Al cabo del año, ¿cuántas listas de cosas haces para momentos, ocasiones o actividades que luego terminan por repetirse? Nos obligamos a escribirlas de nuevo intentando recordar lo que hicimos o incluímos en la anterior ocasión, cuando, conservándolas para reutilizarlas, podríamos ganar tiempo y eficiencia.

En mi caso personal guardo estas listas en Evernote; en una libreta que hace las veces de “trastero”. Son una serie de listas que rescato y reutilizo cuando llega un momento, una actividad, un evento, un acontecimiento… De esta manera no pierdo tiempo rehaciéndolas desde cero, tampoco pierdo energía esforzándome en recordar todo lo que hice o incluí con anterioridad y, más importante, me ayudan a que no se me escape nada y me queje después. Y si surge la necesidad de agregar alguna cosa nueva, ahí queda añadida para la próxima ocasión.

Listas reutilizables en acción

Algunos sencillos ejemplos de mis listas reutilizables:

• Viajes. Hay dos viajes que repito varias veces al año: a Gijón y a Ciudad del Cabo. En ambos casos tengo que llevar conmigo varias cosas, y casi siempre las mismas. Cuando voy a Sudáfrica, donde estoy periodos más largos, la lista es más extensa (pasaporte, medicinas, ropa de correr…).
• Compra mensual. En mi compra más voluminosa del mes, que hago siempre por Internet, por lo general siempre compro las mismas cosas. Así que tengo una lista fija a la que recurro puntualmente. Rara vez se me olvida algo.
• Pre y post curso. Antes y después de cada seminario de Productividad Personal que imparto sigo el mismo ritual (lista) de cosas que tengo que preparar, hacer, enviar, adjuntar y llevar conmigo. Desde el cuestionario pre-curso que envío al cliente hasta el adaptador VGA para el proyector que no puedo olvidar.
• Hacienda. Cuando cada trimestre y anualmente tengo que cumplir con mis impuestos sigo una lista con las cosas que puntualmente he de enviar a mi gestoría.
• Recetas de cocina. ¡Son las listas reutilizables por excelencia!

Tareas, proyectos, procedimientos

Pero las listas reutilizables no sólo pueden ser de cosas que tienes que incluir, no olvidar o llevarte contigo, tipo “to-do lists”. También pueden ser procedimientos, secuencias, tutoriales u operaciones que tienes que ejecutar paso a paso, para cosas que al cabo del año también terminas por repetir.

En lugar de perder tiempo volviendo a consultar a Google, de rebuscarlas en tu Email, de preguntarle a algún compañero, o de invertir esfuerzo volviendo a construirlas con una hoja en blanco, guárdalas en un “cajón” para reutilizarlas cuando llegue su momento. Ganarás en eficiencia e independencia.

Algunos ejemplos de este tipo de listas que uso personalmente:

• WordPress. Documento paso a paso el proceso de backup y reinstalación para no cometer errores.
• Sistema operativo. Cómo instalar y qué tengo que restaurar cuando limpio el disco duro con un nuevo sistema operativo.
• Photoshop

. Algún tutorial extenso para alguna técnica compleja y que no repito tanto como para memorizarlo. También el paso a paso de cómo configuro esta aplicación tan “especial” para dejarla a mi gusto.

• Proyectos. Un diagrama-estructura que siempre utilizo para organizar cada nuevo proyecto que dura semanas o meses.
• Entrenamientos. Series con tiempos y distancias, o rutinas que utilizo a la hora de correr, que es una de mis aficiones.
• Libros. Cada vez que empiezo a preparar algún nuevo libro sigo un mismo guión para planificar, plasmar contenido y empezar a escribir.

Plantillas para listas

Y si te encuentras con ocasiones o actividades en los que varía el contenido pero no la estructura de tus listas, como por ejemplo reuniones o notas que tomas en clase, puedes recurrir al uso de plantillas en Evernote para acelerar tu trabajo.

En unos casos y en otros, tener estas listas modelo, y sobre todo tenerlas en un sitio donde puedo recuperarlas fácilmente, me permite reutilizarlas y seguirlas con comodidad y rapidez, sin caer en pérdidas de tiempo innecesarias. Al final hace que cosas y actividades que repito a lo largo del año me cuesten menos: prepararlas, hacerlas y disfrutarlas.