10 ideas sencillas para hacer mejor tus tareas

Publicado el 4 mayo 2011 en Productividad | Tags: ,

Hacer. Esa es la clave de todo. Ayer, mientras participaba en Málaga Eficaz junto a mi buen amigo José Miguel Bolívar, de Optima Infinito, escuchaba de sus labios algo en lo que cada vez creo más: volcarme cada día en Hacer.

Toda tu planificación, tu herramienta de tareas, tu Outlook o tu Gmail, tu Calendario online o de pared, tu teléfono móvil o tu tableta digital, tu Evernote o tu OneNote, tu Moleskine o tu taco de notas adhesivas, tu bote de lapiceros y bolígráfos, tu súper ordenador de escritorio o tu ligero portátil… todo lo que ahora mismo te está rodeando, sólo está ahí para una cosa: HACER Y TERMINAR TUS TAREAS.

Y sin embargo no siempre lo conseguimos. Nunca antes en la Historia hemos tenido tantas y tan increibles herramientas. Y sin embargo a veces remamos sin avanzar. ¿Por qué?

Cuando yo fallo al avanzar de verdad en mis tareas diarias y me pregunto el porqué, siempre encuentro el fallo en en mis hábitos. ¿Cómo reforzarlos? ¿Cómo cuidarlos para sacar más adelante y ser más resolutivos? No lo sé, no tengo respuestas para todo. Pero hay algunas ideas que me han ayudado a mejorar “un poco” cada día. Como casi todo en Productividad son ideas sencillas, básicas, de sentido común, poco atractivas y nada rimbombantes. Por eso las olvido y las paso por alto con tanta facilidad…

  1. Las dos primeras horas del día valen el doble y siempre pongo ahí las tareas más difíciles.
  2. Si la tarea es grande entonces la trato como un mini-proyecto. La divido en varias partes y las distribuyo a lo largo del día o en varios días.
  3. La única tarea que vale es la que se termina. Pongo más energía e intensidad en terminar que en empezar.
  4. Cada tarea es absolutamente distinta. Requiere de mí un tiempo, una energía y una concentración distintas.
  5. Las tareas manuales y de baja concentración las hago en momentos bajos y siempre agrupo aquéllas relacionadas entre sí.
  6. Antes de empezar cualquier tarea me pregunto qué es, para qué es y qué exige de mí.
  7. Al terminar las tareas importantes me paro unos segundos a reconocer mi esfuerzo. Mi motivación diaria se alimenta de lo que hago, no de lo que me gustaría hacer.
  8. Si hay una interrupción al menos procuro terminar una parte que me permita retomarla luego con facilidad. Dejarla a medias es nefasto.
  9. Hay un momento para cada tarea y una tarea para cada momento. Cuando elijo bien termino antes y mejor.
  10. [BONUS] Cuando me empeño en hacer una sola cosa (unitarea) termino antes y mejor.
  11. [BONUS] Cuando me empeño en eliminar distraciones antes de empezar termino antes y mejor.

Si algún día te animas a poner en práctica alguna de estas ideas, mi recomendación es la siguiente: empieza siempre por las dos últimas pistas, las Bonus. Simplemente esas dos supondrán un cambio radical en tu forma de trabajar. El resto, te ayudarán a mejorar todavía más.

— Berto Pena
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De momento hay 25 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. jorge
    4 mayo 2011

    Excelente el aporte con las ideas, muy buenas!!!!

  2. Iñaki López
    4 mayo 2011

    Es bastante interesante, aunque para mí el punto 6 me parece como añadir una tarea a cada tarea que vas a hacer, es decir, duplicar el trabajo.

    • Berto Pena
      4 mayo 2011

      Es posible que esté equivocado. Como digo, es la forma en la que trabajo yo. Pero darle sentido a lo que vas a hacer no creo que sea duplicar el trabajo. Creo que es el modo de hacer bien cada cosa. De lo contrario nos convertimos en cadenas de montaje.

  3. Aurelio
    4 mayo 2011

    Vaya!. Me entero un día después de que has venido a Málaga, a la Universidad. He perdido la oportunidad de escucharte y saludarte en persona.

    • Berto Pena
      4 mayo 2011

      Vaya, ya lo siento, pero seguro que habrá otra ocasión. Me muevo bastante y volveré por Malága :-)

  4. Juan
    4 mayo 2011

    ‘Por eso las olvido y las paso por alto con tanta facilidad…’ ¡Cuánta razón!
    Enhorabuena, Berto, por el blog, en el que en lo creas o no la primera ayuda que encuentro es saber que no estoy solo en lo que a distracciones y falta de productividad se refiere.
    Y por supuesto todas esas herramientas y consejos que nos regalas.
    Saludos desde Sevilla.

  5. Toni
    4 mayo 2011

    Estoy totalmente de acuerdo que Hacer y Terminar es lo que cierra el círculo de la mayoría de nuestros trabajos, pero el recorrido entre uno y otro tiene el principal obstáculo que es nuestra voluntat (al menos en mi caso)

    “El pensamiento es útil cuando incita a la acción, y un obstáculo cuando la sustituye.” (Bill Raeder)

  6. Jana
    4 mayo 2011

    Muchas gracias por los consejos….realmente los dos últimos son los que tengo que aplicar ya que siempre acabo haciendo 3 cosas a la vez que al final no quedan como a mi me gustaría…

  7. Iago Fraga
    4 mayo 2011

    La lista es oro. Aunque exista la idea de que un sistema es más eficaz que ideas sueltas yo creo que cualquier sistema es de hecho, la conjunción de ideas sueltas. Así que me ha encantado el post.

  8. Julio Vega
    4 mayo 2011

    Magnífico blog! en verdad me ha servido de mucho todo lo que has puesto aquí (además de tener un bello diseño).

    Regresando al post… me has hecho reflexionar en algo muy importante y que siempre olvidaba: Las tareas que cuentan son las que se terminan. Y creo que tiene razón, muchas veces ponemos mas empeño al iniciar que al acompletarla para finalizarla.

    Felicidades! realmente tus entradas son de mucha ayuda para la gente que quiere mejorar en cuanto a su productividad.

  9. Daniel Grauers
    4 mayo 2011

    Ayer tuve la suerte de estar en el seminario de Málaga Eficaz. Todo un lujo Berto, muchas gracias!

  10. SntCasado
    4 mayo 2011

    Enhorabuena por el post. Gracias!!

  11. javier regueira
    5 mayo 2011

    Berto, si alguna vez hablas por Madrid avísame, me encantaría conocerte ¡y más siendo los dos de Gijón y de la Inmaculada!

    • Berto Pena
      5 mayo 2011

      Qué bueno!
      Por el momento no doy charlas abiertas al público, salvo en universidades y colegios. Pero tal vez más adelante sí que haga :-)

  12. Logropincho
    5 mayo 2011

    Me parecen muy buenos pasos a seguir, de hecho los añadiré a mis pautas de trabajo

  13. Bichotoblog
    7 mayo 2011

    Yo uso la técnica pomodoro para repartir las tareas pero ahora necesito alguna buena técnica para dividir las tareas

  14. Xavi
    7 mayo 2011

    Buenísimos consejos a tener en cuenta Berto.
    La gran mayoría somos muy buenos “starters” y malos “finishers”.
    Hacer. Terminar. Esa es la clave.
    No recuerdo donde leí; “El listado to-do no es vívero. Es un matadero.”
    .

  15. Eri
    8 mayo 2011

    Como siempre muy preciso y claro, ¡gracias Berto!, leerte me hace tener presente la productividad.
    Saludos,

  16. Elburroblanco
    8 mayo 2011

    Es verdad. Tenemos todas las herramientas posibles: ical,Omnifocus,Outlook,Things,Todo,remember The milk,Whitlist,evernote… Para al final terminar utilizando las notas adhesivas y las manos llenas de tatuajes!!!!!!!

  17. Sofia
    10 mayo 2011

    Vaya! suelo ser bastante desordenada, mi tiempo no rinde y tengo problemas para concluir tareas, creo que me haré “cliente” asidua de su blog, y no me vendrá mal hacerme un separador con estos puntos.

  18. Sofia
    10 mayo 2011

    Dos buenos aportes de parte de mi jefe: tener siempre una libreta (respaldo físico) de mis notas importantes y de las agendas de citas y contactos (por cualquier cybercontingencia) pero sobre todo (a punta de regaños me quitó el mal hábito) NO ANOTAR en “papelitos”: siempre acaban perdidos o revueltos. Las notas a la libreta, separadas por línea, con fecha y asunto a la izquierda por si se necesitan para futuras referencias. (GRACIAS JEFE! :’) )

  19. sergio semeñenko
    12 mayo 2011

    excelente. aunque no sea una receta absoluta, es muy útil para acercarte a una buena solución para terminar el día piola y desconcentrarte retomando otras cosas.

  20. Daniel
    12 mayo 2011

    Muy bueno. Son pequeñas normas que seguro harán mucho más eficiente mi tiempo en la oficina. En particular me aplicaré primero la número 1. Ya lo había leído antes en este blog, y lo apliqué algunos días. Pero al poco tiempo volví a mirar el correo y leer el periódico nada más llegar, perdiendo un tiempo precioso. Sinceramente, gracias por el decálogo de doce ideas.

  21. javier
    4 junio 2011

    Hay algún programa calendario con tareas repetitivas -tienen eventos repetitivos pero no es lo mismo. Por ejemplo, yo tengo planificado estudiar media hora de inglés todos los días, y me gustaría ver al entrar en el calendario los atrasos de tareas de media hora de estudio de inglés tengo pendientes, y al revés, si estudio una hora, marcaré la tarea del día siguiente como hecha. Esto lo permitia la antigua palm … y ahora no encuentro nada … porque los eventos repetitivos no sirven …. un saludo