Ideas para planificar de forma inteligente

Publicado el 17 septiembre 2012 en Organización | Tags:

Mucha gente cree que planificar es hacer una lista con las próximas tareas para mañana o la semana que viene. Y eso es sólo una pequeña parte de todo el proceso. Detrás de esa lista tiene que haber una serie de gestos y detalles menos evidentes, y que en realidad son los que definen el trabajo inteligente que buscas hacer mañana.

Si lo piensas detenidamente, cualquier idiota puede escribir una lista de tareas. Pero entender, visualizar y prepararse para conseguir resultados exige querer y saber hacerlo.

Cuando buscas echar horas, entonces no necesitas planificar. Pero si persigues objetivos y necesitas resultados, es imprescindible hacerlo. Y hacerlo en serio.

Planificar no es saber que vas a viajar de Madrid a Barcelona, sino preparar la ruta que vas a seguir, conocer cuánto te va a llevar, decidir a qué hora vas a salir para evitar el tráfico, averiguar si hay obras o incidencias en la carretera, y hasta saber en qué lugares puedes parar a descansar.

Planificar no sólo es hacer la lista de la compra, también es repasar a fondo la receta del plato que vas a preparar, disponer todos los ingredientes frente a ti, reunir todos los utensilios y tener claro los pasos antes incluso de encender el fuego.

Planificar no sólo es decidir qué voy a hacer sino entenderlo y prepararme para hacerlo.

Para mí, el verdadero corazón de la planificación, la que está detrás del trabajo inteligente, implica todo esto:

  • Decidir (claro) lo que vas a hacer.
  • Saber también lo que NO tienes que hacer.
  • Familiarizarte con lo que te espera.
  • Anticiparte a lo que tendrás que hacer.
  • Preparar el cuándo y el cómo por adelantado.

¿Y cómo se traducen todas estas ideas en la práctica? ¿Cuáles son los detalles a cuidar en la planificación del trabajo inteligente? ¿Cómo ir más allá de la simple lista para mañana?

Reconoce el terreno

Como un explorador, recorre por anticipado el terreno que vas a pisar. Revisa qué tipo de tareas tienes previstas hacer: tamaño, tiempo estimado, si son manuales o mecánicas, creativas, de análisis y concentración, a medias con un compañero…


¿Algún elefante cerca?

Si tienes previsto hacer tareas de gran tamaño (que lleven varias horas o toda la mañana) tienes que tratarlas de forma especial, como un miniproyecto. Sigue algunas ideas prácticas como descomponerlas y repartirlas de forma inteligente entre dos días.


Agenda, ¡háblame!

Tu trabajo no sólo se compone de tareas, sino también de citas y eventos. Estudia tu agenda en busca de los grandes “trituradores de tiempo” como reuniones, visitas, desplazamiento, algún recado… No subestimes el tiempo que pueden llegar a arrebatarte, y así podrás fijar unas expectativas realistas para mañana.


Un momento, una tarea

¿Cuál crees que es el momento más idóneo para hacer lo que te has propuesto? Aun cuando puedas y vayas a alterar ese orden es bueno visualizar un orden, sobre todo al comienzo. No lo dejes todo en manos de la improvisación.


Planifica a la baja

No sobrecargues el día intentando hacer mil cosas. Cuenta que habrá imprevistos y tal vez alguna urgencia. Elabora una lista de tareas más ligera y menos ambiciosa. Si luego el día va bien, siempre podrás rescatar más cosas de las previstas.


¡Listo para empezar!

Como la primera canción de un concierto, la primera tarea marca el ritmo y el éxito del día. Asegúrate de tener por anticipado todo el material y herramientas que necesitarás de entrada. Perder los primeros minutos del día recopilando, investigando o buscando, es un enorme despilfarro de productividad.


Adelánte al “moroso”

¿Alguna de tus tareas previstas exige algo de otra persona? Información, detalles, instrucciones, algún archivo… Adelántate a todo eso, pídelo cuanto antes en forma de email y te ahorrarás un incómodo atasco en carretera.

Todo este proceso en la práctica no lleva más de 10 ó 15 minutos. A base de regularidad y práctica, de conocer cada vez más cómo son tus tareas, la planificación inteligente pasará a ser uno más de tus hábitos o rituales. No más exigente que asearte por la mañana o leer antes de dormir.

— Berto Pena
Recomienda este artículo…
Guarda este artículo…
En ThinkWasabi hay más...
  1. Curso Online
  2. 100% Productividad
  3. Artículos Esenciales
  4. Seminarios y Cursos
  5. Ebooks y Publicaciones

Otros Contenidos que te pueden Interesar…

De momento hay 20 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. José Ramón
    17 septiembre 2012

    Un post (aparentemente) lleno de obviedades, pero explicas de forma muy sencilla y concreta el tema de la planificación. Uno de los mejores post que he leído en el blog en las últimas semanas.

    Gracias.

    • Berto Pena
      17 septiembre 2012

      Soy un fan de lo obvio! Es lo primero que olvidamos.

      Hace tiempo que me comprometí con la productividad real, cotidiana y sencilla. Para mejorar cada día no hace falta recurrir a grandes revelaciones o sofisticados métodos. Así procuro pensar y escribir.

      Gracias a ti!

      • Olmo Axayacatl
        18 septiembre 2012

        ¡Totalmente de acuerdo! Siempre lo obvio es lo que más descuidamos. Aún no entiendo el porque, pero supongo que tiene que ver con cuestiones de nuestra psicología. Te leo tanto pero no logro dar los pasos más allá de hacer la lista, que como bien dices es sencillo, quizá aún me falte tocar más fondo, já, no lo se.

        • David Valín
          18 septiembre 2012

          Genial artículo. Creo que lo obvio deja de ser obvio porque dejamos de recordarlo. Creo que dejamos de recordarlo porque nadie nos lo recuerda. Y creo que nadie nos lo recuerda porque todos piensan que todos ya lo recuerdan, porque debería ser obvio. O porque todos asumen que los demás ya lo están contando…

          Nadie se pone a plantar señales en la carretera porque todos asumen que otros ya deberían estar haciéndolo… Pero a veces nadie lo hace y nos toca a nosotros.

          Vivimos en una época donde cada vez se montan más conocimientos sobre otros, vamos poniendo capas de conocimiento una encima de otra y a veces nos olvidamos de hablar de los principios. Sin embargo conociendo los principios podremos crear nuestro método para hacerlo. Si estudiamos un método concreto sin conocer los principios no.

          Por tanto gracias Berto por tu refresco mental :-)

          Un saludo!

          David Valín · Productividad Extrema

          • Berto Pena
            20 septiembre 2012

            Me alegro que te haya gustado David. Yo te puedo decir que en mi productividad, rendimiento y organización, he logrado más “victorias” cada vez que he recurrido a lo obvio o lo pequeño, que cuando me he empeñado en sofisticar las cosas. Los principios básicos nunca fallan. Por eso centro mi comunicación en ellos, porque creo en ellos y me funcionan :-)

        • Berto Pena
          20 septiembre 2012

          A mí lo que me ayudó fue ir tomando pequeños pasos, muy pequeños. Poco a poco ir incorporando cosas que mejoraban esa planificación. Empecé por hacerla cada día, luego empecé a revisar bien lo pendiente cada día, luego a fijarme en mis tareas clave (cuáles eran), luego a poner esas tareas en el mejor momento, también a identificar claramente las tareas menores… pero todo este proceso no fue de una semana para otra, me llevó semanas-meses. Y por supuesto que sigo mejorando y aprendiendo.

          • Olmo Axayacatl
            20 septiembre 2012

            Muy cierto, divide y vencerás. Tengo el problema de la globalidad y luego me cuesta mucho tomar pequeños pasos, he ahí el principio de mi ineficiencia diaria, já ;)

  2. Ángel
    17 septiembre 2012

    Me ha gustado mucho por lo directo que es. Es muy clarificador con los cinco puntos que marcas sobre el corazón de la planificación. Sobre todo el segundo “Saber también lo que NO tienes que hacer”. En mi caso es mi punto débil. Sé lo que no debo hacer y aún así caigo. En el mejor de los casos me deja un mal regusto al finalizar las tareas porque sé que podría haberlo hecho mejor, y en el peor de los casos deriva en procastinación.

    Por otro lado y aunque sea obvio, es interesante registrar el tiempo real que nos llevan las tareas. Así en un futuro es más fácil estimar el tiempo de realización. Para mí es lo que mayor incertidumbre me crea a la hora de planificar.

    Gracias por tus ideas

    • Berto Pena
      20 septiembre 2012

      Es importante lo que apuntas al final. Mucha gente no conoce sus tareas y no se molesta en aprender de ellas: en qué momento las haces mejor, el tiempo que te llevan, si requieren o no preparación… Ir aprendiendo de lo que vas haciendo te permite ganar en experiencia y eficiencia. Pero muchos pasan de puntillas por lo que hacen.

  3. Juan
    18 septiembre 2012

    Muy clarificador. De todas formas me pasa algo parecido a Olmo. Para los que somos nuevos en esto de la productividad nos puede resultar difícil aplicarlo, dificultad por la decisión de que herramientas utilizar y de tener una visión clara y sencilla de como utilizarlas diariamente de una forma sencilla sin grandes complicaciones.
    Gracias por compartir tus ideas.

    • Berto Pena
      20 septiembre 2012

      Entiendo bien lo que dices. Echa un vistazo a mi contestación a Olmo, tal vez te dé alguna pista. A mí lo que me ayudó para aprender a planificar fue ir dando muy pequeños pasos en todo el proceso. Hacerlo bien tiene más miga de lo que parece sí.

      • Olmo Axayacatl
        20 septiembre 2012

        Me iré de a poco, cuando algún día logre tener en orden mi vida habrás sido parte importante de ello. Gracias Berto.

  4. Fera Portillo
    18 septiembre 2012

    Berto, me parece muy interesante este post por el énfasis que haces en que ese método de planificación puede convertirse en hábito. En la búsqueda de mi productividad personal, he tenido problemas a la hora de crearme hábitos positivos de organización y producción, sin darme cuenta que al rechazarlos he creado otros negativos o más bien morosos: acostarme tarde, ausentarme a clases, mandar la tarea por email extemporáneo…

    Como has repetido en otros posts, no hace falta saberlo, sino hacerlo. ¿Pero cómo?
    Ya que decías arriba que eres un fan de las obviedades, te agradecería mucho si nos contaras en otro post la fórmula para sustituir los hábitos que por educación o confort asumimos en nuestra vida cotidiana, por otros más satisfactorios y completos =)

    Muy buen blog, es de mis favoritos.

    • Berto Pena
      20 septiembre 2012

      Gracias Fera. Tal como lo planteas creo que no escrito nada tal cual, aunque sobre (construcción) de Hábitos he ido escribiendo mucho en los últimos años. Pero me apunto tu sugerencia :-)

  5. Dueño de mi tiempo
    19 septiembre 2012

    Increible como has logrado sintetizar las bases de la planificacion en en este post totalmente practico. Tu blog ya se me hizo indispensable para organizar mi trabajo todos los dias, felicitaciones!
    Mariana

    • Berto Pena
      20 septiembre 2012

      Vaya, pues muchas gracias. Me alegro mucho que el blog te resulte útil :-)

  6. JC
    20 septiembre 2012

    Me gustó el concepto de “Planificar a la Baja”. Por cierto imagino que habrá que hacer un balance con la definición de objetivos ambiciosos, pero si he notado que proponiéndome hacer menos cosas muchas veces termino haciendo más. Al menos las que siguen las haces más relajado.

    Como siempre, un nuevo concepto que aprender! Cheers!

    Abrazo

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Reglas de Uso del email

  7. Raúl - Estrategias de estudio
    20 septiembre 2012

    A mi me encanta el concepto de comernos el elefante a pedazos :-)
    Creo que es uno de los aspectos más importantes en el terreno de la productividad, ya que nos liberamos de la ansiedad que nos generamos al ver una tarea en forma de elefante. Además, creo que al hacerlo así, aprendemos a escuchar nuestras emociones. Personalmente, cuando siento el “agobio” al enfrentarme a una tarea, la mayoría de las veces es señal de que estoy tratando de comerme el elefante de una sola pieza.
    Es curioso como las cosas más poderosas y efectivas son generalmente las más sencillas.

  8. Flames
    24 septiembre 2012
  9. Marcelo
    25 septiembre 2012

    Hola Berto! Realmente ha sido un placer y un hallazgo dar con tu blog, estoy literalmente todos los días visitándolo para aprender y obtener recursos.
    Querría hacerte una consulta relacionada indirectamente con este post: he llevado hasta ahora un sistema GTD intuitivo y personal. Tengo un Blackberry y utilizo el sistema de tareas de outlook que sincronizo con el ordenador.
    Pensaba pasarme a Remember the milk, pero quería conocer tu opinión, ya que hace rato que no publicas sobre este programa o alguno similar. ¿Podrías orientarme?
    Te recuerdo que mi entorno de trabajo es : Blackberry 8520 / Ordenador personal con Windows, y tengo un volumen elevado de tareas diarias.

    Gracias y saludos!

    Marcelo