7 Estrategias para Preparar tu Trabajo sin Planificar Mucho

Mucha gente cree que planificar es hacer una lista con las próximas tareas para mañana o la semana que viene. Y eso es sólo una pequeña parte de todo el proceso. Detrás de esa lista tiene que haber una serie de gestos y detalles menos evidentes, y que en realidad son los que definen el trabajo inteligente que buscas hacer mañana.

Si lo piensas detenidamente, cualquier idiota puede escribir una lista de tareas. Pero entender, visualizar y prepararse para conseguir resultados exige querer y saber hacerlo.

Cuando buscas echar horas, entonces no necesitas planificar. Pero si persigues objetivos y necesitas resultados, es imprescindible hacerlo. Y hacerlo en serio.

Planificar no es saber que vas a viajar de Madrid a Barcelona, sino preparar la ruta que vas a seguir, conocer cuánto te va a llevar, decidir a qué hora vas a salir para evitar el tráfico, averiguar si hay obras o incidencias en la carretera, y hasta saber en qué lugares puedes parar a descansar.

Planificar no sólo es hacer la lista de la compra, también es repasar a fondo la receta del plato que vas a preparar, disponer todos los ingredientes frente a ti, reunir todos los utensilios y tener claro los pasos antes incluso de encender el fuego.

Planificar no sólo es decidir qué voy a hacer sino entenderlo y prepararme para hacerlo.

Para mí, el verdadero corazón de la planificación, la que está detrás del trabajo inteligente, implica todo esto:

  • Decidir (claro) lo que vas a hacer.
  • Saber también lo que NO tienes que hacer.
  • Familiarizarte con lo que te espera.
  • Anticiparte a lo que tendrás que hacer.
  • Preparar el cuándo y el cómo por adelantado.

¿Y cómo se traducen todas estas ideas en la práctica? ¿Cuáles son los detalles a cuidar en la planificación del trabajo inteligente? ¿Cómo ir más allá de la simple lista para mañana?

  • 1Reconoce el terreno
    Como un explorador, recorre por anticipado el terreno que vas a pisar. Revisa qué tipo de tareas tienes previstas hacer: tamaño, tiempo estimado, si son manuales o mecánicas, creativas, de análisis y concentración, a medias con un compañero…
  • 2¿Algún elefante cerca?
    Si tienes previsto hacer tareas de gran tamaño (que lleven varias horas o toda la mañana) tienes que tratarlas de forma especial, como un miniproyecto. Sigue algunas ideas prácticas como descomponerlas y repartirlas de forma inteligente entre dos días.

  • 3Agenda, ¡háblame!
    Tu trabajo no sólo se compone de tareas, sino también de citas y eventos. Estudia tu agenda en busca de los grandes “trituradores de tiempo” como reuniones, visitas, desplazamiento, algún recado… No subestimes el tiempo que pueden llegar a arrebatarte, y así podrás fijar unas expectativas realistas para mañana.

  • 4Un momento, una tarea
    ¿Cuál crees que es el momento más idóneo para hacer lo que te has propuesto? Aun cuando puedas y vayas a alterar ese orden es bueno visualizar un orden, sobre todo al comienzo. No lo dejes todo en manos de la improvisación.

  • 5Planifica a la baja
    No sobrecargues el día intentando hacer mil cosas. Cuenta que habrá imprevistos y tal vez alguna urgencia. Elabora una lista de tareas más ligera y menos ambiciosa. Si luego el día va bien, siempre podrás rescatar más cosas de las previstas.

  • 6¡Listo para empezar!
    Como la primera canción de un concierto, la primera tarea marca el ritmo y el éxito del día. Asegúrate de tener por anticipado todo el material y herramientas que necesitarás de entrada. Perder los primeros minutos del día recopilando, investigando o buscando, es un enorme despilfarro de productividad.

  • 7Adelánte al “moroso”
    ¿Alguna de tus tareas previstas exige algo de otra persona? Información, detalles, instrucciones, algún archivo… Adelántate a todo eso, pídelo cuanto antes en forma de email y te ahorrarás un incómodo atasco en carretera.

Todo este proceso en la práctica no lleva más de 10 ó 15 minutos. A base de regularidad y práctica, de conocer cada vez más cómo son tus tareas, la planificación inteligente pasará a ser uno más de tus hábitos o rituales. No más exigente que asearte por la mañana o leer antes de dormir.

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

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