Cómo me organizo en mis dos trabajos

Publicado el 9 noviembre 2012 en Hábitos | Tags: ,

En el último año y medio he tenido (tengo) dos trabajos. Uno el de comunicador y formador de Productividad Personal que ya conoces. El otro, crear y construir una nueva empresa de la que pronto te hablaré. Y desde el principio tuve que enfrentarme a este reto: ¿cómo repartir mi atención y mi tiempo entre ambos proyectos sin caer en la evidente tentación de echar más horas o trabajar a deshoras?

Dos trabajos. Dos metas. Y una de ellas era construir desde cero un proyecto muy exigente y retador. Desde el principio tenía clara la amenaza del trabajo a deshoras, lo que haría con mi rendimiento (hablo del de Berto en particular) y sobre todo la calidad de mis ideas:

  • Me quitaría vida personal, ocio y descanso. Un lugar sagrado para mí donde precisamente encuentro la energía y las ideas que luego invierto en mi trabajo.
  • Me impediría desconectar y alejarme mentalmente de mi trabajo. De modo que cada nueva jornada sería una mera continuación de la siguiente. No tendría la pasión e ilusión por un “nuevo día”.
  • Me volvería a acostumbrar a trabajar mal. Retomaría los terribles hábitos que años atrás me hicieron caer en la bancarrota productiva de la que pude salir.

Había otra razón más que tiraba de mí con fuerza: el nuevo proyecto es el más apasionante que he hecho en toda mi vida. Quería empezarlo y enfocarlo bien, plantar las bases de un estilo de trabajo válido que perdurara, que me permitiera apretar el acelerador con pasión e intensidad, pero protegiendo mi descanso (lectura, ejercicio, cine, paseos, ratos con amigos, viajes a ver a mi familia, estancias en Ciudad del Cabo, etc).

Lo que hice, además de aplicar todas las ideas que habitualmente me lees o escuchas, fue centrar mi organización en tres grandes detalles:

Construí mi agenda al revés

En lugar de diseñar mis meses, mis semanas y mis días empezando por el trabajo y todo lo que tenía que hacer, empecé por mi descanso y mis prioridades puramente personales. Si lo hubiera hecho al revés, fijándome en todo lo que tenía que hacer, hubiera terminado trabajando 12 horas al día y mi ocio y descanso sólo se hubieran quedado con las migajas.

Hice mi agenda primero garantizando tiempos y momentos para desconectar, y luego repartiendo todas las tareas de los dos trabajos. La razón la descubrí hace muchísimos años: yo puedo tener (y de hecho he tenido) muchos nuevos proyectos en mi vida, pero vida personal y familiar sólo tendré una.

Anticipar es ir por delante

El cómo planifico mis proyectos a medio y largo plazo lo he contado en el blog en varias ocasiones. Y todo lo resumo con una sola palabra: Anticipar.

Anticiparme ha sido clave para que los plazos no me comieran y no me empujaran al temido trabajo a deshoras. Y eso lo he ido consiguiendo con tres detalles:

  • Trabajo con un calendario a la vista casi todo el tiempo. De modo que por un lado sé cuándo ocurre qué; y por otro sé cuándo termina tal etapa mensual o empieza una fase semanal del proyecto.
  • Me fijo fechas de finalización ficticias, siempre adelantadas a la real. De tal manera que siempre voy con semanas de adelanto. Esto no me hace trabajar con estrés sino que me anima a no caer en despistes o excesiva relajación.
  • Empiezo ya. Si un cliente me encarga un nuevo seminario para dentro de un mes no espero, empiezo a trabajar en él en el acto. Lo dejo hecho al 80% y luego lo termino una semana antes.

Esta anticipación me hace ir por delante de muchas cosas que me ocurren. Estar por encima de mis tareas en lugar de estar debajo.

“Enough is enough”

Diariamente me animo a mí mismo a parar a tiempo. Cuando tienes que repartir tus ideas y tus energías, cuando además pones en marcha un nuevo proyecto, más que acelerar hay que saber mantener el ritmo. Llegado a un punto de esfuerzo, aunque sienta la tentación de seguir y “echar más horas”, me digo «por hoy ya está bien. Mañana sigo».

Todas estas cosas me han permitido no quemarme a lo largo de todo este tiempo, no perder ritmo de ideas, garantizar regularidad en los avances, y poder retomar el trabajo al día siguiente con la intensidad y entusiasmo que me exijo. Mi empeño ha dado sus frutos.

— Berto Pena
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De momento hay 21 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Flames
    9 noviembre 2012

    “Si un cliente me encarga un nuevo seminario para dentro de un mes no espero, empiezo a trabajar en él en el acto. Lo dejo hecho al 80% y luego lo termino una semana antes.”

    Gran consejo.

    Esperamos impacientes noticias sobre la nueva “empresa”. Mis mejores deseos para ti y para ese nuevo trabajo.

    Yo tuve dos trabajos hace unos años y tuve que abandonar uno de ellos, concretamente la enseñanza. A veces pienso que no me ha abandonado del todo. Supongo que mi “Rosebud” será “callaros de una vez”.

    PD: Se oye mucho ahora el término “coach” ¿Qué quieres que te diga? A mí lo de “gurú” me gustaba más y tenía una pequeña carga de ironía.

    • Berto Pena
      9 noviembre 2012

      Gracias! Espero contaros esas novedades muy pronto, es un proyecto que todos podréis utilizar :-)

      • raul
        9 noviembre 2012

        uuuu eso suena a que tiemblen los de Cultured Code….jejejejjee!! lo esperaremos como agua de mayo Berto!! no te deseo suerte porque con la pasión con la que trabajas y te vuelvas en tus objetivos personales, sólo puede ser un éxito seguro!!! estaremos atentos!! un saludo y gracias por los tips..a mi me pasa por mi trabajo que tengo siempre 2-3 proyectos en marcha, no es lo mismo que planteas aqui pero muy aplicable…

        un saludo

  2. Sergio G
    9 noviembre 2012

    Gran articulo para empezar el día!. Construir la agenda al reves me ha parecido una gran idea que nunca se me habia ocurrido. Primero te ayuda a evitar las horas extras y ademas, me parece que tiene un efecto psicologico importantisimo a la hora de trabajar: “Venga no te duermas en los laureles, apretra esta ultima media hora, terminas esto y… ¡a ver una peliculita con tu chica!”

    • Berto Pena
      9 noviembre 2012

      Me alegro que te haya gustado Sergio.
      Sí, además como dices tiene ese efecto motivador a la vez que te permite hacer las dos cosas. No se trata de sacrificar una cosa o perjudicarla, sino de hacer que convivan.

  3. Ramon
    9 noviembre 2012

    Hola Berto, si ya decía yo que el blog estuvo parado algún tiempo, estarías inmerso en este proyecto del que nos hablas y que esperamos disfrutar de el como dices. Mis felicitaciones por ir cumplimiento tus metas y objetivos……. que nos hacen un poco mejor a todos

    • Berto Pena
      9 noviembre 2012

      Gracias Ramón. Es bueno poder ir compartiendo estas cosas con vosotros :-)

  4. Joaquin Garcia
    9 noviembre 2012

    Me ha gustado mucho Berto. Veo que tus últimas entradas están un escalón más rba. ¿Crees que la madurez profesional en la que te encuentras te permite ver la productividad «con otros ojos»?
    Enhorabuena por tu blog y tus proyectos

    • Berto Pena
      11 noviembre 2012

      Gracias Joaquin.

      Pues seguramente que es así como apuntas. Creo que a medida que pasa el tiempo, asientas hábitos y ves que muchas cosas encajan, también vas viendo todo con más perspectiva. Aprender a trabajar bien (eliminando malos y viejos hábitos, y desarrollando otros positivos) te va haciendo mejor para los futuros proyectos.

      Si yo no hubiera mejorado a título personal en los últimos 5 años, yo no podría haber empezado hecho este proyecto :-)

  5. Dueño de mi tiempo
    9 noviembre 2012

    Te admiro Berto! Excelente articulo, excelente idea la de empezar la adenda al revés. Muchos éxitos en tu proyecto:)

    • Berto Pena
      11 noviembre 2012

      Muchas gracias Mariana! Espero contaros pronto :-)

  6. Empr_enParalelo
    9 noviembre 2012

    Hola Berto, me ha gustado tu artículo y me gustaría poder aplicarlo, de hecho, lo voy a intentar porque coincido en que es muy necesario dedicar un tiempo a desconectar y regenerar tus ideas.

    Sin embargo, a priori me parece complicado, pues significa dedicar menos tiempo cada uno de tus dos trabajos, lo cual implica retrasos que, en general, no nos podemos permitir.

    Un saludo y enhorabuena.

    • Berto Pena
      11 noviembre 2012

      Gracias!
      Esto es lo más parecido a un plan personalizado de entrenamientos. Igual lo que le vale a uno a otro no. Pero tal vez le puedas dar la vuelta a alguna de estas ideas o fórmulas, que tanto me han ayudado en los últimos años.

  7. rafael8a
    11 noviembre 2012

    Eso de agendar al reves lo habia leido, pero en un ambito mas amplio.
    Hablaba de Empezar a planificar la vida por el final, teniendo en mente las metas q se quisieran alcanzar, ya sean materiales, personales, profesionales, etc.
    Asi se tendria de fin a comienzo una mejor y mas efectiva planificacion de recursos, tiempos, etc.. hasta llegar a las microtareas, todo enfocado en los objetivos, lo q haria una vida mas consona y coherente con nuestras aspiraciones.
    Algo un tanto complicado para quienes hemos tenido una educacion y cultura de hacer y tener, dejando de lado el ser, q es justamente lo q deberia estar de 1ro. Deberia estar de 1ro ya q ese coach interno es lo q nos orientaria a justamente dirijirnos a ese tipo de practicas.
    Esto de hacer una agenda al reves me parece una idea grande grande, no solo x el efecto de mejorar nuestro dia a dia, sino q es una excelente practica, para asumir luego la tarea de la planificacion mayor.
    Excelente post. blog y tarea de vida. Punto, set y partido.

  8. Blanca
    12 noviembre 2012

    Berto, ante todo felicitarte por el blog que voy siguiendo “a trancas y barrancas” pero sobretodo cuando bueco un recodo donde asentarme a pensar en todo lo mal que gestiono mi vida y darme fuerzas para empezar a organizarme bien. Es decir, especialmente cada vez que quiero encarar un proyecto de un modo eficaz.

    Ahora mismo me encuentro en un momento en mi vida en que tengo tres cosas a gestionar, las tres son importantes para mi: un trabajo nuevo, un proyecto nuevo, un master y mantener un blog que hago a modo de hobby. Vaya, de todo.

    Lo que más me ocurre justamente es lo que dices que no me tomo tiempo de descanso y trabajo a deshoras. Los domingos cedo a mirar los mails, me pongo a escribir (porque lo veo como un hobby y no como un trabajo) y eso me impide dar descanso a mi mente y a mi cuerpo y sobretodo atender como merecen a mi familia: niños y pareja.

    Así que te agradezco enormemente esta entrada porque me ha dado “un golpe” en el sentido que me has abierto los ojos en cuanto a mi familia: proyectos puedes tener a miles, familias una.

    Gracias!

    • Berto Pena
      13 noviembre 2012

      Me alegro mucho que te haya ayudado Blanca. Creo que tienes claro los objetivos, lo que hay que cuidar, que hay horas suficientes. Ahora con planificación y empeño seguro que las piezas encajan :-)

  9. José María Villarmea
    13 noviembre 2012

    Grande! Trabajo a diario con tres empresas, a veces tengo que hacer encaje de bolillos, tomo nota, una estrategia-herramienta que pondré en marcha mañana mismo, me ha encantado.
    Deseando conocer ese proyecto …!!!

    Saludos Berto.

  10. Marcelo Lima
    20 noviembre 2012

    Muito bom o artigo, gerenciar o tempo é o maior desafio que temos, e sua idéia de separar o tempo para o lazer em primeiro lugar foi muito inteligente!

  11. Rodrigo
    21 noviembre 2012

    Me encanto este artículo, yo apenas voy empezando una carrera de Negocios Internacionales en la UTEL y agradezco el aporte de bloggers como tú. Saludos!

  12. David
    22 noviembre 2012

    Toda la razón del mundo y muchas veces lo obviamos: “La razón la descubrí hace muchísimos años: yo puedo tener (y de hecho he tenido) muchos nuevos proyectos en mi vida, pero vida personal y familiar sólo tendré una.”.
    Personalmente, creo que es uno de los mejores artículos que has escrito, Berto. Un renfoque que en estos momentos me va a ayudar muchisimo. Gracias.

  13. María
    10 diciembre 2012

    Berto, muchas gracias por este artículo. Hace que te replantees tu planificación de otra forma. Yo no he tenido 2 trabajos, pero estudio, trabajo y cambio pañales en plein temps, con lo cual es parecido.
    La planificación en avance que nos comentas, desde mi punto de vista, es útil cuando tú eres el gestor de tu trabajo, es decir, más o menos tu propio jefe y sabes la fecha en la que debes entregar un proyecto, preparar un seminario, etc… Pero este tipo de planificación, en mi trabajo actual, es complicado ya que ahora mismo mi participación en proyectos está reducida y me dedico, el 80% al día día.
    De hecho, este consejo voy a intentar ponerlo en práctica con mis estudios.
    Me leo cada entrada de tu blog con mucha atención y con interés. Me parece que das buenas prácticas, e intento imaginarme trabajando con alguna de tus buenas prácticas.
    Muchas gracias por tus consejos, y por ser tan generoso de cmpartirlo con nosotros. Te deseo mucha suerte en esta nueva andadura.