El Email y sus grandes malos hábitos

Publicado el 15 junio 2011 en Productividad | Tags: ,

PodiumPiensa en un gran aspirador, un aspirador gigante que succiona casi todo lo que le rodea. Así actúa el Email sobre nosotros y nuestro trabajo. Nos quita tiempo, concentración, energía, atención, planificación… nos confunde, nos desvía, nos hace mirar en la dirección errónea. Si algo me enseñan los cursos y seminarios que imparto sobre Productividad y Tecnología es esto: el profesional de hoy le dedica más horas al Email que a su propio trabajo.

Como casi todo en nuestro trabajo el Email es algo que nadie nos enseñó. Aprendimos sobre la marcha y hemos adquirido montones de malos Hábitos. De hecho, me he puesto a ennumerarlos mentalmente y me ha salido una lista tan larga que he optado por recogerlos por escrito. A ver cuántos me salen.

#1
Hábito: Es lo primero que hacemos al empezar a trabajar.
Consecuencia: Marca las prioridades, tu agenda de trabajo y se carga tu planificación diaria. Nunca hay tiempo para el trabajo de verdad y los proyectos a largo plazo. Ahogados con urgencias desde el minuto uno.

#2
Hábito: Dejamos habilitado el notificador de correo nuevo.
Consecuencia: Cada correo nuevo (da igual si es importante o no), nos interrumpe, distrae e invita a que lo abramos.

#3
Hábito: Lo dejamos abierto en segundo plano mientras trabajamos.
Consecuencia: Fomenta la multitarea, las distracciones, la falta de ritmo y las pérdidas de tiempo. Constantemente te invita a dejar lo que estés haciendo para saltar al Email.

#4
Hábito: Lo chequeamos de forma compulsiva (tanto desde el Escritorio como desde el móvil).
Consecuencia: Interrumpe lo que estás haciendo, distrae tu atención, rompe tu ritmo de trabajo y deteriora tu tiempo de ocio.

#5
Hábito: Ponemos en copia (Cc) a demasiadas personas.
Consecuencia: El mensaje pierde fuerza e interés, nadie se siente por aludido (lo ignoran) y multiplicamos el ruido interno/externo.

#6
Hábito: Acumulamos emails en el Inbox sin dedicir ni actuar.
Consecuencia: Constantemente los vemos ahí, despistándonos y recordándonos que son tareas sin resolver. Es otra forma de Procrastinación.

#7
Hábito: Abusamos de él y lo utilizamos para cualquier tipo de comunicación o tema a tratar.
Consecuencia: Provoca malentendidos, falta de matices, emails largos, imprecisión y exige aclaraciones posteriores que se traducen en más y más correos.

#8
Hábito: Escribimos mensajes demasiado largos.
Consecuencia: Pierdes tu tiempo y el de las personas que tienen que leerlo. Cada minuto que pasas escribiendo emails dejas de hacer algo importante.

#9
Hábito: Damos rodeos, somos ambiguos y no vamos al grano.
Consecuencia: Similar al anterior: Pérdida de tiempo para todos, falta de eficacia, comunicación torpe.

#10
Hábito: No ponemos cuidado al redactar el Asunto.
Consecuencia: El destinatario no interpreta bien nuestro correo y lo atiende tarde o mal.

#11
Hábito: Managers, coordinadores y jefes lo utilizamos para organizar el trabajo de nuestro equipo.
Consecuencia: Tenemos a todo el mundo pendiente a todas horas del Email para ver cuándo llega la próxima tarea. Instrucciones imprecisas, falta de cercanía con el equipo…

#12
Hábito: Contestamos el Email de trabajo en nuestro tiempo de descanso.
Consecuencia: Degradamos nuestro ocio, no desconectamos y transmitimos el mensaje de que siempre estamos disponibles y se nos puede molestar.

#13
Hábito: Permitimos que el (creciente) contador de correos nuevos nos agobie y marque nuestro ritmo de trabajo.
Consecuencia: Nos cargamos de ansiedad y de estrés por decenas de mensajes que en la mayoría pueden esperar una, tres o veinticuatro horas.

#14
Hábito: No editamos (cambiamos) un Asunto que con el intercambio de mensajes ha perdido significado o se ha quedado obsoleto.
Consecuencia: Comunicación confusa, mala priorización, ruido en la conversación.

#15
Hábito: En cuanto llega cualquier nuevo mensaje respondemos de forma compulsiva.
Consecuencia: Detenemos la tarea que estamos haciendo, perdemos intensidad, ritmo e ideas, y tardamos más en hacer nuestro trabajo.

#16
Hábito: Nos obligamos a leer todos los mensajes y contestarlos para no dejar ninguno pendiente.
Consecuencia: Damos prioridad innecesaria a muchos mensajes que podrían esperar y robamos tiempo a tareas más importantes.

#17
Hábito: Lo utilizamos para “chatear” (ese frenético intercambio de mensajes en las dos direcciones que acontece en un corto espacio de tiempo).
Consecuencia: Nos obligamos a dejar abierto el Email para estar pendiente de “lo que me contesta el otro”, detenemos el resto de cosas, perdemos más tiempo.

De momento me salen 17 pero hay más malos hábitos. Desde luego si ves que se me escapa alguno o si se te ocurre no dudes en añadirlo en los comentarios.

El “problema” del Email es que es una herramienta que todos necesitamos y utilizamos a diario. Pero si no la sabes utilizar, es como agarrar un cuchillo de cocina por el filo. Te cortas seguro. Sobre el Email he escrito en el blog. También he grabado la Teleclase: Técnicas Eficaces para dominar tu Email por si necesitas mejorar este rincón de tu trabajo diario.

— Berto Pena
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De momento hay 23 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Miguel Macías
    15 junio 2011

    Yo cometo muchos de éstos errores y añadiría los siguiente:

    – Utilizar el Email para transmitir archivos pesados. Hay herramientas más efectivas para ello y te obliga a tener tu cliente de correo abierto, ocupado, y a que lo chequees constantemente para ver si el documento ha terminado de descargarse.
    – Mezclar en la misma bandeja el correo personal y profesional. No hace falta decir los inconvenientes de ésto y de las terribles confusiones que puede traernos.

  2. Flames
    15 junio 2011

    17 bofetadas.

  3. Niklaus
    15 junio 2011

    Buff, reconozco que cumplo unos cuantos y se que como dices no me ayudan mucho. Hay alguno con el que no estoy de acuerdo porque me mi tipo de trabajo me obliga. El tema del asunto del que has hablado ya es algo que me desespera :-P

  4. ellgon
    15 junio 2011

    Creo que voy a publicar el enlace en la intranet de la empresa. Claro, que puestos a no perder el tiempo, quizás debería de dejar de leer este tipo de cosas en horario laboral…

  5. Flavio Manhattan
    15 junio 2011

    Me siento identificado con gran parte de los puntos, peor he desarrollado un sistema en particular que me funciona para evitarlos:

    1. No es lo primero que abro en la mañana. De hecho, lo primero que hago al llegar al ordenador es una lista de tareas que dejo hecha desde el día anterior.

    2. No escribo correos de más de 3 párrafos. A mucha gente no le gusta, pero ahorrar incluso los malos entendidos.

    3. Antes de escribir un email, pienso: ¿SI llamo por teléfono esto se resolverá más rápido? Si la respuesta es “sí” entonces uso el teléfono.

    4. Esta es una de las más difíciles, pero si tengo demasiado trabajo no abro el correo hasta después del mediodía. Y aún más difícil: a veces trato de no dejarlo en segundo plano.

    Esos son mis antídotos en contra del uso excesivo del correo.

    Saludos!

  6. Carlos Merlo
    15 junio 2011

    Reconozco que, por suerte, he superado casi las 17 bofetadas, como dice Flames, y digo casi, porque en ocasiones me descuido de la #14

    Para Flavio: Yo no uso el teléfono, en todo caso solo si es una urgencia, valoro también el tiempo de los demás evaluando si resolver el tema antes forma parte del 80 20

    Saludos a todos

  7. danyx
    15 junio 2011

    Valla que estos 17 malos hábitos reflejan nuestra actividad para los que estamos acostumbrados a trabajar conectados todo el día.

    Excelente artículos, Saludos desde Jujuy – Argentina

  8. perro
    15 junio 2011

    cometo casi todos sos malos habitos, saque el notificador hace mucho tambien por sugerencia tuya. Ahora voy a poner un cartelote que diga “NO REVISAR EL EMAIL” hasta que se me vayan varios de estos malos habitos.

    Saludos desde Salta Argentina

  9. Ruben
    15 junio 2011

    Uno que su usa mucho en mi “circulo” utlizar el email para recabar evidencias “juridicas” de absolutamente todas las decisiones en previsión de una necesidad de defenderte no se sabe muy bien ante quien y qué. Una consecuencia de esta visión defensiva es la inclusion en copia y copia ocualta de un creciente grupo de personas que acaban inmersos en asuntos que ni les interesan y muchas veces ni les corresponden.

  10. Guillermo
    15 junio 2011

    Excelente artículo, comenta grandes verdades sobre nuestra herramienta “favorita”.

    Estaría muy bien evitarlos lo máximo posible, pero cuando en tu trabajo tienes que estar pendiente de lo que dice el cliente mediante el correo y se espera una respuesta medianamente rápida, cuesta bastante no caer en ellos :(

  11. Tenori
    15 junio 2011

    Hola. Tiene toda la razon pero como compaginas la programacion diaria con la lluvia de correos?
    Lo que esta claro es que cuando el dia a dia te come dejas de pensar en el futuro y eso es muy peligroso

  12. Julio Ruiz
    16 junio 2011

    Interesante Artículo Berto.

    Algunas personas que se suscriben a muchos sitios están revisando constatemente su bandeja de Spam, haciendo el supuesto filtro de que es lo que si vale la pena recibir y que no.

    Pero con solo estar revisando esta bandeja ya se está perdiendo valioso tiempo, por tanto es mejor utilizar el filtro de email desde el primer correo recibido y dejar que él haga el trabajo en vez de nosotros.

  13. Creo que calificarlos como malos hábitos parte de una premisa argumental predeterminada, y no hace justicia a la herramienta en sí. Es más, creo que, con cada uno de las 18 circunstancias, se puede hacer una formulación en positivo, cambiando las consecuencias a que da lugar. Pero, buena, es cuestión de perspectiva, como casi todo.

    Saludos cordiales.

    • Berto Pena
      17 junio 2011

      Me gusta eso de premisa argumental predeterminada. Sí, claro, se llama opinión :-)

      Y los tacho de malos hábitos porque he visto el daño que han hecho en mí y en muchos profesionales y empresas. Pero habrá quien prefiera perder su tiempo con el Email. Es su elección.

  14. Carlos Merlo
    17 junio 2011

    Tienes razón Berto, no hay estadísticas al respecto de la cantidad de gente que prefiere “perder” su tiempo, pero te puedo asegurar que en mi trabajo es brutal.
    Yo no lo pierdo, lo disfruto

    Saludos

  15. Liz
    17 junio 2011

    Creo que hoy en día se pierde mas tiempo en las redes sociales (Facebook, Twitter). Muchos items de la lista aplicarían perfectamente para la redes sociales.

    Saludos

  16. Alejandro
    18 junio 2011

    Enhorabuena por el artículo. Estoy empezando en roles de gestión y por ahora no me había planteado estos problemas. Creo que cumplo mas del 70 % de los puntos :-(

    Intentaré evitarlos. Muchas gracias.

  17. Raúl Rodríguez
    19 junio 2011

    Hola Berto!!
    Excelente artículp, siempre hay cosas que aprender de ti.

  18. Ricardo
    19 junio 2011

    Ahhhhhh!!!! Los tengo todosssss….

  19. Evan
    19 junio 2011

    Muy buen artículo. Por si a alguien le aporta algo, hace un par de años hice una presentación en unos grupos de trabajo de RedIRIS (la red de I+D española) sobre Inbox Zero, que habla de parte de estos problemas y de sus soluciones. La podéis encontrar en http://www.rediris.es/mail/doc/nv09/InboxZero-IRISMAIL-Santiago.ppt. Aunque es algo minimalista, incorpora notas que explican cada transparencia.

  20. David
    23 junio 2011

    Me ha gustado tu “guía” pero hubiera sido un acierto si hubieras sustituido emails por correo-e.
    Defendamos nuestra lengua.
    Un saludo.

  21. krollian
    29 junio 2011

    5 – ¿Quién no ha visto correos con más destinatarios que el cuerpo del mensaje? Y los spammers tan contentos…

    Totalmente de acuerdo en 2 puntos: el motivo del correo bien clarito y ser escueto.

    Que luego haya gente que tenga faltas de ortografía, lamentable gramática y escasa capacidad de síntesis ya es otra historia…

    P.D.: Se me olvidaba. Adjuntos de Word de menos de 10 palabras… Muy prácticos. Detrás de esa maldición/costumbre sólo se encuentran los PPT de gatos, paisajes y religión con sus JPGs comprimidos al máximo y música de los más chirriante y/o ridícula.

  22. Daniel
    18 julio 2011

    Excelente aportación, sí Señor. La mía para seguir completando la lista, es la de utilizar la dirección de correo profesional para suscribirnos a newsletters, boletines de información, e informes varios que van saturando nuestro buzón de entrada de manera exponencial. La otra cara de la moneda de este mal hábito es el de eliminar los mensajes no deseados -que es más rápido-, en lugar de darnos de baja en la web correspondiente o de adjuntar el remitente a la lista de correo no deseado.