Reuniones a distancia más productivas

Publicado el 16 abril 2012 en Organización | Tags: ,

Las reuniones a distancia (videoconferencias, teleconferencias…) cada vez están más extendidas y son más los que ven sus beneficios. Mucho menos intrusivas y devoradoras de tiempo que las tradicionales, también hay que saber hacerlas para sacar el máximo de cada minuto que “teleconferenciamos”.

No soy defensor de ningún tipo de reunión y en general casi todas me desagradan por lo que significan para mi tiempo-y-resultados. Pero si me tengo que quedar con alguna son precisamente las que se hacen a distancia (teléfono, skype…). Bien enfocadas y hechas, son un mecanismo ágil, cómodo y conveniente para coordinar y avanzar.

Ahora bien, también tienen su aquel. Porque como son más informales que las tradicionales, porque a veces tienen un caracter más improvisado, y porque muchas veces no vemos el rostro de las personas que participan con nosotros, hay que poner un extra de cuidado para evitar convertirlas en un acto de improductividad.

Piensa que es una reunión formal

Que la hagas cómodamente en tu despacho o desde casa en zapatillas no significa que haya que tomarlo a la ligera y descuidarlo. Piensa que es un evento que requiere extremar los detalles, enfocarla bien y, sobre todo, sacar lo máximo de ella. No estás chateando, estás reunido.

Detalles técnicos claros

Muchas reuniones a distancia empiezan mal o tarde porque no podemos conectar o encontrar a la otra persona. En la convocatoria previa por email dejad bien claros los detalles básicos para poder tenerla:

  1. Hora de inicio y fin.
  2. Extensión o número a marcar para conectarnos.
  3. Nick de Skype o similar para contactar.
  4. Personas que asistirán (para evitar el típico «¿falta alguien?»).
  5. El orden del día.
  6. Si hay que tratar documentos online, subidlos antes de la reunión.

Conectaros 3-5 minutos antes de que empiece. De ese modo la reunión empezará a su hora y si hay alguna dificultad técnica podréis solucionarla a tiempo.

Orden del día claro

Unos días antes podéis adelantar por email los puntos concretos a tratar. Consensuarlos o fijarlos unilateralmente, lo que sea, pero tened claro de qué vais a hablar y, sobre todo, qué buscáis. Cuanto menos puntos, mejor. Muchas de estas reuniones a distancia fracasan porque intentan abarcar demasiados puntos.

Y cuando empiece la reunión, invita a todos los participantes a que tengan delante el orden del día, los puntos a tratar. Eso siempre ayuda a no saltárselos y a ir al grano.

Empezad con el objetivo final

Podéis dedicar el primer minuto (no más) a recordar a todos los asistentes qué es lo que buscáis, qué es lo que tenéis que conseguir transcurridos los 25 minutos de esa videoconferencia o teleconferencia.

MÁXIMA atención y concentración

Este es un punto donde hasta las reuniones tradicionales han empezado a hacer aguas. Y es que muchos asistentes, en lugar de estar enfocados y atentos a lo que se dice, están pendientes de otra cosa o haciendo multitarea (revisando el correo, tuiteando…). Cuando uno está hablando a distancia con su ordenador en frente es fácil estar a varias cosas a la vez, saltando de aplicación en aplicación o revisando los últimos correos.

Además, el hecho de no ver el rostro de la persona que habla, exige redoblar el nivel de atención y estar absolutamente concentrado en sus palabras. Porque te interesa captar, no sólo lo que dice, sino cómo lo dice y también lo que no dice.

  • Antes de empezar recuérdate qué buscas tú con esa reunión o por qué es importante para ti.
  • Si no vas a necesitar el ordenador para nada apaga la pantalla.
  • Pero si lo necesitas cierra todas las aplicaciones que no vayas a utilizar.
  • Cierra los notificadores o cualquier cosa “en segundo plano”.
  • Silencia el teléfono móvil y déjalo boca abajo sobre la mesa.
  • Pide que no te interrumpan durante el tiempo que dure la reunión (que no pasen llamadas, etc.).
Toma notas o dibuja mapas

De cara a no perderte los detalles importantes y a estimular tu atención, toma cuantas más notas mejor. Para tomar notas, frente a una aplicación tipo Evernote yo prefiero una libreta tradicional o un tablet, porque puedo complementar mis notas manuscritas con dibujos, diagramas o mapas mentales. Y eso enriquece lo que capturo.

Comunicación directa y efectiva

El carácter informal de estas reuniones hace que a veces se descuide un aspecto clave: la comunicación. Si hay varias personas conectadas a la conversación, y además desde varios sitios, la comunicación puede no ser todo lo clara y fluida que se precisa. Para ello, lo mejor es buscar en todo momento la “comunicación efectiva”:

  • Intervenciones meditadas y pensadas. Hay que poner un extra de claridad en lo que digo.
  • Utilizad frases más breves, directas, al grano, evitando rodeos innecesarios o detalles superfluos.
  • Marcad los puntos ya terminados: «bien, entonces haremos eso, pasamos al siguiente punto»
Moderador o coordinador

Especialmente cuando hay más de 3 personas, hablar a distancia se vuelve mucho más dificultoso. Si hay un moderador o responsable ayudará a marcar tiempos de las intervenciones, reconducir la conversación, subrayar los puntos que se vayan acordando, ceñirse al orden del día y tener a la vista un reloj para evitar que esa reunión se zampe nuestra agenda.

Haced que duren poco

A diferencia de una reunión tradicional donde aguanta un poco más, en este tipo de reuniones la atención de los participantes se viene abajo mucho antes. Cuando no estamos cara a cara conseguir que estemos centrados es más difícil.

¿Cuánto deben durar? 25-30 minutos es lo máximo que se puede aguantar sin que los asistentes se pongan a mirar por su ventana, jueguen con su móvil o abran Twitter. Media hora no es un agujero en la agenda de los participantes, y si se sabe de qué se va hablar y se utiliza una comunicación efectiva, es más que suficiente.

Un email con los puntos acordados

Las palabras se las lleva el viento y transcurridos unos días los participantes terminan por olvidar o descuidar lo que se entonces se acordó. El «qué fue de», «quién tenía que hacer esto», o «yo creí que…» son muy típicos de las posreuniones, y más en estas donde no siempre somos suficientemente claros.

A muchos eso de «levantar acta» les suena como ir a Hacienda, cuando en realidad es algo rápido y sencillo. Con un cómodo email de 4 minutos se pueden recoger de forma telegráfica los puntos acordados: quién va a hacer y cuándo. Hacedlo circular entre los participantes y los próximos pasos quedarán más claros.

Ése es precisamente el detalle más importante de cualquier reunión: que deben traducirse en acciones concretas y próximas tareas.

— Berto Pena
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De momento hay 16 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. David Herranz
    16 abril 2012

    Hola Berto,

    Es un tema interesante el que propones hoy. En mi empresa casi hemos sustituido todas las reuniones por skype aunque, la verdad, casi obligados por como estamos distribuidos por toda España. Si me permites voy a enviar este post a mis compañeros y socios porque creo que fallamos en casi todos los puntos ;-)))))))))))))))))

    Salu2 y enhorabuena por el blog
    DH

    • Berto Pena
      16 abril 2012

      No conozco ningún equipo de trabajo que lleve esto a rajatabla. En el día a día bajamos la guardia y descuidamos estos detalles, u “obviedades” como las llaman otros :-)

      La clave está en refrescar estas ideas con regularidad y sobre todo concretarlas en gestos reales, hacerlas hábitos.

    • rubrio
      29 abril 2012

      En nuestra compañía en cambio esto se utiliza y mucho, pero nunca con solucciones abiertas.
      Frente a su gran ventaja del coste cero (o eso creemos) tienen la enorme pega de ser un elemento más de distracción.
      No es lo mismo una solucción corporativa y cerrada que un sistema donde los empleados tienen además a sus amigos, ligues…si no se lleva con seriedad resta más de lo que aporta.
      Eso por no hablar de las videoconferencias, donde skype y compañía estan todavía a años luz de la calidad de los sistemas profesionales.

      Por lo demás, totalmente de acuerdo.

  2. Nicolas
    16 abril 2012

    Que justa esta nota! Hoy tuve mi primer reunión vía Skype. La verdad que fue dinámica, ágil, los puntos justos a tratar.

    Evité viajar 3 horas entre ida y vuelta (sin contar la reunión).

    Voy a repetir este método!

    • Berto Pena
      17 abril 2012

      Bien preparadas y enfocadas, y eligiendo bien el momento del día, son una mina como sustituto de las reuniones tradicionales. Si además te ahorras el desplazamiento, ya es premio extra :-)

  3. Marifé Montes
    16 abril 2012

    Me parece una forma muy sensata de optimizar el tiempo. Yo lo he empezado a aplicar para las reuniones de implantación de sistemas con mis clientes. He conseguido reducir costes en traslados y tiempos en beneficio del presupuesto para el cliente. Se aprovecha sustancialmente más el tiempo y en la propia reunión he detectado que se producen menos distracciones.

    Muy concreto tu post, gracias

  4. JC
    17 abril 2012

    Excelentes recomendaciones Berto. Me quedé medio en la duda con el tema de que no te gustan las reuniones. Es cierto que muchas son una completa pérdida de tiempo, pero a veces es la mejor manera de romper los vacíos de comunicación. Muy de acuerdo en evitar tenerlas si no se justifican.

    Por lo demás un interesante compendio de como lidiar con las conferencias remotas. Muy bueno!

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: ¿Puede Ser Urgente pero No Importante?

    • Berto Pena
      17 abril 2012

      Un hombre tiene derecho a tener sus fobias ;-) No niego el valor de las reuniones, pero las detesto.

      • JC
        19 abril 2012

        en cuestion de “fobias” no hay nada escrito :)))))

  5. Absolutamente de acuerdo Berto. Mantengo reuniones frecuentes con mi equipo comercial remoto, y la verdad es que tenemos que ser muy disciplinados con la agenda, la duración y el turno de intervención, para que la reunión pueda ser efectiva. Que por cierto, para mí también el exceso de reuniones me impacta negativamente en mi tiempo y resultados … 8:D

  6. Juan
    30 abril 2012

    Yo, al contrario que tú, soy fan de las reuniones, creo que el trabajo en equipo intercambiando ideas y conocimeintos son SUPERproductivas, pero son tan raras que mi afición a las reuniones se parece bastante a tu fobia.

    Las reuniones sin orden del día, acta posterior y demás deberían estar prohibidas. Eso sí, si te toca perder el tiempo mejor de despacho a despacho que con 300 km entre pecho y espalda.

    Como soy usuario intensivo añado algunos puntos adicionales cuando la videoconferencia se hace con equipos profesionales como:
    - un fondo/luz/camisa mal elegida pueden empeorar mucho el resultado
    - pantallas grandes o proyectores, el tamaño de las personas se desvirtúa un poco y cualquier gesto de distracción y demás distrae mucho más que en una reunión presencial
    - cámaras de alta definición (no la pequeña integrada en el PC) el mismo efecto pero desde el lado contrario
    - si es una multivideoconferencia y tiene activación por voz, cualquier ruido o cuchicheo puede cambiar el modo de pantalla y distraer mucho
    - microfonos de alta ganancia pueden hacer que un simple repiqueteo de boli o dedos distraiga a todos de forma muy molesta

    • Berto Pena
      30 abril 2012

      Estupendo, gracias por los añadidos técnicos, seguro que a muchos les aportan.

  7. Juan
    30 abril 2012

    y para relajar un poco la cosa os dejo este video
    http://youtu.be/tzVPKi86NNs

  8. Guillermo Hernansanz
    12 mayo 2012

    Berto,
    Me puedes decir que aplicaciones utilizas para subir los documentos que vas a presentar (tipo powerpoint) paranpoder llevar la presentación al “ritmo” que uno quiere.
    Muchas gracias,
    Guillermo

  9. Voy a tener que cambiar muchas cosas en mi vida para tener más productividad….