«¡Por fin he vaciado mi Bandeja de Entrada!» ¿Y qué? Es impactante comprobar la cantidad de personas y profesionales contagiados por ese síndrome que les empuja a vaciar su Inbox. Y además hacerlo a cualquier precio. El “Inbox a cero” es una mera ilusión, un reto imposible, una imposición innecesaria.

Una ilusión ficticia

De noche todos los gatos son pardos y en tu Bandeja de Entrada todos los emails son iguales. Bajo el contador de correos nuevos, bajo la negrita de mensaje sin leer, todos los correos aparentan ser iguales. Pero NO lo son. Esta es una gran mentira que alguien nos ha colado en algún momento del pasado. De hecho, cada mensaje que recibes es distinto y pide cosas distintas de ti.

Y un detalle muchísimo más importante: mientras unos deben abrirse y atenderse (vaciarse) antes, primero, otros pueden esperar unas horas… o incluso varios días. Cada email que recibes tiene una temperatura diferente ^[1].

Piensa, por ejemplo, en un mensaje en el que te encargan una tarea o te piden tomar una decisión; otro donde te convocan a una reunión; otro donde te envían notificaciones de una red social; otro donde te envían una newsletter; y otro donde un amigo te envía una broma. ¿Necesitas abrirlos y atenderlos todos a la vez? ¿Todos a primera hora? ¿Todos de golpe y de una tacada?

Un reto imposible

Querer dejar el contador de correo nuevo a cero es como intentar limpiar un cristal mientras llueve. Para cuando hayas secado una parte la otra ya estará mojada. Mientras respondes llegan otros. Vacías por un lado y se llena por otro.

Hay personas a las que sus trabajos les someten a un alto volumen de Email. Cincuenta, ochenta, más cien correos diarios. ¿Y cuál es la solución que ellos proponen? Echar más tiempo y energías vaciando el Inbox a costa de descuidar su verdadero trabajo. ¿La mejor solución es 3 horas en vez de 2,5 centrado en responder emails?

Retarme para vaciar mi Inbox me generaba ansiedad primero, y frustración después. Había convertido el “vaciar” en una de las tareas más importantes de mi día.

Una imposición innecesaria

Querer dejar la Bandeja de Entrada a cero es una autoimposición, un hábito que se nos ha pegado como el del chequeo constante. Creemos que haciendo eso seremos mejores, más brillantes, más creativos, más diligentes, más eficaces. ¿Seguro? ¿No será mejor volcar tu atención, talento y energía en terminar el trabajo de verdad?

Cosas como proyectos a largo plazo, tareas Clave del día, problemas atascados, decisiones pendientes, tareas indebidamente retrasadas y asuntos de verdadera importancia, quedan relegados a un segundo plano porque estamos obcecados en dejar el Inbox a cero “como sea”.

Yo hace años gastaba un montón de energía y tiempo en vaciar mi Bandeja de Entrada. Eso dañaba mi trabajo y mis responsabilidades. Esto es, yo y mi trabajo éramos peores porque…

1. Mientras atendía mensajes que bien podían esperar unas horas (o días) no estaba haciendo mi verdadero trabajo. Había convertido el vaciar mi Inbox en una de las tareas más importantes de mi día (?????).
2. “Retarme” para vaciar mi Inbox me generaba ansiedad primero, y frustración después. Porque para cuando había terminado con los correos ya habían llegado otros nuevos.

Email inteligente

Hoy es 5 de octubre de 2011. Seguramente empezaste a utilizar el Email hace más de 8, 10 ó 15 años. En todo este tiempo tus necesidades han cambiado. Tu trabajo y tu actividad han cambiado. Tu forma de comunicarte ha cambiado. Tu tecnología ha cambiado. Tus objetivos y forma de ver las cosas han cambiado. Entonces, ¿por qué empeñarnos en vaciar el Inbox como hacíamos en los 90? ¿Acaso hay puntos extra? ¿Alguna promoción o ascenso? ¿Hay algún huevo de pascua ^[2] oculto?

A mí me ha costado mucho interiorizar estas nuevas reglas de la Bandeja de Entrada, del Email. Pero ahora que estas ideas ahora están bien asimiladas y grabadas a fuego en mi ADN productivo, mi forma de trabajar ha mejorado una barbaridad.

• Hay mensajes que debo “vaciar” cuanto antes. Otros (la mayoría) puedo leerlos dentro de tres horas, al final del día o incluso mañana.
• Clasificando el correo por carpetas (mediante filtros y reglas) puedo priorizar y concentrarme en el correo de verdad.
• Utilizo la lectura rápida de Asuntos (a lo “escáner humano”) en busca de correos que deba “vaciar” antes.
• No pasa nada si cierro mi Email y todavía hay 40 por leer. No, si son de prioridad media o baja.
• Si al cabo de varios días acumulo un gran número de correos innecesarios sin leer, utilizo el “marcar todos como leidos”.
• Con frecuencia me recuerdo que mi trabajo consiste en ser brillante y mejorar. No vaciar cajas de papeles.

No sugiero, huelga decirlo, que debamos desatender el correo que nos llega a diario. Tampoco pretender que el Email sea inteligente. Sino que nosotros lo utilicemos de forma más inteligente. Eliminando esa ilusión ficticia, ignorando ese reto imposible, liberándonos de esa imposición innecesaria. La diferencia es brutal. Y el primer gran beneficiado siempre serás tú.