Evitar las preguntas abiertas en el Email

Publicado el 30 enero 2013 en Hábitos | Tags:

Al escribir emails en muchas ocasiones tenemos que proponer o preguntar para obtener una decisión o acordar algo con la otra persona. Eso nos lleva a un intercambio posterior de mensajes que parece no tener fin. Uno, otro, otro más… hasta que finalmente llegamos a un acuerdo. Pero si lo sabes hacer bien, todo se puede reducir a uno de ida y otro de vuelta.

Enviar preguntas abiertas en el email es uno de los fallos en los que habitualmente caemos por no pensar antes de comunicar. Y es algo que está mucho más extendido de lo que parece (una vez más: nadie nos enseña estas cosas). La consecuencia de abusar de las preguntas abiertas es más mensajes de ida y vuelta, más confusión y menos fluidez.

Déjame poner un ejemplo muy sencillo para ver cómo funcionan las preguntas abiertas.

La semana que viene quiero quedar con Ana para comer. Hoy es jueves y le escribo un email:

Ana, ¿qué te parece si comemos la semana que viene?

Totalmente normal, ¿verdad? Sí, pero el problema es que así le estoy enviando un mensaje demasiado general y abierto, sin especificar ni centrar las opciones. Lo más normal es que Ana me diga que sí, me proponga unos días, yo le responderé si puedo o no, etcétera. Es decir, iniciamos una cadena de mensajes solo porque el primer mensaje estaba redactado de forma demasiado abierta.

Ahora fíjate la diferencia cuando empiezo a cerrar mi pregunta:

Ana, ¿qué te parece si comemos la semana que viene? Yo podría el miércoles y jueves. Si te viene mal, yo podría cualquier día de la siguiente semana. ¿A las 14:00 en el sitio de siempre?

De esta manera me estoy anticipando, centrando y limitando la conversación, y siendo mucho más específico con Ana. Es muy posible que únicamente con un solo mensaje de vuelta quede todo acordado.

Evitar las preguntas abiertas es una forma de acostumbrarse a comunicar mejor, ser más eficiente, claro y concreto, y reducir el volumen de mensajes que intercambiamos con otras personas. No siempre se podrán evitar las preguntas abiertas, es verdad, pero sí en muchas ocasiones. Y eso ya es algo que ganamos.

— Berto Pena
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De momento hay 13 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Jeroen Sangers
    30 enero 2013

    Me haces pensar a un comentario por Barrack Obama. En una entrevista explicó que pide a sus colaboradores que todo el material para tomar decisiones tiene tres opciones al final del texto: sí, no o reunión.

    Enviar preguntas cerradas hace que tu correo sea mucha más fácil de contestar, y seguramente tendrás una respuesta más rápida.

    • Berto Pena
      30 enero 2013

      Qué bueno, no sabía lo de Obama. Sin duda ofrece muchas ventajas: vamos al grano, se escriben antes, hay claridad y concreción… En muchos casos (no siempre se puede hacer) es perfecto!

    • Jordi Sánchez
      13 febrero 2013

      Tampoco sabía lo de Obama, me parece muy interesante :)

  2. Flames
    30 enero 2013

    Buen consejo. Pero en este país todavía no tenemos “interiorizados” un montón de consejos sobre los e-mails: escribir el asunto, esquematizar, ser concretos, etc.

    De hecho basta preguntarse “cómo nos gusta que nos escriban” a nosotros.

    A modo de ejemplo diré que a veces no recibes respuesta de e-mails ¡que le interesan al destinatario! ni siquiera a nosotros. La gente suele ir al tun-tun de su propio ritmo sin pensar qué está haciendo el otro o él mismo.

  3. Emilio
    30 enero 2013

    Hola! Altamente de acuerdo en acotar las preguntas a una respuesta sencilla, quizás incluso con menas opciones, pues que cuanto las rápido sea responder mejor.

    Justo ayer publique un post al respecto! ;)

    Saludos a todos y buen post Berto!

    • JC
      6 febrero 2013

      Aun peor, no todo el mundo asume la necesidad de dar respuesta a los correos. A veces usar la herramienta bien cuesta si no logras trabajar en un entorno que asimile los hábitos correctos.

      Saludos

      JC
      http://comomeorganizo.blogspot.com
      Twitter: @ComoMeOrganizo
      Ultima Nota: Hora de Ejecutar

  4. Rafael Hernamperez
    31 enero 2013

    La lógica de este planteamiento es aplastante y de sentido común.

    En mi caso, la mayor parte de mis correos requieren de preguntas abiertas, a fin de solicitar a mis colaboradores explicaciones sobre asuntos que ocurren cada semana. Cierro en lo posible, indicando qué problemas o asuntos concretos hay que revisar y aclarar, pero la aclaración sobre el mismo debe ser abierta, pues pueden surgir nuevos detalles o caminos o dependencias.

    En todo lo demás (reuniones, comidas, solicitudes, etc.) suelo ser lo más atajante y directo posible, acompañando a menudo algún documento explicativo para aclarar dudas y evitar lo que llamo “ping-poneo” (efecto ping-pong, ida-vuelta).

  5. Daniel Grifol
    31 enero 2013

    Es tan lógico que aplasta. Lo mismo pasa en las conversaciones por teléfono. “Quedamos cuando a ti te venga bien.”

    Sospecho se suelen usar preguntas abiertas porque la gente tiene miedo a que le digan NO, aunque sea en algo tan tonto como concertar una cita.

    Desde el lado del receptor, creo también que hay gente que le molesta una propuesta directa en un primer contacto porque no les parece “educado” . En algunos casos la gente confunde el ser educado no con ser correcto, afable y colaborativo, sino con intentar encandilar a su interlocutor haciéndole creer que es la única persona en el mundo cuando todos sabemos que nunca es así.

  6. Aitor Saiz
    3 febrero 2013

    Creo que una de las bases de la comunicación eficaz es la asertividad. Se puede ser asertivo acotando la conversación y dirigiéndola al resultado deseado, sin caer en el estilo agresivo. Una pregunta excesivamente abierta puede responder a un estilo pasivo.
    Interpreto el post como una propuesta de un estilo asertivo de comunicación con el email. Buena aportación, en los gestos sencillos se marca la diferencia…

  7. irene
    5 febrero 2013

    Óbvio, sin embargo, frecuentemente las preguntas abiertas son consecuencia de la impulsividad, de las ganas de comunicación, de la necesidad de un break y de una puerta abierta para que el resto del equipo desarrolle tu idea/propuesta y lleguen ellos a la toma de decisiones finales.

  8. JC
    6 febrero 2013

    Berto:

    Muy de acuerdo en la limitación y optimización con preguntas cerradas. En este caso puntual, a mi modo de ver es una herramienta que termina siendo un arma de doble filo y debe ser trabajada con cautela. Prima el sentido común (que como ambos sabemos es el menos común de los sentidos :).

    En general depende mucho de mi grado de confianza con el interlocutor, pero por ejemplo en el caso que tu expones, la primer pregunta es mucho mas amigable que la segunda, porque en ella tú estás forzando un “poco más la carta que te conviene”. Esto puede ser visto por algunas personas como una “presión” y efectivamente estás negociando cerrando el abanico de opciones.

    La recomendación es buena “en general”, sin perder de vista el arte de la buena comunicación y el de la negociación que no a todo el mundo le resultan tan sencillos.

    Un abrazo

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Hora de Ejecutar

  9. Er lucco
    21 febrero 2013

    Directamente en el asunto pongo:” 2 preguntas”
    Luego en el texto, y de forma amable: “buenas tardes.
    Me gustaría que me contestases a un par de cuestiones que no me han quedado claras:
    a) el descuento se aplica antes de aplicar el IVA?
    b) el vencimiento de la factura es de 3 meses?

    Gracias de antemano”

  10. Jaime
    5 abril 2013

    Gracias por este artículo, Berto. Interesante planteamiento acerca de cómo plantear mejor las preguntas vía email. :)