La técnica de planificar por bloques de tiempo

Publicado el 5 diciembre 2011 en Productividad | Tags: ,

Una de las ideas más sencillas pero efectivas a la hora de organizar tu agenda de trabajo es agrupar tus tareas por bloques de tiempo. Detrás de esta sencilla medida se esconde una de las reglas de Productividad Personal más grandes: «hay un momento para cada tarea y una tarea para cada momento».

A la hora de valorar el trabajo (y sus resultados) tradicionalmente se ha puesto arriba el “más es mejor”. Así que, a la hora de elaborar el plan de trabajo para mañana, siempre nos concentramos en el «qué voy a hacer mañana y cuántas tareas podré hacer». Cuando, además de eso, debería preocuparnos el «cómo las voy a hacer». Esto es, «CUÁNDO la voy a hacer».

Cuando estudiaba, cuando monté mi primera empresa, cuando dirigía equipos, cuando trabajé en otros países, cuando empecé en el mundo de la Productividad, nadie nunca me explicó que más importante que el qué haces, es el cómo lo haces; el cuándo lo haces.

Hacer tus tareas sin mirar el momento en el que las haces es como tratarlas todas por igual. Cuando no es así. Porque cada tarea te pide algo distinto y te da algo distinto.

Además de cuidar el momento, que es en realidad el corazón de la Planificación y la Ejecución, yo te sugiero apuntalar tu trabajo diario con otra “técnica” que siempre me ha dado buenos resultados.

Consiste en concentrar las tareas relacionadas o que se asemejen en el mismo espacio de tiempo. Tareas creativas, tareas administrativas, tareas online, tareas de análisis, tareas de investigación, tareas de papeleo, tareas de chequeo, tareas de comunicación hacia afuera… Muchas de tus tareas diarias se prestan a hacerlas en bloques de tiempo.

En lugar de salpicar todo tu día haciendo unas y otras, convirtiendo tu agenda en un salto de obstáculos entre tareas distintas, las metes en la misma media hora u hora para hacerlas todas de un tirón, de una tacada, en bloque. Por ejemplo: yo hago las facturas y papeleo siempre en el mismo bloque; y leo blogs y reviso páginas guardadas siempre en el mismo bloque.

Esta técnica brinda menos cambios de rumbo en tu día de trabajo, más rapidez y eficiencia, y simplifica tu plan de trabajo.

Si te animas a probar esta idea tu primer paso debe ser identificar este tipo de actividades y tareas. ¿Cuáles puedes agrupar por parejas, trios o grupos de varias? Así puedes juntar email-llamadas-correspondencia, papeleo-informes-reportes, blogs-redes sociales, etc.

Si no son tareas que repites cada día, sino que van surgiendo de un día para otro, y por tanto no te las sabes, entonces puedes hacer esto otro dentro tu planificación diaria: justo antes de irte a casa, a la hora de trazar tu plan de trabajo para mañana, haz el ejercicio de agrupar por bloques eligiendo siempre el mejor momento para esas tareas.

En definitiva, ¿qué consigues agrupando las tareas por bloques de tiempo?

  1. Reduces interrupciones. Mezclar momentos e intercalar tareas dispares implica menor eficiencia para tu mente, que se ve obligada a saltar de unas a otras y pierde eficacia. Al final rompes algo sagrado si buscas resultados: tu ritmo de trabajo.
  2. Ganas rapidez y agilidad. Tu mente está “sólo con eso”. Se pone, por llamarlo de un modo gráfico, en modo llamadas, modo papeleo, modo creativo, modo online o modo chequeo. Como no “cambia de carril” lo hace antes y mejor.
  3. Simplificas tu planificación. En tu plan del día (o de la semana) hay momentos y ratos específicos y bien elegidos para hacer todas esas tareas. No se quedan colgando o no te peleas por conseguir tiempo para eso. Siempre hay un bloque para esa tarea. Esto, además, reduce las distracciones y pérdidas de tiempo.

«¿Esta técnica hace milagros?» ¿Y qué es eso? Llevo años dedicado a la formación en Productividad Personal más el tiempo que pasé (y sigo) tratando de mejorar mi propia improductividad. Y si algo tengo claro es esto: la mejora es una suma de cosas. A veces de técnicas y métodos, a veces de detalles sencillos y poco llamativos. Pero todo empieza por empezar. Porque si no lo pruebas, seguro que no funciona.

— Berto Pena
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De momento hay 13 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Flames
    5 diciembre 2011

    «¿Esta técnica hace milagros?»

    Pues debería hacer milagros ya que esa idea está en la Biblia, en el Eclesiastés: “Tiempo de nacer, y tiempo de morir; tiempo de plantar, y tiempo de arrancar lo plantado; …”

    • Berto Pena
      5 diciembre 2011

      Hombre… visto así ;-)

      Lo que sí sé es que, al menos a mí, me da buenos resultados. Por eso os hablo de ello. Y “buenos resultados” todos los días es mucho.

  2. carlos
    5 diciembre 2011

    Yo hace poco que me he programado las tareas en esos bloques, y es un buen proceso.
    Antes tenia las “tareas clave del día” , pero ahora tengo las “tareas clave del día” de lo que me toca hacer ese día.

    Por ejemplo:
    Los viernes, Papeleo, facturación, gestión de cuentas, bancos, etc… Si no hay un caso especial, ningún día de la semana miro esos temas que no sea el viernes.

    Así con todas las tareas.

  3. JC
    5 diciembre 2011

    Es muy bueno Berto. De alguna manera la propuesta de Allen de armar contextos intenta ponernos en ese tipo de estado, en el cual decimos: ahora me pongo a hacer llamadas, o ahora estoy en casa, hago cosas de la casa.

    Llendo al punto del enfoque, es real. Uno dice “ahora me pongo a hacer el papeleo” y se prepara mentalmente para hacerlo. Hay un énfasis en “preparar la cabeza” para el tipo de tarea, que es importantisimo para lograr el clima propio más adecuado. Lo de los bloques de tiempo identificados como mejores para esa tarea, en mi caso es bastante complicado, pero cuando lo puedo hacer es realmente espectacular.

    Excelente nota Berto, nutritiva como siempre!

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Flexibilidad es el nombre del juego

  4. Cristian Carrera
    5 diciembre 2011

    Excelente information Berto, y muy util.
    Yo agregaria que ademas ganamos en enfoque ya nuestro cerebro se concentra en tareas similares una tras otra, con lo cual, obtenemos majores resultados y mas rápidos por trabajar en tipo “serie”.

    Saludos!
    @CristianCarrera

    • Berto Pena
      16 diciembre 2011

      Absolutamente. Al no mezclar temas tu mente está más centrada y focalizada, así que le cuesta menos avanzar por esas tareas. Se pone en “modo creativo”, “modo papeleo”, “modo online”…

  5. Iago Fraga
    5 diciembre 2011

    Creo que te olvidas uno de los mayores beneficios y es que toda tarea tiene un tiempo de preparación del entorno más un tiempo de ejecución ( incluso a veces después tienes un tiempo de recogida, como pasa con los platos tras cocinar).

    El caso es que el tiempo de echar una carta al correo es muy breve, pero ir hasta el buzón es necesario. Por ello, cuantas más cartas lleves de un tirón más efectivo resultas. Dicho así cae de cajón pero la verdadera productividad a veces está en posponer llamadas, dejar que los correos se acumulen o acumular cartas. Así cuando haya varias de algún tipo las ejecutas todas juntas.

    A lo mejor tu tiempo de respuesta disminuye, pero el incremento productivo asociado es un beneficio por el que bien vale la pena el sacrificio.

    • Berto Pena
      16 diciembre 2011

      Cierto!, es un buen apunte. Gracias por complementar el texto :-)

  6. Jose Rosado (@JoseanRosado)
    9 diciembre 2011

    Gran post !!! y muy útil.

    Un saludo

  7. Mariano Sarmiento
    13 diciembre 2011

    Yo quiero añadir el bioritmo a esta fórmula. Soy diseñador gráfico y tengo claro que mi punto álgido en lo creativo es a las 18:00 horas. Compensa dedicar la mañana a bloques administrativos o comerciales.
    Gracias por la experiencia!

  8. fernando
    14 diciembre 2011

    Buen post! Además, conviene organizar la secuencia de tareas, por ejemplo tarea “dura”, luego papeleo para relajar. Y bonificaciones: el café después de la tarea más desagradable del día.

    • Berto Pena
      16 diciembre 2011

      No sé si vale para todo el mundo pero justo como lo cuentas es como lo hago yo habitualmente y me da buenos resultados :-)

  9. Carmen
    1 febrero 2012

    Qué bueno este artículo. Es gracioso como he llegado a él y por eso te lo explico. Resulta que yo era muy mala organizando mi tiempo y lo perdía demasiado, no me sabía planificar bien y mi productividad había bajado alarmantemente. Demasiadas cosas en que pensar que atiborran nuestra mente y no nos dejan cumplir con las tareas importantes. Pues bien, al superjefe que tenemos se le ocurrió implantarnos un programa que se llama workmeter (no se si puedes poner nombres pero vale la pena realmente) y gracias a él se hizo la luz. Ya no tengo problemas con la organización de mi tiempo y mi productividad es bastante alta y resulta que ahora tengo más tiempo y puedo navegar y navegando, navegando he llegado a tu artículo… así que no he tenido más remedio que explicártelo. Saludos. :)