Mi fórmula para capturar tareas

Publicado el 18 febrero 2013 en Organización | Tags:

Saber capturar (anotar) una tarea es empezar a hacerla bien. Detrás de ese gesto, que repetimos miles de veces al cabo del año, hay mucho más que escribir “lo que hay que hacer”. Da igual si utilizas papel o software, capturar tareas es un gesto sobre el que descansa toda tu organización y los resultados que buscas. Te cuento cómo lo hago yo.

A lo largo de los últimos años he utilizado todo tipo de herramientas para organizarme. Desde una simple hoja, agendas y software de todo tipo hasta haber terminado por hacer mi propia aplicación. Y con todas he ido aprendiendo algunas ideas muy sencillas pero extremadamente útiles para anotar mis tareas. Creo que te ayudarán, con independencia de la herramienta que utilices.

Anota rápido, completa después

La nueva tarea siempre te asalta mientras estás haciendo otra cosa. Es decir, es una interrupción que hay que minimizar todo lo que se pueda: escribe ágilmente la tarea y regresa rápidamente a lo que estabas haciendo. Captura la tarea ahora y en otro momento posterior podrás agregar otros detalles o información extra.

Tarea = Acción/Acciones

Cuando recibes una tarea o te piden algo en un email, tienes que identificar claramente las acciones de esa tarea, los pasos que debes dar para terminarla. Muchas veces te piden una cosa pero para hacerla tú tienes que hacer tres. Traduce la tarea en una acción o acciones.

Tarea = Qué + Cuándo

Detrás de cada nueva tarea hay muchos detalles pero hay dos especialmente críticos: el Qué y Cuándo. Qué hay que hacer (título de la tarea) y Cuándo tiene que hacerse (fecha límite). Identifícalos cuanto antes y asegúrate de escribirlos claramente.

Empieza con un verbo

Al escribir el título de la tarea, haz que la primera palabra de la frase sea siempre un verbo. Esto te ayuda doblemente. Por un lado pones en primer lugar la acción que tienes que hacer: escribir, diseñar, revisar, corregir… Y por el otro, una frase que comienza con un verbo incita a actuar y moverse. Es una invitación a hacer.

Incluye una descripción

A veces la descripción, notas adjuntas o datos adicionales son tan importantes como el título de la tarea. Puede ser una rápida indicación escrita por ti, un par de lineas sacadas de un email o el enlace de una web. Si lo incluyes ahí mismo, pondrás en contexto la tarea y te evitará la molestia de tener que buscarlo cuando empieces a hacerla.

Identifica las tareas clave

Sobre estas tareas descansan la mayoría de los resultados de tu día, de ahí que sea esencial destacarlas. Hazlo ya en el momento de capturarlas. Si utilizas papel subráyalas, escríbelas con otro color o pinta algún símbolo a su lado. Y si utilizas software escríbelas en negrita o asígnales la opción de estrella que ofrecen algunas aplicaciones.

Como ves son ideas que con un poco de interés es fácil incluir en tu flujo de trabajo. Son ideas sencillas. Pero es que la Productividad Personal para humanos va de cosas sencillas.

— Berto Pena
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De momento hay 19 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Rafa
    18 febrero 2013

    Creo que hablo por todos cuando digo que estamos deseando empezar a usar tu aplicación….

    Un saludo!

    • Berto Pena
      19 febrero 2013

      Gracias Rafa, estamos en ello. Ya queda menos :-)

    • María
      27 febrero 2013

      Totalmente te acuerdo, Rafa!
      Venga, Berto, vale ya de pruebas y deja que la probemos nosotros!
      Un saludo

  2. Braulio Peña
    18 febrero 2013

    Muy interesante en todos los puntos. Hay una combinación que yo utilizo por si a alguien le puede ser útil a la hora de anotar tareas.

    Ya que las fuentes de tareas pueden ser muchas distingo entre las que me llegan a la cabeza o me comentan y las que llegan por otras fuentes de informática; las primeras van derecha a Inbox “The Hit List” (el programa que a mí me viene mejor para GTD), y aquí me apunto “empezar con un verbo” que es muy buena, hasta ahora sólo ponía números de prioridad. Sin embargo, la mayor parte de la información me llega por el correo para ver páginas web, blogs, anuncios, artículos, etc… Tengo unas horas predeterminadas para abrir el correo pero cuando veo que esa información no puede resolverse inmeditamente y necesita más atención, o que no puedo decidir ahora si borrarla o considerarla, la reenvío directamente a Evernote, para ello dentro de “THL” tengo una tarea repetitiva que me dice “Repasar Evernote” y, dentro de este programa la libreta por defecto es “Inmediato”, allí llega todo lo nuevo.

    Cuando me toca ir a Evernote ya decido si eso que me ha llegado por correo o he visto en Internet lo convierto en una tarea de THL, lo almaceno, lo borro o puedo actuar inmediatamente sobre ello (como leer un artículo un poco largo o complejo), si todavía no puedo decidir lo dejo ahí porque será lo primero que me encuentre la próxima vez.

    • Berto Pena
      19 febrero 2013

      Gracias por contar cómo lo haces Braulio, veo que lo tienes bastante afinado :-)

  3. Aldo Velasco
    21 febrero 2013

    Hola Berto, me gustaría saber si la aplicación de Hightracks va a tener algun costo y si tienen planeado lanzar alguna versión para Windows RT. Eso definitivamente sería estupendo.

    • Berto Pena
      21 febrero 2013

      Sí a las dos cosas (Windows escritorio, no RT :-) En tienes muchos detalles.

      • Aldo Velasco
        22 febrero 2013

        Que lastima que no vaya a haber una versión para Windows RT. Creo que así podrían tener su aplicación en todas las computadoras y nuevas tabletas de Windows.
        Gracias por tu tiempo Berto.

  4. Rafael Hernamperez
    21 febrero 2013

    Buenos y sencillos consejos, Berto. Muchas gracias por compartirlos.

    Quisiera exponer mi punto de vista sobre las tareas complejas (o proyectos en GTD). En el momento de capturar no es tan obvio saber cuántas tareas se puede descomponer, por eso no pierdo tiempo en ello. Después, cuando proceso la tarea, es cuando le añado las subtareas. Así mismo, hay tareas complejas que repito todas las semanas, que a su vez contienen subtareas. Así pues, ya tengo una especie de plantilla que copio y pego en mi Excel de tareas, lo que me lleva solamente 5 segundos. Una mejora sobre esto, es el hecho de que las tareas (primer nivel) las escribo totalmente en mayúsculas. En las subtareas suelo añadir al principio una marca para indentarlas (por ejemplo >>> ó ***), y el texto lo escribo normal (con minúsculas). De esa manera, de un sólo vistazo veo qué es una tarea y cuáles son sus subtareas.

  5. Fernando Lázaro
    22 febrero 2013

    Gracias de nuevo por compartir esos preciosos trucos que nos ayudan.

  6. Iñaki
    22 febrero 2013

    Hola, yo estoy utilizando evernote para GTD. Lo utilizo bastante en el móvil Iphone, pero me falta poder sincronizarlo de manera que me avise de algunas tareas en el día y hora que yo quiera. Ahora mismo tengo que duplicar el trabajo y añadir la tarea también en el calendario, ¿hay alguna forma de sincronizar evernote con algun tipo de aviso en el iphone?
    Gracias
    Un saludo

  7. Diana Garcés
    1 marzo 2013

    Como siempre excelentes ideas. Aplico muchas de ellas pero no todas, en las actividades que hago y me acabas de dar muchas ideas al respecto que empezaré a poner en práctica. No solamente en el trabajo, estudio, sino tambien en los hobbies y vida personal y social (porque allí también hay muchas tareas por hacer) :)

    Como nota curiosa, les cuento que me he puesto de ociosa a poner mis tareas en un papelito, cada día saco un papelito y me dedico al 100% a terminarla. No es fácil y es algo “irresponsable” pero tiende a ser divertido ;)

  8. José Dolz Ruiz
    5 abril 2013

    Hola, quisiera contaros como anoto yo las tareas, porque yo prefiero no empezar por un verbo que me invite a actuar ¿Por qué? pues porque pienso que así es más estresante. Entonces ¿cómo lo hago?, pues por ejemplo, si mi jefe me llama por teléfono y me pide que le haga un trabajo, yo no anoto: “hacer tal trabajo”, sino que anoto: “Fulanito me pidió tal trabajo” ¿Se nota la diferencia? lo que hago es no olvidarme de la llamada, pero no me martirizo recordándome continuamente que debería estar haciéndolo. No he visto nunca a nadie que lo haga así, así que quizá sea una técnica inventada por mí ;-)

    Fijaros en la diferencia entre estas dos listas:

    1) Hacer tal trabajo
    2) Comprar pan
    3) Pagar tal factura
    4) Llamar a mi madre
    5) Llevar el coche al taller
    6) Estudiar para el examen

    1) Fulanito me pidió tal trabajo
    2) Queda poco pan
    3) Tal factura está pendiente
    4) Qué será de mi madre
    5) Al coche le toca revisión
    6) El 6 de mayo tengo examen

    Puede que sea más complicado de anotar, pero creo que estresa mucho menos y eso es un punto a favor, si no leedla varias veces y me decís.

  9. Cristobal
    8 abril 2013

    Acerca de Ideas, anotar y mapas mentales, he encontrado esta herramienta,
    http://www.thebrain.com/
    Tiene verson gratis (recortada) y de pago.
    ¿que opinais? ¿alguien la usa?

  10. José Dolz Ruiz
    15 abril 2013

    Yo he usado the brain, tiene la particularidad de poder interconectar ideas como si fuesen redes nodales, es decir que va mucho más allá de los árboles nodales planos del mapa mental, permitiendo interconexiones multidimensionales. La veo una herramienta muy potente, pero a la hora de la verdad nunca le he sacado buen provecho… Quizá también sea porque es demasiado sofisticada y al final usarla se me hace algo pesado… Y creo que sobre todo también porque al salirse de las dos dimensiones y pasar al plano multidimensional sólo tiene sentido dentro de un ordenador, no puede verse sobre el papel, ni en la pantalla de un solo vistazo, y a veces esto último se me hace necesario… En definitiva, pienso que para ciertos “análisis mentales” es una herramienta muy potente y completa, pero para el tema de las tareas no lo veo práctico… además que no puedo parar de pensar si la estructura nodal que uso es la que más me conviene o debería usar otra, ya que las combinaciones son interminables, con lo que al final me estresa un poco… prefiero las limitaciones bidimensionales del mapa mental de toda la vida…

  11. Yolima Marin
    16 abril 2013

    Muy buenas vuestras recomendaciones, lo de la acción como inicio de tarea me lo apunto. Nosotros utilizamos una herramienta que a mi parecer es muy completa a la hora de planear tu semana o tareas, se llama fengoffice probadla!!!

  12. Manolo Filo
    25 abril 2013

    Hola, ¿tienes en mente el lanzamiento de una versión para Linux?
    Nosotros utilizamos Ubuntu y sería fantástico disponer de la aplicación sin tener que recurrir a la web.
    Gracias de antemano.

    • Berto Pena
      26 abril 2013

      Entiendo que me preguntas sobre Hightrack aunque te has marcado un buen offtopic :-)

      No tenemos previsto Linux. Al menos de momento. Ya nos gustaría pero cada plataforma implica inversión, recursos en personas y estrategia a medio-largo plazo. No es tan fácil como “me gustaría”. Si fuera así créeme que cubriríamos todas las plataformas.

      Es por eso que estamos invirtiendo mucho en una aplicación web muy rápida y fiable. Recurrir a la web hace cinco años dolía, ahora yo no lo noto. Si la has podido probar lo verás.

      Muchas gracias!