Cómo trabajar mejor con fechas límite

Publicado el 25 septiembre 2012 en Tareas | Tags:

En lugar de sentir estrés o pavor a los deadlines o a las fechas de entrega, en vez de verlas como una amenaza que obliga a trabajar apresuradamente tomando decisiones precipitadas, estas citas en el calendario pueden llegar a convertirse en un gran aliado de tu productividad. Saber trabajar con ellas es clave, porque siempre están ahí.

«La fecha límite es la inspiración definitiva» — Nolan Bushnell, creador del Pong.

«Tu falta de planificación no es mi urgencia» — Frase de productividad.

«El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine» — Ley de Parkinson.

¡Son algo bueno!

¿Por qué ver las fechas límite como algo negativo cuando puedes utilizarlo precisamente para obtener mejores resultados? Porque el gran beneficio oculto de las fechas límite es que también te están indicando una fecha de inicio. Y esto es bueno en muchos rincones:

  • En tus proyectos: te ayudan a comprenderlos y visualizarlos mejor, a descomponerlos en fases y etapas, y establecer un marco de tiempo para cada una.
  • En tus tareas clave: te ayudan a poner una fecha para tus resultados. Es un compromiso para empezar pero sobre todo para terminar algo que te ayudará a avanzar en serio.
  • En tus otras tareas: te ayudan a no caer en la procrastinación y no abusar del síndrome de “ya lo haré algún día”. En lugar de acumular cosas que te debes hacer, te centras en cosas que vas a hacer.
  • En tus objetivos personales: sirven para ponerle una fecha a tus metas porque muchas tienen caducidad. Si no empiezas a construirlas y hacerlas realidad, pasan de largo.

Ideas que me ayudan a mí

Tradicionalmente hemos odiado las fechas límite porque siempre hemos ido detrás de ellas, persiguiéndolas, cuando todo pasa por caminar delante de ellas. En lugar de una actitud pasiva o reactiva, la clave es una actitud proactiva y alerta.

  • Cuando haya fecha límite, anótala con toda claridad junto a la tarea. Y luego márcala de alguna forma especial (color, etiqueta…) para verla y distinguirla incluso antes que la propia tarea.
  • En tu revisión/planificación de tareas diaria y semanal, empieza siempre por estas tareas: cómo vas con ellas, qué vas a hacer mañana, anticipa acciones, si alguien espera algo de ti…
  • En tareas complejas, largas o que conlleven intervención de otras personas, sé más cauteloso con esas fechas, ya que hay menos margen de maniobra.
  • En proyectos adelanta la fecha límite por otra inventada por ti mismo. Esa nueva fecha te dejará un colchón por si surgen imprevistos.
  • Fija unas rutinas que te permitan hacer un trocito de tu tarea con fecha límite bien cada día o cada semana (garantiza la regularidad y constancia).
  • Ojo con las otras tareas que repites todos los días (periódicas) porque te impiden centrarte (tiempo y energía) en las tareas con fecha límite.
  • Si son a largo plazo haz un análisis previo: descompón la tarea-proyecto en fases y establece deadlines intermedios que te ayuden a calibrar mejor tu esfuerzo.
  • No te dejes enredar por nuevas propuestas y compromisos innecesarios porque diaria o semanalmente ya cargas con cosas que tienes que terminar en una fecha.

Las fechas límite son un fenomenal mecanismo de activación y puesta en marcha. Y no tienen que ser siempre algo que me imponen los demás. Por ejemplo, cuando no hay yo mismo fijo voluntariamente una fecha ficticia. ¿Por qué? Para cargarme de tensión productiva positiva. Precisamente las utilizo para “activarme”. Porque cuando trabajo en función de objetivos trabajo bien. Pero cuando trabajo en función de objetivos y fechas lo hago todavía mejor.

— Berto Pena
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De momento hay 11 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Flames
    25 septiembre 2012

    Muy certero análisis. De hecho a mucha gente le pasa que se organiza mejor cuando tiene varios proyectos que hacer que cuando tiene uno solo. Pero porque varios proyectos nos ponen en perspectiva y nos obligan a ponernos plazos. Si no, se acaba aplicando la Ley de Parkinson.

    • Berto Pena
      27 septiembre 2012

      Exacto, parece que sólo nos organizamos cuando vemos la amenaza, cuando deberíamos hacerlo para trabajar con más tranquilidad y calidad.

  2. Dueño de mi tiempo
    25 septiembre 2012

    Muy buena vision de la utilidad de las fechas limites… decia Steve jobs que la muerte es el mejor de los inventos… es la fecha limite a nuestro proyecto de vida! Aunque un poco extremo, es un parelelismo muy grafico creo ;)

    • Berto Pena
      27 septiembre 2012

      Creo recordar que él se refería a las oportunidades, a hacer lo que te gusta y a no esperar porque sí, todos tenemos esa fecha límite. Aunque yo hablo de otras menos dramáticas :-)

  3. Olmo Axayacatl
    26 septiembre 2012

    Muchas gracias Berto por esta entrada.

    Es la primera vez que veo las fechas límite de este modo, pues para ser sincero siempre ando en apuros por ellas, y al igual que la gran mayoría también las odio.

    Ahora este escrito ha cambiado mi forma de ver las fechas límite, pues he comprendido que debo ser proactivo ante ellas y no andar huyéndoles.

    Pero sin duda me quedo con la frase «El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine», me ha hecho reflexionar bastante.

    • Berto Pena
      27 septiembre 2012

      De todas las habilidades o actitudes que una persona puede desarrollar, la proactividad es una de las más grandes. Es la cura y solución a un montón de cosas. No sólo actúa en las tareas y proyectos, sino en la colaboración, comunicación, liderazgo, aprendizaje. Y en temas de fechas límite la clave es ir por delante de ellas, proactivamente.

    • Dueño de mi tiempo
      2 octubre 2012

      Si, ya, pero quizas por dramatica la olvidamos a veces… en fin, que me ha encantado el articulo.:)

  4. JC
    27 septiembre 2012

    Berto, muy bueno tu post. Las fechas límites son verdaderamente importantes. Es cierto que nos cargan de tensión y es por eso que resulta tan importante que uno las administre o dosifique de acuerdo a la necesidad. Y dentro de esa administración también está no generar fechas limites que lleven innecesariamente a un exceso de stress. Todo un arte…

    Como siempre, excelente.

    Un Abrazo

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: ¿Llamo o Envío Email?

    • Berto Pena
      27 septiembre 2012

      Sí, esa fecha límite generada por nosotros tiene que actuar como estímulo y ayuda, nunca (claro) como algo negativo. Sirve para generar “tensión productiva”, siempre como forma de tirar de ti para moverte, actuar o anticiparte.

  5. Patrosita
    28 septiembre 2012

    “Tensión Productiva” excelente concepto!!
    Coincido en que todo lo que podamos hacer para desarrollar nuestra PROACTIVIDAD es válido! Y necesario!
    Es lo que nos saca del sueño y nos pone en marcha! De espectadores a protagonistas!
    Me parece fantástico este proceso de “cambio de mentalidad” que trae consigo el enfoque que manejas de la productividad Berto! Realmente es un proceso de reprogramación que vale la pena llevar adelante!
    Abrazo!

    • Berto Pena
      28 septiembre 2012

      Tienes toda la razón: ¡ponerse en marcha! Y cuando sabes lo que quieres (objetivos) es un poco más fácil :-)