5 Detalles Vitales a la hora de Comunicar Bien en Equipo

Publicado por Berto Pena, el 4 septiembre 2012

A la hora de buscar formas de mejorar la productividad y organización de un equipo de trabajo siempre se recurre a los sospechosos habituales: Email, interrupciones, reuniones… Pero rara vez nos paramos en una “herramienta” que es la base de todo el trabajo de ese equipo: la comunicación entre nosotros.

Constantamente, sin parar, estamos hablando entre nosotros: delegamos una tarea por email, consultamos algo cara a cara, acordamos próximos proyectos, hacemos una llamada a un cliente, tenemos una videoconferencia, damos nuestro parecer en una reunión…

Pero luego, en la vida real, siempre nos encontramos con situaciones o conflictos que suelen empezas con un: «yo creí que lo hacías tú»; «¿quién tenía que hacer esto?»; «te dije que era para esta semana»; «¡pero si te lo envié por email!»

Una mala comunicación interna siempre es la primera piedra para una mala planificación interna. Porque suele ser fuente de malentendidos, confusiones, descoordinaciones, falta de información, parálisis en decisiones…

Pero una mala comunicación interna también causa lentitud y falta de eficiencia. Los proyectos no avanzan todo lo rápido que podrían porque los miembros del equipo no están sintonizando la misma frecuencia. No están sincronizados, no reman acompasadamente, no hay coreografía.

Un equipo que no habla y que no sabe hablar, no es un equipo, es un conjunto de personas que teclean a la vez.

Todo lo que vuestra productividad pueda mejorar en áreas como el Email, las interrupciones, reuniones, urgencias, uso de tecnología, etc. se cimentará en mejorar vuestra comunicación interna: lo que acordáis, cómo os coordináis, de qué forma encargáis, vuestro estilo al delegar, la forma de transmitir órdenes, la claridad y rotundidad de cada mensaje.

Las ideas para construir una comunicación productiva son estúpidamente sencillas. Siempre han estado ahí. Solo que las hemos olvidado porque nuestro estilo de vida y de trabajo promueve otro tipo de comunicación: precipitada y descuidada, desconcentrada (por la multitarea y distracciones), superficial y hasta frívola.

  1. Elige bien el canal: antes de comunicar piensa cuál es la mejor forma de transmitir eso: cara a cara, por teléfono, en un email, en una minireunión, o bien en una reunión.
  2. Piensa antes de… teclear o hablar. Eso te permitirá elegir bien lo que quieres/tienes que decir sin dejar nada o añadir de más.
  3. Sé breve y directo. Ahorra prolegómenos y rodeos, y empieza tus emails o conversaciones por lo que quieres. De este modo la otra persona te entenderá antes y te atenderá antes.
  4. Sé preciso. Incluye los detalles esenciales que tú y la otra persona necesitáis para coordinaros. Por ejemplo: quién hará qué y cuándo.
  5. Amable y positivo. Cualquier comunicación llegará con más fuerza si va acompañada de una sonrisa o un tono entusiasta. No se trata de echar azucar a todo, sino de trabajar más a gusto con quienes te rodean.

Un email mal redactado e impreciso, conclusiones de una reunión que no se remachan, órdenes de pasillo a medio concretar, una cadena de mensajes en los que no hay quien se entienda… todo eso tiene un efecto multiplicador que recorre de punta a punta todo el equipo o toda la empresa. Eso afecta a todos empezando por ti.

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y herramientas inteligentes, vas crear, como hice yo, una nueva versión mejorada de ti. En mi Curso Online te cuento cómo hacerlo...

 
 

¿Buscas Algo Más Potente que un Artículo?

De momento hay 16 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Dani Sanz

    5 septiembre 2012

    Buen apunte Berto. Nuestro equipo ha notado mucho lo que comentas desde la llegada de nuestro nuevo coordinador. Cuida mucho este aspecto y hemos mejorado mucho.

    Me ha hecho gracia lo de que Un equipo que no habla y que no sabe hablar, no es un equipo, es un conjunto de personas que teclean a la vez. Porque muchas veces levantaba la cabeza de mi mesa y pensaba algo parecido al ver a todo el mundo yendo a lo suyo.

    Salu2!

    • Berto Pena

      5 septiembre 2012

      Me alegro que te haya gustado :-) Y enhorabuena por el cambio. Un buen coordinador puede mejorar a todo el colectivo y a cada individuo. A por ello!

  2. T. Montoya

    5 septiembre 2012

    Me ha gustado Berto pero creo que en la práctica la comunicación tiende a “desproductivizarse”. Con el ritmo diario y tantas cosas que hacer la gente no le presta atención a estas cosas. Eso creo yo.

    • Berto Pena

      5 septiembre 2012

      Sin duda, no te falta razón. Precisamente es una de las misiones del coordinador, como justo apunta Dani en el comentario de arriba.

      La tendencia natural SIEMPRE es bajar la guardia en TODO. Este y otros hábitos, si no se cuidan, se riegan y se recuerdan, tienden a perderse. En reuniones semanales, en memos internos y dando ejemplo, es cómo un buen mánager cuida este y otros rincones de la productividad colectiva.

  3. Sergio

    5 septiembre 2012

    Fantástico artículo Berto. Has dado en el clavo en exponer este tema ahora, que todos estamos formando de nuevo los equipos y con la que nos está cayendo cada equipo debe acaparar más tareas y todos estar perfectamente conectados.

    Otro buen artículo encaminado en esta línea podría ser USO DE LOS TIPOS DE CANALES. Nos equivocamos muchas veces mandando un e-mail y metiendo caña en asuntos que se podrían cerrar y/o aclarar con una simple llamada. Muchas veces acordamos cosas cara a cara que deben ser por escrito. Y de las reuniones inútiles ni te cuento.

    Un saludo,
    Sergio.

    • Berto Pena

      11 septiembre 2012

      “Sintonizar la misma frecuencia” para garantizar la coordinación es la base con la que construir proyectos en común. Y no es tan difícil si se recurren a los canales, herramientas y formas de comunicar claras.
      Me quedo con tu sugerencia para otro post :-)

  4. Rosa

    5 septiembre 2012

    Hola Berto

    Tan descriptivo como la vida en el trabajo. Es como la madre de todos los problemas: la mala comunicación.

    Me resulta útil. Gracias!
    Saludos desde Corrientes, Argentina :-)

  5. Ginés

    5 septiembre 2012

    muy buen artículo…si tod@s nos lo pensasemos dos veces, cúantos malentendidos y demoras se evitarían…

    • Berto Pena

      11 septiembre 2012

      Sin duda Ginés. Pero vamos a la carrera con mil cosas y no calibramos el impacto de las cosas que decimos y cómo las decimos. Y esto, multiplicado por todos los miembros de la empresa…

  6. JC

    6 septiembre 2012

    Sin dudas Berto. De nada sirve tener hábitos altamente productivos a nivel individual si no se lo acompaña de las fuerzas de enlace básicas a nivel de equipo. Habilidades soft, como la de ser educado, un simple “gracias” o “por favor” usados adecuadamente, y el nivel de asertividad correcto son críticos para que un equipo dispare su capacidad de hacer.

    Muy buena nota, como siempre Berto! Un abrazo

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Sobre Productividad y Redes Sociales

  7. Manu Bordera

    6 septiembre 2012

    El Outlook, causa y a la vez solución, de todos los problemas de comunicación.
    Buen post Berto.

  8. ncasado

    9 septiembre 2012

    Hola,
    me resulta muy interesante tu entrada, la verdad que todas ellas, he llegado a tí hace unas semanas con tus post de evernote y desde entonces te guardé en favoritos, intento mejorar día a día y eres una buena inspiración.
    Llevo años trabajando de lo mismo pero en distintas comunidades autónomas y dónde estoy ahora es pequeña, familiar, pero creo que hay muchas cosas que cambiar y me gusta involucrarme como si fuese mia. Hoy me he animado a escribir y espero hacerlo más a menudo.
    Muchas gracias

    • Berto Pena

      11 septiembre 2012

      Me alegro mucho que el blog te haya gustado :-)
      Creo que tener ganas de mejorar cada día es la mejor gasolina con la que trabajar. A por ello!

  9. Juan

    10 septiembre 2012

    Hola Berto!

    Te vi hace tiempo en una conferencia que diste en Valladolid y desde entonces intento sacar un rato para leer tus blogs todas las semanas.

    Trabajo como coordinador de proyectos en una empresa de desarrollo de software y llevo mucho tiempo intentado organizar a las personas que trabajan en los proyectos que coordino.

    Me ha ayudado mucho teambox lo llevo probando varios meses con algunas personas de mi equipo y todos estamos desacuerdo en que nos ha ayudado mucho a la hora de compartir información, reduciendo el numero de mails y llamadas innecesarias.

    Aprovecho para darte las gracias por tus aportaciones y la enhorabuena por este blog.

  10. Olmo Axayacatl

    18 septiembre 2012

    Ciertamente concuerdo con el artículo Berto. Por mi trabajo actual trabajo con personas todo el día, y muchas veces los proyectos se traban y las metas se retrasan porque la comunicación entre las personas falla. Creo por ello que no hay nada mejor que forman equipos de trabajo compactos, que impliquen la comunicación con unas cuantas personas más, de modo que no se tengan que recurrir a tantos eslabones sociales para quedar en común acuerdo todos.

  11. Gus Ochoa

    3 octubre 2012

    Una excelente entrada, gracias por compartir, coincido al 100%. Por otro lado creo que la motivación en el equipo es clave, todo un tema el despertar la auto motivación, también creo que es fundamental analizar muy bien el perfil de los miembros del equipo, soy de los que cree que todos, todos, tenemos algo grandioso que aportar, sólo necesitamos estar en el lugar correcto; un saludo, Gus Ochoa.