Tres pasos esenciales ANTES de construir mi día

Publicado el 13 noviembre 2012 en Hábitos | Tags: ,

Cuando empecé a tomarme en serio la planificación en mi trabajo, recuerdo que me costó horrores. El proceso era lento, con gestos artificiales y había detalles que no terminaba de aplicar bien. A día de hoy, construido ya el hábito, “todo me sale de dentro” con naturalidad. Especialmente tres pasos que para mí son esenciales antes de construir mi día.

Y recalco el antes porque son cosas en las que me empeño en aplicar previamente a construir mi plan de trabajo para mañana.

1Compruebo las horas que no tengo

¿Cómo voy elegir lo que voy a hacer mañana si no sé las horas que puedo trabajar mañana? El primer paso es asomarme a mi calendario-agenda para comprobar las horas que mañana no tendré. Tiempo bloqueado por reuniones, visitas, comidas, compromisos personales, algún evento profesional…

Hace tiempo que con mi calendario empecé a practicar una política de recortes, pero por supuesto todavía sigo teniendo citas. Así que antes de construir el plan de trabajo de mañana me aseguro de saber las horas reales de trabajo que podré disfrutar. De lo contrario, mi plan se quedará en una fantasiosa carta de buenos deseos que seguro no cumpliré.

2Me centro en las cosas que puedo terminar

Hace años al empezar a construir mi siguiente día me preguntaba a mí mismo: «¿qué cosas puedo/debo hacer mañana?» Más adelante comprendería que la clave para avanzar de verdad en mi trabajo era preguntarme: «¿qué cosas puedo terminar mañana?»

Naturalmente que me fijo en las cosas que tengo que hacer mañana, porque vencen o me he comprometido a entregarlas. Pero desde el día antes me empeño en aplicar esa maravillosa regla de oro de Productividad Personal que dice: «Invierte más energías en terminar que en empezar».

No obstante, no todas las cosas las puedo terminar mañana, por mucho que me empeñe. Así que si tengo tareas que requieren varios días o semanas, lo que hago es comprometerme a terminar al menos un trozo, una parte, una fase, que sí me permita avanzar.

3Me propongo hacer una lista de tareas pequeña

A veces siento el impulso de querer hacer muchas cosas, y construir una lista llena de tareas. Pero, al final, lo único que cuenta es lo que voy a hacer, no lo que me gustaría hacer. Una lista larga plantea muchos problemas. Prefiero tener una lista más reducida de cosas que sé que voy a hacer, que no otra irrealizable que un día tras otro tenga que dejar a medias.

Una lista más ligera no quiere decir laxa o carente de tensión productiva, sino realista y menos intimidatoria, más manejable, más realizable y que me cuesta menos. Y si mañana el día se me da bien, y termino con lo que me había propuesto, entonces vuelvo sobre mis temas pendientes y rescato nuevas tareas. Al final, su tamaño se convierte en una ventaja.

Con estos ingredientes sobre la mesa, ya puedo empezar a “hablar con mis tareas” y hacer mi plan de trabajo de mañana. Que ante todo implica entender, prepararme y elegir.

— Berto Pena
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De momento hay 15 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Ramón
    13 noviembre 2012

    Hola Berto, un post sencillo y concreto, me quedo con la frase “……. saber las horas reales de trabajo que podré disfrutar”. Y es que unir Trabajo y Disfrutar es algo que todavía envidio…….. Tu como lo consigues, Berto?

    • Berto Pena
      13 noviembre 2012

      Gracias Ramón.

      Por supuesto que no todos los días lo consigo, pero sí, puedo decir que disfruto mucho del trabajo. Procuro hacer tres cosas:
      - Conecto las tareas con mis objetivos para que en lugar de cosas que tengo que hacer son cosas que me apetece hacer.
      - Intento hacer algo nuevo en mi trabajo cada día, como aprender algo o introducir una novedad (por ejemplo cuando imparto un curso) que me haga esforzarme o pasarlo bien.
      - Procuro ser consciente de todo lo que hago y no pasar de largo por lo que voy haciendo. Me paro a reconocer (y a veces “saborear”) una tarea bien terminada :-)

  2. Iago Fraga
    13 noviembre 2012

    Hola Berto,

    No tengo nada especial que apuntar o señalar porque los 3 conceptos que presentas están suficientemente claros (y son bastanet genéricos) como para venir aquí con peros o matices. Lo que sí me parece importante es darte feedback, y creo que con lo cerca que te mantienes de problemas reales de productividad que tiene todo el mundo día a día haces tus posts muy prácticos. Así que sinceramente felicidades por ese aspecto.

    Un saludo

    • Berto Pena
      13 noviembre 2012

      Gracias Iago.
      Me alegra mucho que estas ideas gustan y ayudan. En Productividad Personal he dado muchas vueltas y tomado muchas rutas. Al final me quedo con lo sencillo, lo pequeño, lo evidente. Es lo que más me ha ayudado. Por eso concentro mi mensaje ahí :-)

  3. Javier Ramírez
    14 noviembre 2012

    Hola Berto.
    Me ha llamado la atención lo que has dicho de ser consciente de todo lo que haces durante el día ya que aunque la gente parece que no le da importancia creo que sí la tiene. Y me preguntaba si usas algún sistema como algún diario en el que vuelcas lo hecho durante el día o simplemente vas anotando lo que realmente has hecho durante el día en el calendario…. No se. Saludos y felicidades, es mi blog favorito de productividad.

    • Berto Pena
      14 noviembre 2012

      Yo como tú también le doy mucha importancia, me ayuda a humanizar las tareas y entender lo que hago. Para reforzar esto hago dos cosas:
      - Al terminar una tarea me paro unos segundos a reconocer lo que he hecho. En tareas de relevancia remarco más este hábito.
      - Mi planificación de cierre de día (para mañana) es también una revisión-reconocimiento de lo que he hecho hoy.

  4. Juan Robles
    14 noviembre 2012

    Excelente artículo, prefieres el papel y lápiz para las metas del día o te va mejor con algún software?

    • Berto Pena
      14 noviembre 2012

      Gracias Juan.

      Cada vez me gusta más el papel… para todo. En el caso de las tareas utilizo software (Evernote) para almacenar tareas a corto, medio y largo plazo, y una lista de papel para lo que voy a hacer mañana.

      El tema de la herramienta es una elección muy personal y tiene que atender mucho a las necesidades de cada uno.

  5. Paula
    14 noviembre 2012

    Gracias, Berto.
    Leo desde hace un tiempo tu página y hoy me animo a comentar para agradecerte tu trabajo y la ayuda, impulso que me estás dando. Intento cada día planificar mejor mis tareas y hoy en concreto he conseguido cumplir mis objetivos gracias a la planificación. Esta sensación es impagable. Tengo que pulir muchísimas cosas pero siento que voy por el buen camino.

    • Berto Pena
      14 noviembre 2012

      Genial Paula, muchas gracias a ti y me alegro MUCHO que lo que cuento te aporte. Paciencia, constancia, poco a poco y a por ello! :-)

  6. Carmen
    14 noviembre 2012

    Hola, Berto;

    en mi caso, debo ser de las que no acabo de despegar….como verás, tengo tu libro (fantàstico), voy por la segunda lectura, pero no consigo hacerme con mis tareas…. Todas las semanas, después de haberme puesto al día durante el domingo, intento que el email y las “pequeñas” tareas no me consuman, pero una y otra vez fracaso.
    Es cierto que en mi caso estoy gestionando un proyecto en un momento complicado y con pocos recursos en los que delegar y un jefe exigente…pero aún así, no paro de pensar que podría hacerlo mejor…

    En fin…que todo lo que leo tuyo me ayuda y me da esperanza, pero no arranco :-)

    Un saludo y gracias por los post.

  7. Rafael Hernampérez
    14 noviembre 2012

    Tres consejos de oro, Berto. La sencillez, basada en la experiencia, es la mejor garantía. Todos los consejos tienen su sentido común y están realmente enfocados a tener un día productivo. Muchas gracias por compartirlo.

  8. JC
    15 noviembre 2012

    Berto, si. Es una muy buena aproximación reducir y enfocar la lista de tareas en lo que realmente se que puedo hacer. El tema de las listas largas vs las cortas lo he analizado, y lo que he terminado haciendo es tener la lista de tareas completa, clasificada por contexto, y luego jugar con las prioridades para achicar la lista de cosas en las que me enfoco. Aunque siempre me queda a mano la lista completa para mover las prioridades.

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Duro con el problema, suave con las personas

  9. Juan Simón Cardoso
    21 noviembre 2012

    Hola Berto,

    Muy interesante el articulo, para los que manejamos una agenda apretada y tenemos muchos problemas que resolver cada día. La disciplina y organización creo que son fundamentales.

    Me queado con la regla de oro de Productividad Personal que dice: «Invierte más energías en terminar que en empezar».

    Un saludo.

    Juan Simón Cardoso