercicio de autoevaluación. Esto te permite detectar errores en tu flujo de trabajo, tics improductivos que hay que atajar, rincones que debes mejorar, hábitos a corregir,… Si no te paras a ver lo que va mal, ¿cómo vas a mejorar?

El trabajo, nuestro trabajo, ya es duro de por sí. Y cada vez más. ¿Qué tal si lo hacemos un poco más fácil? La planificación semanal (y otros hábitos de Productividad Personal) te permiten tomar el control de lo que haces. Ir por delante de tus objetivos, proyectos y tareas. Ir por delante, en lugar de perseguirlos. Anticiparte.

— Berto Pena
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De momento hay 12 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Fran
    15 mayo 2013

    Tengo una curiosidad Berto , ¿como se hace la planificacion semanal con tu sistema de las dos listas.?
    Yo estoy siguiendo tu metodo de las dos listas pero claro la lista de salida para poder hacer una planificacion semanal la he tenido que subdividir en listas por dias de la semana. Con lo cual ya no hablamos de 2 listas sino de 6.No se si estoy equivocado en el planteamiento,pero la verdad es que es algo que no tengo muy claro.
    Gracias Berto

    • Berto Pena
      16 mayo 2013

      Hola Fran,

      Yo en la planificación semanal no hago listas tal cual. Eso lo dejo para el día a día. Es más un ejercicio de análisis, preparación, identificar, decidir… anticiparme. Luego, cada día, viendo los eventos que tengo, cosas que han podido entrar, cambios de última hora, etc, es cómo confecciono la lista de salida :-)

    • Antonio Simón
      23 mayo 2013

      Yo tengo aquí uno de mis agujero, por no tener la revisión bien sistematizada.
      Ese problema mejorará usando los puntos de este post como check list, pero entiendo que la “lista de tareas” es un trabajo del día a día.
      Yo lo que hago es parecido a las dos listas pero algo más complejo, ya que el lsistema de dos listas me da lugar a una lista de entrada inmanejable
      La idea se basa en lo que aprendí de unos serie de libros de Michael Linenberger y básicamente consiste en ampliar digamos que a tres las listas, una especie de saco, que llama algo así como “tareas en el horizonte”, que no es más que una lista básica de entrada.
      En la planificación semanal selecciono un grupo de ellas que se convierten en mi lista de entrada para la semana, y en la diaria creo la correspondiente lista de salida.
      Algún día igual me animo a escribirlo más detalladamente ;)
      En cualquier caso gracias Berto por tu inspiración constante y tus ideas (aunque no las siga del todo)

  2. José Ramón
    16 mayo 2013

    De todos los hábitos productivos, el de la revisión semanal de los viernes es para mí uno de los más importantes. ¡Cuánto me ayuda a parar, reflexionar, medir avances, retrocesos y planificar la siguiente semana! Como has dicho varias veces en el curso, los viernes pueden ser uno de los días más productivos de la semana, sino el que más.

    Gracias Berto de nuevo por tu artículo.

    • Berto Pena
      16 mayo 2013

      No sé cómo hasta ahora no le había dedicado un post a la planificación semanal. Es esencial! Gracias José Ramón.

  3. Christian
    16 mayo 2013

    muy bueno!!!

  4. Vgp
    16 mayo 2013

    Hola Berto,

    Estaba pensando en pedirte consejo sobre cómo abordar la vuelta de los viajes y al leer tu post he visto tu “Anticiparte al próximo lunes”, supongo que podríamos extrapolar esto a “anticiparte a la vuelta del viaje”. Llevo una temporada con muchos viajes y a la vuelta de cada uno de ellos, me cuesta mínimo un día reencontrar la concentración, sin importar si el viaje era de trabajo o no. No acabo de encontrar una fórmula que me ayude a meterme de lleno en el trabajo “normal” rápidamente.

    Muchas gracias,

    Vgp

  5. Rafael Hernampérez
    16 mayo 2013

    La planificación semanal la combino con la revisión semanal. Ambas se complementan.

    Gracias por el post. Es genial.

  6. Xavier C.
    18 mayo 2013

    En este post no estoy de acuerdo. La planificación semanal crea angustia porque es imposible planificar según qué tareas, especialmente aquellas en las que participan terceros. Puede servir para llevar un control y tal, pero en mi caso puede generar tensión en lugar de aligerar faena. A mi lo que mejor me va es el corcho con post-its: en un lado las tareas a hacer, en otro las que están en curso y en otro las finalizadas; de esta manera puedes ver toda tu carga de trabajo, la que te queda y la que ya has hecho.
    Pero todo se complementa, eh? No digo que no sea buena idea, solo que a mi la planificación semanal nunca me ha funcionado (estuve en una empresa que lo intentó pero fracasó en el primer mes, porque no puedes controlar a externos y proveedores).

    ¡Un saludo!

  7. Jc
    26 mayo 2013

    Muy de acuerdo Berto. Incluso tengo predileccion por este nombre que por el de “revision semanal”. Son conceptos diferentes, y tengo mas inclinacion por planificar mi semana siguiente que por revisar mi sistema en general.

    Saludos

    Jc

  8. jcplata
    4 julio 2013

    Muy bueno el artículo. Me interesa conocer, a parte del análisis, que debo hacer para planificar la semana, que herramienta se puede usar para tal fin.