Cómo hacer seguimiento de las tareas delegadas

Publicado el 5 noviembre 2012 en Organización | Tags: ,

Constantemente estamos pidiendo, encargando y enviado tareas a otras personas. Mayoritariamente utilizando el Email pero también otros canales. Desde el momento en que una tarea se convierte en “delegada” deja de ser tuya pero, de alguna forma, te sigue perteneciendo. Tarde o temprano, en mayor o menor medida, es algo sobre lo que tendrás que hacer un seguimiento.

En un equipo de trabajo, donde el trabajo de unos está conectado con el de todos, hacer un seguimiento de ciertas tareas delegadas es esencial. Naturalmente que no todo lo delegado exige ser rastreado a posteriori. Pero muchas cosas sí. La prudencia en algunos casos, y la interdependencia del trabajo en otros, así lo exige. De lo contrario se puede caer en faltas de coordinación, en el “yo creí que” o comernos alguna fecha límite o de entrega.

¿Cómo hacer un buen seguimiento que garantice plazos? ¿Como no descuidar lo que ya tienes que hacer? ¿Cómo asegurarte que te entregarán lo que te deben? Yo sigo un proceso bastante sencillo. Con tres pasos:

Paso 1: Sácalas del Email

El Email es la vía de comunicación principal para delegar tareas. Y en realidad todas están allí, dentro de la carpeta “Elementos enviados”. Pero el Email es un mal lugar para tener las tareas, tanto las propias como las delegadas a otras personas.

  • En primer lugar te obliga a abrir el Email más de lo que quisieras. Con lo que caemos en constantes pérdidas de concentración.
  • Te obliga a tener tareas en dos sitios, ya que habitualmente tus propias tareas para el día o la semana están en otro sitio (en otra aplicación, en una libreta…).
  • En el Email hay de todo y relacionado con cosas totalmente distintas, desde tareas delegadas, pasando por temas personales hasta correo basura. No parece una buena idea hacerlo convivir todo en el mismo sitio.
  • No puedes modificar un mensaje (delegado), por ejemplo para agregar anotaciones o incluir alguna nueva actualización.

La solución pasa por sacar esas tareas del Email. En el momento en que reenvío algo o encargo algo y concluyo que necesito hacer un seguimiento, anoto esa nueva tarea en mi sistema de tareas para volver sobre ella tiempo después.


Paso 2: Sepáralas y etiquétalas

Para distinguirlas claramente de las cosas que sí tienes que hacer tú, es importante que vayas identificando y/o agrupando las tareas delegadas. Si utilizas una aplicación de gestión de tareas o de información, conseguir esto es muy fácil. Basta con asignarles una etiqueta distintiva o bien ponerlas en una carpeta especial que puedes llamar “Delegadas” o “En Espera”.

Si en cambio utilizas una libreta o una agenda puedes tener un apartado o una hoja especial para recoger las tareas que has ido delegando. O, alternativamente, puedes poner al lado del título de la tarea un símbolo en un color distintivo que te ayude a identificar que esa es una tarea delegada (por ejemplo el símbolo de arroba).

Si lo necesitas, en ese rápido proceso de captura-clasificación de tareas delegadas también puedes agregar cierta información extra para un mejor seguimiento posterior. Incluyendo dos detalles esenciales: qué delegaste y a quién lo delegaste.


Paso 3: Revisión diaria y/o semanal

Llegará un momento en el que necesites solicitar actualización del estado, reclamar la entrega o cualquier otra acción hacia la otra persona. ¿Y cómo evitar que te despistes y se te olvide? Apoyándote en tu sistema de tareas. Y el hecho de haberlas puesto en un cajón aparte te facilitará muchísimo esa tarea.

Del mismo modo que por tu lado vuelves puntualmente sobre todo lo que está pendiente (en tu revisión diaria y semanal), puedes hacer lo mismo con las tareas delegadas. Ese es no de los principales objetivos de un sistema de tareas: ayudar a que no se te escapen cosas; tanto tuyas como en este caso cosas que deben hacer otros para ti o por ti.

¿Cuándo hacer esa revisión o repaso de tareas delegadas? Depende claro está del volumen de tareas delegadas que tengas. Si son muchas puedes hacer una revisión diaria, dentro de la planificación de trabajo del día siguiente que seguro ya haces cada día. Reviso mis próximas tareas e, inmediatamente después, repaso también aquéllas que delegué. O bien lo puedes hacer un par de veces a la semana o solo una vez. Lo que tú veas que necesites. Lo principal es incorporarlo dentro de tus rutinas de revisión y planificación.

Un proceso ágil y rápido

Todo el proceso, que en realidad dura unos pocos segundos sería así:

  1. Delego la tarea por Email o por otro canal.
  2. Tras evaluarla, concluyo que necesito hacer un seguimiento.
  3. Inmediatamente abro mi lista de tareas y la anoto en mi carpeta “Delegadas”.
  4. Dejo mi lista de tareas y vuelvo a lo que estaba haciendo.
  5. Luego, con la regularidad que yo establezco, iré revisando esa tarea.
— Berto Pena
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De momento hay 15 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Luis
    5 noviembre 2012

    Me gusta mucho lo que has escrito.
    Que programa recomiendas para apuntar tareas?

    • Berto Pena
      5 noviembre 2012

      Gracias. No suelo recomendar porque, la verdad, no me gusta ninguno en particular. Tienes Wunderlist que es sencillito, gratuito y vale para varias plataformas.

  2. Luis
    5 noviembre 2012

    Gracias x tu respuesta tan rapida.

  3. Sergio Jiménez
    5 noviembre 2012

    Felicidades Berto, un artículo muy bueno. Una manera de gestionar tareas que nos está funcionando muy bien, es por medio de una plataforma en la nube como box.com.

    Vas delegando/repartiendo/soltando tareas y la propia plataforma te deja hacer el seguimiento de cada una:
    - Fecha límite.
    - Responsables.
    - Notificaciones de actualizaciones.
    - Envío de e-mails.
    Un saludo,
    Sergio. Jiménez.

    • Berto Pena
      8 noviembre 2012

      Sabía que con Box podías hacer muchas cosas y también en el terreno de la delegación. Pero no sabía que habían llegado a ese detalle. Gracias por contarlo!

  4. Rubén
    5 noviembre 2012

    Buenas Berto:

    Estoy de acuerdo contigo. Yo por motivos de trabajo tengo que trabajar en Outlook y el 90% de aplicaciones web están “capadas”.

    Lo que hago es trabajar con emails pero con dos matices:

    1) Convierto los asuntos de los emails a algo inteligible (que quede clara la acción y el tema/proyecto del que forma parte).
    2) Tengo una carpeta “En espera” donde dejo estos emails.

    Al ser emails es muy fácil ver para quien son las tareas ya que los “delegados” están en el para.

    Como tengo que delegar bastante por mi trabajo, repaso diariamente esta carpeta, incluso lo hago a veces tras procesar la bandeja de entrada si tengo tiempo y ánimos.

    Creo que la filosofía es la misma aún viéndome forzado a usar “Outlook”.

    • Berto Pena
      8 noviembre 2012

      Genial Rubén, muchas gracias por contar cómo lo haces.
      Me interesa ver mucho otras formas de hacerlo, sobre todo con aplicaciones que desconozco más.

  5. Gonzalo Rivero
    6 noviembre 2012

    Sergio este site llamado box.com es gratuito?

  6. JC
    6 noviembre 2012

    Muy buenos consejos Berto. En esencia hago lo que dices. Pongo mi tarea delegadas en una “tarea de Outllok”, con un indicador de “En Espera” (WaitingFor). No genero una categoría especial en Outllok para esto, porque me obligaría a un proceso adicional de entrada a la categoría, cosa que trato de evitar. Busqué la manera de que la señal esté “imbricada” en mi lista de tareas, porque es MI tarea seguirlo.

    Un abrazo

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Rincon del Lector-Steve Jobs: la biografía

  7. Águeda
    9 noviembre 2012

    Hola Berto:

    Muchas gracias por los consejos, a ti y al resto de participantes. Quería preguntaros si alguno ha probado algún sistema de gestión de tareas integrado en google y gmail, que son los sistemas que utilizo para gestión de correo-e y calendario. Precisamente, este apartado de tareas es el que creo que tienen más flojo.

    Un saludo,

    • Jorge
      21 noviembre 2012

      Yo uso a diario gqueues, a mi parecer el gestor de tareas más completo que he probado (y he probado bastantes). La versión de pago se integra con Gmail y Gcalendar. Yo todavía no he dado el paso y funciono muy bien con él, pero no lo descarto, ya que es bastante completo y funcional, aparte los precios son bastante asequibles, creo que está sobre los 30€ anuales.
      Lo único que no me gusta es que no tiene buscador, no obstante desde su blog oficial dicen estar trabajando en ello.
      Creo sinceramente que Google debería tenerlo como referencia cuando se decida actualizar su gestor de tareas…o comprarlo directamente.

      • Berto Pena
        21 noviembre 2012

        Estupendo Jorge, gracias por hablarnos de tu experiencia con esta app.

  8. David
    10 noviembre 2012

    Todo parece muy sencillo, lo complicado es crear un hábito del proceso.

    Como método yo tengo una pequeña variante. Tengo dos buzones de espera o mejor dicho tengo dos velocidades, tengo una lista de tareas delegadas que reviso diariamente y una segunda que reviso semanalmente junto a la revisión semanal.

    Gracias Berto como siempre una entrada fantástica!!

  9. ivonne
    14 noviembre 2012

    muy bueno el articulo, pero como apurar al mas lento? he probado con mail y ahora estoy con lists de tareas c
    pero siempre hay algo que deja. pendiente